基于工作流的办公自动化系统研究

1、学术论坛科技资讯基于工作流的办公自动化系统研究周子昱（沈阳师范大学软件学院辽宁沈阳）摘要：本文首先对办公自动化系统的定义、内涵、功能和开发平台进行了概述；然后介绍了工作流技术的相关概念和术语；最后分析了基于工作流的办公自动化系统，即工作流管理系统的实施过程，并对自动化办公系统的发展前景进行了展望。关键词：办公自动化工作流工作流管理系统中图分类号：文献标识码：文章编号：（）（）随着技术进步的加快，尤其是互联网的出现和普及，全球化信息社会正逐步形成，推进办公过程的自动化、网络化、电子化，己是大势所趋。工作流技术工作流是针对工作中具有固定程序的常规活动而提出的一个概念。通过将工作活动分解成定义良好的

2、任务、角色、规则和过程来完成执行和监控，达到提高生产组织水平和工作效率的目的。工作流管理系统是一个软件系统，它完成工作流的定义和管理，并按照在计算机中预先定义好的工作流逻辑推进工作流实例的执行，工作流管理系统将现实世界中的业务过程转化成某种计算机化的形式表示，并在此形式表示的驱动下完成工作流的执行和管理。它能提供以下个方面的功能支持。（）建造功能，对工作流过程及其组成活动定义和建模，完成实际的经营过程到计算机可处理的形式化定义的转化，所得到的定义称为过程模型、过程模板、过程元数据或过程定义。（）运行控制功能，由工作流执行服务软件进行实例创建并控制其执行过程。工作流执行服务对使用工作流模型描述的

3、过程进行初始化、调度和监控过程中每个活动的执行，在需要人工介入的场合完成与计算机软件及操作人员的交互。（）运行交互功能，指在工作流运行中，与用户及外部应用程序工具交互的功能。办公自动化系统概述办公自动化简称（），是办公与管理自动化的简称，办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学应用于传统的数据处理技术难以处理的、量非常大而结不明确的业务上的一项综合技术（美国麻省理工学院季斯曼教授）办公自动化发展的三个阶段。第一阶段（年代末期），单项办公事务处理阶段，第二阶段（年代），综合信息处理阶段。第三阶段（年代以后），办公服务阶段可以把办公自动化简化成是的组合，这就是沟通（）、协作（）、控

4、制（）、创造（）和方便（）。由于各个企事业单位和政府机关的业务和职能各不相同，因此对于办公自动化系统的需求也存在差异。但是一般而言，各单位的办公自动化系统均以公文处理和日常事务管理为核心，同时提供信息通讯与服务等多重功能。因此，办公自动化应包括以下几大功能。（）具有跨平台的能力。（）以电子邮件系统为基础。（）处理大量的非结构化数据信息。（）包含大量的工作流应用。（）支持协同工作和移动办公。（）完整的安全性功能。基于工作流的办公自动化系统研究工作流管理系统的实施过程在实际应用中，工作流管理系统的实施非一次成型，要经过多次反复与循环，工作流模型需要不断进行改进。具体如图所示。通过对现有的业务流程、

5、业务规则、管理规章等进行分析，总结得到现有业务流程模型。采用（企业业务流程重组）工具对现有的业务流程模型进行分析，得到现有系统的工作流模型。对该工作流模型进行仿真，找到存在的问题，并结合具体需求，对模型进行改进，得到优化的业务过程的工作流模型。将模型投入实际运行，得到运行结果。对运行结果进行分析，发现存在的问题，进一步改进工作流模型。工作流的原则按工作流管理的概念分析，工作流遵循原则，即：路由（）、规则（）、任务（）。路由：定义对象及其传送所通过的路径。规则：定义信息的路由及路由隶属。包括流向控制、条件与异常情况处理。任务：定义工作流在面向某种状态、某种事物或某一工作组的具体操作。在系统中，需

6、要根据不同的事务，如查询、编辑、不同工作组间协同等产生与之相对的响应，包括操作、视图和对象的隐现、变化、创建或消失等。这些变化均可以以原则为依据来约束，从而建立以事务处理为目的的工作流，对动态信息进行组 织管理。运用工作流的优点（下转页）图工作流管理系统实施的循环过程图科技资讯学术论坛领域与空间上呈现出巨大的包容性，不仅关注到经济与文化的互动性与互补性，还拓展了“以知识和信息、为资本”的生产空间；不仅包容了“以物质资本、经济资本为运转方式”的传统产业，还拓展了“以智力资本、文化资本、数字资本为运营方式”的新的信息文化产业。这种既整合和增值了产业价值链，又整合和增值了区域（空间）价值链的创意产业

7、区被学者戏称为“产业巨无霸”。区域产业间高度关联创意产业集聚区整合和增值了区域（空间）价值链，由此产生了区域产业间高度关联，表现为城市经济结构优化和产业升级。创意产业集聚区以产业群落形式，以专业化分工为基础，形成地区产业高度集中的资源配置格局和生产网络，通过全球价值链网络和社会网络的动力作用，带动创意产业区内创意产业和创意人才与区外相关产业链动发展，形成区域产业价值链。也即，“分工协作”为导向，要求每一家参与协作的企业，具有更高的专用性，更突出核心专长和核心技能，形成产业区内外竞争和合作链动发展。创意产业集聚区用创意资本投入把所有产业联系在一起，在经济中心城市经济结构调整中重组、优化和提升传统

8、产业，尤其是第三产业。与传统产业的关联发展创意产业通过对传统产业结构的优化和升级来实现与传统产业的关联发展。产业结构优化，是把不符合比例关系的各产业和各行业及各企业调整为符合各种比例；产业结构升级，是在各产业和各行业及各种企业不断淘汰旧技术、采用新技术，使产业结构逐步向高一阶段转化，即实现国民经济现代化方向发展。创意产业的出现促使新三大产业的划分：传统产业（传统业态的第一、二、三产业部分）、信息产业和创意产业。新三大产业之间的逻辑关系是：创意产业决定信息产业的内容空间，而信息产业一方面以传统产业为基础，同时又带动传统产业的升级，且创意产业往往以信息产业的面貌出现，并常常借助传统产业的形式。由此

9、可见，创意产业出现的本身就是产业结构优化和升级的表现，是社会分工和技术发展到了一个很高阶段的产物。在此，创造力形成一个单独行业，并对第一产业到第三产业的所有产业环节进行渗透和升级，而一举成为以创新应用为产业核心基础的最高级产业形态。科技资讯投融资服务体系建设，为创意产业发展提供有力金融支持。参考文献：（）：，：，：，：，何增强，花建创意都市上海：百家出版社，厉无畏创意产业导论上海：学林出版社，：年北京价值工程与价值管理国际会议论文集北京：电子工业出版社，：李悦产业经济学北京：中国人民大学出版社，鲁育宗上海创意产业发展报告上海经济，（）：结语综上分析，创意产业的特殊关联方式广泛存在于该产业内部、

10、该产业其他产业之间、不同区域的产业间，以及该产业与传统产业之间。为通过创意产业关联性充分发挥其在经济增长方式转变和产业结构升级等方面的拉动作用，在我国目前的创意产业发展重点上有如下建议：一是应进一步加强集聚区建设，强化创意产业在产业内部的关联作用，发挥其带动、示范、集聚和推动作用，以产业链动方式增强集聚效应；二是应进一步促进和完善市场体系，强化创意产业与其他产业之间的关联作用，促进生产与设计的联动，搭建设计企业与制造企业间交流合作平台，以增强产业辐射、波及效应；三是在营造产业发展环境方面，继续完善公共技术服务平台、公共服务平台、中介服务体系和知识产权保护等软硬环境，尤其是应积极加强文化创意产业

11、（上接页）工作流是一种优化方法，是一种对工作进行优化的思想和技术，其主要的优越性表现在。（）可以大大缩短主要业务过程的处理时间。（）降低管理成本，如避免不必要的和重复工作，提高工作人员的工作效率。（）改善工作质量。在客户服务中能够快速方便地访问所有相关数据和工作流程，从而大大提高客户服务质量。（）工作人员之间更好地均衡负荷。（）通过在工作流模型中加入可预计故障的处理策略来提高系统的柔性。（）在工作流的基础上改进控制策略，降低响应的控制成本。（）通过对已经完成工作流实例的分析，找出存在的不足，进而不断改进工作流程。（）使工作内容更加丰富，并且提高工作人员的业务能力，减少工作人员进行单调乏味并且十分耗时的文档查找工作。（）有利于提高软件的重用率、灵活性和适应能力。（）工作流系统还可以提供系统日志功能。（）协同工作的需要。（）适应业务流程变化的需要。论知识的指导下，将新的、先进的技术引入到办公自动化系统中，在信息系统领域不断学习研究。参考文献段玉平信息与办公自动化科学文献出版社，吴建国，程学豫，刘建平办公自动化的发展思路及建设原则云南公安高等专科学校学报，（）姚卿达办公自动化的发展与实现技术现代计算机，（）曙光信息产业有限公司使用与开发指南电子工业出版社，李东中工作流系统的设计与实现交通与计算机，（）孙淑杨办公自动化