计算机技术在档案管理中的运用浅析

1、计算机技术在档案管理中的运用浅析    摘要：随着计算机技术的快速发展与广泛运用，为档案管理工作的科学、合理、有效的发展提供了良好契机和资源。运用先进的计算机技术进行档案管理，可以最大程度的提高档案的利用效率，并延长档案的使用年限。因此，对计算机技术在档案管理中的运用进行浅析，具有十分重要的意义。 关键词：计算机技术 档案管理 运用 一、 计算机技术在档案管理中运用的必要性 （一） 可以解决传统档案遗失的不可弥补性。传统的手工档案具有唯一性的特征，一旦遗失就难以弥补。而计算机技术运用下的电子档案可以很好的保存原有纸质档案并建立电子化案卷，起到补充作用，即

2、使原有的纸档案遗失，也会在一定程度上降低损失。另外，纸质档案由于其载体的易损性导致对其管理与运用具有一定的局限性，而电子档案可以提高档案的运用与管理效率 。 （二） 方便档案的及时归档。计算机技术可以保证档案的及时归档，各个部门只需要将收文与发文输入计算机，并根据权限在网络上分级传阅这些文件，并加注处理意见，到年终时只需向档案室移交一份分类组卷清单，就可以完成档案的归档 。 （三） 可以降低工作成本。传统的纸质档案管理方式，需要较长的工作周期，而且用人较多，工作环节繁琐复杂，消耗了大量的人力与物力。而如果在档案管理工作中运用计算机技术，就可以在计算机上直接对文件材料进行拟稿、核稿、签发，文件一

3、生成可以对文件进行分类、立卷和归档，实现了文书处理与档案管理的一体化，降低了工作成本，提高了工作效率。 （四） 有利于档案信息的共享。由于计算机网络的地点分布广泛 ， 这就在无形中拓宽了档案运用的时间与空间 ，只要运用人员拥有一台连接网络的电脑， 就可以在任何时间、任何地点查阅自己需要的档案信息。另外，通过运用现代计算机网络通信技术，建立计算机检索系统，可以将传统的脱机检索、联机检索方式发展成为智能网络检索，真正实现档案信息的网络化和共享性。 （五） 现代档案的应用需求要求计算机技术在档案管理中的运用 。传统的纸质档案与传统的档案保存与管理方式都给档案的搜索与应用带来了很大难度，让搜索与应用变

4、成了一项繁琐而且效率低下的工作。现代社会信息更新快速，这就使提高档案应用与管理的效率成为档案管理发展的必然趋势，而计算机技术的快速发展就为档案管理提供了一种新方式，通过建立数字化的网络 档案数据库，让用户可以通过申请权限而检索、应用档案信息，满足现代档案的应用需求。 二、计算机技术在档案管理中的一些具体运用 （一） 建立电子数字档案库。对传统的纸质档案进行电子化，就可以实现档案资料与信息的数字化，形成电子档案资源，然后对这些资源进行规范、整理，建立规范统一的档案录入、存储格式，使档案信息以数据库的存储形式存在，形成电子数字档案库 。 （二） 建立电子档案管理运用系统。在建立规范的电子数字档案库

5、后，必须要建立专门的电子数字档案库管理运用系统，从而实现电子数字档案库的有效运用。 （三 ） 建立电子数字档案库联网站点。电子数字档案库要想真正实现其运用价值和运用效率，必须将电子数字档案库联网使用，让拥有访问权限的用户可以不限时间、空间的进行运用，因此可以建立电子数字档案相应的网站站点和信息页面，提高电子数字档案库的运用与共享性。另一方面，在电子数字档案库公开与共享的同时，必须建立相应的档案信息管理系统从，而严密保障电子数字档案信息的安全性，并规范档案库用户的行为 。 三、计算机技术在档案管理中运用存在的问题 （一 ） 档案管理人员整体素质有待提高。档案管理计算机信息化建设不仅要求档案管理人

6、员精通传统的档案业务，还必须掌握自动化的计算机技术。 档案管理部门目前十分缺乏这种既懂档案管理业务，又精通计算机技术、网络技术和通讯技术的复合型人才 。 （二） 缺乏统一的网络化协调机构。由于受到我国档案管理的管理体制与运行机制的影响，大多数档案馆依然是采用封闭式的档案馆经营模式，其档案馆软硬件的购置以及电子档案数据库的建设都处于各自为政的低水平重复建设状态，造成了档案馆业人力、物力的严重浪费，也严重影响了我国档案管理自动化、标准化、信息化、网络化建设的进程。目前，我国尚缺乏一个统一的部门来组织、协调档案管理的网络化、信息化建设和档案资源的共享工作。 （三） 电子数字档案信息安全问题日益突出。

7、随着经济全球化、信息化、网络化时代的来临，以及互联网的开放性、全球性、动态性与共享性发展，使得网络用户都可以自由的连接因特网。将档案信息接入网络就必然会遇到非法的访问， 目前的防火墙等技术面对黑客总是防不胜防，使得电子数字档案信息的安全收到 了非常严重的威胁与挑战。 四、加强计算机技术在档案管理中运用的对策 （一） 要重视档案信息存档的基础工作。电子数字档案库根据其档案的收集、 处理、 保管与运用等环节，在配置电子数字档案库的硬件时必须分考虑数字化的需求，在存储数据空间大小、图形运算能力、系统整体性能、系统兼容性等方面都要尽可能的满足电子数字档案库的基本运行。而且在电子数字档案库系统的开发过程

8、中，要充分发挥档案管理单位与系统软件开发单位的有效合作，实现系统软件的合理设计，从而保障档案管理系统的长期发展。 （二） 注重档案管理人才队伍的建设。档案管理工作已经从传统的劳动密集型向知识密集型转变，这就要求档案管理人员不仅要具有高素质的专业知识， 还要求具有高超的信息管理技能。因此，在档案管理工作过程中，要加强档案管理人员的培训工作，学习档案管理专业知识的同时，加强计算机技术知识学习，提高档案管理人员的信息管理能力，加快档管理 队伍信息化管理建设。 （三） 加强电子文件的立法工作。只有加强电子文件的立法工作，用法律法规来确保电子数字档案信息的法律效力，保证电子数字档案信息的真实性、关联性与凭证性，从而保证电子数字档案信息的法律效力。 （四） 继续做好传统档案管理工作。在未来的一段时期内，必须保证传统纸质档案与电子数字档案的“双套”保存，将传统纸质档案以文本方式进行备份， 将电子数字档案信息以影像的方式进行备份与传递，并由档案主管部门制定完善、符合实际的现代档案管理制度，从而可以有效保障档案管理案技术化、网络化、信息化建设的安全和健康、有序的发展。 五、结论 知识与信息经济催生档