酒店信息系统的分析与实施方案

1、酒店管理信息系统的分析与实施方案摘 要: 酒店管理是酒店日常运作的一个重要环节，学习制作酒店管理系统是很有必要的，同时，酒店管理系统也是服务行业管理软件的一个综合性代表，很具有实践的意义。本酒店管理系统是用PowerBuilder和Microsoft access制作而成，主要包括客户信息登记、分配房间、消费管理、结账和统计以及员工信息管理等主要功能。根据客户需求给其分配房间，并且对客户在酒店的消费情况进行统计以及客户结账，系统也对员工信息进行统计，管理员可以给予员工登录系统的权限。根据需要，系统建立了6个表，分别用来记录客户信息、员工信息、消费分类、客户消费档案、房间信息和客户住房信息。房间

2、有三种状态，即“已分配”、“已预订”、“未分配”，员工有三种权限即：“T”、“U”、“F”分别代表管理员权限和一般用户权限，“F”权限不能登录系统，而管理员是由系统默认。这些状态分别可以对房间和员工进行管理。结论主要介绍了酒店管理在酒店日常运作中的作用，以及酒店管理系统的必要性。整个系统的开发过程包括：可行性分析、需求分析、总体设计、详细设计、系统实现以及测试计划。其中关键的技术包括数据库的建立，数据库的连接，数据的添加、删除和更新。为了系统的顺利完成。开发人员将要密切合作和详细的分工。关键词：酒店管理系统；PowerBuilder；Microsoft access；数据库一、 酒店管理信息系

3、统的背景与需求分析1. 背景现代社会，科技飞速发展，电脑不断普及。现代化酒店组织庞大，服务项目多、信息量大，要想提高劳动生产、降低成本。提高服务质量和管理水平，进而促进经济效益，必须借助计算机来进行现代化信息是。酒店管理系统正是为此设计开发的。 2 .需求分析 近年来，随着我国改革开放的发展，国内的酒店服务业得到了日新月异的发展。现代酒店作为一体化的接待场所，是一个旅游城市的窗口，也可以说是一个小型社会。作为一种以服务为主的无烟工业，世界各国对此行业的重视程度并不亚于其它工业。酒店在其运作期间，服务水平的高低，直接影响到酒店的形象和声誉，如：服务的安排、调度是否周到；客人的要求是否能迅速、很好

4、地得到满足；市场的预测分析是否快捷，准确等。这其中的核心就是对每天大量的信息客人、费用、房间等的正确处理和保存。采用计算机这一现代化工具作为管理的辅助手段是必须的。计算机的应用包括OA办公自动化、MIS管理信息系统、CAD计算机辅助设计等，酒店的计算机系统正是典型的MIS应用。 酒店、饭店的计算机管理信息系统，是针对酒店、饭店的具体业务而开发的，业务管理以酒店的前台管理为核心，为用户提供迅速、高效的服务，减免手工处理的繁琐与误差，及时、准确地反映酒店的工作情况、经营情况，从而提高酒店的服务质量，并配合现代化的酒店管理，获得更好的经济效益。1二、 该系统市场调查分析与竞争分析本系统功能强大而操作

5、简便实用，其吸取了国内酒店业管理的先进经验，实现了科学的管理思想与先进的管理手段的完美结合，适合四星级以下中、小酒店和各种餐饮企业使用。与其他酒店管理系统相比，其显著特点为:采用树型总控模式，并增加动态功能按钮，交叉分配功能权限，使系统结构灵活，可扩展性强;采用以决策者为核心再往外辐射的系统分析方式，充分利用酒店信息，为管理层提供决策支持;建立客户档案，追踪常客习惯、爱好等个人信息，根据消费情况主动提供相应服务;实现客房、餐饮等部门的营销分析，更能有效、合理地进行决策;功能强大，覆盖酒店所有业务，且各功能间相互依存，融会贯通。它包含酒店各种实时设备的监控、管理和服务，并与酒店信息管理系统有机的

6、结合在一起。本系统包括七大功能模块:前台(总台)管理系统、餐饮管理系统、娱乐管理系统、库房(物流)管理系统、人事管理系统、总经理决策系统、中心管理(收银夜核)系统。三、 采用技术本酒店管理系统是用PowerBuilder和Microsoft access制作而成，主要包括客户信息登记、分配房间、消费管理、结账和统计以及员工信息管理等主要功能2四、 项目设计与开发计划酒店管理系统（JDGLXT）：JDGLXT分别是“酒店管理系统”的汉语拼音首字母缩写。设定开发下列模块。系统登陆模块：主要负责客户和管理员进入系统的一个身份验证。客户基本信息管理模块：主要负责管理客户的个人信息。房间分配管理模块：主

7、要负责为客户分配房间。餐饮管理模块：主要负责客户餐饮信息和消费菜金的信息管理。娱乐管理模块：主要负责客户娱乐消费的信息管理。统计和结账模块：对客户在酒店的住宿进行结账。前台工作员工管理模块：主要负责对前台员工基本信息的管理。3五、 系统设计5.1 系统功能分析 根据前面介绍的酒店管理的业务流程和信息化管理的目标，一个通用的酒店管理系统应包括下图所示功能，其中每个功能都由若干相关的子功能模块组成。 酒店管理系统 基础设置 预订管理前台接待管理前台收银管理客房及客史管理财务核查管理 报表管理其他系统接口 系统管理图5.1 酒店管理系统的基本功能模块5.2 基础设置“基础设置”功能模块用于对客房类型

8、,客房价格,客房信息,系统参数等项目进行初始化设置，这些设置一般不改动。 基础设置客房类型设置客房信息设置房价设置财务代码设置系统参数设置会计资料设置黑名单设置图5.2 “基础设置“功能模块“客房类型设置“用于设置本酒店客房的分类信息，内容包括房类名称,房价,拼房房价等。“客房信息设置“用于设置客房的初始信息，包括房间号,楼层,额定人数,床数,房间特征等。“房价设置“用于设置房价的打折信息，内容包括折扣名,折扣值,房类编号,打折后房价,开始及结束时间等。“财务代码设置“用于设置财务科目代码。“系统参数设置“用于设置系统的各种参数值，如酒店的名称,各种房态显示的颜色等。“会员资料设置“用于设置酒

9、店的会员信息。“黑名单设置“用于设置酒店的客户黑名单列表。5.3 预定管理“预定管理“功能模块用于管理客户的预订业务，其中包含的子模块如下图。 预订管理散客预订团体预订预订查询修改查询经理控房合约配额房态表可售情况表图5.3 “预订管理“功能模块“散客预订“用于旅行社,订房公司,订房网络或者协议公司甚至宾客本人等以客人单独身份预订房间。散客预订一般要求输入房类,房价和折扣,抵店及离店日期,还有订房人。如果是旅行社,订房公司,订房网络或者协议公司还应该调用相关合约。“团体预订“旅游团,会议等成批客人且具有抵,离时间基本一致和集体统一付账等特殊情况下预订一批房间。“预订查询“用于查询客户预订的情况

10、。“修改预订“用于重新定义预订的资料。“经理控房“用于设置经理控制销售的客房。在酒店销售旺季，为了防止房间无计划地,低价的销售，利用“经理控房”功能来保留一部分房间，在适当的时候再销售。 “合约配额”用于设置给合约公司提供客房的配额。在不同的季节，合约配额可以设置为不同的房间数量，这样既能保证合约公司的一般预订，也能保证酒店平均房价。“房态表”用于查询当日酒店实时房态，可以进行开放,户籍登记,留言,换房等各项工作。“可售情况表”用于按照房类统计各种房间类型的将来可售情况。5.4 前台接待管理“前台接待管理”功能模块用于管理客户入住及入住后的相关业务，其中包含的子模块如下图所示。前台接待管理散客

11、入住团队客人入住预订入住客人换房客人续住房态查询房态修改图5.4 “前台接待管理”功能模块“散客入住”用于客人在没有预订的情况下入住酒店房间。散客入住一般要求输入房号,房价及折扣,入住日期,离店日期等。如果是旅行社,订房公司,订房网络或者协议公司还应该调用相关合约。“团队客人入住”用于管理团队客人的入住，一般团体客人都是需要预订的，因此团体客人入住是给预订的团体安排具体的房间。“预订入住”用于当预订的客人抵达酒店后根据客人的预订资料入住酒店。其中包括两种情况，一是已经给预订的客人做了排房，此时调出客人的排房客单直接入住房间；二是还没有给预订单排房，此时调出客人的预订单，选择合适的房间入住。“客

12、人换房”用于根据住店客人的换房要求，两位宾客互相兑换房间或是调整宾客住房。“客人续住”用于登记住店客人的续住业务。在客人因意外情况不能按期离店时，需要对其住店资料进行修改，如修改离店日期,加收预付金等，确保酒店客房的有效预订和控制跑帐。 “房态修改“用于修改客房的状态，可以在房态图中直接进行修改。“房态查询“用于查询当日酒店的实时房态，可以进行开房,户籍登记,留言,换房等各项工作。5.5前台收银管理 “前台收银管理“功能模块用于管理客户退房及相关的收银业务，其中包含的子功能如下图所示。前台收银管理记账操作客单退房团体退房预付金管理附加费用管理旅行社佣金管理费用统计及分析 图5.5 “前台收银管

13、理“功能模块 “记账操作”是前台收银的基本操作，客人在酒店产生的所有消费都要计入客人账务，客人记账或预付押金也要记入客人账务。“客单退房”是客人离店时进行的操作，包括向客房中心发退房信息,打印账单,输入结账方式及最后完成退房等。退房后系统将自动关闭房间的电话拨出权限,VCD点播权限,房间上网权限。“团体退房”是团体离店时进行的批量团成员退房操作。团体退房时自动检测团成员的客单余额，以保证团体中没有“跑单”发生。“预付金管理”用于管理客人的预付金，可以细分为收取、结算和退还等功能。“附加费用管理”用于管理对特殊客人提供的附加服务项目。“旅行社佣金管理”用于管理签约旅行社的佣金。5.6 客房及客史

14、管理 “客房及客史管理”功能用于管理客房的信息和客户住宿历史的信息，其中包含的子功能模块如下图所示。 “可用房查询”用于查询酒店目前可以使用的客房。 “房态维护”用于维护客房的状态，可以在房态图中直接进行修改。 “房态统计”用于按照不同的分类统计房态的信息，如按照客房类型、楼层、朝向、状态等分类。客房及客史管理可用房查询房态维护房态统计维护房报表在住散客报表在住团报表长包房报表其他相关报表图5.6 “客房及客史管理”功能模块 “维修房报表”用于统计分析房态为维修房的客房情况。 “在住散客报表”用于统计分析房态为在住散客的客房情况。 “在住团报表”用于统计分析房态为在住团的客房情况。“长包房报表

15、”用于统计分析房态为长包房的客房情况。“其他相关报表”用于统计分析房态为其他状态的房客情况。5. 7 财务核查管理 “财务核查管理”功能模块用于管理酒店每天的财务核查工作，其中包含的子功能模块如下图所示。 “夜审”用于对当日入住的宾客数、开房数进行统计，同时对在店宾客、客房出租状况进行分析，修改系统日期和参数状态，以保证系统的正常运行，这是每天必须进行的工作之一。 “普通房租过账”用于将客单、团主单的房租、服务费以及其他设置的自动记账项目加入到客单或团主单帐务。每天至少要将房租过账一次，房租过账一般是在凌晨进行，如果过账后还有客人入住，还可以再进行一次房租过账。财务核查管理 夜审普通房租过账包

16、价房租过账结账单核查打印催帐单班次结账图5.7 “财务核查管理”功能模块“包价房租过账”用于包价客房的过账。“班次结账”是酒店每天必须进行的操作。日结账就是核对当日进账的金额，收银员核对无误后将现金等收入上交财务，并清空班次收银的金额，进入新的班次。只有日结后“酒店日期”才转到下一天。5.8 其他系统接口 “其他系统接口”功能模块提供了酒店管理系统与其他系统的接口，实现不同系统间的数据共享，其中包含的子功能如下图所示。“电话计费接口”用于管理拨入和拨出的电话记录及相应的费用信息。“公安户籍接口”用于将客人的住店信息发送到公安部门的信息系统中。“身份证检测”用于和公安部门提供的身份证验证系统链接

17、，检查客人提供的身份证或护照的真伪。其他系统接口电话计费接口公安户籍接口身份证检测视频点播计费宽带接入计费图5.8 “其他系统接口”功能模块“视频点播计费”用于进行客人视频点播的费用管理。“宽带接入计费”用于进行客人宽带使用的费用管理。4六、 项目管理1.由于酒店的业务往来繁多，每天要接触到很多的流水，最害怕数据的繁杂和重复，所以，在系统设计时，我就特别注意了这一点，消除了系统中的数据冗余，保持了数据的一致性和完整性。2.酒店内部作业流程缩短，信息沟通畅通有效。机构少一层，效率高一级。酒店等级制的金字塔状组织结构，管理学的定律是越往上层其管理难度越大，而管理幅度则越小；3.管理人员更贴近员工和

18、顾客，能够根据员工和顾客的要求及时调整经营；5七、 系统测试系统测试是保证软件质量，提高软件可靠性的主要活动之一。它实施对软件规格说明、设计规格说明和编码的审核。软件测试的目的是以最少的资源尽可能的找出软件中的错误和缺陷，测试的结果是为软件的维护提供依据。本次测试将大部分可能的值来检查系统程序的正确性，并通过测试得到必要的调试或者功能改进。7.1登录测试当用户输入出错时会给出提示用户第1次输入错误当输入第三次错误时也会给出提示。7.2系统功能模块测试在每个相应的功能模块中，测试人员分别输入错误的数据和正确的数据，查看相应的结果和提示。在其测试中按照窗体界面的按钮或者图标的提示，查看处理的结果。每个功能模块在测试过程中都会出现反应。按照输入规则点击功能按钮后，会得到处理结果。在这里就不一一介绍。八、 成本预算（简要）A、计算机若干台以及必要软件支持 计算机8台，每台费用4000元B、系统的开发费用及安装费用