当代建筑工程档案管理和模式分析_工程管理

1、当代建筑工程档案管理和模式分析进入新世纪后，建筑工程档案的管理方式发生了很大的变化，过去陈旧的纯手工录入、档案分类、管理等做法已经一去不返。特殊是现代化帮助管理手段的应用和新的档案管理理论的引入，不仅仅提高了管理工作的效率，还从信息化台阶上形成了档案管理的标准和水平。本文基于企业档案管理体制与模式探讨，在分析社会转型和数字化大背景下的企业档案管理体制与模式的特征基础上，提出了企业档案管理体制与模式的构想。盼望为下一步建筑工程档案管理工作的思路创新和模式演进供应有益的参考。随着时代的进展，建筑工程档案管理工作的内涵和外延也进一步扩大。档案是经济形态存在和进展的必定产物，是建筑工程实施描述的最原始

2、记录。原始记录性是档案的本质属性这一点永久都不会转变。在学问经济时代，信息属性已成为学问经济时代反映档案本质的重要特征，档案的信息含量已成为评估档案驾驶的主要参数，而载体形式也不仅仅局限于目前的微缩、机读、光盘、网络等技术，新的载体形式不断涌现，所以采纳档案信息内用属性划分档案的外延，将不会使档案种类混杂，分类关系不清，这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。在近些年新产生的档案管理模式的引导下，建筑工程档案的管理也消失了一些新模式，这对建筑工程档案的处理和分析工作都有着深远和重大的影响，从技术水平和实践操作上都加速了建筑工程档案管理工作的进步。一、当代企业档案管理体制、模式的建构背

3、景随着数字化、网络化的不断深化档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变电子档案。档案管理模式也从传统手工模式不断进展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到学问管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程，也需要针对电子档案管理特点进行相应调整。20世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和进展，档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化看做是一个整体过程，将档案的整体运动过程，依据档案价值形态的变化划分为若干个阶段，不同阶段的档案与服务对象不同。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理

4、论基础，档案生命周期理论精确揭示了档案运动阶段的前后连接和相互影响，为实现档案一体化管理、前端掌握供应了理论依据。二、当代企业档案管理体制模式信息一体化管理模式(一)信息一体化管理模式信息一体化管理，其实就是指企业的档案工作、情报工作、图书工作的一体化。在建筑工程企业，这种综合性信息管理机构一般称为信息中心。信息中心在为建筑工程企业服务的过程中，既要留意供应历史的信息和现时的信息，又要注意超前性、猜测性信息的采集、筛选、供应。一方面可以利用档案史料中的信息编写反映企业进展历程、企业文化、科技成果等科研成果，为呈现企业的辉煌历史、提高企业的市场信誉和增加企业的社会效益供应详实、牢靠、生动的凭证;

5、另一方面，还可以依托现代信息技术和网络技术，在网上采集与企业业务有关的信息，并进行筛选、汇编，为企业的科学决策和管理供应有较高含量的有价值的信息。这种管理模式便于建立计算机管理系统，实行现代化管理，同时也有利于实现对信息资源的联合开发利用。(二)文件档案一体化管理模式档案一体化是我国文件和档案工作进展的内在要求。文件档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础，借助计算机和网络技术，从系统论的角度动身，对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体的最大效能，确保从企业现行文件到档案管理的高效和优化。档案一体化的目标是实现从现行文件到档案整个运动过程的全面

6、掌握和科学管理。科学的文件档案一体化管理是以文件从产生到最终转化为档案的过程中，既加强企业内部文件、档案工作的一体化，也注意各个不同文件职能机构的业务连接，从而使文件到档案全过程都得到有效掌握。文件档案一体化的原则是在实行信息一体化管理的过程中，必需要遵循以下原则：一、全程管理原则。电子文件环境中，文件、档案界限不再显而易见，文件和档案工作人员界限也日趋模糊，文件与档案工作实行全程管理，将可以大大提高信息共享，提高效率;二、前端掌握原则。前端掌握原则是以文件生命周期为基础，将文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作是一个完整的过程。在这个过程中，文件形成是前端，处理、鉴定等是中端，永久保存或销

7、毁是末端。前端掌握是对整个管理过程的目标、要求和规章进行系统分析和科学整合;三、集成管理原则。集成管理是对管理要素的科学重组，是全程管理思想的延长和深化。集成管理可以增加管理体系的功能度，因精密 组合而削减疏漏，提高牢靠性，增加相关作业密度，削减重复而降低功耗，提高管理效率。(三)IT集约化平台管理模式各行各业信息化及其快速进展已经且正在不断地形成大量的数字化信息，对于建筑工程行业也不例外。这些信息需要归档并形成电子档案以记录信息社会的历史活动，传统档案馆开展服务创新加强馆藏数字化加工也将积累越来越多的数字化信息，这两类信息统称为数字化档案信息。档案工正是为了归档、接收、整理和保存这些不断累增

8、的数字化档案资源，并想借助现代信息技术为国家、机构和社会公众供应快捷便利的查档、用档等服务，数字档案馆才应运而生。由此得出结论：数字档案馆可以作为信息社会数字化档案的终极保管机构。从功能上讲，集约化服务型数字档案馆以数字档案馆的建设目的为动身点，可以确定 IT集约化服务型数字档案馆的以下几个主要职能：(1)集中统一永久保存信息社会产生的各类数字化档案信息，引领数字档案馆的进展方向，保障数字化档案信息的真实、完整、有效和平安。(2)为传统档案馆供应滚动完善和持续进展的网络化信息技术支持与服务，以便利档案工通过网络和计算机开展电子文件归档、电子档案接收、数字化档案资源的整合、管理、传递、处理、鉴定

9、、编研和供应网络化查档、用档服务等各类档案管理工作。在建筑工程单位这种模式有着很好的应用前景，它不仅可以降低档案管理人员对繁杂资料的管理难度，而且对相关材料的查阅、抽取也会更加便利。IT集约化服务型数字档案馆的观点的提出，是为了查找一种更加有效的解决方案，以适应和谐型、节省型、进展型、信息资源广泛利用型信息社会的进展特点，不仅缓解了信息化建设中因技术人员与档案工熟悉不统一而产生的各种制约系统建设与进展的冲突，而且也保障了数字档案馆的高效运作和长期进展。这一模式的基本要求包括：(1)机构重组：将数字档案馆与传统档案馆在组织上进行分割，数字档案馆的建设不再依附于某个传统档案馆，需要设立特地的机构来开展各项工作。(2)人才分类：将档案馆的工作人员分为业务型和技术型两大类，分别担当数字档案馆和传统档案馆的各项职能。(3)职能分割：数字档案馆用来保管网络系统中的数字化档案信息，传统档案馆保管纸质档案和各种其他介质档案。总体来说，建筑工程单位要想实现电子化档案管理模式，这种形式是很好的一种方式。三