物业分公司(物业分公司职能)+物业分公司及管理处组建

1、物业分公司职能1 .执行法律法规及治理公司、工程所在公司的物业治理制度、文件及指令1.1 遵照法律法规要求开展物业治理业务.1.2 接受工程所在公司的领导,与工程所在公司签订物业治理目标责任书,并保证实现.1.3 执行治理公司公布的物业治理制度及治理公司物业治理部下发的关于业务要求的文件；为物业治理部提供物业治理工作的信息；接受物业治理部的业务决策和指导.2 .内部建设2.1 依照治理公司物业治理制度、工程所在公司在物业治理方面的要求制定适合的物业治理体系文件,作为整体物业治理系统文件的延伸,并持续审核与改良,不断优化作业流程与组织架构.2.2 负责本公司内设部门的组建,制定各岗位责任,组织人

2、员招聘,决定中层以下含级别人员录用.2.3 执行集团、治理公司的培训制度,对员工的培训效果负责.2.4 将目标责任书中的目标分解并下到达部门、岗位,建立方案治理体系加以落实.3 .本钱限制3.1 负责本公司范围的经济测算及收支限制.3.2 负责开展多种经营,提升经济效益.3.3 通过合理节能、优化治理等手段降低治理本钱.4 .工程开发配合4.1 负责工程所在公司开发工程的物业前期介入工作,包括方案设计、施工图设计、工程施工、营销及销售过程的参与和配合；配合工程所在公司对相关配套设施进行招商和治理、参与监管施工质量、配合销售开盘等.4.2 负责物业工程保修期限内的保修协调和跟踪.4.3 协助工程

3、所在公司处理紧急情况.4.4 在治理公司、工程所在公司委托的情况下,负责代理开展商产权物业的管理、限制、经营和效劳.4.5 向工程所在公司提供开发过程中发现的与产品质量相关的各种信息.5 .前期物业效劳5.1 负责编制物业治理方案,并负责物业治理工程的承接与物业效劳合同签订5.2 负责拟定物业工程接管验收工作方案,并负责组织实施.5.3 负责拟定新物业工程的入伙工作方案,并配合工程所在公司实施.6 .日常效劳提供6.1 全面负责工程的物业治理日常工作.6.2 按治理公司物业治理制度要求落实日常效劳三级检查制度,建立质量统计分析机制.7 .品牌推广及市场开拓7.1 在物业治理部的指导下,参加国家

4、有关物业治理方面的评选.7.2 结合工程要求,推广万品牌.7.3 在工程所在公司批准、物业治理部指导下,开拓物业治理市场.8 .沟通与协调8.1 协助召开首届业主大会,协调与业主委员会的关系.8.2 定期组织顾客满意度调查,协助物业治理部组织的第三方顾客满意调查.建立并落实回访制度.8.3 增强与当地政府机关、工程所在公司、物业治理部的信息交流,传递法律法规、市场动态、典型案例、重大事件、日常工作状况、经营情况等信息物业分公司职能部门设置各物业分公司必须按本手册规定设置职能部门,因当地情况特殊,需要变更部门职能、部门名称或新增职能部门时,必须事先呈报工程所在公司审核、治理公司物业治理部批准本章

5、节对行政人事部、品质部、财务部、治理处必须具有的职能作了规定.各物业分公司的组织架构及岗位设置必须遵守“责任清楚、设置标准、机构精简、运作高效组织建设原那么,可根据实际需要安排其它职能或设置其它职能部门如工程部、物业部、经营部等,根据这些职能划分进行机构、岗位设置.如公司规模较小,可将部门职能设置在治理处,尽量精简机关的行政机构.各物业分公司的体系文件应根据本手册规定,对组织架构、部门、岗位责任有更细化的描述和规定.组织机构、部门及岗位设置须按本手册要求获得批准.1 .行政人事部必要的工作职能1.1 沟通与协调1设置专责人员负责与治理公司物业治理部、工程所在公司对接沟通与协调,及时传达相关信息

6、.2负责建立并实施本公司内部员工的沟通与协调机制.1.2 目标、方案治理的落实1协助总经理编制本公司年度工作方案.2根据本手册中的方案治理要求落实业务工作方案在各部门各岗位的运用.3监督各部门、岗位方案实施效果.4监督各级主管人员对方案的考核情况.5协助总经理监督各部门责任目标完成情况,监控本公司责任目标完成进度.1.3 其它常规业务参考如下1制订并完善公司相关工作治理制度；2协助公司总经理规划并培育公司企业文化体系；3负责组织召集公司大会、行政办公例会及各项专题会议；4负责公司行政文件的拟定、登记、发放、归档及公司印章的保管和使用；5负责公司工商执照、资质等级的申办、年审、变更、补办、注销等

7、工作；6负责公司车辆、办公设备、员工餐厅公司机关、员工宿舍等行政治理工作;7负责公司对外联络及宣传；8负责员工的招聘、入职、离职、人事异动；9负责对人力资源进行规划、预测、信息收集及数据统计；10负责员工档案的建立及劳务合同的治理；11负责公司员工考勤、工资、福利及保险治理工作；12负责公司行政档案、行政文书的治理.2 .品质部必要的工作职能2.1 建立、维护和改良公司治理体系1根据本手册要求协助总经理建立和细化各方面的文件,形成完整的体系文件.2落实体系文件在各职能部门、岗位中运行.3组织内部审核,协助总经理进行治理评审,具体配合物业治理部进行监督审核.4对于体系中发生的涉及治理公司物业治理

8、部权限的问题应及时通过行政人事部向治理公司物业治理部反映.2.2 负责实施品质培训1编制总体培训方案并组织落实.2监督各部门、专业的培训实施情况.3对总体培训效果负责.2.3 负责质量监督与改良1根据本手册9.2要求落实三级检查机制,具体负责实施本公司月检,监督周检、日常检查实施情况.2负责总体质量统计分析,监督、指导各专业的质量统计分析.3负责纠正与预防举措的跟踪验证.2.4 方案的落实与调整1跟踪被批准的方案实施情况.2协助总经理定期评审方案的适宜性,以及对方案进行评审和调整.2.5 其它常规职能参考如下：1根据与公司签订的?目标治理责任制?的要求完本钱部门责任目标.2负责本部门相关招标工

9、作,参与非工程类的业务分包、供方的评价与选择.3负责定期分析顾客投诉信息,并组织重大投诉的处理.4负责组织顾客满意度调查工作.5负责搜集物业行业法规及其它信息并及时反应.6负责组织公司创优评先活动.3 .财务部职能3.1 根据国家有关财经法规、政策、制度,制定公司财务治理制度和会计核算办法；3.2 根据与公司签订的?目标治理责任制?的要求完本钱部门责任目标；3.3 负责组织编制公司年度收支预算方案；3.4 实行全面预算治理,组织和监督各项资金的收支情况,保证资金供应；3.5 按月、季、年定期编制会计报表并按季度编写财务情况说明书；3.6 定期开展经济活动分析,提出改良意见,为总经理决策提供真实

10、可靠的会计信息；3.7 对公司各部门及下属基层单位进行财务监督和指导；3.8 负责经济合同的财务审核工作,参与供方的评价与选择；3.9 负责公司本钱限制和治理,并定期分析本钱细项；3.10 负责组织经济合同的评审,建立合同台帐；3.11 办理现金收付和银行结算业务；3.12 负责公司采购的预、决算审核工作；3.13 负责公司固定资产与低值易耗品治理及清查工作；3.14 负责财务档案的治理工作；3.15 制订本部门业务培训方案,并组织实施；3.16 配合外部和内部的财务审计工作；3.17 负责与财务、税务、银行、工商等部门和客户的沟通联络.4 .治理处4.1 根据与公司签订的?目标治理责任制?的

11、要求完成部门责任目标；4.2 负责制定本部门年度、月份工作方案,并组织实施；4.3 根据公司治理体系的标准和要求,持续改良治理效劳工作质量；4.4 负责辖区内的绿化、清洁、消杀日常治理；4.5 负责辖区内的公共秩序维护、车辆、消防日常治理；4.6 负责辖区内房屋本体、公共设施设备的日常维修养护,提供有偿维修效劳；4.7 负责辖区内各项费用的收缴工作4.8 负责辖区内房屋装修治理；4.9 负责日常接待和客户投诉的处理；4.10 负责业主档案和本部门物业治理运作档案的治理；4.11 负责与业主委员会的沟通、协调；4.12 负责实施社区文化活动；4.13 负责制订本部门业务培训方案并组织相关人员实施

12、.1总那么1.1 各工程所在公司应重视物业分公司及治理处的组建工作,为保证组建工作的有序进行,工程所在公司必须按本手册及其支持文件规定做好各项组建工作,并在项目开发进度方案中应具体明确物业分公司的组建的节点时间和责任人员.1.2 物业分公司及治理处的组建必须保证相关物业人员能够及时地参与工程前期的物业介入工作,以及物业治理方案制订的时间要求.2相关责任界定2.1 物业分公司筹建处总经理负责物业分公司组建过程的具体操作,以及对治理处组建工作全面负责.2.2 工程所在公司负责审核物业分公司组建工作方案,并监督执行.2.3 治理公司物业治理部负责指导物业分公司组建工作,并负责审批物业分公司、及治理处

13、的组建工作方案.3物业分公司组建3.1 物业分公司总经理招聘3.1.1 一般情况下,新开发工程在工程规划设计方案确定后,应着手物业分公司总经理的招聘,并在施工图设计开始前完成.3.1.2 物业分公司总经理的招聘面试工作由集团人力资源部和治理公司物业治理部共同完成.3.1.3 物业分公司总经理由工程所在公司申请,报集团审批.3.1.4 物业分公司总经理到位后,根据工程规划阶段的实际工作需要,招聘主要工作人员,组建物业分公司筹建处.3.2 物业分公司组建工作方案3.2.1 在治理公司物业治理部的指导和监控下,物业分公司总经理负责提出物业分公司组建工作方案含组织机构及岗位设置、前期效劳工作方案.以上

14、两个方案必须在工程开盘前3个月报送工程所在公司审核,治理公司经营治理委员会批准,并报物业治理部备案.3.2.2 物业分公司组建工作方案的内容应至少包括三个局部：物业分公司组建方案、组建工作进度安排、开办费用测算等.3.2.3 物业分公司组建方案内容包括,但不限于：a公司名称；b成立的时间；c办公地点；d注册资金；e法人代表；f股东授权；g股权分配；h公司章程；i组织架构及人员编制；j物业治理用房的使用等.3.2.4 在制订物业分公司组建工作进度安排时,应至少考虑到以下方面的工作内容：a人员招聘分批进行,应在时间进度上明确；b经营资质报批；c公司注册登记；d资质备案及资质等级证实申办；e物业治理

15、用房、物业经营用房的划分和配置；f办公设备、作业工具设备及其他必要物资的采购；g建立健全各项规章制度；h制定相关治理效劳制度和规程；i完成上岗人员的岗前培训；j完成工程入伙前相关准备工作.3.2.5 物业分公司组建必须保证关键的时间节点,如总经理招聘到位、物业治理方案、公司注册、骨干人员到位、完成入伙准备工作等.3.2.6 除总经理和少数骨干人员的招聘外,其他组建工作一般在入伙前2个月完成,因此必须将各项组建工作进行适当的安排,保证工作的有序和高效.3.2.7 组建工作进度安排应将每项工作的起止时间落实到具体工作日,持续时间按工作日计算,并采用横道图表示工作进度安排.3.2.8 针对每一项工作

16、必须明确主要负责人,以及负责配合的协办人员.责任人应具体落实到工作岗位职务或具体姓名,不宜使用公司名称或部门名称.3.2.9 开办费用测算是物业分公司组建工作方案中必须的内容,具体按治理公司?开办费用测算指引?的规定执行.物业分公司组建工作方案中不仅包含开办费用测算的总体结果,而且应有具体费用科目的测算结果,对测算结果的审批包括对总体测算结果和各科目细项测算结果的审批.3.2.10 在组建工作过程中,对开办费用的限制以各科目细项的本钱标准测算结果经批准或调整后批准为依据.3.3 物业分公司组建3.3.1 物业分公司组建工作方案经批准后,物业分公司总经理负责具体组织实施,工程所在公司负责根据工作

17、方案安排和费用额度提供支持和协助,治理公司物业管理部负责提供业务指导,并对组建工作进度进行监控.3.3.2 为保证组建工作的顺利开展,物业分公司总经理进一步细化分解组建工作进度方案,拟订组建工作的月或周进度方案.3.3.3 在进度方案规定的节点时间,物业分公司应向工程所在公司和治理公司物业治理部报告工作进度情况.3.3.4 物业分公司组建过程中,相关组建工作必须遵循集团公司、治理公司的相关规定,以及经批准的组建工作方案、物业治理方案执行.3.3.5 物业分公司组建工作必须在工程正式入伙前2个月全面完成,并开始独立运作.物业分公司正式成立后,筹建处自行撤销.4物业分公司治理处设立4.1 治理处主

18、任招聘4.1.1 工程开盘前3个月,物业分公司总经理向工程所在公司提出招聘治理处主任的申请,由工程所在公司中报,经治理公司核准后报集团审批.4.1.2 治理处主任的招聘面试由工程所在公司与物业分公司共同负责.4.1.3 治理处主任的任命按5.1章节?人力资源?的2.3条款执行.4.1.4 开盘前1个月,治理处主任正式到位.4.2 治理处的组建4.2.1 根据国家、地方及行业标准,根据该工程物业治理方案的要求,在物业分公司的指导下,治理处主任在入伙前3个月开始治理处的组建工作.4.2.2 治理处组建必须有方案地进行,治理处主任负责拟订治理处组建工作方案,落实工作责任和进度要求.治理处组建工作方案的内容参照上述3.2.2-3.2.9条的规定执行.4.2.3 治理处组建工作方案经物业分公司总经理审核、工程所在公司审批,报治理公司物业治理部备案.4.2.4 物业分公司总经理负责对组建工作进度进行监督检查,并催促各职能