BEC中级写作应试技巧

1、第二部分：写作应试技巧BECVantage写作考试共分为两部分，第一部分要求考生写一篇40-50字左右的备忘录、便条或简短电子邮件；第二部分要求考生写一封120-140字左右的书信电子邮件或一份字数相同的报告。以下是考试准备阶段应注意的问题和应试技巧。:商务写作要求措辞得体、言简意赅、思路清晰、内容准确和完整。如果遵守以上几个原则，通常可以拿到高分。:考生要熟悉备忘录、商务信函、报告的结构特点、写作技巧及常用句型、套话等。比方了解各种书信及简历的结构特点和写法；熟悉图表作文的具体要求：如何归纳信息，如何用词简洁等。:平时可以背诵一些常用于此类文章中的起、承、转、合结构的词组，句型以及各种书信如

2、求职信、申请信、邀请信、抱歉信等中常用于开头或结尾的套话等。勤学多练，熟能生巧。平时在阅读商务书信、报告以及做模拟题时，要注意积累常用词汇、表达法及句型，分析文章的构思、组织方法，以便在写作考试时能做到有条不紊，顺理成章。:在阅读范文前可根据所给的作文题目及要求按自己的思路试写一下，然后与范文对照找出差距，并有意识地背诵一些代表性文章，储存多种信息，以防写作时无话可说。:如何识别题目中的关键词；如何充分利用所给材料；如何描述图表内容，提出相关问题并加以分析、说明；如何开头；如何结尾等。:考生在答题时应放松情绪，一定要认真审题，并努力按照5C（见P23的标准进行构思和写作。选词要熟悉、简洁、具体

3、及多样化；文章主题明确，段落清晰，表达的内容能让人一目了然；而且字迹要工整，卷面要保持整洁，给阅卷人一个好印象。写完后仔细检查作文中用词、句法方面有无不妥之处。因此，想要在写作考试部分取得好成绩，不但需要了解相应的考试要求、评分原则，掌握各种商务写作的要领，更需要考生平时打好基本功，多读多写，加强实践。总而言之，熟能生巧Practicemakesperfect.，积少成多Manyalittlemakesamiracle.写作第一部分应试技巧一便条、备忘录或简短电子邮件一题型介绍写作第一部分要求考生写一篇40一50词的短文，文体有便条、备忘录、简短电子邮件一般为公司内部通讯等。写作时，考生首先要

4、明白题自赋予写作者的身份，然后确定写作中必须包含题目指定的要求；再考虑语言是否流畅，是否有语法错误、拼写错误等。二解题技巧商务英语的一大特点是简易化plainEnglish即:措辞简单、短句居多。因此，考生在写作过程中应使用简易英语，无需刻意使用难词，这样不仅符合现代商务英语的文体特征，同时也能大大减少语法错误。考生在答题时尤其应注意以下几点：1.仔细审题，充分利用所给的材料。2.备忘录或便条的内容必须包含题目中的每项要点。，使用的体裁必须恰当。，语意连贯。，偏离主题。6.尽量将字数控制在要求的范围内。以下分别介绍一下便条、备忘录、简短电子邮件参见写作第二部分的有关写作技巧：1.便条NOTE:

5、商务便条属于公司内部上司与下属或职工与职工之间的一种非正式书面沟通方式，一般是一对一的书面沟通。便条内容包括三方面：称呼可以是正式的Dear十FamilyName,也可以是直呼其名，取决于沟通双方的关系；正文便条的内容；署名。具体格式参见下面范例：Robert,ThetriptoJapanhasbeenconfirmedforthe15thofnextmonth.I'vedecidedtogoabroadwiththeseminarsaswediscussed.Thetopicsshecovers.Shortdescriptionofeachtopic.Whetheryouthinkw

6、eshoulduseherservicesorlookforsomeoneelseWehaven'tmuchtimesopleasedothisASAPandalsochecktheavailabilityoftheexecutiveswhowillbeinvolvedinthistraining.PeterBECVantag畛试中的便条一般较简短，字数在40一50词之间，考生可以按照以上格式进行写作。考生在写作过程中，应不断提醒自己，尽量做到措辞得体、言简意赅、思路清晰，防止拖沓冗长，但所写的内容又必须准确、完整，不可误传信息或遗漏重要信息。MEMO:备忘录也属于公司内部上司与下属或

7、职工与职工之间的一种非正式书面沟通方式，可以是一对一的书面沟通，也可以是一对多的公司内部通函。备忘录比便条要正式，它有固定的写作格式，一般包括以下几部分：写信人、收信人、写作日期、写作主题、正文。如下例：MEMORANDUMTo：JonWright，ManagingDirectorFrom：JaneRice，ChiefAccountantDate:18July,2004Subject：ComplaintfromThriftyElectronicsIhavecheckedmyrecordswithregardtotheaccountwithThriftyElectronicsandhavefou

8、ndoutthattheyarestillwaitingfororderNo.43566astheymentioned.Asyouknow,wehavebeenexperiencinganumberofproblemswiththenewtransportcompany.Theprincipalproblemistheirunreliability.MayIsuggestthatweacceptresponsibilityandassureMr.Leeofbetterdeliverydatesinfuture?Ifyouwish,Icanarrangefortheoverdueordertob

9、edeliveredpersonallybymessengerwithintwodays.和便条一样，备忘录写作的字数也在40一50词之间，考生可以按照以上格式进行写作。但与便条写作又有所不同。便条只需写三部分：称呼、正文、署名；备忘录需要写五部分：写信人、收信人、写作日期、写作主题、正文。（四）考试范文1.便条Friday,7thOctoberDave,HereisjustaquicknotetoletyouknowthatI'mgoingtoLondonnextmonth.CouldyoupleasebookaflighttoLondon12/11andthereturn15/11

10、?PleasemakeareservationattheStageHotelforme.Thankyou,MariaTo:AllstaffFrom:TheTrainingManagerDate:1March,2004Subject:AForeignLanguageTrainingCourseIwasaskedtoorganizeaforeign-languagetrainingcoursebecauseofthelargeexportorderwereceivedrecently.ItwillstartonMarch15th.Thosewhowilldealwithordersshouldat

11、tendthecourse.二、写作第二部分应试技巧一信函或电子邮件在探讨BECVantage商务信函或电子邮件的写作之前，先来了解一下一般商务电于邮件的写作技巧及有关注意事项：一商务电子邮件写作简介在撰写商务电子邮件时候应确保邮件信息明了Clear）、内容完整Complete准确无误Correct、简明扼要Concise、礼貌周到Courteous,简称5C原则。具体内容如下：:邮件要写得清清楚楚，毫无晦涩难懂之处，以使收信人看了信后不会误解写信人的意图。尽量做到邮件开头开门见山，直人正题。内容完整：邮件的内容应力求完整全面，提供所有读者所需的信息。假设是邮件的回函，需答复来信中所提出的所有

12、问题。.C.准确无误：正确性不仅仅是指英语语法、标点符号和拼写，更重要的是书信的内容要表达得正确，不要说过头，也不宜漏说略述。防止使用一些语意模糊的词语或短语，如：majority,ASAP等，以免引起不必要的纠纷。简明扼要：许多商人认为简洁是商务写作中最重要的原则，一封拖沓冗长、措词复杂的书信不仅书写费时，对方阅读更浪费时间，有时干脆看不懂。因此撰写商业信件时要防止锣嗦，用尽可能简单的文字，完整、清楚地表达意思。礼貌周到：写邮件时要注意礼节，语气要真诚、善解人意以及考虑周全，不要盛气凌人；防止使用冒犯、伤害、贬低的短语，如:yourneglectfulattitude,impatience,

13、wedenyyourclaim等；为了做到礼貌得体itifyouwould等短语。,应多使用诸如please”"yourkindinquiry","Iwouldappreciate常见的商务英语电子格式如下、收信人电子邮件地址、处理比一般信件要简单得多抄送收信人电子邮件地址、,无需填写繁杂的邮政地址密送收信人电子邮件地址这四部分,只需填入相应的电子邮件地址即可,而且并非每一项都填，假设收信人只有一个，就不需填写抄送收信人电子邮件地址。当填写密送收信人电子邮件地址时，写信人将邮件发给收信人的同时，还将邮件秘密发给了其他人，而收信人却不知道这一事实。主题摘要Subje

14、ct):邮件的标题应当意思明确、信息具体。邮件标题是邮件内容的浓缩,也是读者浏览信箱时决定是否读邮件的根据。邮件标题选择合适与否也影响读者处理信箱中信件的效率。因此,为了确保收信人及时阅读邮件,邮件的标题不仅要弓人注目,而且应该意思明确，防止模糊笼统。此外，还应注意标题应该是名词短语或动名词短语。如：“:'ThisisveryimportantReadImmediately!'B:'Meeting'C:'QuestionsaboutMeeting'D:'MonthlySalesMeetings等四个标题中A项既不是名词短语，也没有表达邮件

15、的主旨，B和C过于笼统，只有D项最为妥当，信息明确，一目了然。B. 称呼Salutation):每封邮件开头称呼语应礼貌得体，符合商务写作习惯。a) 下属写给上司或双方关系较为正式时一般用"DearMr./Mrs./Miss/Ms.+Surname姓，"作为称呼，如：“DearMr.JacksoDearMrs.Anniston,DearMissJones,",Miss用于未婚女子，相当于中文里的女士”。b假设不知道对方的却知道对方的商务头衔，可用Dear+Title,"作为称呼，如："DearCreditManager,DearSalesMan

16、ager,DearHumanResourcesManager,"这些称呼上匕"DearSir。:Madam,”要更清楚、更可取。c假设知道对方姓和名却无法识别对方的性别时，不应冒险乱猜测对方的性别，可Dear+Firstname+Surname，"作为称呼,如:"DearImranJawedDearMoiraGedding,"。d假设邮件是一份通函，同时发给几个人收时，可用Dearall,作为邮件称呼。e假设双方关系较亲近，可用"DearFirstname,"或"HiFirstName,"作为称呼，后者在

17、美国英语中尤为盛行，如：DearJack,HiMike,"等。F称呼后面一定要用逗号，与邮件的正文隔开。美国、加拿大等国的正式商务电子邮件中，还可能会用冒号，DearMr.Jones:开头Beginning：万事开头难，商务邮件更是如此，不过一旦掌握邮件开头的写作规律及实用句型，这部分写作也就不难了。邮件的开头因邮件内容的不同而有所变化，但无论何种商务邮件，开头一般都需说明写信的缘由或主旨，常见开头句型如下：aIamwritingbecause-bIamwritinginconnectionwith。Iamwritingabout-dOnSaturday,3rdMarch,Iboug

18、htaBMXMountainbikefromyourshop.SincethenIhavehadtoreturniteighttimesforrepairs.eIwouldliketobuy2ticketsfortheMozartconcertonSeptember9th?f)Thenoisemadebytheworkmeninyourapartmentiscausingmeconsiderableiscomfort.假设是回函或写信前与收信人已经联系过如：通过等，开头应确认已收到对方的邮件或提及这一联系，常见开头句型如下：aThankyouforyouremailofMay12thinwhi

19、chyouaskedforinformationaboutholidaysinThailand.bFurthertoourtelephonecallthismorning,Iamattachinganapplicationformforyoutocomplete.cFurthertoourmeetinglastTuesday,Iamsendingyoutheamendmentstothecontractasweagreed.正文Body：信的正文是信函主体，是最重要的部分。这一部分的好坏决定了整篇信函的水平和质量。写作时应牢记”5C”原则。此外，正文写好之后应进行编排，确保其结构清晰，便于读者

20、阅读。为了到达这一目的，以下几点值得参考：a）使用小段落，尽量做到每个小话题都用一个段落来阐述；b）段落与段落之间空一行；c）提供段落的刁标题；d）使用列举符号罗列具体信息；E）使用星号或下划线强调重点内容。以下为一份邮件的两种形式，毋庸置疑，右边比左边的内容更清楚，一目了然。DearMr.White,Furthertoourtelephone，conversationyesterday，wewouldlike，toconfirmyouradditionalrequestsandarepleasedtoprovidethefollowingservicesforyou.Wewillprovid

21、etworoomsfromMarch15thtothe17th,anden'tablesforeachroom,andaTVandDVDinoneroom.Wewillservelunchonthe16th.Weguaranteethatyouwillenjoyourexcellentservice:Ifyouhaveanyotherquestions，pleasefeelfreetocontactus.Wearelookingforwardtomeetingyousoon.SincerelyBushJacksonOfficerArrowheadConferenceCenterDear

22、Mr.White,Furthertoourtelephoneconversationyesterday，wewouldliketoconfirmyouradditionalrequestsandarepleasedtoprovidethefollowingservicesforyou.ProvidetworoomsfromMarch15thtothe17th.Providetentablesforeachroom.ProvideAVandDVDinoneroom.Servelunchonthe16th.Weguaranteethatyouwillenjoyourexcellentservice

23、.Ifyouhaveanyotherquestions,pleasefeelfreetocontactus.Wearelookingforwardtomeetingyousoon.Sincerely，BushJacksonOfficerArrowheadConferenceCenter结尾Ending）:邮件的结尾部分一般指明写信人将采取的行动或写信人希望收信人采取某种行动或反应。这部分防止画蛇添足，造成累赘感。同时也应注意措词礼貌得体，语调积极乐观，给收信人留下良好的印象。常见句型如下：aIlookforwardtohearingfromyousoon.bIamlookingforwardt

24、omeetingyousooncThankyouforyourcooperation.Wewishtotakeyouasourregularcustomer.dIwouldappreciateitifyoucouldconfirmtheorderbytheendofthismontheWewouldbegratefulifyoucouldmakethepaymentbytheendofthemonthf)Ifyourequirefurthercopiesofthecontract,pleasecontactmeandIwillarrangeforthemtobesenttoyou礼貌结束语Co

25、mplimentaryClose):一般信函礼貌结束语有几种，在英国"Yoursfaithfully,"是正规用法，在美国常用“Sincerelyyours,两种作为电子邮件的礼貌结束语都过于冗长、陈旧。一般来说，正式邮件用"Sincerely",双方熟悉、亲近用"Regard§'。注意结尾客套语的第一个词的头一个字母要大写，后面要加逗号。写信人全名Writer'sFullName：在礼貌结束语空一行处写信人应写上名和姓。假设收信人是关系比较亲近的同事或商业伙伴，可不加姓”。中国人的就按照汉语拼音写，姓和名第一字母都要

26、大写。假设是双名，其汉语拼音应作为一个整体，不能分开而且第一字母需大写。此外应注意的是无需将姓和名颠倒，如：HeDongling属于正确的写法，而"DonglingHe"HeDongLing”则不妥。Writer'sTitleandDepartment：.增加这部分信息主要是为了便于收信人了解写信人的身份，以便在回邮件的时候采取恰当的称呼和写作语气。:这部分可能包括写信人公司的名称、标志、地址、号码、号码、网址等。和一般商务信函相比，商务电子邮件除了有自己习惯格式以外，其最大的特点是它通过因特网这一媒介传送，其传送的速度比一般信函要快，正因为这一特点，才受到越来越多

27、人的青睐。然而，人们在享受这一快捷服务的同时，也应根据网络的特征注意以下几点：了解收信人和抄送收信人的区别。一般，写信人不期望抄送收信人的回复或采取某种行动。选择一个职业化的邮箱地址。诸如"SexyGirCoolCat,Ladykiller"等过于随意，不利于正式商务沟通。C不要发送对方不需要的邮件即垃圾邮件，以免浪费对方的珍贵时间。,应在邮件中加以说明。传递附件时，应当注意尽量减少附件的数量；假设附件容量较大，还应对其进行压缩，以便收信人减少下载时间。E. 写邮件时应心平气和，切莫在生气时发邮件，以免写出一些对商务沟通不利的言语。写一般邮件时，有足够的时间斟酌、思考，甚至

28、在寄信的路上还可以反悔，将信撕毁。然而，电子邮件的传送速度惊人，一旦点击Send",一切不该说的话已覆水难收。防止过度使用缩略语。诸如“PlzImmed,IOW,RGDS,FYR,FTThks等属于网络聊天缩略语或短信使用语言，不宜用在商务邮件中。它们相应的正确写法为："Pleasmmediately,Inotherwords,Regards,Foryourreference,facetoface,Thanks当然,类似于"Mr.Mrs.等缩略语早已成为正式的表达，其全拼写反而不妥。一般邮件中都自动生成写信日期。假设要加日期，可以放在邮件的底部，但写法要标准。如“

29、10/12005这一写法容易产生歧义，在英国指的是2005年12月10日；而在美国是指2005年10月12日。标准写法为：10thDecember2005英、10December2005英October12th,2005美、October12,2005美“Send（送”之前，应当仔细阅读邮件确保信息、语法及拼写正确。一封含有语法错误的邮件会有损公司的形象，也会令人费解；一封邮件假设出现信息错误，轻则导致沟通失败,重则带来经济损失。电子邮件的普及往往让人无视了其应有的标准和格式，以上写作原则、格式以及注意事项的介绍，正是要唤醒人们的注意。要知道，在商务场合中，一封准确、标准的英语电子邮件不仅反映

30、写信人的英语水平，更重要的是可以看出写信人的为人处世的态度和风格。二BECVantage商务信函或电子邮件写作题型介绍BECVANTAGE作第二部分要求考生写一篇篇幅为120-140字的商务信函或电子邮件。要求考生根据所提供的短文，如书信、便函、便条等，起草一封书信或电子邮件。一般只要求考生书写信件的正文部分。考生要熟悉有关投诉、抱歉、解释、询问等商务信写法，写信时要注意信和邮件的格式，一般一个主题成一段。文章的字数最好按要求在120-140个词之间，稍微多几个或少几个影响不大。考生写作时，务必充分理解题目要求，明白写作者的身份，看懂所提供的信息。三BECVantage商务信函或电子邮件写作技

31、巧考生在答题时应注意以下几点：1. 仔细阅读考题提供的原始商务书信或其他形式的信息。2. 在吃透原文的基础上充分利用原文的信息。,一定要仔细斟酌，切忌轻易提笔。4. 文章必须符合商务信函或邮件的一般格式。5. 文章主题明确、结构清晰、用词恰当。,也不要添油加醋、画蛇添足。四BECVantage商务信函或电子邮件写作步骤考生可按以下步骤进行这部分写作：:下笔之前，应先将所给的材料理解透彻，看清写作要求，然后充分利用试卷空白处进行构思outline,以便在答题纸上一气呵成。一般来说，写作部分应该没有时间打草稿,也不提倡打草稿。考生平时应勤练习，养成不打草稿的习惯。:在写作过程中可充分借鉴所给的材料

32、，利用其中原句，转为己用，但不可全盘抄袭或出现误抄。考生不必过分追求字数精确，稍稍超过或少几个词不会导致扣分。:写完以后，考生还要通读全文，检查是否有语法错误、拼写错误、标点符号错误等。由于这部分是用铅笔答题,故修改较为方便。最后要强调的是考生应做到字迹清楚、卷面整洁。五考试范文1.电子邮件To:Ms.JaneBrownSubject:RequestingInformationaboutNewPremisesDearMs.Brown，Inreferencetoyouradvertisementinthelocalnewspaper,wewouldliketohavemoreinformatio

33、nabouttheabove.Couldyoutelluswhichotherfirmsareinthearea,andwhichsizesofunitsareavailableforrent?Aboutthefinancialhelpmentioned,couldyouinformuswhowouldqualifyforitandhowtoapply.Anotherpointtoclarifyistheskilled-laborcostscomparedwithotherareas.Finally,wewouldbegratefulifyoucouldsendustheinformation

34、packtoouraddress.Welookforwardtohearingfromyousoon.Yourssincerely,JennyLeeIamwritingaboutatrainingcourseonhealthandsafetywhichIattended27November.WhenIsignedupforthiscourse,Ichoseyourcompanyasitcamehighlyrecommendedandthecoursesseemedtoheofahighstandard.Ipromisedanexperiencedtrainerbutunfortunatelyh

35、ewassickandthereplacementwasnotasgoodasexpected.Regardingtheinformationpacksthesewereonlyapileofloosephotocopies,whichwasnotpromised.Theclasswassupposedtobeabout8peoplebutinminetherewereabout15.Finally,Ishouldmakeitclearthattheclassstarted1hourlater,andthelunchthatservedwascold:I'msureyoucanunde

36、rstandmydisappointment.Iwouldthereforebegladifyoucouldinvestigatethismatter.Ilookforwardtohearingfromyou.Yourssincerely,PeterJackson三、写作第二部分应试技巧一简短商务报告在探讨BECVantage简短商务报告写作之前，先来了解一下一般商务报告写作的技巧及有关注意事项：一商务报告写作简介1.商务报告的常见类型商务英语报告是以英语撰写的商务报告。按种类划分，常见的有：事件调查报告(InvestigativeReports)>意见调查报告SurveyReports

37、)、周报告WeeklyReports、月度报告MonthlyReports)、进展报告(ProgressReports)、市场调查报告MarketResearchReports)>可行性研究报告FeasibilityReports)等。尽管这些报告都有自身的特点，但它们都遵循商务英语报告总体写作原则。在撰写商务英语报告时，应确保报告内容准确无误Accurate、简明扼要Brief，结构清晰Clear，建议明确果断6eeisive，故简称ABCD原则。具体内容如下：.内容准确无误：报告的正确性不仅仅是指英语语法、标点符号和拼写，更重要的是其内容要表达得正确。报告的事实陈述部分既不能因哗众取

38、宠而夸大其词，也不能因其涉及令人不愉快的消息而低调陈述。实事求是、准确无误是报告写作的重要原则。.内容简明扼要：报告的长短一般取决于报告的内容及其正式程度。正式报告篇幅一般较长，而非正式报告则较短。不管何种报告，报告的语言必须简洁、流畅，切忌陈词滥调。一份拖沓冗长的报告不仅写时费力，对方阅读更浪费时间。撰写商务英语报告时要尽量防止哆嗦，用尽可能少的文字，完整、清楚地表达需要表达的意思。.结构清晰明了：用数字、符号标明段落、层次、要点等,加强逻辑性,使读者一目了然。.建议明确果断：多数报告都有结论和建议部分，这是报告的核心。撰写时，应确保报告的结论和建议是经过充分论证而得出，而且应明确果断，切忌

39、模棱两可。在撰写报告之前，应做好充分的准备。因此，撰写者不妨应先答复以下几个问题：.报告的目的：为什么写这份报告？.报告的读者:谁是报告的读者？他们知道什么信息？他们需要什么信息？。报告的素材：撰写这份报告需要收集哪些信息？到哪里收集这些信息？.报告的结构：如何构思报告？如何做到报告结构清晰，便于读者阅读？是否需要自己设计报告的格式还是公司有现成的格式可以参照？.报告的写作期限：报告何时须上交？答复完以上问题后，可以按照以下四个步骤进行运作：收集信息Collectinginformation)：收集信息可以采取口头或书面形式。口头形式包括面对面沟通或、沟通获取信息等；书面形式指的是用办公室便函

40、Memos、电子邮件Emails、问卷调查Questionnaires)等方法向公司内部或外部索取信息。此外，查阅公司的相关材料如产品目录、价格单等也属于书面收集信息形式。谋篇布局(Planningthestructure):确定报告写作的目的，对收集到的信息进行整理、分类，删除无关信息。然后按照信息的重要程度进行合理排列，列成提纲。假设需要摆放插图或图表，也应在这一阶段确定其在报告中的位置。A. 撰写草稿Writingthedraft：撰写报告的各个部分，各部分的具体内容在本文第四部分详细讲解。校对编辑Proofreadingandediting):校对编辑是报告写作的最后一个过程也是极其重

41、要的一个过程，很遗憾这一过程往往被人无视。撰写人写完草稿后应对报告进行全面检查，检查的具体内容包括两方面：一是语言,包括语法、拼写；标点符号、语言风格等；二是信息，包括数据、图表、观点等。检查后，应对报告进行编辑，尽量做到报告便于读者阅读。一般而言，报告大多由下属写给上司，使用的语言比较正式。此外，报告的内容和篇幅也决定了其写作语气比商务信函要正式得多。在撰写商务英语报告的过程中，可以适当多使用一些能提高语言正式度的英语语法结构。具体而言如下：?使用被动语态,如:Thee-Sourcemessagewillbedeliveredtothetargetaudiencemultipletimest

42、hroughmultipleavenues.?使用复杂词汇,如:Thetrainingprogramincorporatesincludesmanyvisualaids.?使用长句子,如:Thecontentandmessageofthekitwillbesimilartothatsenttoconventionaloutlets，butwillbetailoredtoelectronicmediaandwilleitherbee-mailedtotheWebmasterorsentinhardcopyandonadiskette.?使用名词短语,如:Therectificationofthi

43、sproblemcanbeachievedbyinsertionofawedge.?使用非人物主语，如:PuttingacopyofthisCD-ROMinthehandsofeditorsoftargetedpublicationswillallowthemtoseeforthemselvesthefeaturesoftheStateComputerStore.?使用分词短语,如:Armedwiththisinformation,ourcustomerswillbeabletoidentifytrendsandmakestrategicdecisionsinaccordancewiththe

44、iragency'sgoals.?使用动词不定式，如:tostreamlinetheinternalapprovalprocess,wecane-mailourquotetoourpurchasingagentforbudgetapproval.使用介词短语,如:WithconvenientaccesstoWebServicesinouronlineElectronicProductandPricingCatalog&OrderTrackingandStatusSystem,customerscangeneratesalesandservicereportsupondemand

45、.一般来说，商务英语报告的常见构成部分有：摘要ExecutiveSummary、标题Title、导言Introduction/TermsofReference、材料收集方法Methodology/Proceedings、调查结果Findings、结论Conclusions、建议Recommendations、附录Appendices等。以下就各个部分的内容及其写作方法分别讲解。A. 摘要ExecutiveSummary一份正式且篇幅较长的报告通常在报告的前面加上摘要。摘要一般不超过一页，是报告的导言、调查结果、结论和建议的内容总结。这部分一般是在整篇报告写好以后再写。非正式或篇幅较短的报告则无

46、需写报告摘要。写摘要时，应注意以下几点：.尽量限制段落的数量，一般可用三段式：报告的目的、报告的调查结果和结论、报告的建议。.摘要写作的时态用一般现在时，因为报告已经存在。如"Thisreportshows属于正'确表达，而“Thisreportwillshow则不妥。”.报告摘要中无需引用具体数据。可用"byandlargethevastmajority,onlyafew"等语言表达大概的数据或趋势。B. 标题Title报告的标题应尽可能概括报告的内容，因为它是整篇报告的信息浓缩，而且标题应该准确、客观，不应像报刊文章标题那样为了吸引读者的注意力而别出心

47、裁。此外，标题应该是名词短语或动名词短语。如以下几例：“ReporbnImprovingtheTrainingMethodsofHDC,ReportontheProposedIncentiveScheme，ReportontheAdoptionofFlex-timeWorkingSystems:C. 导言Introduction/TermsofReference在导言部分，扼要地说明一下报告的写作背景和主旨。此外，还应该注明报告提交给何人、何时提交等。如果是事件调查报告应先说明事件的经过，包括事件发生的日期、时间、地点、情况表达等。以下是导言部分写作的常见句型：D. .Thereportexa

48、mines/explains.Thepurposeofthisreportistoinvestigate/evaluate/study.Theobjectiveofthisreportisto-recommend/analyze/give.,.Theaimofthisreportistoestimate/assess-'.Enclosedisareportabout-材料收集方法Methodology/Proceedings报告的这部分应说明收集信息或资料的方法和步骤。在报告中注明提供这一信息可以增强报告的真实性和客观性，尤其是意见调查报告。当然并不是所有的报告都需要收集资料,因此，并

49、非每一种报告都需要提供这部分内容。这部分内容在整篇报告所占篇幅较短，可以写成一个段落。以下是该部分写作的常见句型：.Asampleofworkerswereindividuallyaskedfortheiropinions.Aquestionnairewascompletedbythosewhoweresurveyedinthisproject?.Theinformationwasmainlyobtainedwithanumberoftelephonecallstomanufacturers?E. 调查结果Findings报告的调查结果部分是报告建议的依据，其内容应当准确无误，结构清晰，语言流

50、畅、衔接。这部分内容的每一个段落都应当有一个明确的主题句，一般放在段首，这样便于读者摄取这部分的信息。以下是这部分主题句写作的常见句型：.Thefindingsoftheinvestigationindicatethat-.Itwasproposed/found/felt/discoveredthat.Itwasgenerallythecasethat.Mostpeoplethought/suggestedthat.Anumberofpeoplementionedthat.Severalchangeswereputforward.Severalstaffmembersexpressedthev

51、iewthat-假设报告中需提供图表统计数据或描述行情走势，撰写人应当熟悉这方面写作的常用句型，以下就是该方面写作的一些典型句子结构：.Thetable/chart/graph/diagram/figure/statisticsshow/describes/illustratesthatAscanbeseenfromthetable/chart/figure.Itisclear/apparentfromthetable/chart/graph/diagram/figure/statisticsthatThenumberofThenumberofThenumberofThenumberofinc

52、reased/jumped/rosesuddenly/rapidly/dramaticallyfrom-decreased/dropped/fellgreatly/significantly/sharplyfrom-fluctuatedslowly/slightlybetween-to-remainedsteady/stablestayedthesamebetween-to.Therewasa.verysudden/rapid/dramatic/significantincrease/jump/riseinthenumberoffrom-to.Therewasaverysharp/steep/

53、steady/gradual/slow/slightdecrease/drop/fallinthenumberoffrom-to.Themonthlyprofit/figurespeakedinDecemberat10%.Themonthlyprofit/figuresreachedapeak/ahighpointinDecemberat10%?F. .Themonthlyprofit/figuresbottomedoutinDecemberat10%.Saleswitnessedagreatrise/increase/drop/fallfrom-to-结论Conclusions报告的结论部分

54、是写报告的人在报告调查结果的基础上是对调查结果进行总结和解释。同一调查结果会因为撰写者的不同而得出不同的结论，但这部分不应当包括报告前文中没有提到的新的信息。G. 建议Recommendations建议往往是许多商务报告写作的最重要部分。一份报告有效程度常常取决于报告中所提供建议的质量高低。建议部分主要内容为报告撰写人在经过充分的论证后认为应当采取的措施或行动。报告人有时也会描述采取措施后可能出现的后果或情形。H. 附录Appendices正式的商务报告为了增强报告的说服力或真实性往往会有一些附加材料，因其篇幅较长不宜放在报告当中，只能选择放在附录中。这部分内容包括图表统计数据、实验室报告、问

55、卷调查等。当然，简短报告假设无此需要则不需增加附录部分。许多人在写完报告之后往往会遗忘或无视报告写作的最后一个过程：对报告进行编辑排版，使之结构清晰，内容便于读者阅读。报告中所增加的一些信息或符号如同公路上路标指引这司机开车,为读者降低阅读难度,加快阅读速度,这一点对争分夺秒的商业人士来说尤为重要。以下是一些提供报告可读性的常见手段：.为报告提供小标题；.使用小段落，尽量做到每个小话题都用一个段落来阐述；.段落与段落之间空一行；.提供段落的小标题；.使用列举符号罗列具体信息；.使用星号或下划线强调重点内容。下面为一份非正式报告的两种形式，毋庸置疑，右边经过编辑后的版本结构清晰、层次分明，内容清

56、楚、一目了然，其格式不管是对写正式报告还是非正式报告都值得借鉴.ProposedIncentiveSchemeMr.JohnSmith，OfficeManager，hasaskedmetowritethisreportonaproposedincentiveschemeofferingrewards，possiblyfinancial，tomembersofstaffformoney-savingideasorwaystoimproveworkpractices.Asampleofworkerswasindividuallyaskedfortheiropinions.Thefollowingisthefindings:mostthoughttheincentiveschemewasagoodidea