医院科研档案管理的关键点及完善对策探讨

1、医院科研档案管理的关键点及完善对策探讨    摘 要 医院科研档案是医学研究的重要支撑。本文分析了医院科研档案的特点及现有问题，探讨了提高管理水平的对策，希望医院科研档案管理能够成为医院管理工作的重要组成部分，能更好地为医学事业贡献力量。 关键词 医院； 科研档案； 档案管理 中图分类号 G275 文献标识码 A 文章编号 1673 - 0194（2013）012- 0088- 02 医院科研档案指医院科研工作人员在从事医学研究过程中产生的具备科研价值的各种体裁的信息资料。医院科研档案管理是医院科研管理工作的重要组成部分，支撑医院工作和科研的可持续发展。

2、对科研档案的科学管理有助于医院科研水平的提升和医学事业的发展。 1 医院科研档案管理特点 医院科研档案是承载医学知识的主体，内含大量丰富的科研信息，是医学研究活动所产生的结晶，是开展后续医疗、医学教育、科研的重要资源，具有极高的保存价值。然而基于医学研究的特殊性，其科研档案具备一些特殊性。 1.1 归档周期长 科研档案的归档周期与科研项目的执行时间相关，医学课题立项到结束的时间相比较一般科研项目要长，一般的研究项目在23年，重大项目在35年或更长时间。针对一个项目的资料，涉及的内容随着课题时间的长度增加而增多，资料在项目执行期间的归档连续性强。档案的保存时间则更具应用的价值而不同，一般保存至少

3、30年，重要资料则永久保存1。 1.2 专业性强，交叉多 医学项目研究以专题进行研究，每个专题内容专业性强，同时医学研究涉及面广，往往都是多学科、多专题交叉，必须通过综合研究、多领域多角度的去论证。 1.3 体裁不一 医学科研资料不同一般学科，其体裁相对丰富，不仅有纸质文档（病历、手稿等），还有医疗过程中所产生的胶片、图像、音像影像资料等等2。 2 医院科研档案管理现状 2.1 缺乏档案管理资源 在当代高速发展经济的社会形势下，往往会对于不能够直接带来经济效益的部门，我国的企事业单位，都未给予重视，所以医院档案管理资源相当紧缺。没有专门的场馆和部门来对科研资料进行收集和归档，仅仅只是靠各科研项

4、目组对本组的资料进行整理，其整理方式往往都是极度简易且不科学的，对于资料的二次利用是极大阻碍。 2.2 缺乏完善的档案管理制度 档案的建立需要一整套制度来支持，需要在科研项目执行过程中的每一个环节同步进行，才能建立健全科研档案。然而现在的状况是资料在项目执行的过程中，因为记录不完整、收集不及时、归档不准确等等而造成档案缺失或内容不完整，缺乏相应的制度来对此类问题进行规范。 2.3 缺乏档案管理意识 医学科研项目执行过程中，工作者缺乏档案管理意识，对于原始资料、文件、图像等的收集意识淡薄，而导致档案管理过程中出现阻碍，影响科研档案的管理。部分的科研工作者只是对项目申请和提交，这一头一尾的事情特别

5、热衷，而对于科研过程中的每一个细节，却甚少关心，对于研究过程中的原始资料的积累置之不理；也有部分科研工作者出于不信任，不愿将资料移交档案管理人员来处理3。 2.4 科研档案的管理落后、利用率低 尽管现在计算机技术发达到无法想象，但是由于对于档案管理的不重视，相应的投入也就欠缺，现行的档案管理方案依旧是人工操作为主，计算机的应用几乎为零。而人工操作必然带来档案二次利用率低下，无法高速推进医学科研前进。 3 医院科研档案管理关键点及完善方案 针对以上一些存在的问题，为改善我国医院科研档案管理情况，提高档案管理质量和效率，特提出以下几点方案。 3.1 大力推广科研档案管理 档案管理对于科研工作来说是

6、非常重要和必要的一个环节，不仅仅是对现有资料的收集整理，更是为后续科研提供源源动力打下坚实基础，为提升医院实力做出贡献。推广科研档案管理，不仅仅是要求医院的各个科研小组使用档案管理系统，更要各个科研小组的管理人员形成档案管理意识，从思想上意识到科研档案管理的重要性，在科研的每一个环节中都及时、准确地去记录和收集科研资料并归档，才能更完整、更高效地实行科研档案管理。 3.2 提高档案管理投入，引进专业人才 投入资金建立档案管理室，引进优秀的专业人才来对资料进行整理和归档是实现医院档案管理的必备条件，如果一个医院想要建立完善的档案管理系统，而缺乏相应的投入，是无法实现这一目标的。专门的档案管理部门

7、和专人管理对于整个医院的科研工作将起着润滑剂的作用。专业化档案馆的建立，能够提升医院所有科研工作者对于科研档案管理的意识，进而更好地促进档案管理工作的进行，而专业的档案管理人才则从专业的角度实现档案管理的高水平运作，确保档案管理工作的高质量完成。 3.3 建立健全科研档案管理制度 科研档案管理的工作机制和工作方式需要建立健全，并不断创新，从而使科研档案工作充满生机，通过合理有效的积累和完善科研档案信息资源来实现医院科研档案管理的可持续发展。建立完善的科研档案管理制度即要实现一整套行之有效的方案来管理科研资料，做到高效归档、高利用率，同时也能满足其他特殊要求，如保密性、协同性等。从医院院长到档案

8、馆，再到科研一线员工，形成一个档案管理网络，通过集中统一的管理、行政监督来实现档案管理的准确有效。档案管理部门与科研项目小组相互交流，档案管理人员能够准确地了解项目进展情况，督促和指导科研工作人员完成档案管理工作。 3.4 合理利用高科技手段，提高管理效率 应该摆脱以前的手工归档方式，应加大科技利用率，采用计算机网络技术来实现科研档案的网络化管理，利用信息管理的方法对科研资料实现数据库式的管理模式能极大提高档案的归档速度和归档质量。计算机网络的应用可以完美地解决科研资料二次利用率低的问题，能够更好地为科研工作服务。科研工作者通过计算机网络可以轻松的调用档案馆存储的相关资料，从而节省时间，减少人力物力的浪费。 4 总 结 总之，医院科研档案的有效管理是科学地管理和合理开发利用科研档案，是更好地为医学科研和医务工作服务，进一步提升医院整体水平和为医学事业添砖加瓦的必要措施。 主要参考文献 1 杜为红. 如何提高医院科研档案质量J. 中国卫生质量