求职奶爸暑期训练营选修课程入门2012版

1、自序（2012 修订版）终于，还是赶在学生会组培之前，完成了这份材料的修订。好熟悉的开场白，回想起两年前的这个时候，我刚刚走上工作岗位，因为料想到毕业之后，就无法再经常回到学校去作交流了，于是乎，就萌生了将四年所学一一写成书籍的想法。还记得那些时候，白天工作，晚上写作，终于在那一年的交流会之前，完成了所有写作。这些场景，像极了今年的这一份修订版。两年来，不知不觉间，已经写下了许多关于当年所学的材料。只是，绝大部分都是刚刚达到知识汇总的阶段，还有许多亟待完善的地方。从之前09 级的求职的那些事儿开始，我陆续对以往所作，启动修订工作。然而，工作上的事务日益增加，能够投入到其中的精力，已经较以往要少

2、得多了。还记得，组培前的一个管如此，我还是如开场白所说，完成了这份材料的修订。，几乎天天都是晚睡。尽首先修订的，自然是作为“Office 入门”的入门Word 入门。此次修订量之多之大，已经远超出我之前的估计。最后成文，正文达 34000 字，较前一版的 15000 字，足足翻了一倍多。页数也从前一版的 50 页，增加到 80 页。修订的内容方面，在本书的开头，增加了我这些年来，对于如何学习一款软件的心得和体会。各个章节都有或多或少的内容补充， 对于之前语焉不详的地方进行说明。其中第 6 章文本框、第 7 章插图、第 8 章表格，几乎进行了全量重写。此外，为顺应 Office2010 版本不断

3、普及的趋势，书中所有配图全部从 07 版截图改为 10 版截图。而距离前一版写就的 2010 年已是两年了，两，优秀的国产软件WPS 取得了蓬勃发展，早已非“昔日吴下阿蒙”。为此，在书中的最后，我也特意加上了关于 WPS 一些独有功能的介绍专题，以聊表我本人对其敬佩之情。对Word 入门的修订仅仅是个开始，往后，关于 Excel，这个我从入职后才开始深入研究的组件；关于 PowerPoint，这个我在工作当中得到完全不同的思考的组件；关于 Publisher，这个在 2010 版也全面进行交互优化的组件一切的一切，都有待我在以后的日子，不断地去完善。但无论如何，将 Word 作为 Office

4、 入门的组件，这一点始终没有变过。因此，我还是会推荐有志学习 Office 的各位，先将Word 掌握，尔后才根据的组件。的继续研究其他最后，仅以此书，献给 我热爱的中山大学我深爱的中山大学旅游学院我至爱的中山大学旅游学院学生会王崇生南山2012 年 12 月 25 日于自序（2010 初版）终于，还是赶在 10 月下旬完成了，这份。最初，还是大二的时候，有感于 Office（尤其是 Word 和 PPT）在策划撰写方面的重要性。当时就已经计划，要给学生会的人做一次关于 Office 的培训。只可惜，鉴于当时已经是下学期，学生会正经历着前所未有的五大活动，所以，时间上抽不出来，也没有得到的支持

5、。那次培训，最终惨淡收场。们到了大三，首次提出了“培养计划”，并把 Office 的培训时间调前到上学期，作为学生会组培的其中一个项目。但是，那第一次真正面对全学生会的培训，讲演、授课的技术还远远不够成熟，那场培训虽然勉强完成，但，效果未如理想。后来，虽然告别了学生会，但依然荣幸地受邀回去做这么一场 Office 的培训。有了之前的经验，在那次的培训中，增加了很多互动，加之讲演水平的提高，总算有了一场算是比较满意的培训了。告别了大学之后，有一天突然在想，这四年来的积累，如果没能传下去，确实有些可惜。但是，以前培训用的 PPT，必须配合讲演才能看懂，又不能作为决心，从头开始，用Word 进行编写

6、。材料。所以，下定决心和想法都有了，但实践起来，才发现过程中的痛苦。由于没有人在旁边讲解，也没有办法将操作过程做成动画。因此，对于“文字+静态图片”的搭配而言，要去表达 Office 这么一个功能繁多的软件，真的是一项异常艰辛的工作。这份培训材料，从入职之后开始编写，期间一直都断断续续地进行着。终于，还是在 9月末中秋前，完成了初稿。陆续地给了一些好友进行评阅，收集了不少的反馈，进行了不少的调整和修正。倩薇、伟双、子倍等人的意见，她们都给了我很多的启发，让这份材料得以不断完善。又经过了半的陆陆续续，终于的终于，完成了这一份，勉强还可以拿得出手的培训材料。当然，这当中还是有许多的不足之处，欢迎随

7、时指出并告知。在这一套培训材料当中，花在 Word 上面的讲解是最多的。因为，对于 Office 这一套办公软件而言，Word 是其中应用最广泛的组件。而且，在 Office 当中，许多概念、操作等等都是相通的。因此，要学 Office，就得先学 Word。故，推荐在学习时，先完成本篇Word入门，再来学习其他组件。最后，仅以此书，献给 我热爱的中山大学我深爱的中山大学旅游学院我至爱的中山大学旅游学院学生会王崇生南山2010 年 10 月 14 日于自序（第一版）记得在 Office2007 刚推出的时候，最大的界面即从沿用多年的“菜单”变成全新的“选项卡”，让从前习惯于 Office2003

8、 的人们一下子无所适从。再加上 2007 的新格式与2003 并不兼容（虽然微软有推出2003 的新格式补丁，但是没几个人会去下吧），许多人对 2007 并不感。而我当年是基于尝鲜以及办理打印业务的需要而试装了 Office2007，一开始也是觉得用得很不顺手，但是经过一段时间的熟悉之后，我竟然完完全全地抛弃了 03，因为 07 的工作效率实在比 03 要高很多。我是Office 长大的（从 Office2000 到 XP 到 2003 到现在的 2007，Office 每个版本我都用过），在这方面应该是有一定的发言权的。当年曾有人说过“世界上有 80%的人只用了 Word20%的功能”，可以

9、说，选项卡的设计可以让这 80%的人使用率达到 40%。那些从前藏在菜单背后，需要人们主动去发掘的功能，如今都通过选项卡一一摆到人们眼前。从中也可以看出，微软在人性化方面的工作是做到非常到位的。我敢很有把握地说“装 07 吧，你会爱上它的。”学习如 Office 这一类的日常应用类软件，一个我们始终要记住的要点是：聪明如微软者， 不可能想不到。如果你发现有某些操作是需要大费周章才能完成的话，那么请相信，微软的人也应该感受到的，他们肯定有解决方案的。比如人工制作目录是一件异常痛苦的事情，那么请相信，有更省事的功能可以帮我们完成的。关键是，我们会用。“非不能也，是未知也。”任何一款软件都是出自编程

10、师之手，因此，学习一款软件的在于掌握设计者的逻辑。死记硬背一些操作只是浅尝辄止，只有理解了软件设计者背后关于他对整个数字世界的理 解，才能真正地触类旁通。这听起来很玄乎，但是并不难。请记住，正在和你打交道的不是软件的一堆算法，而是凝结在其中的无数软件工程师忍受无数日夜寂寞的苦心与汗水，为的，是给你提供更人性化的服务。王崇生校区校区初稿于 2007 年 11 月于中山大学定稿于 2008 年 11 月于中山大学并增改于 2009 年 11 月于康乐园修改（如果你在阅读中有任何建议、意见，有任何觉得不明白不妥当的，都请随时邮件至yugiwong）作者，可2013 年 12 月 1 日：调整章节结构

11、，将“专题：改了 1.2.本书的结构的配图。报告的制作”调整至最后，同时修2016 年 3 月 24 日：调整章节内容，将“分节符”一节的主要内容调整到 5.3.页码，将优化了其中的一些描述。目录1.开始前的准备11.1. 如何学习一款软件11.2. 本书的结构21.3. 规范的格式21.4. 视图31.5. 本章回顾42.字体52.1. 字体的各项属性52.2. 调整字号52.3. 字符间距62.4. 本章回顾63.段落73.1. 段落的各项属性73.2. 对齐方式73.3. 缩进与间距83.4. 分页93.5. 本章回顾104.页面布局114.1. 页面布局的各项属性114.2. 分隔符1

12、34.3. 断字134.4. 分栏144.5. 本章回顾155.页眉页脚165.1. 页眉页脚的各项属性165.2. 页眉页脚的位置165.3. 页码175.4. 页眉页脚选项185.5. 边框和底纹195.6. 本章回顾206.文本框216.1. 文本框的各项属性216.2. 文本框的样式216.3. 文字方向和对齐文本236.4. 文本框·····················&#

13、183;·················································&#

14、183;············································246.5. 首字下沉256.6. 本章回顾26插图277.1.

15、 插图的各项属性277.7.2. 文字环绕287.3. 图形顺序/对齐/组合297.4. 图片307.5. 形状327.6. SmartArt337.7. 图表347.8. 本章回顾368.表格378.1. 表格的各项属性378.2. 表格的创建378.3. 表格的删改398.4. 表格的调整418.5. 表格内容的调整428.6. 利用表格排版448.7. 本章回顾459.审阅469.1. 简繁转换、字数统计、拼写检查469.2. 批注469.3. 修订479.4. 比较和合并479.5. 本章回顾4810. 其他实用功能介绍4910.1.点击与选择4910.2.查找与替换4910.3.格式

16、刷5110.4.粘贴5110.5. 压缩图片5210.6. 本章回顾5311. 专题：报告的制作5411.1.公式5411.2.题注5511.3.多级编号5611.4.大纲级别、文档结构图5811.5.目录5911.6.参考文献与图表的······························&#

17、183;·················································&#

18、183;·············6111.7.本章回顾6312. 专题：WPS 介绍6512.1. WPS 的历史与现状6512.2. WPS 文字的专有功能681. 开始前的准备1.1. 如何学习一款软件每当走进书店，来到“软件”一栏，我们可以看到形形的教授不同软件的书籍，它们大多数都喜欢打着“XX 快速入门”、“XX 天学会XX”的大标题。而遗憾的是，这类绝大多数一开篇就开始介绍这个软件的发展历史，下一章可能是界面布局，然后开始一项又一项功能的讲解，而且还会辅

19、以大量的例子，比如配个碟。然后，我们辛辛苦苦地按照书中的步骤，一步一步地模仿。嗯，这时候，感觉还是不错的，因为我们还是学到了一点操作。但是，在完成一章又一章的练习之后，我们似乎越来越感觉到一个疑问在心中浮现，“为什么要这么做”。然后，在下一次遇到现实生活中的难题时，我们还是不知道，到底应该怎么用这个软件的功能来解决它。所以，我一直在思索，如果说软件是一款工具，那么到底应该如何学习一款工具。而到了现在，我虽不敢说我已经找到了这个，但至少有了一些心得。为了更容易说明，我们不妨先以我们比较熟知的“学开车”来作譬喻。首先，我们“开车”的目的，其实无非就是让这堆钢铁从 A 点到B 点。然后，为了达到这一

20、整体目标。我们要让车动起来和停下来，所以我们要学习“离合”、“换档”、“油门”、“刹车”；我们要让车转向，所以我们要学习“方向盘”、“转向灯”；我们要观察车的状态，所以我们要学习，要学习如何从这上面读出“速度”、“转速”、“油量”当然，还有各种不同环境下的操作要求：比如“黑夜”，我们要学习开启“远灯”、“近灯”；比如“雨天”，我们要开动“雨刮”；比如“斜坡”，我们要学习不一样的起步方式你可以试着，沿用上面的方法，一步一步地将“开车”拆解成不同的模块。然后你会发现，“学开车”这一事情，不再是毫无头绪，而是条理分明。然后你要做的，就是先按部就班地将它们一一学会，再根据不同的具体任务，选取不同的模块

21、进行组合。比如停车，是“转向灯”+“刹车”；比如在下雨的夜晚要变道，是“雨刮”+“近灯”+“转向灯”同样的，我们可以使用这一方法，将一款软件进行拆解。比如在 Word 当中，我们要知道，当你要将标题的“字号”改大，这是在“字体”模块下的内容。而当你要让标题“居中对齐”，这是在“段落”模块下的内容。在你完成各个模块的学习后，将它们的不同组合应用在不同具体环境下，就是我们所谓的“举一反三”了。比如，我们要弄一个“标题”，要居中，要变大，那就是在“段落”中设置“居中对齐”，在“字体”中调整“字号”。这样的方法，我们不妨借用钢之炼金术师的说法“理解、分解、再”- 1 -1.2. 本书的结构Word 是

22、一个有着庞大体系的软件，如同上一节所说，要掌握它，我们就得先将它一一拆解。下面的图示显示了本书在讲解 Word 的时候所进行的拆解，即本书的整体结构框架。1.3. 规范的格式在开始我们的学习之前，我们须先回答一个基本的问题，“为什么我们要学习 Word？这玩意儿不是随便拿来打打字就没别的了么？”是的，但假如你只是用Word 来打字，那么其实它和你的记事本、写字板，也没什么两样的，所以这个显然不是我们想要的我们不妨来看下，Microsoft是如何描述 Word 的。那，使用 Microsoft Word 创建和编辑具有专业外观的文档，如信函、告和小册子。、报何为“专业外观”？理解是，“格式”。比

23、如各种对齐缩进，比如各种图文混排那么，在“创建和编辑”这些格式之前，我们有必要花一点时间，来讲讲，何为“规范”的Word 文档格式。对于这个标准，有各种各样的说法，我认为没有一个多余的空格和回车，就是“规范”的 Word 文档格式。- 2 -最后，我们还将介绍国产优秀软件 WPS Office 的一些独有功能。我们还会介绍“审阅”文档的功能，以及介绍一些常用的使用技巧。还将以专题的形式，介绍“论文报告写作”这一场景下所用到的功能点。这些内容将在 9-11 章当中讲解。一篇文档还有其他的元素到其中，概括起来大体有“文本框”、“插图”、“表格”三种元素， 这些内容将在 6-8 章当中讲解。一篇文档

24、的模块，可以拆解为“字体”、“段落”、“页面”、“页眉页脚”四个部分，这些内容将在 2-5 章当中讲解。在我们的应用当中，许多格式上的不规范是由于多了“空格”和“回车”造成的。我知道，其实多了它们，在视觉上的确没有什么大碍（反正都看不见嘛）。但是，由于这些多余的“空格”和“回车”，会给他人乃至我们的修改和再编辑，造成比较大的困扰。因此，我们有必要让这两样格式标记，进行。这一设置在 Word 的选项设置当中，点击“文件”菜单的选项，打开“Word 选项”框，在“显示”当中，我们可以看到屏幕显示格式标记的设置。当我们勾选了“空格”和“段落标记”。Word 便会用一个“灰色的点”来代表一个空格，用一

25、个“回车标记”来代表一个段落标记，从而实现将这两样格式标记可视化。1.4. 视图Office 所共同遵循的，是“所见即所得”的原则。因此，除了格式上的规范，我们在视图上的设置，也需要统一。这些属性集中在 Word 的“视图”选项卡当中。“视图”选项卡的相关功能较多，而需要特别一提的，就是设置显示“标尺”和 100%“显示比例”。这一设置会跟随文档，所以，当我们打开其他人的文档，发现大小比例怎么不太对的时候，很可能就是他在编辑完保存的时候，“显示比例”并非 100%。- 3 -1.5. 本章回顾l主要介绍了在下关于学习一款软件的普适性方法的心得，即“理解、分解、再”l疏理了本书的结构，计有：文档

26、本身的字体、段落、页面设置、页眉页脚；文档元素的文本框、表格、图表；文档以外的审阅，其他技巧和报告写作专题l介绍了规范的 Word 文档格式，和设置显示空格、段落标记，以辅助察看格式是否规范n设置显示：“文件”菜单-设置-显示l介绍了设置显示标尺，视图比例为 100%，以便统一“所见即所得”的视图环境n设置显示：“视图”选项卡-显示比例- 4 -操作：显示“标尺”：“视图”选项卡“显示”勾选“标尺”“显示比例”设为 100%：“视图”选项卡“显示”点击 100%2. 字体2.1. 字体的各项属性字体、字号字体加粗、斜体、下划线上标、下标、删除线颜色及其他外观属性对一份文档的，最基本的就是“字体

27、”了。那么，按照我们上面的方法，来看一下，对于“字体”，我们可以哪些属性。“开始”选项卡的“字体”提供了我们最常用的十几项功能，包括我们经常使用的“加粗”、“斜体”、“下划线”、“上标、下标”。这里介绍一个选择字体的小技巧。在选择字体时，除了在下拉菜单中选择，我们也可以直接在“字体”中输入字体的名称。比如输入“微软”，Word 就会关联到“微软雅黑”，此时敲下 Enter，字体的变更便可生效。从 Office 2007 开始出来的一项非常实用的功能是 “清除格式”。它可以快速地清除所选文本的格式（包括字体、段落相关的格式），其原理是将所选文本的格式变回样式中的“正文”（如果没改过正文样式，那就

28、是五号宋体两端对齐单倍行距）。2.2. 调整字号另外，有一项也许容易被忽略的功能，那就是“增大字号”、“缩小字号”。先来看下这样的场景：如果我们事先已经知道，或者说已经有格式说明，比如“使用三号字体”。那么，无疑使用“字号”下拉菜单是直达目标，更加方便的。但是，也会存在另外一种场景。那就是，我们认为，字号太小了，要放大，但是要放多大，其实我们心里也没谱，只能一级一级地试。虽然“字号”下拉菜单已经提供了预览功能，但在实际操作中，- 5 -我们会发现，它还是不够便利。这时候，“增大字号”、“缩小字号”的便捷性就体现出来了。它会让字号按照“一级一级”来增大/缩小，比如“五号->11->小

29、四->四号”。这里的关键是， 鼠标点击，比菜单预览要快捷。当然，点开“字号”下拉菜单，再用键盘的上下方向键来逐项预览，也能达到类似的效果。所以，Office 当中的所有功能，其实都离不开使用场景，离开使用场景来谈论功能是没有意义的。任何一个功能，都要思考，“我们要达到什么目的？为了达到这个目的，我需要哪些属性？这些属性，通过哪些功能，在哪里，怎么？”当然，方法不是一成不变的，“条条大路通罗马”，本书也只能给你一个参考，但无法提供一个标准。2.3. 字符间距“字体”框中拥有比常用工具栏多的选项，通过选项卡右下角的 来启动框。也在这里顺便一提，在 Office 当中，所有的框，都可以通过右下

30、角的 来启动。在“字体”框中，除了最常用的“字体”、“字形”、“字号”外，常用的还有“字符间距”。比如，当一行文字下来，硬是多出一两个字的时候（尤其是在表格内的文字），就可以使用“字体”里面的“字符间距”进行微小的紧缩（0.1、0.2、0.3 磅的调整视觉上基本看不出，一般并影响阅读）。2.4. 本章回顾l梳理了“字体”的各项主要属性l介绍了“清除格式”功能，它实际上是让所选文本变回“正文”样式l介绍了“字号”下拉菜单和“增大/缩小字号”在不同调整字号的场景的使用选择n清除格式、增大缩小字号：“开始”选项卡-字体l以“字体”框为例，引出了框统一在选项卡的右下角l介绍了字符间距的一些使用场景n字

31、符间距缩放、间距、位置：“字体”框-字符间距- 6 -3. 段落3.1. 段落的各项属性对齐方式段落段落段落段落段落段落段落段落段左/右缩进段落段落段落段落段落段落段落段落段落段落段落段落段落段落段落分页段落段落段落段落段落段落段落段落何为“段落”，在 Word 当中，以一个“硬回车”（直接敲 Enter）作为一个段落的结束（三击可选的范围，详见第 10 章）。整篇文章的结构好坏，与“段落”的设置是关的。同样地，来看下，我们可以“段落”的哪些属性。在“ 开始” 选项卡的段落中诸如对齐方式、行距等功能，都非常实用的。另外，项目编号、左右缩进等功能，我们在第 11 章的“专题：报告的制作”中，会有

32、详细的介绍。Word 当中的许多格式的标记，都是隐藏起来的。还记得开头设置的显示“空格”吗？那个设置是一个长期生效的设置，而如果我们仅仅只是临时查看，那我们可以通过“显示/隐藏编辑标记”来实现。比如在接下来的第 4 章中涉及的“分隔符”，就可以通过这能来临时查看，以方便对这些标记进行移动位置、删除等等操作。3.2. 对齐方式在文档编辑的过程中，经常会遇到标题、署名的情况。这两个场合，时常看到有些人是用空格一直空到差不多的位置，再目测是否达到“标题居中”、“署名右对齐”。这在完成的文档当中，也许问题还不大。但只要文档结构或者字号需要调整，那就必须再次调整这些空格。这无疑是效率低下的一种做范的作法

33、，是使用段落当中的“对齐方式”。- 7 -l“居中”一般用于标题，“右对齐”则用于署名等场合。只要规范地使用了这两种对齐方式，那么标题、署名等情况的对齐就非常简单了。l“两端对齐”是默认的对齐方式。关于“左对齐”与“两端对齐”，在一般的中文场合当中几乎毫无差别，但在狭长的表格或者英文当中，二者就会呈现出它们不一样的地方。在实际使用中，“左对齐”几乎是没有出场机会的。l“分散对齐”是让文字同时对齐最左和最右，它的使用场合最少，虽然下面的（手动输入的）目录有使用到它的特例。（制作目录本身还有更好更强大的解决方法， 这在第 11 章中会有讲解）l3.3. 缩进与间距接下来，我们再来看看缩进与间距，下

34、图是“段落”框中相关部分的截图。- 8 -l首行缩进：段落的第一行（左）缩进，一般用于段首空两格的设置l悬挂缩进：与“首行缩进”相反，是除第一行面的文段缩进行（左）缩进，一般用于编号后l左/右缩进：段落整体左/右缩进l段前/段后：段落第一行/最后一行与上/下一段的距离，例如本文，就使用了“段后0.5 行”的缩进l行距：段落中行与行之间的距离。从 Office 2007 开始，“行距”增加了 1.15 的设置项，从实际使用中来看，该行距比“单倍行距”在视觉上略显轻松。比如本文，就使用了 1.15 倍行距在“缩进”当中，以“首行缩进”最为常用。我们知道，中文的格式要求是段首空两格，但许多人就通过敲

35、击 4 下空格（1 个空格占 0.5 个汉字字长，4 个空格就是 2 个汉字），真的“空了两个格”出来。其实，Word 有相对应的解决方案。“段首”，就是“首行”，“段首空两格”，就是缩进磅值设为“2 字符”的“首行缩进”。这，才是规范的“段首空两格”，而操作方法也非常简单（详见下图）。而在页面当中，也可以通过观察“标尺”上的标志，快速地了解以及调整“首行缩进”、“悬挂缩进”、“左缩进”、“右缩进”。但不建议在这里调整，因为实际数值不可见。首行缩进悬挂缩进左缩进3.4. 分页Word 对于段落跨页的情况，有着一些相关的处理逻辑，这一部分集中在段落中的分页。这里特别提一下使用得比较多的“孤行”。

36、对于跨页段落仅在页面顶部显示的最后一行，或者仅在页面底部显示的第一行，称之为“孤行”。虽说，出现“孤行”也没什么，但毕竟还是会影响阅读，也影响整体版式在视觉上的统一。许多人在遇到这种情况的时候，第一反应就是用回车把文字给排下去。其实，在 Word 当中，是有相对应的解决方案的，那就是段落中的“孤行”。- 9 -不常用：选中文字后直接在“段落”中设置“首行缩进”2 个字符常用：先按 4 下空格后输入文字再回车换行常用：有字符的情况下在前面按 4 下空格“孤行”的原理，是将段落的倒数第二行下移/顺数第二行上行，以消除页顶孤行/页尾孤行。先将输入符置于段落内，通过“段落”框的“换行和分页”当中的“分

37、页”，勾选“孤行”，该功能就启动了。下图的实例将开启“孤行”的前后效果作了比较。3.5. 本章回顾l梳理了“段落”的各项主要属性，介绍了“显示/隐藏编辑标记”功能l介绍了各类对齐方式的含义，主要的使用场景有：标题居中，署名右对齐n对齐：“开始”选项卡-段落l介绍了缩进与间距，着重介绍了用“首行缩进”实现“段首空两格”的格式的方法n缩进与间距：“段落”框-缩进与间距l通过“孤行”的讨论，引出“孤行”的使用n孤行：“段落”框-换行和分页- 10 -4. 页面布局4.1. 页面布局的各项属性边距、方向、大小页面背景前面的“字体”和“段落”，分别从单个文字、整体段落两个角度来规范文档，而页面布局就是对

38、整份文档来操作了。比如在“页面布局”选项卡中的“页面设置-纸张方向”方便地调整纸张方向，“页面设置-纸张大小”可以方便地调整纸张的类的调整）。（如 A4 纸、A3 纸之接下来我们介绍下“页边距”。在每份文档的四个边角，都能看到一个灰线的直角标记， 它们是用来标示文档的“实际使用范围”的。一般不需要更改，除非我们对版式有特殊要求，或者有时刚好多出一两行（常见于大表格的情况），那么就可以通过“页边距”进行调整。调整“页边距”的方法有两种：通过标尺拖动和通过数值设置。前者直观，适用于微调页面效果的场景，操作是将鼠标移至标尺的分隔处，按住左键拖动，即可看到调整的虚线（见下图）。后者精确，适用于按照标准

39、说明格式来调整页面的场景，操作是直接在“页面布局”选项卡-页面设置-页边距中点开下拉菜单，或者通过“页面设置”框（还记得我们前面所说的框统一都在选项卡对应模块的右下角吗？此处也不例外）。- 11 - 12 -4.2. 分隔符分隔符也许是 Word 里面最不为一般人熟知但又意义的功能。它在“字处理”方面并没什么太大的意义，但在排版方面的作用非常之大。分隔符在文档中是以一个跟普通文本一样的“标记”的形式存在的，我们可以用 “段落-显示/隐藏编辑标记”来查看，可以用退格键或 Del 键将它删除。下面具体介绍“分页符”和“分节页”。“分页符”的意思是“这一页的内容，到这里就结束了，接下来的内容从下一页

40、开始”。在我们编辑文档的过程中，如果遇到一个章节的内容结束后，下一章节另起一页开始的情况（比如本书就是），许多人就会连续按回车，把输入符一直往下按到下一页。这样看似便捷直接，但如果遇到内容要修改，行数有所变化的时候，此前按下的回车，就得又一次修改。实际上，这种情况，规范的做法是使用“分页符”。输入的快捷方法为“Ctrl+回车”。而“分节符”里面则包含了一个叫做“节”（英文是 Section）的概念，我们可以理解成是一整份文档的几个部分，一个部分就是一个“节”。而不同部分的区分，就是“分节符”。“分节符”有不同的类型，包括“下一页分节符”、“连续分节符”等，其功能详见右图介绍。“分节符”在页码编

41、号中扮演着非常重要的章“页眉页脚”的“页码”一节中详细介绍。在第 54.3. 断字由于英文单词不像中文的方块字，单词是长短不一的。当一行结尾的单词特长， Word 默认会将它整个转到下一行，这样就会导致前面的单词间隔变得特别地宽（如右上图的 cooperation）。我们知道，在现实生活中遇到这种情况，应该使用“连字符-断字”。，我们用人工来进行断字的话，首先就没有100%正确的十足把握，更重要的是一旦有什么改动，之前所断的单词就得全部改掉。如此， 工作量就相当巨大了。其实，这个问题，必须也应该交给 Word 去办。而实际上，Word 的确提供了“自动断字”的功能，帮助我们准确且快速地解决“长

42、单词换行”的问题。- 13 -“断字”的设置位于“页面布局”选项卡-“页面设置-断字”当中。默认的状态是“无”，在其下拉菜单中设置为“自动”，便会自动对整份文档所有内容同时生效。4.4. 分栏分栏，在杂志、报纸等等排版当中尤为常见。它让我们在阅读时不需要刻意地“移动眼球”，因而受到人们的普遍欢迎。同时，分栏还可以更充分地利用纸张空间。在 Word 当中，实现分栏有三种方法： 分栏、文本框、表格。后两种分别在第 6 章和第 8 章中介绍，这里先介绍第一种。“页面布局”选项卡-页面设置-分栏功能提供了最为常用的栏宽、分隔线等各种设置，还可以通过“分栏”框对其进行精确的设置（如下图）。不过，由于“分

43、栏”功能实际上是使用了“分栏符”（同样地，它可以通过“显示/隐藏编辑标记”来设置显示/隐藏）。从使用经验来看，要尽量避免和其他功能混用，以免难以而造成版面。- 14 -4.5. 本章回顾l梳理了“页面布局”的各项主要属性l介绍了页边距的两种调整方法n页边距：“页面布局”选项卡-页面设置l介绍了分页符和分节符的概念和使用场景n分隔符：“页面布局”选项卡-页面设置-分隔符l通过对“长单词换行”场景的讨论，引出“自动断字”功能n断字：“页面布局”选项卡-页面设置-断字l介绍了三种分栏方法的第一种：直接分栏n分栏：“页面布局”选项卡-页面设置-分栏- 15 -5. 页眉页脚5.1. 页眉页脚的各项属性

44、选项位置页码对于一篇规范、专业的文档来说，在页眉处添加相应标记，在页脚处添加页码，是再正常不过的事。也有人利用页眉页脚能减淡颜色、每页都出现的特点，把当它成是“水印”来使用。因此，我相信你对于“页眉页脚”并不陌生，但对于“页眉页脚”的有些功能，也许你从来都没有注意到。当我们进入页眉页脚的编辑时，Word 上出现了一个新的选项卡，“页眉和页脚工具-设计”。这是从 Office 2007 开始在交互界面上一个很大的改进。有些功能，只在“需要的时候”才会出现（比如进入页眉页脚的编辑，才出现的页眉页脚相关的功能），在后面的文本框、插图、表格等等的选项卡也是类似的。要进入页眉页脚的编辑，只需在页眉或页脚

45、处双击鼠标即可。而有两种方法，一是直接双击正文内容，二是通过“设计”选项卡的关闭。5.2. 页眉页脚的位置关于页眉页脚的内容属性设置，其实和正文一样，也离不开字体、段落等。所以，对于字体字号、对齐缩进等等的基本编辑功能，在页眉页脚也是一致操作的，同样生效的。- 16 -而关于整个页眉页脚的位置，也有和“页面布局”类似的设置，那就是“页眉和页脚工具-设计”选项卡的“位置”。页眉页脚的“位置”包含两项设置：页眉顶端距离/页脚底端距离，即页眉/页脚的/顶线到顶端/底端的距离。显然，数值越大，页眉/页脚占用的位置就越大。例如在遇到页眉需要（例如 Logo 之类的）的时候，我们就可以通过调整页眉顶端距离

46、，来加大页眉的位置，以适应其内容。5.3. 页码“页码”应该是页眉页脚众多模块当中，使用率最高的一块，这一点在“”选项卡中的“页眉和页脚”单独设立一个“页码”便可看出。“页码”实际上是一种特殊的页眉页脚内容。我们可以通过“”选项卡-页眉和页脚进行添加。也可以在双击进入页眉页脚后，在“页眉和页脚工具-设计”选项卡-页眉和页脚进行添加（实际上二者对应着是同样一个操作）。- 17 -页眉页脚的内容是可以对其设置字体字号对齐缩进的，页码作为特殊的页眉页脚也不例外。而和页码的“编号”相关的属性，则是在“页码格式”中进行设置（设置见上图）。页码格式主要分为两大块：编号格式和页码编号。编号格式是 Word

47、提供的一些通用的页码格式。页码编号，则是设置页码的计数方式。这里和在 4.2“分隔符”中介绍的“分节符”有关。一个“节”内的“页眉页脚”是一致的。而这每一部分的“页码”，可以单独计数，即当中的“起始页码”，也可以延续上一节，即框当中的“续前节”。在实际应用，一份文档常常是由封面、引言、目录、正文、附录等组成，往往我们只需“正文”进行页码的添加。前面介绍“分节符”时提到，分节符是将一份文档分隔为要几个部分的标记。以本书为例，前面的封面、扉页、目录，要求不出页码，即页眉页脚是一套。而正文开始算“第 1 页”，出页码，即页眉页脚是另一套。而套用“节”的概念就是，前面的像封面、扉页、目录等，是第一个“

48、节”，而正文则是第二个“节”。所以，我们要在目录的最后一个“分节符”。然后，在正文的那一个“节”中，设置“起始页码”为 1，即可实现正文内从 1 开始计页码的效果。“页码格式”的设置是只对单节生效的（实际上背后的是一个“节”内的包含页眉页脚的“版式”是一致的）。如果你会担心不清楚现在设置的是哪一节，那大可不必。在有分节符的文档中，页眉页脚会标明当前所在的是哪一节。此外，每一节的页眉页脚之间默认是在一起的。如果在某一节中不需要页码，则要在下一节中取消“页眉和页脚工具-设计”选项卡-导航中的到前一条页眉，来解开不同节的页眉页脚之间的。5.4. 页眉页脚选项介绍完“页码”，我们紧接着来讲下页眉页脚中

49、与“页码”相关的两个选项：首页不同和奇偶页不同。l首页不同：为首页单独设置（不一样的）页眉页脚。l奇偶页不同：为奇偶页分别设置（不一样的）页眉页脚。- 18 -我们在前面介绍了“页码”通过使用“分节符”“节”来设置编号的方法。比如从正文开始计“第 1 页”。但也有一些，是“第一页是封面，紧跟着第二页就是正文”的情况。像这样的情况，除了使用节以外，有没有别的办法呢？我们先来看下要求。“第一页是封面”，意味着第一页，不需要显示页码。“第二页就是正文”，意味着从第二页开始计“第 1 页”。此时，你想到了什么吗，只要首页的页眉页脚不同，页码从 0 起计，这问题不就解决了吗？“首页不同”我们设置一个单独

50、的“首页页眉页脚”。在“首页页眉页脚”中，将页脚的页码删掉，第一个要求就满足了。要满足第二个要求，第一页要计为“第 0 页”。想想上一节讲到的“页码格式”，不是就可以设置“起始页码”吗？要结合“首页不同”来设置页码，我们还得将“页码格式”中的“起始页码”从“1”改为“0”。当然，“首页不同”不仅仅是用来取消“页码”，它也可以结合“分节符”，让每一节的首页都有特定的单独的页眉页脚。Word 的众多功能，没有一成不变的用法。只要明白背后的原理，就能合理利用，来满足我们的各种需要。“奇偶页不同”与“首页不同”的概念类似。主要用于书籍等等页码需要左右对称的场合。使用上没有太大区别，这里就不作详细讲解了

51、。5.5. 边框和底纹接下来，我们要讲一下页眉的那根下划分界线。相信使用过页眉的人，都不知道这一根很有用的分界线。但是，也有一些时候，我们并不需要它，那么如何取消它呢？要想知道如何取消它，我们得先知道，它是什么，是怎么来的。实际上，在 Word 当中，所有的文字，所有的段落，都拥有自己的“边框和底纹”（见下图）。设置的位于“开始”选项卡-“段落”当中。默认状态是“下框线”，通过点击下拉箭头，有更丰富的选项。而在最后，则是“边框和底纹”（事实上，这和表格的边框和底纹是同一个的模块）框的。- 19 -知道了页眉的下划分界线其实就是页眉的“边框和底纹”当中的下框线，取消的办法也就自然出来了。在“段落

52、”取消“下框线”，此为第法。而“边框和底纹”既然是一种格式，自然，可以使用“清除格式”来消除，这是第二种方法。此外，既然“清除格式”的原理是将“样式”设置为“正文”，那我们在样式中选择“正文”，自然也是可以达到消除下框线的目的，这是第三种方法。5.6. 本章回顾l梳理了“页眉页脚”的各项主要属性，并从中引出有些选项卡只在编辑特定模块才会出现的特性l介绍了页眉页脚的“位置”设置n页码：“设计”选项卡-位置l介绍了“页码”的编号和格式的设置n页码：“”选项卡/“设计”选项卡-页眉和页脚-页码-设置页码格式l介绍了“页眉页脚选项”中“首页不同”在消除“封面”页码的运用n首页不同：“设计”选项卡-页眉

53、页脚选项-首页不同l通过页眉下划线，引出边框和底纹。并介绍了消除页眉下划线的方法：“段落”取消“下框线”，使用“清除格式”，“样式”中选择“正文”- 20 -6. 文本框6.1. 文本框的各项属性形状样式艺术字样式文本框是于整篇文章之外的文段。因为有了文本框，处理文字块便如同处理图片般自由，可以随意放置，为个性化的排版提供了可能。和“页眉页脚”类似，进入文本框的编辑当中，会出现新的选项卡“绘图工具-格式”。我们可以通过它，设置文本框的各项属性。也许你会问，为什么是“绘图工具”而不是“文本框工具”呢？事实上，文本框是一种特殊的“形状”，所以，文本框和形状的功能都置于“绘图工具-格式”选项卡，而下

54、面所介绍的相关功能，在“形状”中同样适用（关于“形状”，在第 7 章进行介绍）。6.2. 文本框的样式首先是最为常用的形状样式，通过它，我们可以设置文本框的填充、轮廓和各类效果。而框内的文字，同样地对应有文本填充、文本轮廓和文本效果的设置。具体如下：l形状/文本填充：设置选定形状/文本的填充颜色和效果（如渐变、纹理），如果要透明，则可选择“无填充颜色”。l形状/文本轮廓：设置选定形状/文本轮廓（即边框）的颜色、宽度和线型，如果不需要边框，则可选择“无轮廓”。l形状/文本轮廓：设置选定形状/文本的外观效果，具体包括阴影、映像、发光、柔化边缘、棱台、三维旋转，文本效果中还有一项独有的“转换”。-

55、21 -文本框文本框- 22 -6.3. 文字方向和对齐文本Word 提供的输入都是从左到右的“水平”文字方向。而在汉字的使用当中，时常也有从上到下的“垂直”文字方向的场合。我们以“封面页的标题”（如右图）为例，介绍文本框的文字方向和对齐文本的使用。“封面页的标题”有三个要求：文本框居中、框中文本方向垂直、框中文本居中。首先要将标题文本，也就是将文本框来放置标题文本。关于文本框居中，我们在第 7 章介绍形状的对齐时会提到，这里先不谈。框中文本方向垂直，很自然，就是使用文字方向功能，选择“垂直”。而框中文本居中涉及两个选项，一是对齐文本，二是段落中的对齐方式。以上所有功能，我们也可以通过文本框的

56、右键快捷菜单进入的设置形状格式框实现。- 23 -6.4. 文本框在排版中，我们时不时会遇到的一个让人头痛不已的问题，那就是一段文字的分块。也许，你曾经使用的方法是：两个文本框，然后一个放一部分。这样倒不是有什么不行，只是修改起来，实在有些麻烦。其实，Office 早已经解决了这个问题，只是我们没有发现而已。这个功能，就是文本框的“创建”。“创建”的原理是将两个文本框起来，当填入的内容超过了第一个文本框容量的时候，超出的部分内容将会自动传递到第二个文本框。也许你还会问，那和粘贴有什么不一样呢？很不一样，使用“创建文本框，但它们之间仍然是保持”所传递的内容虽然身处不同的的，仍然是一体的。使用这个

57、功能，首先要新建两个文本框，并将内容粘贴至第一个文本框。之后，在第一个文本框，点击“格式”选项卡中的“创建”，我们会发现，鼠标变成了一杯水，而将鼠标移至第二个文本框，这杯水会变成倾倒的状态，再点击一下，第一个文本框排不下的内容就到第二个文本框去了。这是一个非常形象的交互，好比第一个水桶装不下了，就用杯子将水舀出来倒进第二个水桶当中。- 24 -创建值得一提的是，该功能同样出现在 Office 的排版组件 Publisher 当中（而在 PowerPoint中的文本框则无此功能）。像这类的体验相同或相似的功能，在 Office 当中比比皆是，而 Word又是当中最典型的代表者。因此，我才一直提倡，要学 Office，先学