2011年ISO9001质量管理外审工作总结与今后的工作计划

1、第1页 共8页ISO9001质量管理外审工作总结及建议一、外审工作总结2011年3月28日至4月1日，香港品质保证局的2位专家对五 爱服装城物业管理有限公司进行了ISO9001：2008质量管理体系外部 审核及体系升级转版工作，经过为期四天半的全面、系统、严格的现 场审核，专家一致认定， 五爱服装城物业管理工作符合ISO9001：2008质量管理标准要求，外审顺利通过。与往年不同，此次外审既是3年一度的换证审核，又是从ISO9001：2000升级至ISO9001：2008的转版审核，意义颇为特殊。为迎接本次外审，我公司的IS09001质量管理工作在陈副总裁和祝总 经理的领导下， 按照明确的工作

2、计划顺利开展， 品质小组按照实际情 况制定了更详细的迎接外审工作计划， 主要包括五个部分： 分别安排 了ISO9001质量管理的换版、培训、内审、日常沟通检查和迎接外审 工作。并严格按照工作计划落实各项工作，圆满完成了工作计划确定 的各项工作任务，现将有关工作总结如下：1、内审工作与以往的内审不同，今年的内审进行了全面而又有针对性的审 查，香港康达顾问公司顾问在2010年12月与2011年2月末，先后 二次来我们公司进行针对质量管理体系文件修改之处进行审查。 审查 的重点包括部门职能的变更、工作记录的变更等内容。在内审中，还 是实行有针对性的内审作法，明确内审员审查时发现问题及时处理问 题，保

3、证内审的质量。在内审过程中，品质小组发现各部门均能够按 照新版的质量管理体系文件开展工作，同时也第2页 共8页出现了个别的不符合 点。通过反复的内审， 发现各部门对新版的质量管理体系文件贯彻比 较彻底，能够按照体系文件运行各项工作，记录保存完好。第二次内审工作虽然还是按照一般内审的程序进行， 但是内审的 重点已经不是体系建立时的各项要求， 而是结合此次质量管理体系文 件的修改重点。内审检查的重点，一是修改的质量手册、程序文件是 否学习，二是各部门工作人员是否明确修改后的质量目标， 三是各部 门工作人员是否熟悉本处修改后的文件内容和工作记录。 通过有针对 性的内审， 发现各部门均能按照质量管理体

4、系文件要求运行工作， 工 作记录保存基本完整、准确。2、确定专人主抓分项工作为了保证ISO9001质量管理各项工作的顺利进行， 品质小组 人员制定了周密的工作计划，计划不仅包括换版、培训、内审、迎接 外审四个阶段的具体时间和工作内容， 更重要的是确定专人负责每项 工作的推进。分项工作均由各部门内审员负责， 在分项工作的进行中， 负责的内审员完全负责该项工作的推进， 每周及时向副总裁和总经理 汇报工作中存在的问题， 由副总裁和总经理统一解决。 通过这种方式， 充分调动了每位内审员的工作积极性，能够全身心的投入到工作中， 把自己的工作特点应用到推进的工作中，使分项工作顺利的完成。3、针对内审对体系

5、文件进行修改按照IS09000质量管理工作计划，根据2008版质量管理体 系文件和香港顾问公司提出的修改建议， 品质小组在公司各级领导的 带领下，先后到公司各部门调研情况并对质量管理体系文件进行了三 次集中修改，涉及用纸近2万张。经过修改，我公司质量管理体系文 件由原来的2版升级到3版第3页 共8页本，其中，质量手册共计修改86处；程 序文件共计修改51处；质量目标分目标修改了五个部门的目标。4、针对实际情况进行培训以往的培训都是全公司同时进行， 无论部长、 内审员或者其他工 作人员，同时参加全部培训。 由于内审员与其他同志在对标准的理解 等方面存在一定的差距，培训效果一直不理想。尤其是新到岗

6、位的6位员工，对质量管理体系相对比较陌生。培训共分为三个对象，分别 是新进员工、内审员和部门工作人员。通过有针对性的培训，使不同 类别人对质量管理体系有了不同的提升，避免了全面培训的各种弊 端。培训工作主要分为三个部分， 分别为新任培训、 专门培训和单独 培训。新任培训是针对新任员工的培训，培训内容主要是专门培训是 对ISO9000质量管理体系的基本原理， 我公司的工作职能、 各部门业 务、共用工作程序等。专门培训主要对象是各部门的部长与ISO9001相关人员，培训内容包括2008版和2000版质量管理体系的区别， 如 何进行换版，以及迎接IS09001外审注意事项等。单独培训是由品质 小组人

7、员进行， 主要是将我改版后的质量手册、 程序文件等相关文件 向各部门工作人员现场讲解， 使各部门工作人员能够按照新版的质量 管理体系文件开展工作。 经过几次全面系统的培训，使全公司对质量 管理体系的理解有了不同程度的加深，质量管理工作更加顺畅。5、迎接外审开展工作为了迎接外审， 从公司领导到品质小组及各部门做了充足的 准备。在资料准备阶段， 品质小组认真按照质量管理体系的要求准备 各项资料， 首先在资料上保证齐全。 在外审前， 品质小组请香港康达 顾第4页 共8页问公司顾问进行外审的相关指导， 并通过培训的方式对各部门传达如何应对外审问答等技巧。 在外审过程中， 各部门内审员积极配合外 审组的

8、工作，及时、准确提供各种有关资料，使我公司的外审能够顺 利通过，并获得了外审组的一致好评。6、改进措施和实施计划1、各部门进一步学习质量管理体系文件，提高对质量方针、目标的 认识，加强体系运行的监督检查。2、严格执行责任制，将体系运行工作纳入部门、项目、岗位的日常 考核，并与奖惩相结合。3、各部门应加强管理信息的收集及其传递工作。4、各部门要科学合理调配人力、物力，严格按管理标准要求完成各 项任务。5、各有关部门应根据“内审整改报告” 要求制定详细的措施及实施 计划，于香港品质局外审前解决。二、工作存在的问题与建议我公司取得了IS09000质量管理国际认证证书，证书为期三年。 按照认证公司的相

9、关规定，2011年4月1日已经对我公司完成了换 版和外审工作。所以，今后的工作重点：就是要把日常管理工作全面 导入到ISO9001管理控制系统当中，真正做到严格控制、熟练掌握； 不断改进、灵活运用、实现管理技术新突破；就是要继续保持质量管 理体系的平稳运行， 并逐渐从量化往质化转变， 并准备迎接认证机构 的监督审核。虽然此次公司通过IS09001: 2008版认证， 但IS09001系统运行 不够好，各部门还存在找理由不执行文件的要求， 以及当采取行动改 善流程困难重重。如何使ISO9001质量管理体系更加健康深入的开 展，更加有效地推动物业管第5页 共8页理快速发展， 也需要正视当前管理过程

10、中 应注重审查工作中存在着一些问题：1、管理员的思想有待于进一步提高。特别是对质量管理体系手 册、程序文件、 作业规范学习不够深， 理解不够透。 同时个别管理员 思想上对ISO9001质量管理体系存在一定的模糊认识， 认为实际工作 中应用质量管理体系显得更加繁杂， 质量记录要求过高， 会影响工作 效率；2、审查工作重视不足，导致工作不够深入、有麻痹思想。个别 干部在思想上对内审工作没有引起足够的重视， 认为审查员总不会没 有情面，即使有问题查出也不怕，反正是自己人，所以即使有问题也 懒的花时间、精力去学去改，还是应付其他工作要紧。有的干部人为 日常工作与推行ISO9001质量管理体系的关系，我

11、行我素，各行其是，出现业务工作与ISO9001工作“两张皮”的现象。3、 管理员表单记录不够完整、规范。如香港康达顾问公司组织 的内审中提出来的， 在管理员填写的：管理员日常巡视记录单 、楼 层管理部每日工作报告 、楼层管理部每月工作汇报 、下行清场记 录单等表格中的不合格项陈述、纠正措施及纠正措施验证中，有些 表格的填写太过简单、不够详细、规范。4、 审查人员对ISO9000标准和体系文件的学习抓的还不够紧。少数楼层干部对品质手册 、工作指引不够了解、熟悉。个别部 门没有组织管理人员学习IS09000标准的基础知识和体系文件。个别 管理人员和部长对ISO9000标准仍是一知半解，对受控文件甚

12、至是本 部门的工作流程也不够熟悉，因而对ISO9000标准的要求产生误解、 曲解，工作缺乏主动性。通过上述存在的这些问题，如何有效推动ISO9001质量体系建 立，就个人观点来说，有以下几方面建议：1.推动ISO9001在公司的建立，获得最高管理层的支持是最重要 的先决要素。 首先，副总裁和总经理还要继续一如既往的按照质量管 理体系文件的要第6页 共8页求开展各项工作， 及时进行内审和管理评审， 及时查 找工作中的不足，提出改进意见，保证质量管理体系的持续改进。其 次，就要打好人力资源基础，充分酝酿准备工作。为了尽快顺利导入ISO9001质量认证体系。公司应该组建专项的领导小组，挑选精干力 量

13、人员（精通ISO9001人才2-3名），组成专业的品质审核队伍，还 要明确人员与部门的职责与权限。 高层领导应该每月最少听取品质小 组的工作回报一次，并进行有针对性检查一次。最后，通过检查、评 审、改进等措施，促使各部门要时刻认真对待ISO9001的工作，杜绝 平时放纵，有事突击的现象。2.ISO9001要求贯穿于与质量相关的任何过程，公司大多数的部 门要建立系统、协调的质量体系文件，这是一项庞大的系统工程。因 此，在ISO9001推动过程中，首先要善于与管理层的沟通，这些沟通 包括使其彻底了解ISO9001,减少抵触情绪。也使其了解建立ISO9001体系的工作内容、要求、工作量以及可能碰到的

14、困难等，并提出质量方针、组织、及确定资源等，这些都是建立和推动ISO质量体系建立 的重要基础。3.推动IS09001在公司的建立，还有重要的一点是发动各部门参 与，通常都说ISO9001是一项团队活动，即是这个意思，只有企业各 部门参与，由过程的拥有者自己来制定控制程序、控制点、和控制参 数，在这样基础上建立的体系才有可能是顺畅的、可操作的，才可以 避免不按流程，参数不适应等的情况。经常的情况是：负责ISO9001的各部门或人员把ISO9001建立工作当作是本部门的工作， 他们没有 与各部门或过程进行良好的沟通， 甚至不沟通， 更谈不上大量细致的 协调工作来确定部门之间的联系， 只是根据一些所

15、谓的范本或咨询 公司提供的一些条条框框， 炮制出一套质量体系文件， 便匆匆在公司 里推行，这样的文件执行起来理所当然地会遭到冷遇。第7页 共8页因此，建议对于各部门专职负责体系建立的人员要端正这样一个 观点：你的重要工作不是如何写出实用的质量体系文件， 而是积极的 宣传和组织协调工作，宣传是让公司各级人员真正了解ISO9001，它不是僵化和固定的模式来限制和阻碍工作流程的进行， 而是一个系统 的灵活的结合企业特点的机制来保证质量要求和规范的履行， 而这些 要求和规范都是过程拥有者根据企业的特性决定的可实现的和可改 进的要求和规范， 更有助于工作流程顺畅进行， 协调是组织各部门的 人员来清晰界定

16、部门、过程的接口，确定质量。4.推动ISO9001在公司的建立， 要有强有力的措施， 包括一些奖 惩措施的采用， 建立ISO9001体系必然会触及一些陈规陋习， 如果不 坚持改进的要求， 建立的体系必然逐渐变成空架子， 要努力使各部门 部长及员工的行为逐渐适应和习惯体系的运行， 并非一躇而就， 更不 可半途而废，坚持一段时间就会产生效果，这是实践中的经验。5.推动ISO9001在公司的执行，就要对ISO9001体系文件进行 培训，让他们知道各部门具体要负责哪些工作，工作的流程是什么。 “工欲善事，必先利其器”，也就是这个道理。在培训的基础上，对 各部门进行书面考试，巩固培训的效果，并将考试成绩与奖金挂钩。 还要通过知识竞赛等活动形式来提高广大职工的参与性， 同时形成一 种气氛，让大家都知道ISO900