绿色食品交易中心工作流程

1、绿色食品交易中心工作流程内控目标1 .对所有采购行为编制计划，采购计划符合各部门的使用需要。2 .企业的采购计划合理合法。3 .采购计划保证企业的现金流量，不至于出现支付困难关键控制点1 .计划员应根据销售部门的销售计划及存货情况订立采购计划。2 .财务部参与编制采购计划，调节资金需求与购货紧迫性之间的关系。3 .采购计划经过适当的复核与管理层审批，才可以进入正式购货程序。4 .计划的修改都有相应依据，所有变化的修改都制作在计划的修改中。5 .采购计划交各相关部门备案，确认在各方面都无违规违法之处6 .按适合使用需要的物资计划采购，使企业的资金有计划的运作注释1 .计划员根据销售计划、加工计划

2、和存货状况及有无替代品情况进行汇总。2 .采购计划应包括：采购的数量、价格、质量要求、供应商的选择及年度中每月购入货物进度预算3 .部门经理应根据全年的销售计划、全年加工计划及库存在审批采购计划。4 .部门经理审批完的采购计划送至财务部、销售部及其它管理人员进行讨论、修改。计划送至财务部、计划、采购部门备案。5 .副总经理/总经理审批、财务部长审批采购计划，批准后的采购内控目标1 .采购计划以最低成本满足销售需要。2 .购货额达到企业规定的标准。关键控制点1 .对大宗的货品采购，建立标准的经济批量计算模型。2 .采购部门会同财务部计算采购所需的经济批量，采购部门经理批准。3 .定期复核经济批量

3、，复核结果报部门经理批准。4 .采购计划需经适当的审批，确保购货额达到公司的规定标准并复核经济批量。5 .计划外的采购需得到分级授权的审批。注释1 .月末，计划员根据年初制定的采购计划（进度预算）加工计划及存货的情况统计出销售商品需求量，按经济批量模型计算出采购量采购。2 .计划员参考销售计划及加工计划的信息制定采购计划3 .采购计划应包括：采购的数量、价格、种类、质量要求供应商的选择。4 .部门经理、财务部长应根据年度采购计划、当月销售计划、当月加工计划及库存来审批采购计划，是否符合年度采购计划。若采购计划不符合要求，部门经理要求其按既定的标准修改。5 .本部门存档备查。6 .按照授权的采购

4、计划，采购员准备采购7 .计划外的采购需填列计划外采购申请单，说明采购原因、数量、品种规格等项目8 .计划外的采购需经分级授权审批，根据销售需要决定是否采购。9 .批准后进入正常的采购程序。内控目标1 .企业管理层对采购流程的遵守程度保持监控。2 .采购的货品规格和质量达到企业规定标准。3 .采购的过程合理合法，并保证财务的安全。4 .采购记录真实并完整的反映现行的采购行为。5 .发出的采购订单是正确完整的。关键控制点1 .采购订单全公司统一管理，连续编号并连续使用。2 .只有被批准的采购计划才可填列订购单，填列订购单须有被批准的申请附于其后。注释1 .采购员与供应商洽谈采购事宜，商讨采购货物

5、的品种、规格、交货期限、质量、价格等主要条款。2 .采购员根据采购计划采购货品，填列订单，订单需连续编号。采购订单包括：采购的数量、价格、种类、质量要求、供应商等、送货日期、交货地点、收款方式。3 .部门内其它职员复核所有条款与购货计划相核对，核对后进行签章确认。4 .部门经理批准订单。5 .采购员将复核后的订单发出。6 .采购订单副本留存备查。7 .采购员在订单发出后，继续关注有关订单的事宜，并处理完成。内控目标1 .供应商的选择、订立、审批与修改符合企业的规章制度。2 .选择的供应商符合企业的最大利益（保证货品质量、降低采购、货品到达符合销售要求等）。关键控制点1 .合格的供应商的选择经没

6、有利益冲突的、独立的部门进行讨论、衡量各供应商的能力及条件。2 .建立选择供应商的基本标准，并使之书面化。3 .参与讨论、决策的人员每年更换。4 .年度合格供应商的名单，须经分级授权审批后生效。5 .供应商的名单修改须经审批后生效。注释1 .内勤人员根据以往资料订出候选供应商名单（并对每个供应商做简单介绍，主要产品、交付情况、使用情况等）。2 .外部咨询员提供的其他候选供应商的报告，并对每个供应商做简单介绍，主要产品、资质、市场占有情况、使用情况等。3 .汇总成为：候选供应商名单4 .向供应商发出报价邀约，要求其提供所需货物的规格、价格等信息。5 .对各供应商的能力进行评估，评论其供应货物的质

7、量、供应商的资质等项目。6 .各相关部门对供应商的胜任能力，按照书面的基本标准（如质量、售后服务、交货情况等）进行讨论。7 .由部门经理在没有偏见的基础上评出推荐供应商名单。8 .分级授权的管理者，审阅评出最后的供应商名单。9 .给每个供应商编号，数据管理者并按时更新供应商档案资料。10 .与供应商签订合同。内控目标1 .所有经济行为都有合同规范保护。2 .合同符合国家法律法规。3 .合同内容足够详细，保护企业利益。关键控制点1 .企业建立一套规范的订立合同机制，并以书面形式确定。2 .购货合同必须以企业订立的机制来订立。3 .大额的合同内容经过企业法律顾问的复核，才可以正式签订合同。4 .只

8、有授权的人员才能与供应商签订合同。5 .签订合同的授权由总经理决定。6 .签订的合同递交相关部门备案，7 .合同的修改都有相关依据，所有变化的需求都制作在合同的修改中。8 .合同条款的修改须经过部门经理和合同签订人的审批。注释1 .签订合同前，业务代表与供应商/承租商协商、讨论，达成一致。讨论合同条款：价格、质量、规格、数量、包装、结算方式及运输方式等02 .部门经理与供应商审批和签订合同。3 .如合同金额较大，应由法律顾问对合同的合法、合规性进行审查。4 .每月末，内勤将当月签订的合同连续编号，编制每月合同明细表。5 .合同的副本送交各部门备查。内控目标1 .所有经济行为都有合同规范保护。2

9、 .合同符合国家法律法规。3 .合同内容足够详细，保护企业利益。关键控制点1 .企业建立一套规范的订立合同机制，并以书面形式确定。2 .购货合同必须以企业订立的机制来订立。3 .大额的合同内容经过企业法律顾问的复核，才可以正式签订合同。4 .只有授权的人员才能与供应商签订合同。5 .签订合同的授权由总经理决定。6 .签订的合同递交相关部门备案.7 .合同的修改都有相关依据，所有变化的需求都制作在合同的修改中。8 .合同条款的修改须经过部门经理和合同签订人的审批。注释1 .购货合同若需要修改，业务代表与供应商洽谈购货事宜。2 .部门经理根据公司的内部控制制度中分级授权审批的规定决定是否上报、是否

10、批准修改合同；若上报总经理，则由总经理决定是否批准修改合同。3 .每月末，内勤将当月签订的合同连续编号，编制每月合同明细表。内控目标1 .货品入库时要保证达到质量标准。2 .入库的货品应及时入帐。3 .入库的货品的入帐应准确无误。关键控制点1 .货品只能根据有效的订单才能验收及入库。2 .货品收到后应先由仓库管理员集齐原始单据才送到财务部入帐。3 .成品存货及退回的货品能在根据企业的政策通过验收的程序才能入库。4 .质量不合格的货品要及时的退回给供应商或上报。5 .管理人员应每月/周查阅入库帐单以保证帐本的准确性。注释1 .仓库管理员收到货品到达通知，应根据购货订单接收货品。2 .如收到的货与

11、订单不符，仓库管理员应上报部门经理，部门经理应根据实际情况来决定是否拒收。仓库管理员根据部门经理的指示来接收货品。3 .当收到货品时应通知检验部鉴定货品是否合格，如属于购买货品，检验部应发出不合格单据，并立刻退回货品；如货品属于加工部加工，检验部应立刻与加工部负责人联系并发出不合格单据。4 .当检验部发出合格单据后，仓库管理员应把货品放在适当的仓库及位置内。5 .同时仓库管理员应记录实际收到的货品信息，例如：数量、质量及对货品的描述。6 .仓库每月制作收货报告并及时上交相关部门备查。内控目标1 .购货退回符合企业的规章制度。2 .保证购货退回的货款到达安全，避免企业的现金流失。3 .保证购货退

12、回的程序高效、顺利，避免影响销售经营。关键控制点1 .检验部在验收后对不合格的货物开出不合格单。2 .检验部验收员在不合格验收单上签章。3 .对于不合格的货物限时间内处理。4 .不合格单须预先编号。5 .部门经理对退货事宜做审批。6 .如果未能在收到货物的当时检验出货物有无问题，应做到确认保质期，在保质期内检验出是否符合企业的要求。7 .采购员核对货品是否在保质期内。8 .做好退回货物的记录。注释1 .仓库管理员验收货物，不合格的货物由验收员签发不合格验收单，单上列明原因、日期等。2 .凭不合格验收单申请退货，退货须由部门经理审批。3 .采购员与供应商讨论退货事宜、安排退货的程序。4 .批准后

13、，采购员方可办理退货事宜，如向供应商提出退货请求、退货款信函、退货方式等。5 .做好退回货物的记录，记录退货的日期、货物名称、数量、购货的日期、供应商、批准人等。6 .采购员与财务部联系是否以部分或全部付款，若已付款，与财务部保持联系尽快收回货款入账。7 .采购员与仓库保管员联系，商讨退回货物的方法与渠道。内控目标1 .只能根据企业核准的文件才能出货。2 .出库的货品应及时入帐而且准确无误。关键控制点1 .只能在收到有效的销售凭证才能发货。2 .所有货品的转库要有依据。3 .所有的发货和转库的入账要准确和及时。注释1 .仓库保管员收到销售部的出库单。2 .仓库根据单上资料点齐货品并有非仓库人员

14、核对明细。3 .经仓库管理员复核后，仓库管理员发出送货单。送货单应连续编号。4 .配货员根据指定的客户地址送货并要求对方的仓库职员签收。如货品未送到客户或未签收，在车上的货品应送回仓库并安排别的时间送货。5 .仓库管理员应每月制作发货清单并提交财务部门备查。内控目标1 .存货要有妥善的保安。2 .存货要放在适当的仓库里，不会因天气和环境的变化、自然灾害、保管不善或堆装不好而造成经济上的损失。3 .仓库保管员应有岗位责任制度。关键控制点1 .仓库应有实际的环境保护措施，包括：专用库房、加锁、保安人员。2 .存货应该保存在安全的和管理完善的仓库里，只有经过授权的人员才可以进入。3 .存货应按指定的

15、仓位分类分品种堆放，加上标签以便清查及取货。4 .设立明细帐、卡的登记，准确记录存货的位置及存货的余额。5 .保管员应随时检查存货的质量，有无残次和包装破损。6 .客户退回的货品及残次冷背货品要放在适当的仓库里并加以处理。注释1 .管理层应制定存货保管的政策，该政策包括实际的环境保护措施：建造管理完善的仓库，加建围栏，上锁，派保安人员等。2 .部门经理及财务部比较保险费率，保险范围，咨询财务部现金流量情况，并由总经理批准购买。3 .仓库保管员定期复核保险记录，决定是否需要更新存货保险合同，如需要部门经理审批签字，购买新一期保险。4 .公司保安负责存货的安全。5 .定期盘点，保证帐卡相符，若有因

16、保管不善造成的存货损失，追究相关人员的责任。内控目标1 .企业的存货盘点和规合法。2 .所有的存货应该是保存完好及适于销售。3 .仓库和销售人员能清楚确切的存货位置。关键控制点1 .企业应制订一本书面的盘点流程指令，并且进行指令培训。2 .由仓库管理员定期进行盘点，差异应与存货台账、卡和会计账调节。3 .盘点的时间应该统一，以免重复计算。4 .盘点如发现残次冷背货品，应分开放在仓库里并加以处理。5 .盘点的结果应得到管理人员的复核及签字确认。注释1 .根据公司规定的盘点周期，部门经理制定盘点计划。计划包括参与人员、盘点时间及盘点范围等。2 .根据年末的存货盘点计划规定的时间，具体计划下发到参与

17、盘点的各部门及制作的盘点表，送至财务部备案。3 .在规定的盘点日，盘点应由仓库管理员进行。部门经理进行盘点抽查，抽查时部门经理应留意残次冷背货品是否放在适当的位置。4 .除了在年末审计时，财务部应不定期进行复盘或抽查，视公司具体情况决定全盘或抽查。5 .盘点完毕，由参与盘点的工作人员起草存货盘点报告，财务部及仓库员复核签名。6 .若有账实不符的情况，仓库管理员分析差异原因，起草盘点差异原因报告。7 .管理层审阅报告，对解释的原因分析具体部门/人员的责任，并考虑赏罚措施。8 .如需调整存货明细帐，须由财务部经理审核内控目标1.资料档案信息准确，且能反映现状。关键控制点1 .资料档案中的一些数据只

18、有在有确实根据的情况下才能改动。2 .只有经过批准后才能改动资料档案。3 .管理层应定时查阅资料档案以确保资料的正确与及时。注释1 .设立资料档案明细台账。2 .必要时更新明细台账。部门经理应不定期抽查明细帐与实际情况或相关票据是否相符并进行审批。3 .在非正常情况下，管理员只有在经过部门经理的批准后才能改动资料档案。4 .非公司职员或非授权人员只有在部门经理或更高层次的人授权才能查阅存货资料档案。内控目标1 .保证公司内运作中的设备设施状况良好，提高高质量、顺畅的服务。2 .对于出故障或待报废的的设备设施及时处理。3 .充分利用公司内的资源，使其发挥最大的效用。4 .做好各部门间的沟通协调工作，工作中的衔接点要保持记录完整。关键控制点1 .管理员掌握区域内的设备设施运行情况。2 .报修或待报废的设备设施要做好相关记录。3 .需要更换新的零部件，须得到采购部门的审批，并做好出入库管理。4 .对于待报废的设备，须经总经理审批，并与财务部门及时沟通。注释7 .对于老化的设备或是无法进行维修的设备，设备部维修人员编写情况说明，并上报。8 .设备部经理审批后，填制设备报废申请单。9 .根据总经理和财务部长的审批结果，各部门做相关的处理。例如，将设备从现场转移之仓库中，设备部门做好设备台帐的记录；如将待报废设备变卖，财务部做好帐务处理，手续要齐全等。内控目标1. 资料档案信息准确，且能反映