我国人事档案信息服务网络管理机制

1、我国人事档案信息效劳网络管理机制国家人事档案信息效劳网络在纵向涉及国家级、省级、人才效劳机构三级管理，所以，首先要树立全国“一盘棋的思想，特别是我国人事部与劳动和社会保障部已经合并为人力资源和社会保障部，这样的统一指导使国家人事档案信息效劳网络建立不仅有了体制保障，也更有了可操作性。通过网络这种现代化手段开展人事档案信息效劳工作，是一项崭新的业务，必需要在管理形式、运行机制方面进展认真的探究。笔者认为，网络建成初期可由人才效劳机构来运作，从提供免费试用开始，待形成一定规模效应时可考虑提供有偿效劳，逐步开展成市场化运作。这样做可以充分发挥人才效劳机构的职能优势和品牌效应，便于同有关部门开展结合征

2、信，丰富人才公共效劳内容。1.指导思想1.1信息化所谓“信息化，就是建立人事档案信息数据库，由纸质型档案向数字化档案转变，对人事档案进展电脑化、集约化、动态化管理。可以把档案中人员按照年龄、学历、专业、职称、职务等进展分门别类，编制成不同的检索工具，把每个人的根底信息制成电子文件，并加强技术处理以到达保密目的，通过全国联网使人事档案信息的查阅、利用、更新方便快捷，在全国范围内实现资源共享。出于管理的需要，对于每份人事档案应设置电子档号，详细可以考虑采用类似二代身份证的 IC 卡形式，方便人才流动时携带。比方使用已在深圳率先发行的全国通用型社会保障卡，卡号全国唯一，其中储存个人的根本数据，由个人

3、持有，转换单位的时候出示该卡即可办理相关事务，这样，用人单位只需要根据应聘人员的社会保障卡号通过网络发出查询恳求即可获得此人的相关信息。所谓“社会化，就是完善人事代理制度，由人才效劳机构根据国家有关政策法规，承受用人单位或个人委托，代为管理单位或个人的人事业务，人才效劳机构根据委托人的纸质人事档案为其在人事档案信息效劳网络数据库中建立电子文件并扫描原件存储到人事档案全文数据库。当人才发生流动时，无需再“档随人走，因为通过人事档案信息效劳网络用人单位进入任何一家人才效劳机构的网站发送查询恳求即可获得该人才的人事档案信息；而人才想要增加本人后续人事档案信息记录，只需将工作经历、业绩的单位证明及新近

4、获得的才能资格证件、获奖证书等相关材料通过一定手续交给某一家人才效劳机构验证后录入到人事档案信息数据库，而纸质原件中应存档的部分那么由该人才效劳机构机要转递到人才所委托的人事代理机构存入其纸质实体档案，以保持纸质档案与电子文件的一致性。1.3信誉化所谓“信誉化，就是把现行人事档案所具有的“政治档案特点逐步转化为“信誉档案，建立主要包括个人根本履历、才能、诚信状况、社会责任意识、不良记录等方面信息的信誉档案。作为中介的人才效劳机构由于都是人事部门审批成立的，所以数据库中人事档案信息的建立与更新都能得到可靠保证，但还应该加大结合征信力度，与公安、银行、工商、税务、民政、法院、企业及相关单位联网，搜

5、集相关信誉记录，为相关部门提供资信证明材料。信誉化的管理还使得人才会积极主动地将自己新近的工作经历、业绩的单位证明或新近获得的才能资格证件、获奖证书等材料及时地到就近的人才效劳机构申办人事档案信息更新手续；如人才不理会其人事档案信息更新的话，那么会造成后续时段其工作经历业绩才能等记录空白的场面，必将对其以后的应聘造成影响，这是其本人所不愿看到的。当然，需要明确规定哪些材料要求归档，哪些单位及个人需要提供材料，需要提供经济生活哪些方面的资信证明，等等。这样，既有利于关联机构和用人单位可凭特定的手续上网查询获取人才信息，又有利于整个社会信誉体系的建立。如此，以后用人单位招聘时再也不用担忧应聘人员简

6、历有造假成份了；或者就直接要求应聘者持经由人才效劳机构盖章确认的人才信息表前来应聘即可。1.4标准化人事档案社会化管理的目的之一就是整合人才信息资源，包括本地区的人才信息资源，也包括全国的人才信息资源。而整合的手段就是通过系统软件支持，实如今线查询、利用、统计等功能。因此，为到达整合、共享人才信息资源的目的，除了要求各管理机构统一计算机等设备的软、硬件环境，以建立信息高速虚拟通道连通起来外，还要统一管理形式、应用软件，实现人事档案信息形成、存储、交换的标准化，做到网络数据统一、标准统一、接口统一，便于全社会、各方面的利用。2.管理机制2.1“双轨制运行电子文件确实具有诱人的魅力：它存储密集、便

7、于修改、传输快捷、查找迅速、输出灵敏，各种媒体信息的集成化利用，可以产生图文声像并茂的效果，这些优点都是纸质文件所无法比拟的。但考虑到因特网的开放性、松散性和不设防性，为了防止网络瘫痪等事故所带来的不可估量的损失，网络数据还是应该实行人事档案实体与电子文件并存的“双轨制管理形式。纸质文件是电子文件的根本所在，其具备的载体耐久、内容直观、信息稳定、管理简便、真实可靠，且具有原始凭证作用等优点，也是电子文件暂时所无法替代的。只要纸质实体还在，即使发生数据全部丧失的重大事件，数据库重建就还具有可行性。“留得青山在，不怕没柴烧。因此，人事档案纸质实体还是应该由各人才效劳机构按相关规定保存好，与电子文件

8、长期共存，优势互补。人才效劳机构基于网络瞬间实现电子文件更新的同时，相应的纸质材料也应及时地被转递到人事档案实体的委托保管机构，以保持二者的一致性。2.2市场化运作为了保证网络平安，应采用特许经营的方式，除了人事部门审批通过的人才效劳机构通过平安认证后可直接访问网络数据库外，用人单位和个人均不能直接登录国家人事档案信息效劳网络。人才效劳机构在向人事部门申请设立时，可选择是否购置人事档案信息效劳网络的终端，如选择，那么由网络省级管理中心配发客户端软件及账号密码，并对外公开发布可经营此项业务的人才效劳机构名单，供用人单位和个人选择。用人单位和个人可通过前往人才效劳机构或阅读其网站注册成为正式用户，

9、详细访问机制可以借鉴“结合参考咨询与文献传递网图书文献查询恳求的方式：在人才效劳机构内部，注册用户输入账号密码即可直接访问人事档案资料，在人才效劳机构之外的用户那么需登录人才效劳机构网站经一定确实认手续后间接进展查询。由于人才效劳机构主要是通过提供效劳收取费用来维持运行的，所以人事档案信息效劳网络应采取市场化运行体制，用人单位和个人申办相关业务时应向人才效劳机构缴纳一定的效劳费。详细收费标准应由网络主管部门制定，全国统一执行，人才效劳机构定期将所得收益按一定比例上缴网络建立主管部门。2.3平安保密意识及法律责任具有用人自主权的用人单位和人才本人，均可向人才效劳机构申请人事档案信息效劳账号和密码，但为了保证数据平安和保护公民的隐私权，我们应当将网络平安、信息保密放在首位。单位申请的必须派人事干部持单位介绍信、营业执照及机构代码证等有效证件前往人才效劳机构申办才能获得账号和密码，并应妥善保管，不能转借其他单位和个人使用；个人申请由人才凭本人身份证件亲自前往办理，申请的账号权限只能是查询本人的部分人事档案信息。为了增强查询人员的平安保密意识，应在返回查询结果时声明法律责任