文件收发管理制度

1、山东益康集团（药业）公司文件收发管理规定一、目的为进一步加强公司各类文件资料的收发管理工作，提高工作效率，并明确管理职责；结合公司实际情况，制定本管理规定。二、适用范围公司所有文件资料，包括工程资料、图纸、内外部文件、函件等。三、职责公司所有文件资料，由公司各职能部门专人负责拟发、收集、整理后，统一交公司办公室档案室归档保管，具体操作根据档案管理规定标准执行；四、发文管理规定及流程 （一）发文规定各类文件拟稿后进行审核签发。公司各类发文均由所属部门负责拟稿排版及校对，送公司主管领导核稿。以公司名义对外文件由行政副总经理核稿；各部门对外文件由分管经理核稿；公司各部门间的往来文件由行政副总经理核稿

2、；公司各种一般事务性文件，由下发部门负责人核稿；公司各种规章制度由相关部门负责人、分管副总经理会审，总经理定稿。其次进行会签、发送。文稿审核会签后，分别呈送相关领导审定批准签发。公司行政公文、规章制度，在行政副总经理、总经理署意见后，由总经理或董事长签发；公司一般事务性文件由分管领导签发，重要文件由副总经理以上领导签发。经各位领导审阅签发的文件承办部门将发文原稿（含拟稿审核表）送办公室存档。发文日期以领导签发日期为准。发文编号由办公室文员按年份依流水号码一文一号编列。（二）发文字号编排 1.以公司名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式：（1）公司简称的大写英文缩写（YK）+发布年号（四

3、位数）+顺序号（三位数）；（2）以公司名义发文，统一由办公室负责拟文及编号，经相关部门领导审核，董事长批准后发出；（3）以部门名义，加盖公司印章的发文字号统一编排为以下格式：发文部门名称发文字号编排备注技术部YKJS+（发布年号）（四位数）+文件分类+顺序号（三位数）质量部YKZL+（发布年号)（四位数）+文件分类+顺序号（三位数）财务部YKCW+（发布年号）（四位数）+文件分类+顺序号（三位数）经营部YKJY+（发布年号）（四位数）+文件分类+顺序号（三位数）外贸部YKWM+（发布年号）（四位数）+文件分类+顺序号（三位数）行政部YKXZ+（发布年号）（四位数）+文件分类+顺序号（三位数）生

4、产部YKSC+（发布年号）（四位数）+文件分类+顺序号（三位数）工程部YKGC+（发布年号）（四位数）+文件分类+顺序号（三位数）（三）文件分类1.制度、规定：根据公司经营管理的实际需要，由公司职能部门提出建立和完善的各类管理规章制度；2.决定：对重大事项做出的决定按排；3.通知：发布或公布公司各项制度，传达相关部门、人员或单位需要周知的事项；4.通报：表彰先进，批评错误，借以教育员工；传达重要精神或情况；5.通告：在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项；6.报告：下级向上级汇报工作，反映情况、提出建议意见或答复上级的询问；7.请示：向上级部门请求请示、批准；8.批复：答复相关部门（单位）的请

5、示；9.意见：对相关问题提出意见或处理办法；10.函：相关部门（单位）之间的相互商洽工作、询问和答复问题或相关部门（单位）的请求批准和审批事项；11.会议纪要：记载和传达会议情况。（四）发文格式发文格式参照山东益康集团（药业）公司公文规范及管理办法执行。五、收文管理规定文件的接收，应依如下原则接收：5.1检查文件的文本及附件是否完整，做好签收登记；5.2文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办；5.3登记接收文件时应注意记录清楚来文单位，接收时间，主送部门等；5.4文件接收后应及时送达相关人员传阅或办理；5.5将最后处理过的文件分类、整理、及时归档保管。附表3：文件收发登记表六、附则本规定由办公室负责拟订及相关解析。山东益康集团（药业）公司文件呈批表发文部门单位文件编号发文日期拟稿人文件标题【内容摘要】【部门审核意见】【分管领导意见】总经理审批呈批经办： 存档部门：附