江西省医疗机构网上药品采购监管系统医疗机构操作手册

1、江西省医药采购服务平台网上药品采购监管系统医疗机构操作手册江西省医药采购服务中心江西先锋环宇电子商务有限公司二00八年十月一、 系统概述江西省药品采购监管平台V1.0是由江西省卫生厅与江西先锋环宇电子商务有限公司合作开发，利用现代信息网络技术为特定用户群服务的电子交易系统，可以为医药卫生行业提供虚拟的市场空间，让医疗机构全面上网采购，药品生产经营企业全面上网销售，政府有关部门全面上网监管，实现药品交易过程的数字化、网络化、合理化。 依托先锋环宇电子商务公司丰富的卫生行业集成背景，并使用医疗机构药品集中招标采购平台良好的系统结构设计，建立医药电子交易市场，可以形成公开、公平、公正的市场环境，规范

2、药品市场秩序，实现药品交易过程的充分竞争，降低药品虚高价格，减轻患者的医药费负担；可以实现集中招标采购的无纸化运作，提高交易效率，降低交易成本，减轻企业负担；强化政府对集中招标采购的监管，可以有效杜绝假药劣药，加快新特效药的普及速度。二、 功能简介 江西省药品采购监管平台V1.0由3大功能模块构成：医院采购系统、配送商管理系统、监督部门监管系统组成。该系统的使用使药品的需求及供应信息在医院、配送商、配送监管部门之间流畅、及时传输，使医院及医药公司及时进行信息沟通，保证医院药品的及时供应，控制医院药品的合理库存，提高药品配送效率，减少流通成本。同时，监管部门能实时掌握医院的需求，监督医院最近采购

3、计划，监督中标企业的供应和服务质量，记录医药公司历次配送情况，特别当需求药品无法得到满足时及时协调、应对，检查、监督医院与医药公司货款结算情况并进行有效的宏观调控。三、流程图： 编制采购目录编制退货单编制采购计划初审采购计划（一级）审批退货单据（一级）复审采购计划（二级）发送退货单发送采购计划确认配货数量订单付款四、操作步骤4.1 领取帐号和密码医疗机构领取省服务中心设置的帐号和密码登陆系统。4.2 登陆系统以下两种方式任选其一均可登陆本系统。4.2.1 方式一：登陆的网站，单击，如下图所示：图1单击页面左边的“网上药品采购系统” ，如下图所示图24.2.2方式二：登陆的网站, 单击页面左边的

4、“网上药品采购系统” ，如下图所示:图34.3 登录界面图4输入登录用户名和密码，点击按钮进入项目列表界面。4.4 项目列表界面项目列表界面如图：图5点击操作列上的，进入对应的项目进行交易操作4.5、用户工作台界面图6该界面作为医疗机构用户的工作台，包括5个功能模块：1、采购管理 2、配送管理 3、退货管理 4、采购查询 5、系统管理功能模块操作：1、采购管理采购管理包括1、采购目录管理；2、采购目录查询；3、采购计划管理；4、采购计划初审；5、采购计划复审。1.1、采购目录管理：制定本院采购目录进入设置采购目录界面，显示为本次项目供医院采购药品目录(包括限价竞价品种和不限价不竞价品种)，在该

5、目录中编制本院采购目录，将本院选定的采购目录在此进行选择操作，操作界面如图7。 图7对采购药品的查询可通过按药品“通用名”、“商品名”和“生产企业”等查询条件查询，系统默认为模糊查询，并支持汉语拼音的声母（即拼音码）进行查询。如：药品头孢拉定可以输入“头孢拉定”或“tbld”查询出结果，并可按商品名、生产企业等条件进行再次检索，准确找出所需采购品种，如选择再次查询条件为生产企业，输入生产企业名称如：江西汇仁药业有限公司可以输入“江西汇仁”或“jxhr”选择“在结果中查询”进行再次检索。结果如图8所示：图8为方便医疗机构使用，列出了所有可采购的品规的详细信息。点击查询结果中的药品右侧的“选择”复

6、选框，选中为本院的采购目录后点击。如下图所示：图9保存成功后有提示页面：注：操作指对所显示页面中的已选择信息进行保存。1.2、采购目录查询：所选定的本院采购目录在“采购目录查询”中可以查看。页面出现的是本院采购目录，要查找某药品同前操作。图10本页面具有导出Excel表功能，可点击，将本院采购目录文件保存在本地硬盘中，供打印输出。1.3、采购计划管理采购计划管理：以下为采购员制订采购计划工作界面图11采购计划管理下单据状态说明:“编辑” 状态为制作采购单中，采购单还未报批；“报批” 状态为采购单制作完成后报初审；“审核通过” 状态为初审通过，待复审；“审核未通过” 状态为未通过初审，在初审意见

7、栏内可查询意见；“审批通过” 状态为复审通过，采购员可发送订单；“审批未通过” 状态为未通过复审，在复审意见栏内可查询意见；“发送” 状态为已发出、待配送商接收的采购单；“作废” 状态为错误采购单已做作废处理。采购单操作说明：对采购单进行修改，点击后列出采购单明细；：报药剂(采购)科长审核采购单；：发送采购单给经销商，让经销商进行确认配送；：查看采购单明细；：审核未通过的采购单取回后可重新编辑；：错误采购单作废处理；：对误作废操作的采购单予以恢复；：作废后的采购单进行删除。点击，显示采购单明细进行添加药品编制采购单，界面如下：图12采购单号由系统自动生成，由28位组成，第一位以“S”开头，2-

8、5位为项目号，6-11位为医院编号，12-28位为创建单据的时间。双击填写框弹出经选定的本院采购目录表，如下图所示： 图13在对药品的查询中，可通过按药品“通用名”、“商品名”和“生产企业”查询采购药品相关信息，系统默认为模糊查询，并支持汉语拼音的声母（即拼音码）进行查询。并可进行再次检索，准确找出所需采购品种。点击，药品被选入采购单，如下图所示：图14填写药品数量和修改紧急状态(系统默认紧急程度为普通)，同时选择配送商，点击下拉框，配送商分配送地区列有1-3家，医疗机构根据本院情况选择其中一家，再点击，该药品采购计划添加成功。采购金额为包装中标价乘以采购数量，由系统自动算出，如下图：图15还

9、可通过对药品采购计划作采购数量、配送企业、紧急程度修改，是对某一药品采购计划的取消。本页面具有导出Excel表功能，可点击，将本采购单明细文件保存在本地硬盘中，供打印输出。创建完成后，返回采购单管理页面，点击，如下图，单据进入初审阶段。图16制定采购单界面可选择单据“单据状态”和输入“起始时间”和“终止时间”查找采购单，界面如图：图171.4、采购计划初审采购计划初审下单据状态说明: “待审” 状态为等待初审的采购单；“审核通过” 状态为初审通过，待复审；“审核未通过” 状态为未通过初审，在初审意见栏内可查询意见；“审批通过” 状态为复审通过，采购员可发送订单；“审批未通过” 状态为未通过复审

10、，在复审意见栏内可查询意见；“发送” 状态为已发出、待配送商接收的采购单； 初审操作界面如下：图18点击可查阅采购单明细，如采购单合格点击，采购单送至复审，如采购单有误可点击，将出现审核意见填写栏，见下图：图19输入审批意见点击，审批不通过的计划单被打回，采购员可以查阅到“状态”及初审意见。根据初审意见进行采购单修改再报批。如再次审核合格，原填写的审核意见即消除。初审界面下可选择单据“单据状态”和输入“起始时间”和“终止时间”查找采购单，界面如图：图201.5、采购计划复审采购计划复审下单据状态说明: “待审” 状态为等待审核的采购单；“审批通过” 状态为复审通过，采购员可发送订单；“审批未通

11、过” 状态为未通过复审，在复审意见栏内可查询意见；“发送” 状态为已发出、待配送商接收的采购单；复审界面如下，审批操作及单据查询同初审。图211.6、采购计划发送当复审通过后，采购员点击，采购单按配送商不同拆分成若干条订单发往各配送商。图22如需查看某一采购单详细信息，点击该采购单操作栏下的：进入采购单明细列表进行查看。图23本页面具有导出Excel表功能，可点击，将本采购单明细文件保存在本地硬盘中，供打印输出。1.7、订单查询 采购计划发送后，医疗机构用户可在订单查询页面下按单据发送时间对订单查询并可查看订单明细，按同一采购单中的配送商不同系统自动拆分成若干条订单，采购单编号相同而订单编号不

12、同即为同一采购单拆分生成。订单号由系统自动生成，由28位组成，第一位以“O”开头，2-5项目号，6-11位为配送商编号，12-28位为创建单据的时间。如下图所示：图242、配送管理2.1、到货确认：点击“配送管理”下 “到货确认”子菜单,进入到货确认界面，该界面将列出所有已发配送商的订单，医疗机构用户根据单据状态及单据时间在这个界面查看并进行到货确认操作，如下图：图25单据状态说明：“待接收”状态为医院已发出，但经销商还未接收订单 “已接收”状态为经销商已接收订单，但未进行配送确认 “已拒绝”状态为经销商无法供货，拒绝配送订单 “已配送”状态为经销商已进行配送，医院尚未收货 “已到货”状态为医

13、院已收货确认 “已付款”状态为医院已付货款 “已确认”状态为经销商已确认收款将单据状态选择为“已配送”点击，所显示的均为需作到货确认的单据。如下图：图26点击，显示订货单药品明细：图27系统默认收货数量与配送数量相同，如配送数量与收货数量相同则不需修改，收货数量与配送数量不符时，则需对收货数量进行修改，为方便采购双方网上信息流转，在“备注”栏内填写收货数量不足的原因，反馈给经销商。点击，修改配送数量和填写备注，再点击，如上图。本页面具有导出Excel表功能，可点击，将本订货单明细文件保存在本地硬盘中，供打印输出。注：如配送数量与订购数量不符，可在 “备注”栏内查看经销商缺货原因。到配送确认界面

14、，点击对订单进行收货处理后，状态显示为“已到货”， 即收货确认完成。系统将实际收货金额自动计算出合计到货金额，如图：图282.2、订单付款：为反映回款情况，医疗机构收货确认完并支付货款后，需点击“订单付款”子菜单,进入订单付款界面，如下图：图29订单付款单据状态说明：“已付款”为已作付款确认操作； “未付款”为未作付款确认操作； “已确认”为配送商收到款后已作确认到款操作。为数据统计准确，付款时需按实际发票单据为每一药品填写发票号，点击弹出填写发票号界面，输入发票号，如下图： 图30输完发票号后，点击后完成付款确认操作。界面如下图：图31如操作错误在配送商确认到款前也可。如配送商确认到款后，订

15、单状态为，如下图：图323、退货管理3.1退货单管理：制定退货单点击“退货管理”下“退货单管理”子菜单,进入退货管理创建退货单界面：图33:将会新建一张退货单，操作类似新建采购单。图34本页面具有导出Excel表功能，可点击，将本退货单明细文件保存在本地硬盘中，供打印输出。编辑完后返回，点击，该条退货单报上级审批，界面如下，该界面列出所有退货单。图35退货单操作说明：对退货单进行修改；：报上级审批退货单；：发送退货单给配送商，让配送商进行确认；：查看退货单明细；：对审核未通过的退货单取回；：对错误退货单作废处理；：作废后的退货单可删除。用户在这个界面可按“状态”,“起始时间”和“终止时间”等条

16、件对退货单进行查询，并进行新建、编辑、作废、报批、发送和查看：3.2退货单审核退货单报批后审核界面如下图，用户在这个界面也可按“状态”,“起始时间”和“终止时间”等条件对退货单进行查询、审批，操作类似采购单审批。注：退货单审核为一级审批。图363.3退货单管理：审核通过的退货单发送给经销商，操作同发送采购单。图374、采购查询4.1交易记录明细查询该页面显示药品交易记录，用户在这个界面可通过“单据状态”、“付款状态”、“采购单号”、“起始时间”和“终止时间”对药品交易记录进行查询。本页面具有导出Excel表功能，可点击，将文件保存在本地硬盘中，供打印输出。界面如图：图384.2药品采购汇总该界面列出所有交易的药品记录,用户可以通过单据“起始时间”和“终止时间”对药品进行查询，在这个界面可以查看所有采购的药品的采购数量、配送数量、到货数量、成交金额、让利金额等。图394.3药品采购月度汇总该界面列出所有交易的