公司档案管理规定模板

1、xxxxxxxx有限公司档案管理规定为进一步加强档案管理工作，提高公司档案管理水平，使档案工作实现规模化、标准化、科学化管理。依照中华人民共和国档案法和企业档案工作条例的要求，现将档案管理规定整理如下。附件一：档案管理制度附件二：档案管理办法附件三：档案保险期限表附件四：档案整理程序标准附件五：档案分类方案档案员岗位责任制（职责）一、认真学习档案法及其它规章制度，提高依法治档的意识。二、对本公司文件材料的形成，积累和归档进行指导，具体负责档案的业务指导，监督检查和归档指导，把好档案质量关。三、编制检索工具，为提供利用创造条件。四、提高档案编沿工作，丰富开发利用形式，争创效益。五、做好立卷归档档

2、案材料的分类编号、排列上架及统计工作，保管好各门类档案。六、做好档案安全保卫工作，确保档案万无一失。七、积极参加社会活动，了解档案利用情况，提供有价值的资料为企业服务。八、对前来利用档案者，热情接待，坚持原则，维护档案机密的安全。立卷归档制度一、各部门在各项工作中形成的，具有保存价值的文件、材料、图表、声像均属于立卷归档范围，全部实行集中统一管理。二、应归档的文件、材料、种类、份数以及每份文件的页数，必须齐全完整，哪个单位承办形成的，由公司的兼职档案员负责收集，任何人不得据为己有。三、文件材料的组合必须遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。四、案卷

3、整理必须按要求整理归档。五、每年三月底前，各部门须将上年度文件材料编制案卷移交清册向档案室移交归档。档案利用制度一、档案室应编制案卷目录，索引等检索工具，积极开展档案信息资源，为企业服务。二、利用者查阅档案，必须办理查阅手续，填写查阅档案登记表和利用效果找反馈记录及时将利用档案信息反馈回来，不断总结经验，开发利用档案。三、档案员要熟悉室藏档案分类，编号情况，提高服务质量。四、档案应在阅览室查阅，外借时要经领导批准。五、查阅档案要注意保护，不得折叠、圈点、勾划或其它标记。六、利用者查阅档案后，档案员检查核对，发现与原件不符的须酌情处理。档案管理（保管）制度一、档案库专库专用，属机要重地，非档案管

4、理人员未经领导批准，不得入内。案卷按档案分类方案排列入库，科学、合理的管理，方便档案的入库和出库工作，不得任意挪动。二、档案存放和进去利用均由档案员进行，档案的收进、移出、保管、查阅等情况要认真进行登记和统计，做到底子情况清，情况明。三、档案库内严禁吸烟，严禁将易燃易爆品带入库内。四、做到“七防”工作，即“防光、防火、防高温、防潮、防盗、防虫鼠、防尘，定期通风，保持环境清洁卫生，离开库房要做到门窗紧闭，加锁，发现问题及时处理。五、档案人员因工作变动，须办理好各类档案的交接手续。档案库房管理制度一、档案库房系机要重地，非管理人员不得进入，查阅者应在阅览室等候档案管理人员阅卷。二、档案库房要具备“

5、三铁一器”、“七防”措施，“三铁一器”即铁门、铁窗、铁柜、报警器；“七防”即放火、防光、防高温、防潮、防盗、防尘、防虫鼠。三、严禁库房内吸烟，不准存放其他非档案物品。四、用科学的方法管理库房，维护档案的完整。五、定期检查档案的安全保管状况，及时记录，发现问题及时解决。六、下班时，要关好门窗上好锁。档案保密制度一、不该说的机密绝对不说。二、不该问的机密绝对不问。三、不准在私人通信中涉及机密。四、不准在公共场所及家里谈论机密。五、不准将档案资料外借私人。六、不私存机密文件、资料、图纸等档案材料。七、不在不利用档案保密场所谈论机密。八、利用者利用档时，由档案人员负责调卷送阅，严禁入库房自行查找档案。

6、九、秘密级档案须经分管领导批准方可查阅。十、要经常进行保密情况检查，档案人员必须注意档案库门窗的关闭和上锁，作好安全保密工作。剔除销毁文件说明一、重份文件予以剔除，应当立卷的文件材料与已立卷的文件进行核对。二、对无保存价值的材料一律按规定予以剔除，分类打捆，这些材料有：1、个人起草的文件草稿，无领导签字，无时间、作者的；2、个人上交的无头尾的零星记载材料；3、各单位抄送的供参考的文件材料；4、本公司临时性的通知及考勤表等；5、一些会议的零星讲话，发言等残件。附件二：档案的管理办法一、文书档案是我公司在各项工作中形成的历史记录，具有保存价值的文件材料，具有参考和依据作用，也是公司的重要组成部分，

7、因此，对文书档案必须实行由公司集中统一管理，任何部门和个人不得据为已有。二、凡在工作中形成的具有保存价值的行政文件、图表和其它适用的文书材料的档案资料，均由各部门统一整理，向档案部门移交。三、档案室接收档案，应符合下列要求。1、按公司归档范围规定应归档的文件材料齐全、完整归档。2、案卷要按立卷程序的规定立卷。3、案卷质量达到山西省企事业档案标准的规定。四、各部门一般在第二年三月底前向档案室移交档案，交接双方移交目录清点核对，档案室严格把关、并履行签字手续。五、档案室对接收的案卷，要按照分类编号方案进行分类、排列、编号;分类代号要统一使用阿拉伯数字。六、案卷按分类体系排列上架、不得分裂案卷之间的

8、历史关系，不得错乱放转置，以便于检查利用。七、建立档案的借阅制度和借阅登记簿，编制案卷分类目录、全引目录等检索工具。八、根据工作需要，积极开发信息资源，编制组织机构沿革、大事记等参考资料。九、档案室应定期对重复、超过期限的档案进行登记建册，组织鉴定，准确判定档案的存毁，严格履行销毁手续。科技档案的管理办法一、科技档案是公司在逐步扩大、不断改进、改造、基本建设管理等工作中直接形成的有保存价值的科技文件材料。二、公司科技档案是公司的重要组成部分，各部门必须将科技文件形成材料的形成、积累、整理归档纳入本单位职责范围和有关人员的岗位责任制，做好平时收集工作，严防档案材料的流失。三、每项科研，设备基建项

9、目及其事故等工作鉴定工作结束后，新形成的全部材料，必须按一个项目、一项工程、一套设备、一项产品为单位，保持成套完整加以系统分类整理，组成案卷，认真登记卷内文件目录，拟制案卷题名，填写案卷封面和备考表等。经工程负责人，单位负责人审查后，及时移交档案室，集中统一管理，任何人不得据为己有。四、档案室对按接收的科技档案，应按分类编号方案进行分类、编号必要的加工整理、排列上架。五、档案室应编制必要的科技档案检索工具，积极提供档案为科研、生产、基建、业务建设服务。六、档案室必须高度重视科技档案的安全保护工作，定期进行安全检查，对破损褪变的科技档案要及时修复措施。附件三档案保管期限表1、董事会各类会议记录、

10、决议。11通知、名单、议程、报告、领导人讲话、在会发言、提案、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、董事会议记录、简报、重要的照片、录音（像）带等文件材料。永久12贺信、贺电、讨论未通过的文件。长期13小组会议纪录、参考文件、会议服务机构的计划、总结等文件材料。短期2、本级党委、人民代表大会、政治协商会、工会、共青团、妇发联合会的常委员、政府常委员、办公会议的文件材料。21、公报、通报文件、决议、决定、记录、纪要、领导讲话、讨论通过的文件材料。永久22、讨论末通过的文件材料等。短期3、上级机关召开的重要会议文件材料等。31、主要文件材料。长期32、其它文件材料。短期4、上级机关颁发的文件

11、材料。41、上级机关颁发的文件材料。属本公司主管业务的和非直属上级机关颁发的针对本公司主管业务并要执行的文件材料。42、 直属上级机关颁发的属本公司主管业务并要执行的一般文件材料。长期43、其它需要执行的文件材料。短期5、国家、省、市级、上级机关视察、检查本公司工作时形成的题词、讲话、声像等重要文件材料。永久6、本公司、董事会、分公司、党组（包括实行党委制的党委）和行政办公会的记录、纪要、讨论通过后的文件材料。永久7、本公司召开会议的文件材料。71、本公司召开的工作会议和重要的专业会议文件材料。711通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要、重要的声像材料。永久712典型材料、代表发言、

12、简报。长期713小组会议记录、参考资料。短期72一般专业会议文件材料。721 纪要、通知、总结、讲话、报告、重要的声像材料。永久722典型材料、代表发言、简报。短期8、本公司制发的（包括其它机关联合制发的）文件材料。81、方针、政策法规性的、重要业务问题的。永久82、一般业务问题。长期83、事务性有参考价值的。短期9、代上级机关起草并采用的文件材料的最后草稿。91 重要的法规性的。长期92、其它的。短期10、本公司各种文件工作形成的文件材料。101综合成果、专题成果、方案、总结、报告。永久102原始记录。长期11、本公司专题、典型的调查报告。111、重要的。永久112、一般的。短期12、本公司

13、的请示与上级机关的批复，下级机关的请示报告与本机关的批复、请示。121、方针、政策性的重要问题的。永久122、一般事务性的问题的。短期13、本公司工作活动的工作总结、报告。131、重要职能活动年度和年度以上的、重要专题的。永久132、半年的、季度的、一般专题的。长期14、本公司计划、规划控制数字。141年度和年度以上的。永久142季度的、月份的。短期15、本公司统计报表。151、汇报的、年度和年度以上的、专题的。永久152、季度的、月份的。短期16、本公司机构设置、撤并、名称更改、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信文件材料。永久17、干部任免的文件材料。171、本公司领导人，本公司对直属单

14、位领导人任免的文件材料。永久172、本公司负责人的任免材料。长期18、本公司劳动模范、先进工作者等的文件材料。181、省级以上的。永久182、市、县级以下的。长期19、本公司对有关人员的处分材料。19.1、影响大、问题严重的。永久19.2、一般的。长期20、干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、抚恤、死亡等文件材料。长期21、本机关职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍及存根。长期22、本公司职工、党员名册。永久23、本公司党、团、工会的基层组织形式的工作报告、总结、会议文件和团员名册等文件材料。长期24、本公司组织沿革、大事记。永久25、本公司及本机关批准的有关区域变

15、化和解决边界纠纷征用土地的文件材料。永久26、本公司财产、物资、档案等的交接凭证。长期27、本公司编辑的并反映主要职能活动的出版物定稿和样本。永久28、本公司与国内外有关单位签订的合同、协定、协议书等文件资料。永久28.1、有历史意义和长远利用价值的。永久28.2、重要的。长期28.3、一般的。短期29、本公司关于出国考察、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料。29.1、重大活动的主要文件。永久29.2、一般活动的审批手续考察报告。长期29.3、其它文件材料。短期30、公司之间协商工作的往来文件材料。短期31、同级机关和非隶属机关制发的非本公司的主管业务，但要贯彻执行的文件材料。短期32

16、、本公司处理人民来信来访的文件材料。32.1、有省以上领导人重要批示和处理结果的。永久32.2、有上级机关或本公司领导人重要批示和处理结果的。长期32.3、其它有重要处理结果的。短期32.4、没有处理结果的。短期33、下级单位报送的总结、统计报表。3 3.1、年度和年度以上的总结、统计报表、重大问题的专题报告。长期33.2、年度以下的总结、统计报表、一般专题的报告和备案的。短期附件四档案整理程序标准立卷的的基本要求，一个年度需要立卷的文件材料必须收集齐全、完整。收集重点：本公司已形成的文件材料，各部门形成的文件材料。立卷是一个分类、组合、编目的过程。一、分类立卷部门在制订当年形成文件的案卷类目

17、，根据案卷类目做好平时的文件收集，分类工作，在文件收集齐全的基础上，将文件按以下特征逐项分开。1、分年度：将文件按其形成或针对的年度分开。2、分级别：将文件按其作者之间的关系分成上、本、下级，以有紧密联系的文件，如请示上级的批复与本级的文件放在一起。3、分机构：将文件按其产生的部门分开问题，将文件按其内容所反映的问题分开。4、分期限：要根据文书档案保管期限和有关专业档案保管期限表的规定将档案材料按相同的保管期限分开。二、组合经过分类的文件，按一定形成组合起来，组合的的基本要求：组合应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年代不混，保管期限明确。组合的基本方法：1

18、、在本公司管理和业务活动中，形成的各种业务文件、基建设备、制度等、一般按单一问题组合，同一问题的请示与批复，转发件与原件组合在一起。2、会议文件，根据文件多少，一会一卷或数会一卷，文件多时一会数卷。3、统计、报表、名册等文件，一般同一种格式名称，同一公司按时间顺序组卷，当文件特别少把几种格式或几个单位的组卷。4、工作计划、总结等文件，一般按作者或名称组合。5、会计档案，按时间顺序形成的数定卷。6、简报、刊物按名称一年一卷。7、特殊性文件材料根据具体情况进行组合。三、编目将经过组合以后的文件，进行系统排列和编目。1、卷内文件排列一般批复在前，请示在后；原件在前，附件在后；定稿在前，草稿在后；转发

19、件在前，原件在后（专门的档案除外）；其它文件材料按文件重要程度或时间先后排列。2、卷内文件编号根据实际需要，卷内文件编页号或件号，成卷装订的卷内文件的字迹和图表的画面，一面编写一个页号，空白页不编号，页号的位置在右下角。3、卷内文件目录的编制：卷内文件目录由顺序号、文号、作者、文件标题、文件日期、所在页号、备注组成。顺序号：卷内文件依其排列先后填写顺序，单份文件装订的案卷其卷内文件件号与顺序一致。文号：填写文件制发机关的发文字号；作者：填写文件的署名者；文件标题：一般照实抄原文标题，过于简单不能反映文件内容的，在标题后用括号标注文件提要；文件日期：填写文件的制发日期，没有日期的文件考证清楚后再填写；所在页号：填写每份文件首页号，最后一份文件填写起止号；备注：对卷内文件变化作必要说明。4、卷内备考表的编制：卷内备考表由本卷情况说明、立卷人、检