公司档案管理制度

1、公司档案管理制度为了加强对工程技术档案、科技档案、文书档案等资料的管理,提升企业内部（技术、商务）机密保护工作水平,明确档案管理员的工作职责,加强档案管理员的工作责任心,特制定本规定。档案员和资料员要认真贯彻和执行国家档案管理有关方面的一系列方针、政策,严格执行档案、资料管理的法规和制度,努力学习档案、资料管理的业务知识,不断提高自身业务水平,搞好本职工作。本规定共分档案管理制度、档案归档范围及接收制度、档案的密级、保管期限及立卷编号规定、档案借阅制度、档案保密制度、档案鉴定销毁制度、档案的利用统计制度、库房管理制度、阅览室管理制度以及档案工作岗位职责，详见附件。本规定由综合管理部负责解释。【

2、附件一】档案管理制度第一条 档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。为进一步加强公司的档案工作，特制定档案管理制度。第二条 档案管理是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。第三条 档案工作机构及职责1、公司设立档案室，设立专职或兼职档案工作人员，由综合管理部统一管理；2、工作职责：（1）贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各项规章制度；（2）负责各类档案资料的及时收集、整理归档工作；（3）利用档案管理软件作为信息平台，主动、及时提供档案信息，做好档案利用、统计工作；（

3、4）做好目录汇总及重要文件备案工作。第四条 文件材料的形成与归档一、文件材料归档的基本要求：1、归档的文件材料必须完整；2、归档的文件材料必须准确的反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程；3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。二、归档范围：见档案归档范围及接收制度。第五条 文件材料的整理和保管1、整理规则：遵循文件的形成规律和特点，保持文件的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用；2、质量要求：归档的文件材料页数应齐全，内容应完整。已破损的文件应予以修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求；3、

4、整理方法：（1）归档的文件材料应区别不同的情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列；（2）档案管理人员应当对归档的文件材料分类整理，并于6个工作日（合同协议要求3个工作日）内录入档案管理系统，在附件上挂上电子版；（3）档案管理人员应定期（按年度）按规范进行装订工作，并合理编制档案编号，依顺序统一排列。第六条 重要文件备案制度为达到有效管理的目的，重要文档报送集团综合管理中心备案。1、公司需向集团备案的材料范围：

5、所有对外签订的合同、协议；有关电量、电价、补贴等重大事项的申报和批复等文件；有关认定、贴息、基金等申报材料及批件；年度计划及年度工作总结；年度经济指标及年中、年终执行情况报告；年终考核总结；公司各类证件经变更、年检后复印件（营业执照、代码证、税务登记证、贷款卡等）；所有对外签订的合同、协议（必须要求原件备案）；政府部门批文、通知、意见、函等文件；管理部门颁发的证件（规划许可证、施工许可证、土地证、取水许可证等）；单项和整体验收批复文件（环保、土建、消防等）；其他重要文件及资料。2、时间要求：一般性文件两个月一次汇总上报备案，重要文件则需在收文后三个工作日内上报。 3、备案方式：原件及汇总材料采

6、用寄送或委托带送的方式，并附上材料清单；临时紧急材料可通过传真或邮件发送。4、上报备案材料责任人：由档案管理人员负责办理。第七条 借阅档案资料员工借阅各类档案资料需先进行登记并及时归还；借阅档案资料必须妥善保管，不得损坏和遗失。员工离职必须归还所借用的一切档案资料。第八条 档案管理检查制度档案室接受综合管理部的日常监督检查，每季柚查一次。第九条 本制度由综合管理部负责解释【附件二】档案归档范围及接收制度档案归档范围1.1 工程技术资料1.1.1设计基础资料(外部条件):选厂报告、资源情况、自然环境条件、地形图、勘察资料等。1.1.2设计阶段文件:项目建议书、可研报告、初步设计、施工图设计、底图

7、(含电子邮件)等。1.1.3综合性文件:有关会议纪要；指挥部对外正式文件；有关单位来往的文书；与指挥部有关的各类文件、决定、决议、指示、命令、条例、规定、批复及请示文件等；项目设计总结；项目施工总结；设计委托书、合同、辅助外委设计资料；合同资料；验收证书；结算书。1.1.4涉外活动资料:考察报告、外文资料、涉外活动中的会议纪要。1.1.5设计变更、设备清单、设备和材料代用单等要随图纸归档。1.1.6 项目建设资料：设备随机资料等。1.1.7 指挥部重要活动简报；工程照片；音像记录；工程质量照片等。1.1.8 工程竣工资料：质量证明文件、竣工图1.1.9 业务建设资料:各种制度工作标准；岗位责任

8、制；各种重要技术资料；书籍；计算机软件等。1.2 生产准备、试生产技术资料1.2.1技术准备计划1.2.2试生产管理、技术责任制 1.2.3开停车方案 1.2.4设备试车、验收、运转、维护记录 1.2.5试生产产品质量鉴定报告 1.2.6各种操作规程、管理制度1.2.7安全操作规程、事故分析报告 1.2.8运行记录 1.2.9技术培训材料1.2.10产品技术参数性能、图纸 1.2.11 工业卫生、劳动保护材料1.3生产技术管理档案1.3.1 生产计划（年度、季度、月度）及生产报表（年度、季度、月度）1.3.2 运行记录、巡检记录、设备的点检维护记录、化验单等1.3.3 生产操作规程、设备管理制

9、度、化验分析制度、安全管理制度等1.3.4 企业全面质量管理，产品质量检测和质量控制工作等1.3.5 产品质量鉴定报告1.3.6 企业标准化管理工作，各种标准档案1.3.7 安全生产、工伤事故处理、事故分析报告、职工安全教育等1.3.8 环境保护检测与控制，污染治理等1.3.9 特种设备管理、各种计量检测工作等（此部分档案最好存档于机动部）。1.3.10 技术培训材料1.4技改及科研项目管理档案1.4.1 开题报告、任务书、批准书 1.4.2 协议书、委托书、合同 1.4.3 研究方案、计划、调查研究报告1.4.4 试验记录、图表、照片 1.4.5 实验分析、计算、整理数据1.4.6 试验装置

10、及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书1.4.7 实验装置操作规程、安全措施、事故分析1.4.8 阶段报告、科研报告技术鉴定 1.4.9 成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料 1.4.10 考察报告、重要课题研究会议、专业会议文件。1.5文书档案1.5.1 政府管理部门的批复等1.5.2 政府部门、行业管理单位、集团公司下发的各种文件、通知。1.5.3 公司下发的各种文件、通知。1.5.4 各部门、车间的会议纪要以及日常来往资料。1.5.5 人事档案（存档于人力资源部门）1.5.6 财务档案（存档于财务部）1.6其他档案1.6.1 光盘、磁带、移动硬盘等非纸质媒体档案。1.6.2 有关的国外技术

11、标准1.6.3 有关的专利说明1.6.4 图书、杂志、报刊以及行业信息情报资料。2接收归档制度2.1 凡属于上述范围内的资料文件，都必须交由档案室存档。2.2 所有交至档案室的资料都应造册登记，并由交接双方签字。2.3 大批量的资料移交应有移交清单，由交接双方签字。2.4 政府部门的批复文件、合同、协议等重要文件应在生效后三日内交到档案室存档。2.5 工程技术资料由项目部档案室在工程竣工验收后移交给公司档案室，并办理好交接手续。2.6 操作规程、管理制度等三规两纪文件应在生效之日后一周内交到档案室存档。2.7 操作记录等原始记录每年归档一次。2.8 生产计划及生产报表每月归档一次。2.9 各部

12、门、车间的会议纪要、日常来往资料每季归档一次。2.10 公司各部门、车间都必须在3月份之前向档案室集中移交上一年度的档案资料。2.11 重要的文件档案都必须及时向集团总部档案室备案，合同、协议等需要备案原件，并有向总部移交的清单。2.12 对交至档案室的技术档案要及时整编、装订、归档，并做好借阅和保管工作,确保各项资料完整。2.13 对资料进行分类,并建立详细的台帐和电脑台帐及简便明了的检索卡片,为公司技术人员借阅创造条件,办理齐全的借阅手续。【附件三】档案的密级、保管期限及立卷编号规定1总则为便于企业档案的归档、检索等的管理活动，使得档案管理工作条理化、系统化，特制订本规定。本规定未对人事、

13、财务档案做出具体规定。密级：本公司档案分绝密、机密、秘密三级。保管期限：本公司档案的保管期限分永久、长期、短期。永久：五十年以上。长期：十六年至五十年。短期：十五年以下。2立卷编号原则××××XXXX（××）×××××册号案卷号所属类别二级代码 名称所属类别一级代码项目（单位）代码年度项目（或单位）代码项目（单位）名称代码烧碱及PVCJC电石厂DS硅锰厂 GM精细化工 JX电厂DC总降ZJ化学铝HL综合类ZH所属类别说明序号一级代码二级代码（资料具体类别名称）资料类别密级保管期限1JJ

14、基建类档案烧碱可研项目可研及项目建议书机密永久初步设计机密永久工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明秘密永久施工图秘密长期竣工资料秘密永久2SB设备资料秘密长期3HT合同、协议工程合同、协议绝密永久设备合同、协议绝密长期生产原材料合同、协议绝密长期产品销售合同、协议绝密长期其他合同、协议机密短期4SC生产资料生产准备及试运行资料机密长期操作规程、管理制度机密长期生产计划、生产报表、统计台帐等机密短期运行记录、巡检记录、设备的点检维护记录、化验单等秘密短期质量管理资料秘密长期安全环保管理资料秘密长期技术培训资料秘密短期5JG技改、合理化建议资料

15、机密永久序号一级代码二级代码资料类别密级保管期限6KY科研攻关资料绝密永久7WJ文件、证照集团公司文件秘密长期政府部门、行业协管单位文件机密永久公司内部文件秘密长期证照机密永久8JY会议纪要秘密长期9RC日常来往资料秘密短期10SJ杂志报刊、行业信息情报资料秘密长期11QT有关的国外技术标准、专利说明等机密永久12SX声像资料机密永久说明：1、 文件、证照、会议纪要、日常来往资料、杂志报刊、有关的国外技术标准、专利说明、声像资料归属于综合类。2、 各类图书标准的编号原则：JS×××序列号(年限)公司代码【附件四】档案借阅制度第一条凡本公司职工凭岗位证，均可借阅与本

16、人工作业务有关的档案，非本职范围的卷宗一律不借，如需借与本专业以外不相关的资料，需申请经综合部经理同意方可借阅。第二条外单位借阅本公司档案，须持有介绍信，并经办公室主任、主管领导批准，在档案阅览室查阅，如需外借则需申请并经综合部经理或公司总经理、副经理批准方可外借。第三条有密级的档案，一般情况供阅览室查阅，特殊需要借出，须主管领导批准才能借出，必须在一个工作日内归还，如特殊情况，需长时间外借，需要书面明确说明，领导、及借方双方签字。第四条凡单份档案和底图档案，只限在阅览室查阅，特殊需要借出，须主管领导批准才能借出，必须在一个工作日内归还。第五条借阅档案期限，一般不超过十五天。期满仍需使用可办续

17、借手续。第六条每人每次借阅案卷数，一般不超过两卷，确因工作需要，需书面申请经主管领导签批，可办理多卷借阅。第七条凡借阅者，对所借阅档案都负有保管和保密责任，必须严格执行保密守则。不准涂改、勾划、撕毁、缺页、剪贴、复制和做加工图使用或转借他人使用。第八条档案归还时档案室人员应予认真清点，如发现档案损坏、散失、泄密等情况，应及时向办公室领导汇报，属于一般档案要赔偿损失，有价图书按原价的2倍以上赔偿，属于密级档案，要写出书面报告报公司研究处理。第九条必须按规定办理借阅手续，对不符合规定的，档案人员有权拒绝出借，否则追究管理人员责任。第十条职工调离本公司时，须有档案室会签，方可办理调离手续。【附件五】

18、档案保密制度第一条保密工作应遵循保守机密内外有别和方便利用的原则，确保档案的绝对安全。第二条查阅绝密档案，要经主管领导批准，只准查阅，不准摘、抄、拍照、复制。第三条查阅机密档案要经主管领导批准。需借出复制时，须经总经理批准。第四条秘密级档案需借出复制时，须经主管领导批准。第五条本室人员未经领导批准，不得随意复制档案。第六条定期进行保密工作检查，发现问题及时解决，并向上级报告。第七条在检查中，发现有密级的档案损坏或遗失，要及时向主管领导报告，积极追查和补救，确实无法追回时，要查明情况，明确责任，按保密有关规定严肃认真处理。【附件六】档案鉴定销毁制度第一条档案的鉴定销毁工作，由公司档案鉴定领导小组

19、负责组织实施。鉴定领导小组由分管领导、总工、及有关部门领导、主管和档案员组成。第二条已超过保管期限的案卷需要鉴定时，先由档案管理员提出需要鉴定的档案材料清册，经主管领导审查后报请公司档案鉴定领导小组安排鉴定。第三条对已超过保管期限的档案，经鉴定确认没有保存价值的档案，要写出鉴定报告，附上销毁清册，鉴定领导小组领导签批后进行销毁。特殊档案要报请上级主管部门审批后方可销毁。第四条销毁档案时，按指定地点，并要派两人监销，并在销毁清册上签字。销毁清册一式两份；一份上报上级档案主管部门，一份存档。【附件七】档案的利用统计制度第一条档案的统计是以表册、数字的形式来揭示档案和档案工作的有关情况的，它是制定工

20、作计划、总结工作经验、改进管理、提高工作效率的具体措施。第二条档案统计包括收集、整理、入库、调出、库存、借阅、鉴定、销毁等数量和状况的登记、档案利用情况登记以及档案的构成、作用、档案工作人员、机构建设情况的基本统计和其他专题的统计。第三条建立和健全各种统计台帐，做到帐、卡、物完全相符。第四条统计数字要真实、及时、准确、完整、系统，做到不错不漏，记录人员要签字。第五条按时上报各种统汁报表。第六条各类统计帐、册、卡、表都要字迹工整清晰。第七条各类统计要做到日清月结季合年累计。【附件八】档案库房管理制度第一条档案库房是本公司重点保卫、保密的部位，禁止非档案室工作人员进入。如确因工作需要，必须在档案员

21、陪同下，方可入库查档。第二条库房内严禁吸烟或使用明火；不准存放易燃易爆物品；不准将事物带入库房；不准在库房中喝水。第三条做好库房温、湿度记录，宜采用密封、通风等方法，使用空调、去湿机等设备，控制库房温、湿度。第四条库房门口备有灭火器材。第五条档案箱内应放置防虫剂。第六条库房内的档案箱统一编号，实行从上到下，从左到右的统一排放。箱内案卷不得任意乱放，使用后放回原处。第七条库房内的档案每年检查一次，检查内容包括档案的排架、案卷的遗缺，发现破损、霉变，褪色、老化等情况要及时报告并进行妥善处理。第八条认真做好八防(防火、防盗窃破坏、防潮、防水、防光、防虫、防鼠、防尘)工作，下雨阴天严禁采用自然通风，每天要按操作规程使用去湿机，下班前要检查门窗是否关好，并切断照明、电扇电源，发现问题要及时报告，确保库房安全。第九条定期做好库房的清洁卫生工作，每周小扫，保持档案库房的整洁。【附件九】阅览室管理制度第一条公司职工凭岗位证在阅览室查阅与本职工作相关的档案。第二条绝密档案原则上不允许查阅，如需查阅必须经主管领导批准，如需复印必须经总经理批准。第三条 非本公司人员因工作需要，须经主管领导批准方可在阅览室查阅。第四条本室期刊阅览实行开架管理，读者可自行取阅