第9章使用邮件合并

1、第9章 使用邮件合并 使用邮件合并功能制作多份邀请函 制作信封和标签 p19.1 使用邮件合并功能制作多份邀请函 9.1.1 建立数据源文件 要使用邮件合并功能，首先应建立相关的数据源文件。例如，要给老校友们发邀请函，那么就需要有这些老校友的姓名、地址等数据。用户可以在邮件合并中使用多种类型的数据源，如Microsoft Outlook联系人列表，Access数据库、Word文档等。下面以Word文档为例，介绍创建数据源的方法。 新建一个空白文档，输入图中所示的数据源文件内容。其中，第1行为标题行，其他行为记录行 1p2选择“文件”>“保存”菜单，打开“另存为”对话框，设置文档的保存位置

2、及文件名，如“人员名单”，然后单击“保存”按钮 9.1.2 建立主文档 主文档中包含了信函的基本内容，新建文档并输入内容，然后保存主文档即可。本例建立的主文档如图中所示，保存文件名为“邀请函” 2p3 9.1.3 使用邮件合并向导制作邀请函 打开已建立的主文档，选择“工具”>“信函与邮件”>“邮件合并”菜单 打开“邮件合并”任务窗格，选择文档类型为“信函”，单击“下一步：正在启动文档”超链接，单击“使用当前文档”单选钮，然后单击“下一步：选取收件人”超链接 12p4 单击“浏览”超链接，在“选取数据源”对话框中选择收件人数据库文件，如“人员名单”，单击“打开”按钮 打开“邮件合并收

3、件人”对话框，选择收件人记录，单击“确定”按钮 43p5返回文档中，在“邮件合并”任务窗格中单击“下一步：撰写信函”超链接 将插入点置于文档中要插入姓名处，在任务窗格中单击“其他项目”超链接，打开“插入合并域”对话框，选择希望插入的字段，如“姓名”，单击“插入”按钮，然后关闭对话框 65p6我们再设置邮件中的称谓。单击“邮件合并”工具栏中的“插入Word域”按钮，在弹出的菜单中选择“IfThenElse”命令 打开“插入Word域”对话框，按照图中所示进行设置，表示当记录中的“性别”等于“男”时，在光标所在位置插入“先生”，否则插入“女士”，设置完毕单击“确定”按钮 87p7插入文档中字段格式

4、与主文档中的不一致，调整其字体和字号，然后单击“下一步：预览信函”超链接，预览信函效果，然后单击“下一步：完成合并”超链接 为了以后方便打印或修改，单击“邮件合并”任务窗格中的“编辑个人信函”超链接 910p8 在打开的“合并到新文档”对话框中选择“全部”单选钮，单击“确定”按钮，将全部记录都合并到一个新文档中 11p99.2 制作信封与标签 9.2.1 制作标签 选择“工具”>“信函与邮件”>“信封和标签”菜单，打开“信封和标签”对话框，选择“标签”选项卡，并在“地址”编辑框中输入收件人的地址，单击“选项”按钮 选中该单选钮，可以在整张纸中重复打印相同的标签1p10打开“标签选项

5、”对话框，在“打印机信息”设置区中选择打印机和进纸方式，在“标签产品”下拉列表框中选择标签纸的类型，在“产品编号”列表框中选择标签的类型，单击“确定”按钮 返回“信封和标签”对话框，单击“打印”按钮，可将制作的标签打印出来制作的标签32p11利用“信封与标签”对话框的“信封”选项卡，用户可方便地制作出自己需要的信封，其制作方法和标签的制作方法基本相同，在此不再赘述。 9.2.2 使用中文信封向导制作单个信封 选择“工具”>“信函与邮件”>“中文信封向导”菜单，打开“信封制作向导”对话框，然后单击“下一步”按钮 1p12在“信封样式”下拉列表框中选择一种信封样式，然后单击“下一步”按

6、钮，在打开的对话框中选择“键入收信人信息，生成单个信封”单选钮，然后单击“下一步”按钮 输入收信人的姓名、称谓、地址以及邮编，然后单击“下一步”按钮23p13输入寄信人的姓名、地址和邮编，然后单击“下一步”按钮在打开的对话框中单击“完成”按钮，完成制作 45p14 9.2.3 使用邮件合并功能批量制作信封 新建数据源文件，即收信人的邮编、地址和姓名，然后将其保存起来 新建一个空白文档，选择“工具”>“信函与邮件”>“邮件合并”菜单，打开“邮件合并”任务窗格，选择文档类型为“信封”，然后单击“下一步：正在启动文档”超链接 12p15选择“更改文档版式”单选钮，单击“信封选项”超链接，

7、打开“信封选项”对话框，选择“信封选项”选项卡，并在“信封尺寸”下拉列表框中选择信封的类型，然后单击“确定”按钮 在创建的信封文档中输入寄信人的地址和邮编，将光标置于要插入收信人地址的文本框中，单击任务窗格中的“下一步：选取收件人”超链接 34p16 单击任务窗格中的“浏览”超链接，打开“选取数据源”对话框，选择在第一步中创建的收信人数据库文件，单击“打开”按钮 打开“邮件合并收件人”对话框，选择收信人记录，单击“确定”按钮，返回“邮件合并”任务窗格，然后单击“下一步：选取信封”超链接 56p17 单击“其他项目”超链接，打开“插入合并域”对话框，选择“数据库域”单选钮，然后在“域”列表框中选择“邮编”，单击“插入”按钮，再依次将“地址”及“姓名”插入到文档中，操作完毕，单击“关闭”按钮 调整插入的“邮编”、“地址”和“姓名”域的位置，然后单击任务窗格中的“下一步：预览信封”超链接 78p18预览