应收及预付业务会计制度的设计

1、第六章应收及预付业务会计制度的设计教学目的：了解应收及预付业务内部控制和核算方法设计的内容、特点与目标；理解并能够应用应收及预付业务内部控制方法与核算方法的设计原理。知识点：应收及预付业务内部控制和核算方法设计的内容及其特点；应收及预付业务内部控制和核算方法设计的目标；应收及预付业务内部控制方法的设计；应收及预付款项核算方法的设计。本章主要讲以下四个问题：一、应收及预付业务会计制度设计的目标二、应收账款业务内部控制方法的设计三、其他应收款业务内部控制方法的设计四、预付业务内部控制方法的设计一、应收及预付业务会计制度设计的目标应收及预付款项作为企业一项重要的流动资产，它能否及时、如数收回，直接影

2、响到企业资金的周转速度和企业资产的安全性，甚至关系到企业的生存与发展。而应收款项的收回和预付账款目的的实现，又取决于债务人的资信状况、现金流量和财务状况等多种因素。因此，企业的应收及预付款项是一项风险最大的资产。这也就决定了应收及预付业务会计制度设计的目标主要有以下几个方面：（一）缩短收账期限，尽可能避免坏账损失企业发生应收账款的主要原因是扩大销售，增强竞争力，因此，应收账款管理的首要目标就是缩短收账期、尽可能避免坏账损失。应收账款是企业的一项资金投放，是为了扩大销售和盈利而进行的投资。而投资肯定要发生成本，这就需要在应收账款信用政策所增加的盈利和这种政策的成本之间作出权衡。只有当应收账款所增

3、加的盈利超过所增加的成本时，才应当实施应收账款赊销；如果应收账款赊销有着良好的盈利前景，就应当放宽信用条件增加赊销量。应收票据和其他应收款也有类似的问题。对于预付账款而言，它源于采购业务，表面上与应收账款正相反，但本质上也是一样，若客户不能如期交货也未退款，也会造成坏账损失。（二）防范职务舞弊，保证应收及预付款的安全由于应收账款业务是在纷繁复杂的销货业务中产生、收账的，它与销货业务紧密联系。一方面，它在企业内部主要由销售部门管理，很大程度上系于销售人员的职务行为；另一方面，它一旦发生，该项资产的安全又在很大程度上系于客户的行为。由此，保证应收账款安全的一个重要方面是防范销售人员的职务舞弊。应收

4、票据和预付账款也有类似的问题。（三）保证在资产负债表上如实恰当地披露应收及预付款项应收及预付款收账或收货的风险性决定了对外披露的资产的质量，要保证会计信息的质量，财会部门就必须严格按企业会计制度的规定，正确地对应收及预付款项进行确认、计量、记录和报告，以及制订、选择恰当的应收账款、其他应收款的坏账准备会计政策。二、应收账款业务内部控制方法的设计应收账款源于商品销售业务，因此，在企业的内部控制系统中往往将销货业务的控制和应收账款的控制相融合，定义为销售与收款的内部控制。本书中关于销货业务的内部控制将在下章详细论述，此处只就应收账款内部控制制度的一般问题进行讨论。应收账款的控制方法主要有以下几个方

5、面：（一）制定科学的应收账款信用政策应收账款收账效果的好坏，依赖于企业的信用政策。这些信用政策包括：信用期间、信用标准和现金折扣政策。1. 信用期间。信用期间是企业允许顾客从购货到付款之间的时间，或者说是企业给予顾客的付款期限。信用期过短，不足以吸引顾客，在竞争中会使销售额下降；信用期过长，对销售额增加固然有利，但一方面只顾及销售增长而盲目放宽信用期，销售所得的收益就会被相应增长的应收账款费用所抵消，甚至造成销售利润负增长；另一方面，信用期间越长坏账风险越大。因此，企业必须慎重研究，确定出恰当的信用期。信用期的确定，主要是分析改变现行信用期对收入和成本的影响。延长信用期，会使销售额增加，产生有

6、利影响；与此同时应收账款、收账费用和坏账损失增加，会产生不利影响。当前者大于后者时，可以延长信用期，否则不直延长。如果缩短信用期，情况与此相反。2. 信用标准。信用标准是指顾客获得企业的交易信用所应具备的条件。如果顾客达不到信用标准，便不能享受企业的信用或只能享受较低的信用优惠。企业在设定某一顾客的信用标准时，往往先要评估它赖账的可能性。这可以通过“五C”系统来进行。所谓“五C”系统，是评估顾客信用品质的五个方面，即：品质(Character)、能力(Capacity)、资本(Capital)、抵押(Collateral)和条件(Conditions)。( 1)品质。品质指顾客的信誉，即履行偿

7、债义务的可能性。企业必须设法了解顾客过去的付款记录，看其是否有按期如数付款的一贯做法，及与其他供货企业的关系是否良好。这一点经常被视为评价顾客信用的首要因素。( 2)能力。能力指顾客的偿债能力，即其流动资产的数量和质量以及与流动负债的比例。顾客的流动资产越多，其转换为现金支付款项的能力越强。同时，还应注意顾客流动资产的质量，看是否有存货过多、过时或质量下降，影响其变现能力和支付能力的情况。( 3)资本。资本指顾客的财务实力和财务状况，表明顾客可能偿还债务的背景。(4)抵押。抵押指顾客拒付款项或无力支付款项时能被用作抵押的资产。这对于不知底细或信用状况有争议的顾客尤为重要。一旦收不到这些顾客的款

8、项，便以抵押品抵补。如果这些顾客提供足够的抵押，就可以考虑向他们提供相应的信用。( 5）条件。条件指可能影响顾客付款能力的经济环境。比如，万一出现经济不景气，会对顾客的付款产生什么影响，顾客会如何做等等，这需要了解顾客在过去困难时期的付款历史。（二）制定科学的现金折扣政策现金折扣是企业为了鼓励顾客在一定期限内尽早偿还货款而对其付款额给予一定比例的扣减。向顾客提供这种现金折扣上的优惠，主要目的在于吸引顾客为享受优惠而提前付款，缩短企业的平均收款期。另外，现金折扣也能多招揽一些顾客前来购货，借此扩大销售量。企业采用什么程度的现金折扣，要与信用期间结合起来考虑。不论是信用期间还是现金折扣，都可能给企

9、业带来收益，但也会增加成本。当企业给予顾客某种现金折扣时，应当考虑折扣所能带来的收益与成本孰高孰低，权衡利弊。因为现金折扣是与信用期间结合使用的，所以确定折扣程度的方法与程序与前述确定信用期间的方法和程序一致，只不过要把所提供的延期付款时间和折扣综合起来，看各方案的延期与折扣能取得多大的收益增量，再计算各方案带来的成本变化，最终确定最佳方案。（三）建立规范的应收账款对账制度会计部门应建立定期或不定期地与客户的对账制度，?及时了解客户的财务状况，并将对账结果和对客户财务状况的了解通报给销售部门、客户信用部门，以便及时采取有效措施，减少坏账损失。它要求：1. 对账工作应由独立于销售部门的财会部门操

10、作；2. 在对账时间上应有规范的定期日，对特殊情况，如销售人员的变动、客户交易的变更、发现客户有异常现象等，应随时与客户对账；3. 与客户对账应设计符合销售和收款管理要求的标准对账单，送达或邮寄给客户，并要求客户经手人签字、客户盖章，以保证其法律效力。对账单的一般格式如下表所示对账单对账单号：对账日期：对账期间：年月日至年月日页次:编码:供货方编码:而贝单位名称：单位名称：地址：地址：邮编：电话：邮编：电话：联系部门：传真：联系部门：传真：联系人:E-MAIL联系人：E-MAIL:序号发货收货缺货退货净发货款收款收款收款欠款通知通知通知通知货金结算单据日期金额金额单号单号单号单号额方式号11:

11、1合计备注:需货方对账人:需货方审核人:需货方（签财务专用章）供货方对账人:供货方审核人:供货方（签财务专用章）（四）建立严格的应收账款收账监督制度应收账款发生后，企业应采取各种措施，尽量争取按期收回款项，否则会因拖欠时间过长而发生环账，使企业蒙受损失。这些措施包括对应收账款回收情况的监督和制定适当的收账政策。1 .回收情况的监督企业已发生的应收账款时间有长有短，有的尚未超过收款期，有的则超过了收款期。一般来讲，拖欠时间越长，款项收回的可能性越小，形成坏账的可能性越大。对此，企业应建立应收账款的收账监督制度，随时掌握回收情况。实施对应收账款回收情况的监督，可以通过编制账龄分析表进行。利用账龄分

12、析表，企业可以了解到以下情况：第一，有多少欠款尚在信用期内。这些款项未到偿付期，欠款是正常的；但到期后能否收回，还要待时再定，故及时的监督仍是必要的。第二，有多少欠款超过了信用期，超过时间长短的款项各占多少，有多少欠款会因拖欠时间太久而可能成为坏账。对不同拖欠时间的欠款，企业应采取不同的收账方法，制定出经济、可行的收账政策；对可能发生的坏账损失，应提前作出准备，充分估计这一因素对利润的影响。2 .收账政策的制定企业对各种不同过期账款的催收方式，包括准备为此付出的代价，就是它的收账政策。比如，对过期较短的顾客，不过多地打扰，以免将来失去这一市场；对过期稍长的顾客，可措辞婉转地写信催款；对过期较长

13、的顾客，频繁地信件催款并电话催询；对过期很长的顾客，可在催款时措辞严厉，必要时提请有关部门仲裁或提请诉讼等等。催收账款要发生费用，某些催款方式的费用还会很高（如诉讼费）。一般说来，收账的花费越大，收账措施越有力，可收回的账款应越大，坏账损失也就越小。因此制定收账政策，又要在收账费用和所减少坏账损失之间作出权衡。制定有效、得当的收账政策很大程度上靠有关人员的经验；从财务管理的角度讲，也有一些数量化的方法可予参照。收账政策的优劣在于应收账款总成本最小化的道理，可以通过比较各收账方案成本的大小对其加以选择。（五）坏账损失责任追究制度企业对于不能收回的应收款项应当查明原因，追究责任，并根据责任人的责任

14、范围和失职损失程度给予经济处罚。在这一制度中应详细列明责任条款和不同责任的行政处罚、经济处罚标准，以避免处罚的随意性而造成不公平和不可操作。（六）科学的应收账款会计管理制度1. 应收账款的记录必须经销售部门核准的销售发票和发运单等为依据。2. 根据应收账款的明细账户余额定期编制应收账款余额核对表，并将该表寄客户核实，编制该表的人员不能同时担任记录和调整应收账款的工作。3. 应收账款的总账和明细账户的登记应由不同的人员汇总的记账凭证和各种原始凭证、记账凭证分别登记，并由独立于记录应收账款的其他人员定期检查核对总账户和明细账户的余额。4. 由信贷部门定期编制应收账款分析表，从中分析出是否存在虚列或

15、不能收回的应收账款。5. 制定专人对应收账款账龄较长的客户进行催收，以保证公司债权得以收回；应收账款的各种贷项调整（包括坏账冲销、销售折让的给予等）必须经财务经理批准才能进行。（七）恰当的坏账会计政策选择制度1. 企业应当定期或至少于每年年度终了，对应收账款进行全面检查，预计各项应收款项可能发生的坏账，对于没有把握能够收回的应收款项，应当计提坏账准备。2. 企业只能采用备抵法核算坏账损失。计提坏账准备的方法是余额百分比法还是账龄分析法、赊销百分比法，由企业自行确定。但无论采用哪种方法，企业都应当列出目录，具体注明计提坏账准备的范围、提取方法、账龄的划分和提取比例。按照管理权限，经股东大会或董事

16、会，或经理(厂长)会议或类似机构批准，并且按照法律、行政法规的规定报有关各方备案，并备置于公司所在地，以供投资者查阅。3. 坏账准备提取方法一经确定，不得随意变更。如需变更，仍然应按上述程序，经批准后报送有关各方备案，并在会计报表附注中予以说明。4. 企业在确定坏账准备的计提比例时，应当根据企业以往的经验、债务单位的实际财务状况和现金流量情况，以及其他相关信息合理地估计。5. 对有确凿证据表明确实无法收回的应收款项，如债务单位已撤销、破产、资不抵债、现金流量严重不足等，根据企业的管理权限，经股东大会或董事会，或经理办公会或类似机构批准作为坏账损失。三、其他应收款业务内部控制方法的设计其他应收款

17、业务主要有两个方面：一是对外发生的债权，二是发生在企业内部的备用金借款和员工差旅费借款等。其中对外发生的债权控制应比照应收账款的控制进行，所不同的是它的控制比应收账款要简单些，这里不再专门论述。发生在企业内部的备用金借款控制已在第五章货币资金的控制方法中详细论述，这里只就员工因公借款的控制论述如下：差旅费借款是企业经常发生的一项借款业务，其管理、控制标准是既要保证业务的正常运行，又要及时清账，以防止报账不及时导致的会计信息披露不准确和发生坏账损失。其控制制度的设计主要有以下几个方面：(-)借款批准制度企业员工以差旅费名义的借款，必须首先填制差旅费借款单，说明借款用途、借款金额，预计报账还款日期

18、等重要事项，并报经部门主管和企业财务主管领导批准。（-）财务审查制度对有关授权领导批准的借款在由出纳付款之前，还必须经财务经理或其授权人审查核准，这一方面是为了有效调度资金的需要，同时也是审查人以往信用，保证借款专款专用和借款人及时报账的需要。（三）逐笔清欠制度它要求，无论何人、何事，在第二次借款前必须首先报清上一次借款，若上次借款尚未报账，不能再借款。其目的是从另外一个方面同样保证借款专款专用和借款人及时报账。（四）定期报账制度企业的差旅费借款情况各种各样，有的是非经常性的一次借款、报账，而对于采购、销售人员而言往往是经常的、频繁的、周期性较长的借款。因此，企业必须建立差旅费定期报账制度。它包括两个方面：一是按预计的还款日期监督借款人及时报账；二是在月末、季末或年末定期进行借款清理，对业务尚在进行中的借款，已开支的要报账，尚未开支的要在还后再