物业管理公司档案管理制度(9)

1、规章制度示范文本 | Excellent Model Text 资料编码：CYKJ-FW-404编号：_物业管理公司档案管理制度(9)审核：_时间：_单位：_物业管理公司档案管理制度(9)用户指南：该规章制度资料适用于管理中，通过编订企业的章程、议事规则、生产经营运作、监督、员工的行为规范，再在运作中实践得到不断的完善，使经营管理中议事有法可依。可通过修改使用，也可以直接沿用本模板进行快速编辑。物业管理公司档案管理制度（九）第一条 总则1.为规范公司档案管理,更有效地为公司的各项工作的顺利开展服务，特制定本制度。2.本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音像资料，包括：国家政府部门重

2、要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案（人事档案等）。3.公司对档案实行集中统一管理。第二条 档案管理架构1.公司档案管理由办公室主管，设立综合档案室。2.综合档案室由办公室档案管理员负责管理，各管理处设兼职档案管理人员。3.综合档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各管理处由兼职档案管人员负责档案的收集、整理和移交工作。第三条 档案分类：1.文书类档案1）政府部门各类文件2）公司对外、对内各类正式发文3）法律公文4）广告策划文案2.工程技术类1）设备设施档案2）招投标档案3.财务类档案4.合同类档案5.公司各类证照6.影音类文件第四条 归档工作流程1.档案工作分

3、为八个环节：收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、利用。2.各管理处以管理项目为单位，按档案分类要求，在第一时间将文件、证照原件整理后，负责移交至公司综合档案室归档。3.各管理处按要求建立档案，做好档案登记目录，经管理处负责人审签后，及时交送公司综合档案室备查，并依据要求将档案原件移交公司综合档案室。如管理处确需留存原件的，应与公司综合档案室办理档案借阅手续。第五条 归档要求1.归档文件必须完整齐全。2.归档文件必须按规定分类、整理、编目。3.档案编目1）文书类档案：年度+（项目）部门或管理处+案卷号如：20xx/市场/0012）工程类档案：年度+项目+档案分类+案卷号如：20xx/百事可

4、乐/项目/0013）财务类档案：会计年度设置4）合同类档案：部门（项目）+合同类型+年份+案卷号4.归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸类的传真件、复印件均不能归档。5.音像档案要求:磁带、录像带、光盘要原版；计算机软盘、光盘要可运行。音像档案采取总登记方式（登记表见附件2）：1）照片、底片要求清晰完整，并附有说明文字材料，包括事件、时间、人物、背景、摄影者五要素。2）录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签注明：题目（内容）、制作日期、制作人、盘数、序号等。第六条 档案借阅、移交1.公司档案室档案原则不外借其他单位，如确需外借需经公司主管副总批准。2.借阅档案、证照一律办理借阅手续。档案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、复印及转借他人。3.各管理处只能借阅本部门形成档案，若跨部门借阅，须经档案主管部门负责人批准。4.公司档案管理人员在调离岗位、或离职时，由办公室主任负责监督办理档案的交接工作,将档案移交表填写清楚。第七条 保管和保密制度1.存放档案的档案柜排放整齐；采用统一的档案盒，且要求标识明确。2.档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。3.档案的保密严格执行档案保密制度，采取相应保管措施。销