中小企业ERP系统采购和销售管理模块设计

1、中小企业 系统采购和销售管理模块设计何俞江沈琦陈典红中国计量学院机电工程学院，中一种即可付款。在付款过程中还涉及（付款金额、币别、汇率、发票号、付款方式、付款来源、采购业务员、备注），根据实际情况、选择其中任何一个组合方式来完成付款。该功能记录在财务管理模块处实现。（）采购退货：由于某种原因，导致产品不合格而被退回时，要填写的单据。 供应商、退款方式、验收单号、票据编号、退货原因等）销售管理子模块本模块完成销售信息管理，功能细分如下 ：（）销售订单：记录订单信息，一个订单可以记录多个产品。订单包含的信息有（订单号、业务员、客户名称、交货日期、摘要物资采购和销售是企业资金、成本管理中极其重要的环

2、节，对于中小企业并不十分完善的管理体系而言，更有着重要的作用。该文介绍了一个针对中小型企业采购和销售管理模块的开发方案，给出了系统的总体结构及功能模块设计思路。关键词；采购；销售管理，；引言在科技日新月异的今天， 系统已经日益成为企业掌握自身和供应商的资源，及时地了解企业的运行情况，对市场的变化及时地做出反应的一个有效的工具。而采购和销售，分别是联系供应商和客户的两个关键的部分，也是 系统所需要的信息来源和所反应的结果输出的管理部门。对于管理水平和本身制度并不完善的中小型企业，采购和销售的管理尤为重要。采购和管理模块的功能需求采购管理模块分如下：（）采购申请单：包括各部门所需的办公用品和 计算

3、之后所得到的生产所需货品，包含的信息有（申请单号，部门，货品名称，数量，申请日期，审核人，备注等 ）。（）采购订单：主要是来自供应商方面的信息，记录采购订单信息，一个采购订单可以记录多个产品。采购订单包含的信息有（采购订单号、供应商、货品名称、货品数 量 ，交 货 日 期 、交 货 地 点 、备 注 等 ）。（）采购验收：根据采购订单和合同给定的条件选择验收内容。该收货栏中包含（销售订单号、供应商、采购订单号、检验员、收货日期、货品质量检验情况等）。（）采购付款：与采购收货对应，按照收到货品要求，需要给供应商一定的金额。付款过程中有应付和预付两种类型，选定其交货地点 方式、一系列产品信息等）。

4、（）销售发货单：向仓库部门发出的通知单据，方便物料的跟踪查询。（订单号、一系列产品信息、交货日期等），订单经审核后生成的。（）销售收款单：记录了收款的整个情况，包括各个销售订单在成交过程中的金额。（ 客 户 、 收 款 类 型 、金 额 、支 票 号 、币别、汇率、收款方式、收款去向、销售营业员等）。该功能在财务管理模块实现。（）销售退货：当产品因为某种原因不合格被退回时，要填写的单据。（）销售分析：对企业的产品市场销售进行综合评价分析，有助于企业把握发展的方向，了解市场的动态。采购和管理模块分析采购管理子模块分析本模块完成采购过程的信息管理，功能细图采购管理子系统业务处理流程图（信息科技中国

5、科技信息 年第 期流程分析采购管理，其目的是为了确保销售订单的完成，按需求计划，以合理的数量、准确地实践、较小的成本完成生产物料采购，实现完善的企业物资供应管理。其所涉及的业务包括：采购计划、采购订货、进料检验、仓库收料、供应商管理、价格及供货信息管理等，其中的采购付款的设计在财务模块中实现。数据的输入是部门的需求或者经过 、 的计算之后得到的生产计划单，输出的是面向库存的采购入库的采购验收单，和面向生产计划安排的采购单。（）具体业务处理流程如图 。（） 数据流程分析：见图 。采购管理子模块的目标和功能分析（）在上述分析的基础上，制订该子模块的目标如下：及时收集并登记采购订单的签订、变更、执行

6、情况；按照采购环节中出现的流程形成各种单据，包括采购、验收、付款、退货等操作； 及时提供各种查询信息；定期形成采购以及货款记录，以便财务统计； 及时、真实记录采购管理中各种档案 。（）根据子模块的目标，确定子模块的基本功能如下：采购订单管理单元采购订单管理单元主要实现：根据部门或 、 计算的需要，生成采购申请单以及采购订单。输入生成记录，包括采购订单号、下单时间、产品型号、数量等。利用代码和名称的关联性辅助用户录入数据 。采购退货管理单元在商品采购过程中，因为商品质量问题，可能会发生采购退货。采购退货主要实现 ：正确地修改商品库存、合计往来账。输入生成记录，内容包括退货单号、退货时间、采购单号

7、以及退货原因。采购验收管理单元采购验收模块主要实现：商品入库，按规定进行商品的检验，合格的才进入仓库并产生入库单。输入生成记录，包括验收单号、产品型号、数量、质量检验结果以及时间等。利用表格辅助用户录入数据。查询单元查询单元主要实现：能够进行采购订单、采购退货单、采购验收单的查询。能够实现各个单据的报表打印。在预期的设计的界面中，当用户在操作界面中录入数据时，例如采购部门、商品代码、商品名称等信息时，在录入过程中会以列表形式出现相关数据，用户双击列表中的数据时，这些数据会自动显示在表格中。由于为了简化本课题的程序设计，关于便捷操作在实际的设计中暂不进行。销售子模块分析流程分析在 系统中，销售管

8、理子模块是企业信息流的源头，是企业物流的最后一步，使企业营业收入的主要来源。主要通过销售报价、销售订货、仓库发货、销售退货、价格管理、信用管理、库存信息及订单执行跟踪情况等业务单据进行销售业务流程的管理，并根据企业业务及职能管理需要分别提供销售业务管理报表和销售业务分析资料。数据的输入是客户的订单资料，输出的是面向库存方便控制管理的销售发货单，和销售退货单，面向 、 计算的销售订单的内容 。（）企业销售管理的流程销售管理系统运转的必要前提是：完整的客户资料、信用资料、企业可供销售的物料（产品或服务）、企业的价格政策、产品价格的折扣等重要的基础信息以及与销售收入有关的财务、税务、银行等基础信息。

9、可见，销售管理是与企业的计划生产管理、库存管理、采购管理、质量管理、财务管理以及绩效管理等模块的业务流程信息紧密相关，集成共享的。见图 。（）销售系统中订单的流程销售订单是购销双方共同签署的、具有合法地位的文件，是确认购销活动的标志。销售订单是企业经营业务的驱动器，直接决定着企业共个系统的工作，其产生的信息传递涉及到系统的各个相关子系统。鉴于其在整个企业的各个部门都有着其较为复杂的联系，我在设计上主要是以订单作为各个部门之间相互联系的纽带。作为我们选型时决定的 型生产计划方式的企业，销售订单是企业进行生产的基础，是企业进行一系列生产计划安排的根本，也是企业进行物料采购的依据。另外，在销售订单输

10、入的时候也可以进一步了解客户的资料，方便完成客户的信用记录。流程图见图。销售子模块的目的和功能分析（）根据上述的流程分析，得到的模块的目的：及时收集并登记销售订单的签订、变更、执行情况； 及时提供各种查询信息；定期形成销售以及货款记录，以便财务统计； 及时、真实记录销售管理中各种档案 。（）根据子模块的目标，确定子模块的基本功能如下：销售订单管理单元销售订单管理单元主要实现：根据客户的需求，生成销售订单，记录下客户所需要的产品、数量、规格以及交货图采购管理子模块数据流程图图企业销售管理流程图的时间、地点；能进行档案中的客户订单的查询，并了解订单的执行状态；将销售订单的数据传递到数据库表中，方便

11、库存、 以及 进行细一步的处理。销售发货管理单元销售发货管理单元主要实现：一张销售订单可分批出货，也可集中出货 ；由销售订单管理系统录入、更改的订单记录生成销售发货单，包括订单编号、发货单编号、产品型号、数量、要求、发货时间 ；销售发货单传递到库存管理系统，作为订单向实际生产转移的单据，方便查询订单是否在执行；生成的销售订单记录被销售分析系统所共享，为销售分析系统进行数据处理提供依据 。销售退货管理单元销售退货管理单元主要实现：将由于某些方面原因而被客户退回的货物数据记录，生成销售退货单，包括订单编号、退货单编号、产品型号、数量、退货原因、退货时间；根据产生的销售退货单生成退货处理单，记录退货

12、单编号、产品型号、数量、退货原因和处理方式；储存产品的退货及处理记录，以便企业查找自身在各个方面的不足。查询管理单元查询管理单元主要实现：能够实现销售订单、销售发货单、退货单以及退货处理单的查询，了解订单的执行情况；能够实现各个单据的报表打印。销售分析管理单元销售分析管理单元主要实现：对销售订单按照时间（年度、季度、月份）进行排列、组合，为对企业产品的生产量、生产能力、产品的发展趋势等的分析提供依据；可以生成销售增长分析表、产品销售流向分析表等表，便于企业经营者进一步了解自身产品的动态。采购和管理模块设计“采购管理子模块”子模块使用的窗体、数据库和表“采购管理”子模块的功能结构参见操作界面主菜

13、单的各功能选项。该子模块使用的窗体、数据库及表的关系如表 所示。采购管理子模块所使用的数据库是 系统，在子模块中所引用的表见附录。查询和功能在每个单元里面已经设计了，因而取消了原查询单元。“销售管理子模块”子模块使用的窗体、数据库和表“销售管理”子模块的功能结构参见操作界面主菜单的各功能选项。该子模块使用的窗体、数据库及表的关系如表 所示。销售管理子模块，在设计的过程中是作为系统的最初的数据输入端口，因而在具体的界面和程序设计方面简化了原本 系统中销售管理所要包含的报价管理和产品销售预测，同时对于分析管理模块仍然处于设计阶图销售订单流程图表采购管理子模块建立的主要数据表文件表销售管理子模块建立

14、的主要数据表文件段，还无法顺利地用于反应销售管理所产生的销售量和趋势统计数据。模块的实现销售订货单输入供应链模块分为采购和销售两个子模块，销售子模块中的销售订单输入是在完成系统的基本设置之后要进行的操作，也是作为进行数据处理的输入端，即系统进行工作的根本。操作界面见图 销售订单输入界面。考虑到可能存在的误操作，在设计中增加了一些防护措施。例如，对订单号要进行检验，只有唯一的订单号才能进行数据的保存操作，避免重复的数据输入。同时考虑到订单所需求的产品的多样性，将产品的信息设计成为可以多组添加的状态，以满足对多种产品的需求。也就是在数据库里面设计临时的表，在 中加入了两个，一个用来读取主表，一个用

15、于读取临时表。临时表作为暂时存储产品信息的载体，然后在页面关闭或者点击“继续输入”之后自动清除原来存在的产品信息，信息科技为下一次的操作作准备。中国科技信息 年第 期询申请单的数据表可以得到是否审批完成保存操作以后，订单被保存在数据表中，以便可以进行调用和查阅。销售发货单输入在完成销售订单输入之后，要进行销售发货单的填写。同样的要对订单号进行检验，存在的订单号会自动地将客户名称、客户编号以及发货日期显示。发货单由于与订单中产品的数量和价格等可能会存在一些不的值，查询采购单的数据表可以得到唯一性的值，通过比较，能够实现。采购验收单输入采购验收单是在采购物品到达后根据物料在设置中的规定进行检验，为

16、入库单提供数据，以及作为不合格品生成采购退货单的依据。同，所以没有采用自动调入相关信息记录的设计，采用手工输入的方式。销售发货单是指向库存查询的，方便以后对库存进行查询而产生的单据。销售退货单输入在由于产品或者相关问题造成的产品退货时进行的操作，同样要先检验对应的订单号，才能进行保存。完成操作后，在库存管理中会需要输入产成品、物料入库，可以利用数据表增加一列对产品的标识来区分是否是有瑕疵的产品，避免与其他产品混杂，等待处理。销售管理查询可以进行，销售订单、销售发货单以及销售退货单的查询管理，界面如图销售管理查询界面结果。在查询记录的分类选择界面可以选择需要的记录类别，在确定类别之后才能输入条件

17、进行查询。可以单一条件的查询，也可以多个条件的查询，而且不同的记录类别的选择，条件的提示也会不同，如果没有合适的记录或者没有查询的条件，系统会提示。采购申请单输入采购申请单是对销售订单进行 和 的计算之后生成的，同样的需要对应销售订单号和申请单号的唯一性进行检验，在设计中，采购申请单需要经过审批，即通过审批按钮来实现对申请的审批，这是生成采购单的必须条件。采购单输入采购单需要经过申请单的审批才能产生，如果没有通过审批的申请单号是无法产生采购单的保存的，保证每次采购信息都是通过检验的。界面如图 。在操作中要经过对采购单编号的检验，以及申请单编号的检验，只有符合采购单编号唯一和申请单审批通过的情况

18、下才能够获得保存按钮，从而保存生成采购单。这是借助两个参数条件来实现的，例如，设 经过审批，我们设一个数 ，然后设 是唯一的，我们设一个数 ，也就是当 ， ，都为 时，成立，否则都不成立。通过查采购验收单记录验收合格的物料代码、物料名称和数量，传递到入库单，而根据采购数和实收数的区别来确定采购退货单的物料代码、名称和数量。界面见图 采购验收单。采购退货单在采购验收单生成之后，根据验收检验的结果来决定是否需要退货，如果需要退货，则生成相应的数据储存表，可以为以后添加供应商管理中信用度和等级评定单元提供依据，并且可以作为新的采购申请单。采购退货单输入。总结对于 系统的设计和实施，不同的人会有不同的见解。在设计中，数据间的相互关联和处