东方实用BEC商务英语邮件模板讲义（Word）

1、一问候 Greetings【写作模板】信体结构开篇：首先表示对收信人的问候以及思念之情。结尾：以建议或者良好的祝愿结尾。语气措词语气：取决于具体情形以及发信人与收信人之间的关系。措辞：根据不同的问候信分类进行适当的调整。1. 询问近况（Asking the others situation）How is everything? 最近好吗？2 / 292. 说明近况（Describing ones situation）Im keeping very busy. 我一直很忙。3. 说明身体状况（Describing ones health）Im not feeling very well. 我身体

2、不适。二感谢 Expressing thanks【写作模板】信体结构在信的开头可以开门见山地亮出写信的目的，对对方的馈赠、帮助、关心或邀请等表示由衷的感谢，直截了当说声 thank you。 使用Thank you very much for .或I am writing to express my sincere appreciation for 之类的句子是最有效率的开头。接下来，详述感谢的缘由，可以回忆当时接受对方帮助或馈赠礼物时的情景，并表达愉悦的感受。感谢信的关键是让人感到言辞恳切，并非矫揉造作。因此，如果你要感谢你的客户，你必须说清他的帮助对你来说为什么如此重要。在信的结尾部分需要

3、首尾呼应，再次表示感谢，或表示良好祝愿，或对未来表示期望回报的意愿。语气措词感谢信最重要的是真诚，缺乏真诚的感谢信只能让人反感，比不写的效果更糟。写感谢信要及时，尤其要趁感谢之情最浓的时候写。感谢信忌用浮华辞藻，不要不着边际地夸耀。收到礼物写感谢信，最好要表达出对礼物的喜爱之情。三道歉 Apologies【写作模板】信体结构开篇：大多数情况下,信的开头第一句就应该道歉，这样更能说明体谅对方，更容易取得对方的谅解。结尾： 以肯定语气结尾，表示今后不犯或少犯错误，把关系改善的信心转达给对方。语气措词写好道歉信的关键在于措辞要朴实委婉，语气要诚恳真挚，解释要详细明了。例如 “Im really so

4、rry”、“a feeling of deep regret”都是致歉之词，可以恰如其分地表达写信人的真诚歉意。道歉信分一般道歉信和正式道歉信。它们的组成基本相同，所不同的是正式道歉信的语气要比一般道歉信庄重。一般道歉信常用：“I am sorry/We are sorry”表示抱歉，而正式道歉信必须用“We regret/We sincerely apologize for”等更郑重的语气来化解对方的不满情绪。四慰问 Expressing condolences【写作模板】信体结构开篇：表示对某人某事表示同情或慰问。结尾：问候、安慰对方，如果合适，可以表示愿意帮助对方。Heartfelt s

5、ympathy and much love to you, Jenny, as you go through this time of grief.杰妮，在你处于悲痛之时，我们谨向你表示衷心的同情和无限的友爱。We are only a phone call away if theres anything we can do.如果有什么我们能帮忙的，请尽管打电话来。语气措词写慰问信时，语言和语气要严肃、庄重、简洁，不可使用诙谐、幽默或调侃的语言或活泼喜悦的语气，那样显得轻薄，既不自重，也不尊重对方。慰问信要发自内心，使对方感到温暖、亲切、富于人情味，能减轻对方的痛苦。但是，慰问信不宜使用冗长的

6、话语或令人伤感的话，那样也可能会增加对方的悲痛。五约定时间/计划 Arranging time and making plans【写作模板】信体结构开篇：提出约定的时间或者计划，也可以更改或取消时间或计划。结尾：在表示约定好的邮件末尾，可以表达期待见面。如果取消或更改了原来的时间或计划，结尾最好请求原谅，并另约时间。语气措词在这类邮件中，对朋友的语气可以比较轻松。对同事或者客户的语气，要表现出诚意。朋友：Is Thursday OK for you to come to my home? 周四来我家可以吗？同事：We need to arrange a time to discuss this

7、 project. 我们需要安排时间讨论一下这个方案。客户：Would it be possible to visit your factory during that week? 那一周去您的工厂参观可以吗？六邀请 Invitations【写作模板】信体结构信的开头应先说明邀请对方参加活动的意图、活动内容以及举行活动的目的。接下来说明活动的名称、安排的细节、时间、地点等。如果是正式邀请信，还要对被邀请者的威望和学术水平表示推崇和赞赏，表明如果被邀请者能够接受邀请的话，会给活动带来很好的影响。接着说明活动的相关事宜，最好是能引起对方兴趣的事宜。如果对时间的要求比较严的话，可说明要求参加者到达的

8、具体时间以及活动结束的时间。信的结尾应再次表达希望对方能够参加或出席的诚意。如有必要，可请对方在某个确定时间之前确认能否应邀及其他特别事项或者关于被邀请人的费用负担问题。称呼活动内容及活动目的，热情邀请对方参加的原因说明活动安排的细节、时间、地点等再次热情邀请对方结束语赞赏对方的价值以及对活动所产生的影响（正式）签名语气措词英文邀请信要根据不同的用途确定写信的格式和语气。商业邀请信被邀请者通常是属于比较有威望的人士。因此，这类邀请信的措辞要相对正式一些，语气要热情有礼，用词规范正式。而私人之间的邀请信则比较简要，内容格式上的要求都比较低，可以写得随意一些。只要表明邀请的意图，说明活动的内容、时

9、间、地点等即可。但既然是邀请信，那么就一定要在信中表达出非常希望对方能够参加或者出席的愿望。七请求帮助Requesting help【写作模板】信体结构开篇： 说明写作意图，要提出什么样的请求。请求要具体，语气要礼貌。如果请求信的收信人是不认识的人、公司或者机构，那么在信的开头应首先介绍自己，并介绍写此请求信的原因，提出请求。主体段落： 说明请求的原因，并具体展开，而且合乎情理。结尾： 表示希望对方回复，并在此处体现礼貌原则，常用套句：“I am sorry for any inconveniences I have caused by this letter.”语气措词由于提出的请求往往都是

10、需要麻烦别人的事情，所以要注意语气要礼貌，不要吝啬你的感谢。英文请求信应注意措辞礼貌，格式规范，这样会使请求显得比较正式。请求内容及相关信息一定要详尽、具体；语气要客气、委婉；语言直接、具体、简明。八建议 Suggestions【写作模板】信体结构建议信是建议收信人采取某种行动的信件，一般分为三个部分：首段：表明写作意图。陈述事由，简单介绍自己。主体段落：应该首先肯定对方的优点，然后再陈述需要改进的地方或针对具体情况提出具体建议或忠告，指出采纳建议的益处。注意语气要委婉，千万注意不要让别人以为你是在投诉。结尾段：对提出的建议进行总结，要注意有礼貌使读者容易接受。语气措词建议信不同于投诉信，所以

11、写信人一定要注意礼貌当先。建议信一般包括以下内容：首先说明写信的目的，其次，在肯定的基础上提出自己的建议或看法（否则别人以为你在投诉，而不是在提建议），最后表达希望采纳建议。总的来说，建议信应该言辞恳切，理由充分。无论在什么情况下，英语商务信函的语气既要热情友好，又要审慎仔细。由于信函都是有其目的性的，所以信函里所采用的语气语调也应该符合目的。在写之前先不妨仔细考虑一下写这封信函想达到一个的目的是什么、希望建议对收信人产生一种怎样的影响，以及以劝说为主，还是以要求为主。九表达愿望 Expressing wishes【写作模板】信体结构开篇：首先表述当前发生的事实。结尾：问候收信人，或者以建议、

12、良好祝愿结尾。语气措词1. 表达愿望的邮件，在语气上要注意诚恳；在措辞上，力求准确地表达发信人的真实内心愿望。2. 根据收信人的不同，措辞要有所注意。对同事与对客户的措辞和语气是有所区别的。1. I wish I could see him again.我真希望能再次见到他。2. We would appreciate it very much if you would also ask your colleagues to give us their replies as soon as possible.希望贵公司的同仁尽快给我们回复，我们将不胜感激。十说明意向 Stating inten

13、tions【写作模板】信体结构开篇：提出自己的意向。结尾：感谢对方合作或良好祝愿。语气措词说明意向的邮件，在语气上要注意诚恳；在措辞上，语言要表达准确。Im planning to visit a major customer and have a meeting in Bangkok, so Im afraid I have to cancel the presentation.我计划去拜访曼谷的一个重要客户，所以我恐怕得取消下周的简报。十一表达重要性Expressing importance【写作模板】信体结构开篇：提出重要的人或事情。结尾：感谢对方或良好祝愿。语气措词在表达重要性的邮件中

14、，要注意语气。如果强调重要性的时候，可以加上用于表示修饰的副词。Good health is far more important than money.健康比金钱重要得多。十二请求许可 Asking permission【写作模板】信体结构开篇：请求允许、表示允许或者表述不允许。结尾：根据不同的主题有不同的结尾方式。语气措词语言和措辞根据请求、允许、不允许而有所区别。请求许可（Asking for permission）I hope youll allow me to accompany you on your trip.我希望能陪您旅行。表示允许（Granting permission）I

15、 have no objection to that. 我不反对。表示不允许（Denying permission）Im sorry, but I cant change the rules.对不起，我不能改变规定。十三应该不应该 Should I or shouldnt I?【写作模板】信体结构开篇：可以是问候、表示收到来信，或者直接表明自己的态度。结尾：在给他人或客户造成损失的情况，要表示歉意，希望得到对方的原谅；也可以是祝愿、感谢对方或者提出建议。语气措词表示应该不应该的邮件，语气较为强硬。因此在措辞上要有所注意。以下两个句子的语气差别很大：Im not sure whether I s

16、hould switch to a different service provider or not. 我不知道我是否应该另换一个服务商。I should switch to a different service provider.我应该另换一个服务商。十四赞同和不赞同 Agreeing and disagreeing【写作模板】信体结构开篇应表明自己赞同或不赞同的观点。最后如果不赞同可以提出合理的建议，如果赞同可以进一步商讨细节。语气措词根据内容，可以用不同程度地表达自己的看法、观点或观点。表示强烈赞同Expressing strong agreementI agree with you

17、 100 percent. 我完全同意你的观点。表示赞同Expressing agreementI agree with you. 我同意你的观点。有保留地赞同Agreeing with reservationsI basically agree with you. 我基本同意你的观点。不同意Expressing disagreementI disagree with you. 我不同意你的观点。十五表示不确定Expressing uncertainty【写作模板】信体结构开篇：可以是收到某人的来信或者直接提出不确定的事情。结尾：注意措辞，如果对他人影响较大的时候，需要表示歉意。开篇：Thank you for your invitation, but I am not