管理体系文件编写培训(共47页).ppt

1、2022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-1管理体系管理体系2022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-2l标准对管理体系建立的要求标准对管理体系建立的要求l文件的定义文件的定义l管理体系文件的要求管理体系文件的要求l策划的体系的文件结构策划的体系的文件结构l文件和资料管理程序文件和资料管理程序/文件编号审批要求文件编号审批要求l文件的编写要求文件的编写要求/PDCA、5W1H2022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-3ISO17799信息安全信息安全管理体系管理体系Health & Safety - OHSAS18001财务管理体系财务管理体系

2、BS8600 客户满意管理客户满意管理体系体系Finance财务管理财务管理QualityManagerOperations业务管理业务管理IT信息管理信息管理Personnel人力资源人力资源EnvironmentalStaff Development人力资源管理体系人力资源管理体系ISO9000BEMTools and TechniquesMarketing /Customer Service市场市场/客户满意管理客户满意管理ISO14001 综合管理体系综合管理体系 风风 险险 管管 理理 OHS 战略和投战略和投资管理资管理 BS6079战略和战略和投资管理体系投资管理体系 大大 监监

3、 督督 监监 控控 管管 理理行业强制性管理体系行业强制性管理体系及产品认证如及产品认证如QS9000，ISMC，TL9000（通讯），通讯），HACCP食品，食品，CE电电子产品认证子产品认证2022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-4l系统化l程序化l文件化2022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-5文件的价值文件的价值 文件能够沟通意图、统一行动文件能够沟通意图、统一行动, ,其使用有助于：其使用有助于：l满足顾客要求和质量改进满足顾客要求和质量改进; ;l提供适宜的培训提供适宜的培训; ;l重复性和可追溯性重复性和可追溯性; ;l提供客观证据提供客观证据;

4、;l评价质量管理体系的有效性和持续适宜性评价质量管理体系的有效性和持续适宜性. . 文件的形成本身并不是目的文件的形成本身并不是目的, ,它应是一项增值的活动它应是一项增值的活动. .2022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-62.7.2 质量管理体系中使用的文件类型质量管理体系中使用的文件类型 在质量管理体系中使用下述几种类型的文件：在质量管理体系中使用下述几种类型的文件： a) 向组织内部和外部提供关于质量管理体系的一致信息的向组织内部和外部提供关于质量管理体系的一致信息的,这类文件称这类文件称为为质量手册质量手册; b）表述质量管理体系如何应用于特定产品、项目或合同的文件）

5、表述质量管理体系如何应用于特定产品、项目或合同的文件,这类文这类文件称为件称为质量计划质量计划; c）阐明要求的文件）阐明要求的文件,这类文件称为这类文件称为规范规范; d）阐明推荐的方法或建议的文件）阐明推荐的方法或建议的文件,这类文件称为这类文件称为指南指南; e）提供如何一致地完成活动和过程的信息的文件）提供如何一致地完成活动和过程的信息的文件,这类文件包括这类文件包括形成文形成文件的程序、作业指导书和图样件的程序、作业指导书和图样; f）为完成的活动或达到的结果提供证据的文件）为完成的活动或达到的结果提供证据的文件,这类文件称为这类文件称为记录记录. 每个组织确定其所需文件的多少和详略

6、的程度及使用的媒体每个组织确定其所需文件的多少和详略的程度及使用的媒体.这这取决于下列因素取决于下列因素,诸如组织的类型和规模、过程的复杂性和相互作用、诸如组织的类型和规模、过程的复杂性和相互作用、产品的复杂性、顾客要求、适用的法规要求、经证实的人员能力以产品的复杂性、顾客要求、适用的法规要求、经证实的人员能力以及满足质量管理体系要求所需证实的程度及满足质量管理体系要求所需证实的程度.2022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-74.2 4.2 文件要求文件要求总则总则 质量管理体系文件应该包括：质量管理体系文件应该包括： a) a) 形成文件的质量方针和质量目标；形成文件的质量方

7、针和质量目标； b) b) 质量手册；质量手册； c c）本标准所要求的形成文件的程序；）本标准所要求的形成文件的程序； d) d) 组织为确保其过程的有效策划、运作和控制所需的文件；组织为确保其过程的有效策划、运作和控制所需的文件； e e）本标准所要求的记录。）本标准所要求的记录。( (见见4.2.4) 4.2.4) 注注1 1：本标准出现：本标准出现“形成文件的程序形成文件的程序”之处，即要求建立该程序，形成文件，之处，即要求建立该程序，形成文件， 并加以实施和保持。并加以实施和保持。 注注2 2：不同组织的质量管理体系文件的多少与详略程度取决于：不同组织的质量管理体系文件的多少与详略程

8、度取决于： a)a)组织的规模和活动的类型；组织的规模和活动的类型； b)b)过程及其相互作用的复杂程度；过程及其相互作用的复杂程度； c) c) 人员的能力。人员的能力。 注注3 3：文件可采用任何形式或类型的媒体。：文件可采用任何形式或类型的媒体。 2022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-84.2 4.2 文件要求文件要求4.2.2 4.2.2 质量手册质量手册 组织应编制和保持质量手册，质量手册包括：组织应编制和保持质量手册，质量手册包括： a) a) 质量管理体系的范围，包括任何删减的细节与合理质量管理体系的范围，包括任何删减的细节与合理性（见性（见1.21.2）；）；

9、 b) b) 为质量管理体系编制的形成文件的程序或对其引用；为质量管理体系编制的形成文件的程序或对其引用； c) c) 质量管理体系过程之间的相互作用的表述。质量管理体系过程之间的相互作用的表述。2022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-94.2.3 4.2.3 文件控制文件控制 质量管理体系所要求的文件应予以控制。质量记录是一种特殊类型质量管理体系所要求的文件应予以控制。质量记录是一种特殊类型的文件，应依据条款的要求进行控制。的文件，应依据条款的要求进行控制。 应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制：应编制形成文件的程序，以规定以下方面所需的控制： a) a) 文件发布

10、前得到批准，以确保文件是充分的；文件发布前得到批准，以确保文件是充分的； b) b) 必要时对文件进行评审、更新并再次批准；必要时对文件进行评审、更新并再次批准； c) c) 确保文件的更改和现行修订状态得到识别；确保文件的更改和现行修订状态得到识别； d) d) 确保在使用处可获得有关版本的适用文件；确保在使用处可获得有关版本的适用文件； e) e) 确保文件保持清晰、易于识别；确保文件保持清晰、易于识别； f) f) 确保外来文件得到识别，并控制其分发；确保外来文件得到识别，并控制其分发； g) g) 防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，防止作废文件的非预期使用，若因任

11、何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标识。对这些文件进行适当的标识。2022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-104.2.4 4.2.4 质量记录的控制质量记录的控制 应建立并保持质量记录，以提供符合要求和应建立并保持质量记录，以提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。质量记录应保质量管理体系有效运行的证据。质量记录应保持清晰、易于识别和检索。应编制形成文件的持清晰、易于识别和检索。应编制形成文件的程序，以规定质量记录的标识、贮存、保护、程序，以规定质量记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置所需的控制。检索、保存期限和处置所需的控制。2022-2-14-全员参与全

12、员参与 持续改进持续改进-114.3.2 4.3.2 法律与其他要求法律与其他要求 组织应建立并保持程序，用来确定适用于其活动、组织应建立并保持程序，用来确定适用于其活动、产品或服务中环境因素的法律，以及其他应遵守的要求，产品或服务中环境因素的法律，以及其他应遵守的要求，并建立获取这些法律和要求的渠道。并建立获取这些法律和要求的渠道。环境管理体系文件环境管理体系文件 组织应以书面或电子形式建立并保持下列信息：组织应以书面或电子形式建立并保持下列信息： a a）对管理体系核心要素及其相互作用的描述；）对管理体系核心要素及其相互作用的描述； b b）查询相关文件的途径；）查询相关文件的途径；202

13、2-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-12环境管理体系文件环境管理体系文件 组织应建立并保持一套程序，以控制本标准所要求的所有文件，从而确保：组织应建立并保持一套程序，以控制本标准所要求的所有文件，从而确保： a a）文件便于查找；）文件便于查找； b b）对文件进行定期评审，必要时予以修订并由授权人员确认其适宜性；）对文件进行定期评审，必要时予以修订并由授权人员确认其适宜性； c c）凡对环境管理体系的有效运行具有关键作用的岗位，都可能得到有关文）凡对环境管理体系的有效运行具有关键作用的岗位，都可能得到有关文件的现行版本；件的现行版本； d d）迅速将失效文件从所有发放和使用场所

14、撤回，或采取其他措施防止误用；）迅速将失效文件从所有发放和使用场所撤回，或采取其他措施防止误用； e e）对出于法律和（或）保留信息的需要而留存的失效文件予以标识；）对出于法律和（或）保留信息的需要而留存的失效文件予以标识； 所有文件均须字迹清楚，注明日期（包括修订日期），标识清楚，妥善保所有文件均须字迹清楚，注明日期（包括修订日期），标识清楚，妥善保管，并在规定期间内予以留存。应规定并保持有关建立和修改各类型文件的管，并在规定期间内予以留存。应规定并保持有关建立和修改各类型文件的程序与职责。程序与职责。2022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-13 法规和其他要求法规和其他要求

15、 组织应建立并保持程序，以识别和获得适用法规和其他职业健康组织应建立并保持程序，以识别和获得适用法规和其他职业健康安全要求。安全要求。 组织应及时更新有关法规和其他要求的信息，并将这些信息传达组织应及时更新有关法规和其他要求的信息，并将这些信息传达给员工和其他有关的相关方。给员工和其他有关的相关方。文件文件 组织应以适当的媒介（如：纸或电子形式）建立并保持下列信息：组织应以适当的媒介（如：纸或电子形式）建立并保持下列信息： a)a)描述管理体系核心要素及其相互作用；描述管理体系核心要素及其相互作用； b)b)提供查询相关文件的途径；提供查询相关文件的途径； 注：重要的是，按有效性和效率要求使文

16、件数量尽可能少。注：重要的是，按有效性和效率要求使文件数量尽可能少。2022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-14 文件和资料控制文件和资料控制 组织应建立并保持程序，控制本标准所要求的所有文件和资料，组织应建立并保持程序，控制本标准所要求的所有文件和资料，以确保：以确保： a)a)文件和资料便于查找；文件和资料便于查找； b)b)对文件和资料进行定期评审，必要时予以修订并由被授权人员对文件和资料进行定期评审，必要时予以修订并由被授权人员确认其适宜性；确认其适宜性； c)c)凡对职业健康安全体系的有效运行具有关键作用的岗位，都可凡对职业健康安全体系的有效运行具有关键作用的岗位，都

17、可得到有关文件和资料的现行版本；得到有关文件和资料的现行版本； d)d)及时将失效文件和资料从所有发放和使用场所撤回，或采取其及时将失效文件和资料从所有发放和使用场所撤回，或采取其他措施防止误用；他措施防止误用； e)e)对出于法规和（或）保留信息的需要而留存的档案文件和资料对出于法规和（或）保留信息的需要而留存的档案文件和资料予以适当标识。予以适当标识。2022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-15 标准要求文件结构按四个标准要求文件结构按四个主要层次展开，如图示。主要层次展开，如图示。管理方针管理方针目标目标/指标指标规定管理体系的文件规定管理体系的文件标准要求的程序标准要求

18、的程序及必要的程序及必要的程序策划、运行和控制策划、运行和控制文件如运行手册文件如运行手册标准和法规标准和法规要求的记录要求的记录质量记录质量记录程序文件程序文件手册手册其他文件其他文件2022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-16l第一层次文件： l第二层次文件： l第三层次文件： 2022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-17l第二层次文件第二层次文件： 程序文件图示：程序文件图示：2022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-18文件分类文件分类和编号和编号文件的文件的编写编写文件的文件的审批审批文件的文件的发放发放文件的文件的更改更改文件换版文件换

19、版与作废与作废文件的文件的管理管理外来文件外来文件的控制的控制2022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-192022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-202022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-21修改日期：修改日期：文件编号：文件编号：CW/004-2002版次：版次：A 修改修改: 0第第1页页 共共9页页云南机场集团程序文件云南机场集团程序文件法律法规文件法律法规文件/资料控制程序资料控制程序编制: 审核: 批准: 1、目的 2、适用范围 3、职责4、过程4.1法律法规文件/资料的分类及编号； 2022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续

20、改进-222022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-23l示例： 2022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-242022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-25质量目标示例质量目标示例关于质量目标的具体指标的确定，应在统计分析以往数据资料的基础上确定，本着经过努力可以实现的原则制订。2022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-26环境目标示例2022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-27职业健康安全目标示例2022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-28目标制定（目标制定（P）目标实施目标实施(D)改进改进(A)目标

21、检讨目标检讨(C)管理体系管理体系2022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-29 2022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-30 2022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-31 2022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-322022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-33 2022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-34。2022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-352022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-362022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-37文件领用(借阅)

22、申请(登记)表文件名称文件类别申请/借阅理由领用/借阅人借阅期限部门领导审批意见（签名）批准人（签名）批准日期编号：YDKS/QR4.2.30102 序号:2022-2-14-全员参与全员参与 持续改进持续改进-38编码编码EMS/BG02-021 环境因素评价表环境因素评价表日期：日期： 年年 月月 日日 No. 序序号号环境环境因素因素有关有关的区的区域域影响范围a1.全球范围：5分2.周围地区： 4分3.场界内： 3分4.员工10人内2分5.操作者本人 1分影响程度b1. 严重:5分2. 一般: 3分3. 轻微: 1分产生量c1.大: 5分2.中: 3分3.小: 1分发生频次d:1.持续发生:5分2.间隔发生: