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文档简介

1、合同档案管理制度一、总则为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性， 理顺工作程序，明 确工作职责，杜绝资料流失，逐步实现公司合同档案管理工作的规范化、 制度化、 科学化，现结合公司的实际情况，特制定本制度。二、适用范围本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以采购、 销售项目为中心 的资料总和，具构成包括招标文件、投标文件、技术方案、项目合同文本（包括 采销合同）、项目设计方案、相关会议记要、项目验收资料等。三、合同档案管理原则1、合同档案实由公司商务部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有 效利用。2、商务部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档资料。3、财务部视具体

2、情况可留项目合同复印件做为催收货款使用。四、合同文档的移交1、各部门在正式签署合同后须将合同正本原件移交商务部。2、合同项目终止后各部门须将该项目的所有技术资料汇总成册，经部门经理鉴定，具有长久保存价值的技术资料向商务部移交。3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明， 符合其形成规律。4、合同文档移交时，必须编制档案移交清册并当面清点，填写 文件归档 登记表（见附件表一）。双方签字认可后方为完成交接手续。五、合同文档的管理办法1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号（按公司原制定的项目文件 编号方法编号）。2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原

3、因， 及时处理，并追究相关人员责任。3、商务部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同 统计清单。4、商务部应根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档 的查询、利用工作。5、各部门员工可在商务部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须填 写合同档案借阅登记表（见表二）经商务部经理签字同意后，方可在商务部 办理相关借阅手续，以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。6、借阅者有义务保持所借文件资料的完整、整洁，如果为光盘软盘类资料要尽量保持载体无划损。第5页 共7页7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节轻重予以处罚。8、所有借阅者不得将借出的保密性文

4、件资料在未经许可的情况下私自复印、拷贝或其它任何方式留有复件。如是工作需要须复印文件资料的， 须在合同档 案借阅登记表备注说明原因。9、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，也不得在公 司内部传阅，违者视情节予以处罚。10、为方便信息资料的流通，所有文件资料均有一定借阅期限，借阅期限依文件资料的类别由档案管理员告知归还日期， 如因工作需要文件资料还需继续使用的，需办理续借手续。六、附则1、本制度自2011年7月1日起开始实施。2、本制度由公司行政部负责监督执行。3、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准。文件归档登记表厅P归档日期归档资料名称（或文件编号）数量归档人接收人备注合同档案管理制度合 同 档 案 借 阅 登 记 表序 号借出档卷归还档案备注M出日期借阅人批准

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