工程机械为规范配件管理工作提高工作效率

1、关于加强配件管理的办法第一条 为规范配件管理工作，提高工作效率，制定本办法。第二条 本办法适用于成都鑫启工程机械有限公司。第三条 本办法包含配件库存管理、三包件管理、销售管理三项内容。第四条 配件库存管理办法包含配件入库出库、库存盘点、配件丢失、库存对账四项内容，具体细则制定如下：（一）配件库存管理关于配件入库出库具体细则制定如下：1、配件部库管对总部配件库存及收发负总责，各办事处内勤对办事处库存及收发负总责，配件验收采取数量和质量的验收的方法。2、发往各办事处的配件附带调拔单一式两份，各办事处内勤在收货后签字确认，并在第一时间将签字确认的调拨单以传真件或邮件的方式发送给配件部库管，并于当周五

2、将调拨单原件返回配件部库管，另一份调拨单，各办事处内勤留存。3、各办事处内勤未能按时返回调拨单者，公司将对其进行罚款处理，每推迟一天，罚款10元。4、销售配件一旦出库，在没有质量问题的情况下配件部不接收退货。5、其他特殊情况，不得不退货者，必须出具情况说明，并由服务部部长审核、分管副总经理审批后，按要求退货。6、退货时间为：（1）服务人员领料且服务地点在当地城区的不超过次日；（2）当地城区以外的不超过第三日。7、退货配件质量要求：外包装完好无损且无任何安装痕迹。（二）配件库存管理关于库存盘点具体细则制定如下：1、库存盘点实施每月盘点，配件部对各办事处实施每月抽盘。各办事处内勤必须每月将盘点报表

3、报送配件部及财务部。2、总部库存实施每月抽盘，每季度全面盘点。库管每季度向财务部报送盘点报表。3、盘点内容包含办事处配件。4、盘点报表必须由当事人签字确认后方为有效，盘点报表报送时间为每月28日。（当日发送扫描件或传真件、原件随月底配件销售单一起寄回）5、未能按时报送盘点报表者，公司将对其进行罚款处罚，每推迟一天，罚款10元。（三）配件库存管理关于配件丢失具体细则制定如下：1、配件丢失，责任人负80%全责，办事处经理负20%的责任，涉及赔偿则必须照价（配件销售价格）赔偿。2、配件因办事处内勤离职未做交接而造成丢失，办事处经理则负全责。3、总部配件丢失，库管负 100%责任，涉及赔偿则必须照价（

4、配件销售价格）赔偿。4、配件的验收：配件入库验收由库房管理员与服务人员协助完成。配件验收时，要求配件上必须注明“产品名称、产品件号”，外观性能及装配尺寸必须能够服务部使用。对于验收认为不合格的产品，由配件部长与货源单位进行联系，进行换货或退货处理，直到合格产品入库。5、配件的入库：由库房管理人员完成。经验收后，库房管理人员将所到配件进行建卡登记，卡片内容须包括：品名、规格（件号）、货位、适用车型等内容，必要时填写入库时间，入库单进财务入帐。6、配件的出库：配件管内勤必须根据服务部开具的服务内容（特殊情况必须有服务部部长签字认可），开具配件领用单，经经办人签字后，由配件部长确认是自费配件还是赠送

5、配件（自费件需配件部长签字），领用人根据配件领用单到仓库领取，发料时，尽量先发先期入库的材料，确保库存配件在质保期内，库房管理员凭领用单办理出库手续。服务人员领出的材料现场不能使用的，回程当天或次日早上退到仓库，并由配件部长签字库房管理员验收后办理退货单入帐，配件管内勤凭此单重新入库。（四）配件库存管理关于库存对账具体细则制定如下：1、配件部内勤与各办事处内勤每月对一次库存。2、总部库管每月与配件部内勤核对一次库存。3、财务部不定点、不定期对办事处、总部库存进行抽查。（五）关于现场紧急临时需要购买的应急件具体细则制定如下：1、服务人员在服务过程中，临时需要材料，在 200元以下的，可以经配件部

6、长同意后自行购买并报帐。2、临时购买的材料的报销，须经配件部长和配件管理员进行入库和出库手续并签字后才能按报账流程报账。配件部长将此作为下次材料计划的依据.尽量让服务人员减少临时购买材料，专心服务。3、大型或贵重材料一般采取发货运的办法进行处理，特殊情况下，经分管领导同意后可以购买和报销。第五条 三包件及租赁、赠送、振启领用管理办法具体细则制定如下：（一）三包件管理1.三包单由公司总部统一开具，具体经办人为服务部分管三包件内勤。2.三包单金额1000元以下由服务部管理科科长签字，金额1000元以上的必须由服务部长签字后配件部方能出库。3.凡开具三包单的配件必须为可申请工厂赔付的配件，三包库必须

7、每月清零，如不能清零，则必须出具情况说明，并在每月28日报三包库数据于服务部部长，由服务部部长签字确认后，交财务部存档，具体事项由负责三包件的服务内勤负责。报送三包库存数据，每推迟一天，罚款10元。4.过三包期限及申请公司赔付的配件不得开具三包单。5.凡过三包期限，致使我公司不能向工厂索赔，当事人负全责。如因服务人员个人原因未能将旧件按时返回，则追究服务人员的责任；如因服务内勤个人原因未能及时向工厂报送索赔数据，则追究服务内勤的责任。所造成的经济损失，由当事人全额承担。6.凡申请公司赔付或赠送的配件，经办人都必须出具情况说明及相关领导签字，并由分管副总经理审批同意后方可拿到财务部销账。（二）租

8、赁车领用配件管理1.租赁车领用配件由经办人提交内部领用申请，经分管副总经理审批由配件部开单后库管方可出库（注：客户必须在销售上签字）2.租赁领用申请必须注明整机出厂编号、领用事由，并由当事签字后方可生效。（三）销售赠送配件管理1. 凡涉及销售赠送，销售合同上必须注明：含配件价值人民币×××元字样及详细清单。财务根据销售合同做预收配件款处理。2. 凡涉及销售赠送，客户必须在第四联上签字，财务才予销账。3、销售合同额外赠送，经办人必须出具情况说明，并由相关领导审核、分管总经理审批签字确认后，交予财务部配件会计，财务才予销账。4、凡涉及销售赠送、销售合同额外赠送的销售单

9、上必须有被赠送机器的出厂整机编号，财务才予销账，否则按正常销售收取配件款项。（四）振启公司配件管理1.外购配件入库振启，销售配件直接从振启出库（注：一进一出原则，仓库库存数为零）。2.每月核算配件利润，从中提20%配件利润到成都鑫启工程机械有限公司作为配件管理收入。第六条 配件销售管理办法包含配件款回收、报表发送、原始单据返回三项内容，具体细则制定如下：（一）配件销售管理关于配件款回收具体细则制定如下：1、配件销售原则上不接受赊销，遇有赊销情况，须报分管副总经理签字同意后方可赊销，赊销经办人对配件应收款负总责。2、配件销售所得款必须及时交回总部财务部出纳处。3、各办事处内勤对所在办事处配件款负

10、总责，配件款周五统一打回公司账上。当日所收配件款大于2000 元，则须当日打回公司账上。4、未能按时足额返回配件款，公司将对其进行罚款处罚，每推迟一天，罚款100元。5、公司本部职员所收配件款必须在回到公司的当日交财务部出纳。6、特殊情况，未能按时打款或交款，必须提前告知总部出纳及相关领导。（二）配件销售管理关于报表发送具体细则制定如下：1、各办事处内勤必须每日17：00后并在当天发送配件日报表给公司配件部开单内勤、财务部配件会计，每周五发送配件周报表给配件科部长、财务部部长，每月发送配件月报表给配件部部长、分管副总和总经理。2、各办事处内勤未能按时发送日报表、周报表、月报表，公司将对其进行罚

11、款处罚，每推迟一天，罚款50元。（当日24:00以前都记做当日）（三）配件销售管理关于原始单据返回具体细则制定如下：1、各办事处内勤必须每周将配件销售单第三联（蓝联）、第四联（黄联）返回配件部，收件人为配件开单内勤（月底返回时间为次月1日，以便及时下账核算）。配件内勤在收到销售清单后须一一与日报表核对，整理后将第四联交给财务部会计人员做账。第七条 服务人员差旅费报销，须经配件内勤签字。签字内容为：无配件欠款或配件欠款××元。第八条 公司所有人员离职后都必须到各办事处内勤处与配件部办理签字手续后方可离职，否则由各部门领导人承担经济损失。第九条 本办法最终解释权归配件科所有，并

12、由配件科组织实施本办法自发布之日2013年4月23日起执行。配件部发货流程注意事项：1、配件部对各办事处发货必须是各办事处内勤下的订单，如内勤对件号、名称不懂的由各服务主管或服务人员配合（内勤以外人员无权下订单）。2、各办事处收货人和收货地点必须由各办事处内勤确定（订单上有备注的发备注地和人收，无备注的一律发办事处驻地内勤收）。3、违反以上两项规定的由出单发货责任人对当次所发生的一切责任与费用负全责。配件入分公司库分公司配件申请清单由服务主管确认后内勤发至总部配件内勤处（清单注明件号，名称以及数量） 部长审核，分管副总理审批后配件内勤及库管备件发货分公司内勤在收到配件验收后向配件部发回收货回单

13、9配件销售流程图 根据公司配件销售规定现做出以下的销售流程规定：配件销售后，服务人员回来时就必须把配件款全额的交给财务部（当天必须交）1.服务人员带配件销售流程：服务人员带配件出去必须在配件管理员处开单确认签字配件出库后服务人员必须对配件的完好负责配件管理员再确认配件完好后再重新入库配件没有销售出去就必须完好的带回交给配件管理人员办理退库手续（出情况说明相关领导签字） 2.销售人员带配件销售流程：销售人员带配件出去必须在配件管理员处开单确认配件出库后销售人员必须对配件的完好负责配件管理员再全额交到财务部（当天必须交）配件销售后，销售人员回来时就必须把配件款全额的交给出纳（当天必须交）说明：（1

14、）如遇在配件销售过程中，有特殊情况应向相关人员汇报，不能擅自做决定，否则后果自己承担。（2）没有全额上交已收配件款的从当月的工资里扣除，并按公司相关规定进行处罚，公司保留对其挪用公款起诉的权利。 （3）分公司配件管理员为综合内勤，分公司的配件款由内勤必须每周五把本周的配件款全额在银行打入总公司帐户，同时将配件单原件与日报一同快递的形式寄回公司。3.办事处配件订单流程：（月补库）分公司内勤在收到配件验收后向配件部发回收货回单部长审核，分管副总理审批后配件内勤及库管备件发货配件入分公司库分公司配件申请清单由服务主管确认后内勤发至总部配件内勤处（清单注明件号，名称以及数量）4.办事处配件订单流程：（紧急订单）服务人员协助确认配件实物与件号由内勤发紧急订单至配件部内勤处部长审核，分管副总理审批后配件内勤及库管备件发货分公司内勤在收到配件验收后向配件部发回收货回单配件入分公司库后通知服务人员领件说明：（1）紧急订单不接受退货，请非三包的紧急订单一律收取50%以上的订金。 （2）在成都总库无货的情况时请确认到货时间