企业物资采购合同审计方法

1、企业物资采购合同审计方法在 企业 物资采购活动中，合同欺诈行为及合同条款不完善给企业造成 经济 损失的现象时有发生。为了保障企业的合法权益及合同条款的完善明确，确保双方当事人按合同办事，内部审计部门开展物资采购合同审计具有重要意义。物资采购费用支出是单位本钱费用的重要组成部分，加大对物资采购合同的内部审计力度，完善物资采购合同管理，是有效降低采购本钱，进步经济效益的重要手段。许昌烟草机械有限责任公司简赞许昌烟机公司自1989年开展合同审计以来，通过多年的探究、理论，积累了较丰富的经历，获得了一定的成效。现结合审计理论，就企业内部如何抓住合同审计的重要环节，强化合同管理，躲避交易风险，进步经济效

2、益，谈些浅见。一、健全制度，标准操作为加强合同管理，维护公司合法权益，树立企业老实守信的良好形象，公司制定施行了?许昌烟机公司合同管理方法?并不断修订完善。对合同的审核和管理进展了详细的规定，确保合同的标准性、合法性和 科学 性。根据?许昌烟机公司物资采购招标管理方法?规定，在签合同前，对采购物资进展招标。与中标单位拟订合同后，由采购部门填写“合同审签表，并由公司主管指导和总经理审签。“合同审签表与合同一起送审计部门审核，未经审计的合同不得加盖合同章，合同不生效，财务部门不予结算和付款。健全的合同审计制度，标准的操作，不仅使审计人员在开展合同审计时有章可循，审计工作程序更加合理，而且大大提升了

3、审计工作质量。二、对合同主体进展审计合同主体的合法性，是确保合同 法律 效力的前提。为保证合同的有效性、合法性，防止因签订无效合同造成企业经济损失，必须对合同主体资格、经营范围、履约才能等进展审计。审查签订合同的主体。重点审查合同主体是否是依法登记的企业法人，或依法产生、存在的组织。不与不能独立享有经济权利和承担义务的、不具备法定条件的经济组织如内部车间、分厂等签订合同。审查合同对方经营范围。重点审查其经营范围是否包括合同标的，是否超出了在工商行政管理部门登记注册的范围，是否无照经营。审查合同对方主体有无履约才能。对对方的资质等进展调查，不与无履约才能的主体签订合同。审查授权委托代理人的代理资

4、格是否合法。经公司法人授权后的委托代理人方可代表本公司对外签订合同。委托代理人必须按照?合同法?及其他有关法规的规定，本着公平互利的原那么，在委托权限及其期限范围内，依法签订合同。三、合同签订前进展招标比价审计1、注重对价格信息的搜集。根据物资采购合同审计的合法性、公平性原那么及“货比三家、比质比价的原那么，物资采购合同审计的重点之一就是价格审计。建立合同审计台账，进展整理归档，对材料及产品价格、供应商信息进展跟踪管理。做好市场调查，通过报纸、互联网理解价格信息的变动情况，及时掌握第一手资料，防止物资采购中的“暗箱操作。2、注重对信息化管理手段的运用。为使合同价格审计更便捷、更标准，公司信息管

5、理中心的 计算 机专业人员，为我们在ERP管理软件上建立了专门的“合同审计管理系统及“物资采购招标系统。事先将历次采购物资的价格、数量、供应商、合同订单号等情况按物料编码存入系统，形成采购情况 分析 曲线图。每次审计合同时，把需要采购的物料编码输入，该物料以前已采购批次的采购日期、价格、供应商、订单号及审核日期、审核人情况就被自动显示出来，如价格比原购入价格高，系统会自动提示，以便再次核实该物料价格。如价格没 问题 ，通过审计后在设定的时期内有效。这大大地方便了我们的工作，防止了人工操作可能出现的误差，减少了过失率，进步了合同审计工作效率，保证了审计工作质量。3、注重对招标过程的审查监视。根据

6、?许昌烟机公司物资采购招标管理方法?的规定，在一般情况下，小量、小额采购“货比三家，在ERP管理系统上进展价格比较；批量、大额采购进展公开招标，由审计部门牵头，成立由采购部门、使用部门、技术部门、质量部门为主的评标委员会进展评标。由监察室、财务部、工会组成的监视组对招标全过程进展监视。审查招标程序的合法性及操作的标准性。采购招标是一项严肃认真的工作，其程序是否合法、操作是否标准，直接关系到招标结果的公正性。审计中重点审查评标委员会是否严格按照国家有关规定及?许昌烟机公司物资采购招标管理方法?开展工作，有无主观性、随意性。并在审查合同时将合同与招标结果相核对，确保招标结果落到实处。审查招标文件的

7、完好性。招标文件是签订采购合同的重要根据， 内容 完好的招标文件是签订采购合同的根底。应重点审查招标文件中对投标方主体资格、资质、履约才能的要求，以及采购物资数量、规格、技术要求、付款方式等重要内容。并在招标文件中明确规定“投标文件是中标后签订合同的一个组成部分，与合同具有同等法律效力，为以后采购合同的审计奠定根底。审查评标方法的合理性。严格按照?许昌烟机公司评标委员会和评标 方法 暂行规定?执行，出台合理的工程采购招标评标方法。本着公平、公正、 科学 、择优的原那么，对投标单位进展评价、比较、 分析 ，选出信誉好、可以保证质量、按时供货的供应商，这对于保证供货质量、降低采购本钱有着至关重要的

8、作用。审查中标价格的公正性。为公平起见，我们把各投标商的投标价格输入ERP“物资招标系统，在保证质量、保证售后效劳的前提下，遵循“本钱最低原那么，系统自动挑选出最低投标价为中标价，并保存在系统中，作为下次招标的 参考 价。这样，既保证了采购物资的质优价廉，又防止了在物资采购过程中舞弊的发生。四、对合同条款的审计1、对合同 内容 的审计。根据?许昌烟机公司合同管理方法?的规定，对采购合同内容的真实性、合法性、有效性及可行性进展严格审查。在合同审计中，发现合同有缺陷、合同遗漏必要条款和有不利条款的情况，就及时指出并要求送审部门予以补正；对于不符合审批送审条件的合同，及时对送审部门予以说明并要求送审

9、部门补办手续后再送审；对于可行性有疑问的合同，会同技术、消费等有关部门慎重 研究 ，得出一致意见，确保采购合同签订的可行性、合理性；对违犯国家 法律 ，损害 企业 利益，显失公平的“霸王合同，严格把关，坚决查处，防止因该类合同给企业带来风险，造成损失。2、对合同条款的审计。合同是一种法律文书。依法签订的合同，对双方当事人具有法律约束力，当事人应该按照约定履行自己的义务。严密的合同条款是履行合同的前提，对采购合同条款进展审计，不仅有利于全面、及时履行合同，而且也可以减少双方在执行合同时发生争执，防止合同纠纷，从而有效降低合同风险。当事人双方名称或姓名和住址。该条款是对合同主体的明确，也是落实合同

10、权利和义务的前提。主要审查合同单位名称与中标单位是否一致，与所加盖的合同专用章名称是否一致。标的。标的指采购的物资、设备、备品备件等，没有标的的合同是无法成立、无法履行的。审计时，重点审查合同标的物资是否与中标物资相符，是否按公司方案采购，查实是否属于无方案或超方案采购，型号规格是否齐全标准。数量及质量要求。该条款是确定双方权利、义务、责任大小的关键条款，合同上必须清楚详细地写明。必须注明确切的数量及单位，如单位为套、对、盒等，要注明详细数量。质量要求要明确，如国家标准、行业标准、技术标准等。价款或报酬。是指买方获得标的向卖方以货币形式支付的代价，包括单价、总价。该条款是采购合同的核心条款。审

11、计时要重点审查是否按招标中标结果签订合同，是否进展市场调查、询价、比价，价格是否含税，是否高于市场价。如价格过高，驳回合同，采购部门应查明原因，与卖方再次进展商谈，力争以公正价格采购到高质量的物资，最大限度地降低采购本钱。结算方式及期限。采购合同应明确结算方式和付款期限，不得模糊其辞，同时审查是否按公司结算规定执行。公司规定采购合同签订原那么上都是验货付款，如遇特殊情况需办理预付款，必须先经公司指导签批方可办理。付款期限应明确是一次性付清，还是分期付款。成套设备及重要备件是否留有一定比例的质保金，质保金什么时候付清等。交付标的物的方式、时间、地点。采购合同应明确交货方式、交货时间、交货地点。如货物运输是铁路还是公路；交货时间是否详细；交货地点是许昌站还是公司等。验收标准、方法、地点及期限。验收标准应注明是用国家标准、行业标准还是所签订的技术标准；是在卖方现场验收还是到货后在买方验收；验收期限是否约定。违约责任及解决方法。订立合同时要做到“先小人，后君子，对采购合同中可以预见到的各种不利因素要以条款的方式加以防范，运用法律保护企业的合法权益。审计时要注意违约处分是否明确详细，如违约金的比例、赔偿范围等。解决争议的方式是否确定，如协商、仲裁、还是诉讼。合同生效日期。合同是否经双方委托代理人签字并加盖合同专用章后生效。五、合同执行情况及变更情况的审计为检验合同交易的成效， 总结 合