企业商品采购流程培训教材

1、商品采购流程商品采购流程学习目标知识目标技能目标能力目标了解企业采购的基本流程明确企业采购的作业流程采购流程的注意点进货管理和进货评价看到如此多的采购任务，哪我们应该先做什么？1.采购流程概述n采购流程是指有制造需求的厂家选择和购买生产所需的各种原材料，零部件等物料的全过程。寻找供应商制定订单计划对采购管理工作做出评价需求商品的说明需求商品的说明选择供应商选择供应商采购合同谈判采购合同谈判签订采购合同和订单安排签订采购合同和订单安排商品跟催商品跟催商品验收和发票的核对商品验收和发票的核对验收不符与退货处理验收不符与退货处理结案结案记录与档案维护记录与档案维护 确认采购需求确认采购需求一、确认采

2、购需求一、确认采购需求n任何采购都产生于企业中某个部门的确切的需任何采购都产生于企业中某个部门的确切的需求求请购（采购申请）请购（采购申请）n企业各部门应该清楚地了解本门店对商品的需企业各部门应该清楚地了解本门店对商品的需求：需要什么、需要多少、何时需要由谁决定求：需要什么、需要多少、何时需要由谁决定采购。采购。n采购部门和门店一起预测商品需求采购部门和门店一起预测商品需求二、需求商品的说明二、需求商品的说明n 在确认需求之后，需对需求商品的在确认需求之后，需对需求商品的细节需加以描述，包括商品品质、包装、细节需加以描述，包括商品品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，均加以售后服务、运输及检

3、验方式等，均加以准确说明和描述，以便使商品来源选择准确说明和描述，以便使商品来源选择及价格谈判等作业能顺利进行。及价格谈判等作业能顺利进行。 三、选择供应商三、选择供应商n（1 1）在原有供应商中选择业绩良好的厂商，通知）在原有供应商中选择业绩良好的厂商，通知其报价其报价n（2 2）开发新供应商。）开发新供应商。广开货源渠道、保证商广开货源渠道、保证商品品种多样性品品种多样性 你认为该如何选择供应商？你认为该如何选择供应商？n1 1、信誉。、信誉。 如是否准时收款发货、遵守交易期限如是否准时收款发货、遵守交易期限n2 2、品质、品质n 明确了解所有可能的供应商的商品质量、比较不同供应商的商品明

4、确了解所有可能的供应商的商品质量、比较不同供应商的商品性能、寿命、经济指标、花色品种、规格等，择优进货性能、寿命、经济指标、花色品种、规格等，择优进货n3 3、价格、价格n 在保证商品质量的基础上，价格低廉的供应商是首选在保证商品质量的基础上，价格低廉的供应商是首选n4 4、时间、时间n包括供应商发货后商品在途时间，以及结算资金占用情况包括供应商发货后商品在途时间，以及结算资金占用情况n5 5、费用、费用n比较不同供应商、不同地区的进货费用和进货成本进行选择比较不同供应商、不同地区的进货费用和进货成本进行选择n6 6、服务、服务n比较不同供应商服务项目的多少和服务质量的高低。如送货上门、是比较

5、不同供应商服务项目的多少和服务质量的高低。如送货上门、是否退换货、是否提供维修服务、是否赊销、是否负责广告宣传等否退换货、是否提供维修服务、是否赊销、是否负责广告宣传等n7 7、管理、管理n考察供应商工厂或公司的管理制度是否科学、系统考察供应商工厂或公司的管理制度是否科学、系统四、采购合同谈判四、采购合同谈判n选定供应商之后，企业要确定采购价格、选定供应商之后，企业要确定采购价格、采购条件、供货条件等，以便与供应商采购条件、供货条件等，以便与供应商进行谈判。进行谈判。n新供应商在其第一次进场销售时，往往新供应商在其第一次进场销售时，往往先要签订一个商品试销协议，一般三个先要签订一个商品试销协议

6、，一般三个月或更短。期满合格签正式采购协议月或更短。期满合格签正式采购协议n一般谈判内容围绕以下几个方面：一般谈判内容围绕以下几个方面：n1 1、商品配送问题、商品配送问题n2 2、供货准时性问题、供货准时性问题n3 3、商品质量问题、商品质量问题n4 4、价格变动、价格变动n5 5、支付天数和支付方式、支付天数和支付方式n五、签订采购合同和订单安排五、签订采购合同和订单安排n订货签约手续：订货签约手续：n 订单和合约两种方式订单和合约两种方式n 订单和合约均属于具有法律效力的书面文件订单和合约均属于具有法律效力的书面文件采购单采购单六、商品的追踪和催货六、商品的追踪和催货n企业把采购订单发给

7、供应商之后，应对企业把采购订单发给供应商之后，应对订单进行跟踪和催货。订单进行跟踪和催货。n当订单发出的时候，同时会确定相应的当订单发出的时候，同时会确定相应的跟踪接触日期。跟踪接触日期。n跟踪是对订单所作的例行追踪，以便确跟踪是对订单所作的例行追踪，以便确保供应商能够履行其商品发运的承诺。保供应商能够履行其商品发运的承诺。 电子采购订单跟踪电子采购订单跟踪七、商品验收和发票的核对七、商品验收和发票的核对n商品的验收是采购活动的一个重要环节。企业一般都会集中验收。验商品的验收是采购活动的一个重要环节。企业一般都会集中验收。验收部门直接或间接地向采购部门负责。收部门直接或间接地向采购部门负责。n

8、1 1、收货作业、收货作业n（1 1）卸货）卸货n 一般门店空间有限、大多数卸货行为都在室外进行，要避免在营一般门店空间有限、大多数卸货行为都在室外进行，要避免在营业时间在店门口卸货业时间在店门口卸货n（2 2）验货）验货n 为拆卸前、应在司机面前验收箱数是否正确，外包装是否破损为拆卸前、应在司机面前验收箱数是否正确，外包装是否破损n 送货单上一定要有司机签名送货单上一定要有司机签名n（3 3）记录）记录n 验收完毕验收员必须完成验收记录。可以将送货单做为收货记录验收完毕验收员必须完成验收记录。可以将送货单做为收货记录在验收时要注意的问题：在验收时要注意的问题：n在验收商品时，发现短缺现象或质

9、量与订单不符的情在验收商品时，发现短缺现象或质量与订单不符的情况，都要写出详细的报告交给采购部门。况，都要写出详细的报告交给采购部门。n厂商在交货验收合格后，应随即开具发票并支付货款。厂商在交货验收合格后，应随即开具发票并支付货款。付款时，必须对发票进行核对和审批，确认无误后财付款时，必须对发票进行核对和审批，确认无误后财务部门才能办理付款务部门才能办理付款八、验收不符与退货处理八、验收不符与退货处理n退货程序：退货程序：n1 1、楼面申请、楼面申请n2 2、退货审核、退货审核n3 3、退货财务确认、退货财务确认n4 4、退回组核查、退回组核查n5 5、执行退货程序、执行退货程序n6 6、通知

10、供应商、通知供应商n7 7、办理供应商退货、办理供应商退货n8 8、自行处理、自行处理n9 9、安全员检查、安全员检查n注意事项：注意事项：n1 1、必须事先签订有退货协议、必须事先签订有退货协议n2 2、退货可以单独进行，也可以与进货作业配合进行、退货可以单独进行，也可以与进货作业配合进行n3 3、厂商确认、厂商确认n4 4、填写退货单一定要清楚、填写退货单一定要清楚n5 5、退货商品要妥善保管、退货商品要妥善保管n6 6、退货时确认时间和金额、退货时确认时间和金额九、结案九、结案n 凡验收合格付款，或验收不合格退货，均须办理结凡验收合格付款，或验收不合格退货，均须办理结案手续，清查各项书面

11、资料有无遗失、绩效好坏等，案手续，清查各项书面资料有无遗失、绩效好坏等，报高级管理层或权责部门核阅批示报高级管理层或权责部门核阅批示。十、记录与档案维护十、记录与档案维护n凡经结案批示后的采购案件，应列入档案登记编号分凡经结案批示后的采购案件，应列入档案登记编号分类，予以保管，以备今后选择供应商时参阅或事后发类，予以保管，以备今后选择供应商时参阅或事后发生问题时查考。生问题时查考。 2.采购订单n采购订单的定义：采购订单也被称为采购合同，一般在选择供应商后订立采购订单。NoImage3.进货方式环节管理n1) 自提进货n自提进货，就是在供应商的仓库里交货，缴获以后的进货过程全由采购者独家负责管

12、理。n(1) 货物清点环节管理n(2) 包装、装卸、搬运上车管理n(3) 运输环节管理n(4) 中转环节的管理n(5) 验收入库环节的管理n2）供应商送货供应商送货 供应商送货对采购商来说，是一种最简单轻松的采购进货管理方式。他基本上省去了整个进货管理环节，把整个进货管理的任务以及进货途中的风险都转移给了供应商。只剩下一个入库验收环节。而入库验收也主要是供应商和保管员之间的交接，进货员最多只提供一个简单的协助而已n3) 委托和外包进货委托和外包进货n委托外包，就是把进货管理的任务和进货途中的风险都转移给第三方物流公司。这时供应商和采购商都得到了解脱。因此这不但对采购商、对供应商来说都是一种最好

13、最轻松的进货方式。对第三方物流公司来说，也是一种最理想的进货方式。因为它有利于发挥第三方物流公司的自主处理、联合处理和系统化处理，提高了物流运作效率、降低了物流运作成本。进货管理的基本原则n1) 进货方式选择原则n进货方式选择，要根据进货难度和风险的大小的具体情况选择合适的进货方式。n(1) 对于进货难度和风险大的进货任务，首选是委托第三方物流公司进货方式，次选供应商送货方式，一般最好不选用户自提进货方式。n(2) 对于进货难度小和风险小的进货任务，首选是供应商送货进货方式。n2) 安全第一原则n3) 成本效益统一原则n4) 总成本最低的原则4.采购流程优化n1）影响采购流程的因素：供应商和品

14、牌规格选择供应商签订合同重视价格管理机构第六章 供应商的开发与管理供应商的开发与管理供应商的开发与管理学习目标学习目标重点掌握供应商开发流程 供应商评价的主要内容供应商的评价方法 供应商的合作伙伴关系 一般掌握 供应商的评价原则与标准供应商衡量选择 供应商管理 供应商开发信息的来源供应商开发信息的来源供应商开发信息来源（1）国内外采购指南；（2）国内外产品发布会、展销会；（3）国内外新闻传播媒体；（4）政府组织的各类商品订货会；（5）国内外行业协会、企业协会；（6）利用专业顾问公司；（7）媒体广告；（8）同行市场调查；（9） 厂商介绍；（10）供应商自行找上门供应商开发的操作流程供应商开发的操

15、作流程明确需求编制供应商开发进度表寻找新供应商资料初步联系初步访厂报价正式工厂审核样品认证批量试产正式接纳为合格供应商订单转移开发新供应商流程图供应商评价与选择的步骤供应商评价与选择的步骤成立供应商评估和选择小组 确定全部的供应商名单 列出评估指标并确定权重 评估每个供应商的履行能力 综合评分并确定供应商 供应商评价步骤供应商评价体系的确定原则供应商评价体系的确定原则评价体系确定原则评价体系确定原则灵活可操作性原则灵活可操作性原则灵活可操作性原则灵活可操作性原则供应商评价体系标准供应商评价体系标准（一）供应商管理能力供应商管理能力（1）经营管理层是否实行长期规划；（2）管理层能否保证全面质量管

16、理以及持续完善；（3）管理人员的变动率是否过高；（4）管理层是否具有职业经验；（5）有多少采购专业人士被授予采购经理；（6）企业未来方向的前景如何；（7）管理人员/工人关系如何；（8）管理人员是否为员工提供培训和发展机会；（9）管理人员是否了解战略资源的重要性。供应商评价体系标准供应商评价体系标准（二）员工能力员工能力员工为提高供应商的业绩作贡献的机会和意愿劳动力的人事变动率员工道德劳动力弹性员工与管理人员关系的状况劳动力的全面技术和能力（特别是教育和培训）员工支持和保证及持续完善质量的程度供应商评价体系标准供应商评价体系标准（三）成本结构成本结构制造或工艺运营成本总制造费用成本直接人工成本间

17、接人工成本物料成本供应商评价体系标准供应商评价体系标准（四）财务能力和稳定性财务能力和稳定性流动比率运营比率获利能力比率负债比率 具体指标见表6-6供应商评价体系标准供应商评价体系标准（五）工艺和技术能力供应商用以研究和发展的资源工艺和技术能力工艺流程供应商的设计能力供应商评价体系标准供应商评价体系标准（六）符合环境规章环境规章（1）环境记录的公开（2）危害废弃物管理（3）有毒废弃物污染管理（4）ISO14000认证（5）回收物流计划（6）环保产品包装（7）破坏臭氧层的物质（8）危害气体排放管理供应商评价体系标准供应商评价体系标准（七）生产计划和控制体系生产计划和控制体系（1）供应商利用的物料

18、需求计划体系能否确保所需零部件的可能性；（2）供应商追踪物料和生产周期时间，并是否将之与绩效目标或标准相比较了；（3）生产计划体系能否支持买方的及时需求；（4）生产计划和控制体系需要多长的前置时间 ；（5）即时交付绩效的历史如何；（6）确定对供应商已经完成其计划和生产的控制程度 。n（八）信息体系能力n 电子交流的能力：EDI、条码、ERP、CAD/CAM等n（九）地理位置n（十）更长期的潜在关系n （1）对发展长期合作关系表达出意愿和保证；n （2） 保证一些资源将不用于其他客户； n （3） 参加产品设计；n （4）给双方的合作关系带来了益处； n （5）如果出现问题，愿意进行谈判解决；

19、第三节第三节 供应商的评价方法供应商的评价方法一、定性分析选择方法主要是根据以往的经验，凭借以前的关系来选择供应商。定性分析选择方法直观判断法招标法协商选择法三种定性方法的比较三种定性方法的比较 三种定性方法的比较 方法优点 缺点 适用范围 直观判断法 直接、简便、快捷 太具主观性、容易导致选择结果的不公正 适用于非主要原材料的合作伙伴 招标法 公平、公正、公开; 充分竞争,优中选优; 提高质量, 降低成本 手续复杂, 时间长, 不能适应紧急订购的需要, 订购机动性差 订购数量大, 合作伙伴竞争激烈 协商选择法 订购双方可充分协商, 能有效保证货物质量和交货期 选择范围有限, 不一定能得到价格最为合理、供应条件最有利的供应商 采购时间紧、投标单位少、竞争程度小、订购货物规格和技术条件复杂 第三节第三节 供应商的评价方法供应商的评价方法二、定量分析选择方法依据供应商在各标准上的得分乘以该标准的权重得到的综合评分对供应商评价选择 定