大型医药管理需求

1、背景及需求分析基于批发 连锁经营管理模式有效支持着 JQ 医药有限责任公司、 DYF 连锁有限责任公司、 FST 药 品有限责任公司所属配送中心及近 130余家连锁店的经营管理,门店分布在全省各地区。该公司供应链管理系统应该具备以下特征:完全满足 JQ 医药总部 分公司经营模式;完全满足 JQ 医药批发分公司 连锁分店经营模式;同时可设定多个配送中心,实现多级配送、交叉配送等多种方式;支持每个连锁店管理各项日常经营活动;支持 JQ 医药总部人员实时查询、调用、分析各补给点及分类别汇总各个门店的各项日常经营数据; 支持总部采集、分析各连锁店的销售数据,辅助管理人员进行各项决策;1、业务需求分析1

2、 、总部 分公司模式需求分析此模式下,要求建立一个总部和分公司(包括连锁分公司一体化的集团级信息系统,分公司客户可以直 接与分公司进行订货、退货、代销、商品查询等业务。同时,总部可以跨系统查询到分公司的业务信息 (销 售、库存、采购等 。这就要求系统要能及时对各个分公司的各种业务数据进行整合,以便于总部的集中管理和监控。2 、批发分公司 连锁分店模式需求分析此需求同样要求系统能够把批发分公司 (JQ 医药和连锁门店的业务有效地整合在一起,供应链管理系统 可以有效支持集团企业的各种分销模式,支持多级配送和各种混合配送模式,可以很好地实现各级批发分 公司和连锁分店的业务、财务处理。3 、物流业务流

3、程需求分析从物流配送角度分析, JQ 医药的组织机构为三级,在集团物流中心下设多个二级配送中心, 每个二级配送 中心下分别设有多个连锁门店。配送模式分为以下几种:物流中心配送到二级配送中心;物流中心直接配送到门店;二级配送中心配送给门店;同一个二级配送中心下的门店之间的调拨;不同二级配送中心下的门店之间的调拨;2、系统需求分析目标定位经过需求分析,该系统的目标定位包括以下四个方面:1 、拥有分布范围广、流通环节复杂的药品销售渠道,包括采购、批发、连锁零售 (直营店、合营店、加盟 店、独立零售店等连锁方式 分销渠道的医药零售企业;2 、希望建立商业批发系统、物流调配系统、连锁零售系统、决策支持管

4、理系统等整合的销售管理信息化 系统,以顺畅药品从采购、库存调拨到零售环节一系列管理的医药零售企业;3 、跨区域的零售和连锁销售网络,对信息完整准确及时和集中化管理要求高,急需按照国家药监局 GSP 规定进行药品全程质量认证和管理,实现药品批号跟踪至最终用户的医药销售企业;4 、能够对医药连锁网络的科学管理与有效监控;实现对前端销售现场的数据收集、汇总、分析,及时把 握销售规律、趋势;如何在医药连锁体系中实施严格的质量管理,贯彻 GSP 标准。3、系统说明1 、设计目标充分利用现代化的计算机技术和网络技术,运用先进的、有效的计算机管理系统等手段,对 JQ 医药有限 公司的财务、进销存、质量和成本

5、体系进行信息系统整体优化,并能充分考虑 JQ 医药上游供应商和下游 客户的供应链资源。在优化现有业务流程的基础上,对公司整体的信息化建设及企业资源进行合理配置。随着公司业务的扩展,信息系统应非常容易建立和管理。同时系统应注重与财务系统的无缝集成,并能有 效地对各分支系统进行控制和管理。2 、设计原则基于 JQ 医药的业务需求、信息系统需求以及该公司未来发展战略的考虑,整个管理系统采用目前国际上 先进成熟的计算机、通讯、网络和成熟的集团企业管理模式和理念,在技术、设计、开发、运行的全过程 贯彻如下原则:信息化:建立完整的、面向客户的管理应用新模式,保证 JQ 医药各个部门之间以及 JQ 医药与相

6、关企业之 间信息共享与畅通,加强供应链相关企业在信息、业务、管理,特别是物流业务管理等方面的网络化智能 管理、辅助决策、信息技术、市场调控、部门协调等作用。集成化:系统将业务相互关联的部分连接在一起,重复工作和多余数据被完全取消,连锁零售和物流业务 流程被优化,集成化的业务处理取代了人工操作。适用性:能适应企业不断变化的业务管理需求。客户化:可根据客户的需求进行个性化定制,满足企业的不同业务需求及未来发展的需要。先进性:根据供应链管理理念,融合现代连锁管理理念,并采用先进的计算机与通讯技术,将供应商、制 造商、分销商、客户按业务关系连接起来。通过如上系统建设目标的实现,建立企业集团管理信息系统

7、,集成从采购、分销、仓储、运输、分拣、配 送、流通加工、客户关系等各种业务与应用,并在未来实现基于电子商务的业务网络,最终实现企业供应 链及物流系统的优化将指日可待。医药批发 连锁解决方案制定在广泛了解医药批发、连锁行业的发展趋势,跟进连锁零售的管理需求之后,制定了基于先进管理思想应 用的医药连锁解决方案。1、批发 连锁系统管理思想如图 2所示, 针对医药批发 连锁企业需要重点解决的问题, 批发 连锁管理思想主要包括三个方面 的内容。1 、基于逆向流程设计思想的应用流程管理已经成为批发 连锁企业的运营核心,因此,需要对企业的业务流程进行梳理和设计:物流管理流程:以往的流程设计更多是从上到下、从

8、前到后,由上游供应商开始。现在,我们需要从顾客 需求出发,这也符合连锁竞争的市场实际。由顾客需求开始,到销售、配送、库存,最终将本企业需求分 解到对供应商的采购需求上;然后实现订单、收货、存货、配送,最后满足顾客需求。也就是所谓的 “ 逆向 流程 ” 设计思想。这种以需求为导向的流程设计思想在企业已实行 2年半,取得了降低库存占用成本,变被动为主动,从整 体上提高物流效率的成果。质量管理流程:药品零售的首营审核、入库验收、出库复核、退货验收以及在库养护、设备管理、档案管 理等各个环节都需要按照 GSP 的规范进行,本解决方案将紧紧围绕首营、到货、在库、配送、销售、退货 等几个关键节点强化信息系

9、统的控制作用, 同时完成整个业务流程的质量管理线条。 关键点和质量线并行, 最大限度保证质量管理的规范性和高效率。财务核算流程:很长一段时间内企业的财务管理都相对滞后,起到了统计、核算的作用,却不能完全发挥 财务监控的作用。本解决方案的财务管理流程将预算、计划放到业务执行之前,通过对每日收款、采购付款、费用结算等关 键环节的审核,实现预算与执行的分析和比较,从而实现财务对业务关键环节的事前、事中监控。2 、基于分析和计划的闭环管理思想的应用随着药店数量的增加,原来单店的管理模式已经无法支撑大规模之后的连锁运营,因此基于信息的分析、 基于总部的计划管理就凸现出重要性了。本解决方案在数据分析、计划

10、执行方面融入了最新的理念,实现 分析、计划、执行、分析的闭环管理。分析:连锁药店主要面向零售顾客,因此分析必须从市场开始,包括顾客分析、品种 /分店销售分析、配送 分析、库存分析等,然后根据分析结果,来确定企业针对市场的具体策略。计划:根据分析结果,分别来确定采购计划、返点计划、到货计划、配送计划、促销 /零售计划,通过对历 史经营的分析、未来经营的计划,同时通过实际执行效果来对计划不断进行修正,将有效地保证企业在低 毛利、市场变化快速的条件下,进行积极主动并且有效的应对。3 、基于预测模型的应用我们的企业已经积累了大量的原始数据,对经营的分析以及对未来策略的计划,都离不开对信息的分析。 那么

11、如何分析、预测,并将分析和预测与未来经营决策关联到一起?则成为连锁药店在新形式下的竞争层 面了。 我们在总结了国内外的成功连锁企业的分析模型之后, 针对连锁药店的经营总结出基于预测的配送、 采购、促销、定价等基础模型,协助企业对历史数据、关联决策进行逐步精确的分析和建议。连锁调度(配送 /采购模型:连锁药店面临最大的问题就是积压、断货,而出现这两个问题的根本原因就 是因为对未来的销售预测困难,导致配送不合理。对销售预测的误差导致部分商品断货而有一些商品却出 现积压。从理论上来说,预测毕竟不是实际,必然会导致误差,似乎积压、断货不可避免。通过分析我们提出了连锁物流调度的总部主动的管理模型,包括配

12、送、采购、调拨、补货等物流要件。就 是通过分析和计算, 实现在一个配送周期内的库存分布合理 (保证正常销售下的尽量低库存 , 涉及的参数 包括:当前库存、历史销售、请货量、配送周期、最低库存、非正常销售、促销任务量、缺货金额等,通 过对参数的变化分析及调整,提出建议配送量、采购量、调拨量等。并随着对模型的不断应用和优化,逐 步提高准确率。目前所采用的总部主动的物流调度管理模型, 配送准确率超过 95%, 断货率低于 8%, 实现了对正常销售 品种的自动调度。通过新的解决方案,我们将进一步提高工作的质量及效率。2、批发 连锁系统规划针对以上分析,本解决方案结合 JQ 医药, DYF 及 FST

13、连锁管理的现状、重点,以及未来医药连锁发展的 趋势,将批发、直营连锁、加盟连锁协同管理区别对待,同时突出管理的重点,弱化分店、总部的分级决 策分析能力,体现出系统的整体性、标准性及灵活性。1 、规划原则总部规范,分店执行;数据共享,分级决策;统一标准,定制流程;交换灵活,扩充方便。2 、系统框架一个决策中心,一个数据中心:以总部数据为核心,企业所有经营数据集中管理,也作为企业的决策中心。 两种标准连锁模式, 多个交换中心:以直营、 加盟两种标准连锁模式为管理重点, 实现集中 (统一数据库 、 分布(分散数据库的管理方式,分布方式在分部(分店或分支与总部之间设立数据交换中心。3、批发 连锁系统的

14、流程、数据、决策的规范、高效系统将就连锁经营管理的十个统一管理中与信息化密切相关的七个统一, 以及决策支持进行了完整的设计, 通过将统一管理的思想融合到信息系统中,逐步实现批发 医药连锁企业的流程、数据、决策的规范、 安全、高效、有序,真正体现信息化的价值。1 、统一流程设计流程的效率已经成为医药企业的核心竞争力之一, 在利润微薄的情况下如何提高整个连锁企业的流程效率, 近年来已经成为价格竞争背后的潜在竞争方式。在整个连锁经营中,保证物流的高效率是关键,系统应该提供信息流分析以保障物流安全、高效的基础。 调度分析:调度是连锁物流的核心和灵魂,如何实现合理的低库存,并保证不产生积压和短货?系统将

15、利 用调度分析模型,通过对销售历史、分店库存、分店请货、总部库存、在途库存、市场变化等信息进行有 效分析,合理预测未来的销售量,并依据这个分析提供配送、调拨建议和采购建议。批发总部相关人员可依据建议进行调整,直接产生配送、调拨计划和采购计划,这样充分利用了信息流的 价值,能够有效避免人为产生的积压、断货情况。收货入库:对采购计划产生的订单,仓储部门负责收货入库流程,按照 GSP 入库验收的要求,进行收货、 验收、入库、暂存以及不合格品退货处理。配送调拨:由总部物流中心根据配送、调拨计划,发出指令,分店执行验收入库或出库复核工作。分别产 生批发总部到分店、分店到分店、分店到批发总部三种不同的物流

16、过程。其中,直营分店的往来调拨不涉及往来结算,加盟分店的调拨将有往来结算关系产生。2 、统一采购管理采购问题分析:采购工作缺乏整体计划,多依赖采购人员的个人经验采购,效率低,采购环节难于管理, 容易产生漏洞。解决思路:采用采购工作整体解决方案,实现合理采购,保证低库存,减少中间环节,降低采购成本。 3 、统一配送管理配送问题分析:销售实际与预测差异大,配送不合理,积压(实际 <预测 、断货(实际 >预测严重。 解决思路:本着高效率、低成本、合理的低库存设计配送模型,提升销量预测准确度(>70% ,利用准 确的信息,代替分散的库存占压。4 、批发 连锁决策支持快速变化的医药零售

17、市场,对企业的决策提出了更高的要求,随时需要依据内、外部信息及时、准确地做 出决策。系统将为医药连锁企业提供科学的分级决策,并将企业内部信息分别从业务角度、资源角度建立 决策模型,提供多角度、多组合的应用,更全面、更系统地提供决策服务。包括以下方面的内容:数据仓库:数据仓库可以有效整合企业的各类内部信息,将业务数据、相关数据、其他文件数据等分类规 范,进而提供完整的数据基础。在数据仓库的基础上可以充分利用决策支持的工具,对企业数据进行挖掘 分析。分店决策:直营店、加盟店都需要依据业务信息进行分析决策,系统应该提供关于销售、商品、库存、利 润、费用、人员、顾客等角度的查询、分析,并实现毛利测算、销售排行、绩效评比、客单价等分析模型。