公司行政办事指南

1、整体篇办事指南行政方面：一、用印申请流程1. 申请人填写印章使用登记表在运营部报备；2. 所有借出印章必须当日归还；3. 印章保管人就用印情况如实填写印章使用登记表 ；4. 所有盖章后文件须交一份复印件给运营部存档备案。二、物品移交明细流程1. 经办人填写物品移交明细表 ；2. 收件人、经办人签字；3. 备注一栏填写需注明事项；4. 直属领导签字；5. 运营部报备。三、办公用品管理（ 一 ） 办公用品管理部门 所有办公用品的购置，保管与发放由运营部统一负责。（ 二 ） 办公用品范围1. 办公设备：计算机及附属设备、通讯设备、复印机及传真机等。2. 低值易耗品：（1）文具类：1）消耗类：圆珠笔、

2、签字笔、笔芯、铅笔、橡皮、铅笔、胶水、胶带、曲别针、 口取纸、笔记本、卷宗、夹子等。2）限制类：文件夹、档案盒、订书器、计算器、修正液、电池、印泥、印台等。（2）纸张类：复印纸、打印纸、信封、宣传用纸等。（ 三 ） 、办公用品计划及购置1. 运营部根据实际情况编制办公用品购置预算计划。2. 运营部根据实际用量和库存情况制定购置计划， 经主管领导、总经理批准后购 买。3. 运营部及时办理验收、记帐、入库等手续。4. 办公用品的计划申报与采购应本着勤俭节约的精神，以满足正常办公为目的， 合理使用办公经费，严禁超计划、超标准购买办公用品。（四）、办公用品的保管1. 运营部管理办公用品。2. 所有办公

3、用品须按手续验收入库、详细填写入库单。3. 办公用品实行出入库登记制度，所有购置与发放的办公用品均需进行登记。4. 未经允许不得挪用办公用品及其它物资。（五）、办公用品的发放1. 运营部发放办公用品。2. 运营部应严格控制发放的范围、品种、数量、避免浪费。（六）、运营部负责收回公司调离人员的办公用品和物品。（七）、公司配置的各类办公用品严禁带回家私用，一经发现将给以书面警告、 记过等处理。（八）、共同使用的办公用品由运营部统一保管，如打孔机、装订机等。（九）、对决定报废的办公用品，要做好登记，注明报废用品的名称、价格、数 量及报废处理的其他相关事项。（十）、凡属长期使用的办公用品，使用时要注意

4、爱护，防止丢失和损失，调换 时要以旧换新，调离公司时要及时交回。四、固定资产及办公设备管理制度（一）、资产管理总则1. 运营部为公司固定资产管理部门，负责对资产进行统一管理。2. 如需购买办公设备， 应提前书面申请， 提交运营部做下月的费用预算， 经公司 领导审批后进行采购。3. 对公司固定资产应建立严格的出入库登记制度， 运营部负责，对公司所有固定 资产逐件进行登记。4. 对分配给个人使用的办公桌椅、 文件柜、 电脑等固定资产， 由运营部进行领用 登记。5. 员工应当珍惜爱护公司的任何资产， 不得人为加以破坏。 如员工有故意损害公 司或其他员工个人财物行为的，则公司将有权视情节轻重进行处罚直

5、至解除 劳动关系。（二）、资产管理1. 为便于管理 ,运营部建立固定资产出入库明细，明细内容应包括固定资产的名 称、使用时间、使用地点、保管人（或领用人） ，并由保管人（或领用人）签 字。2. 固定资产损耗无法修理， 以及废弃不用的固定资产， 由资产管理人提交固定资 产报废出售申请，说明具体情况或处理意见，报总经理审批签字后，由运营 部办理报废注销和有关会计核算手续。3. 固定资产由运营部定期盘点。（三）、办公设备管理1. 计算机管理（1）使用人应正确使用计算机，保持计算机的清洁卫生。下班时，务必关机并 切断电源。（2）使用人的业务数据，应严格按照要求妥善存储在计算机硬盘里。（3）未经公司领导

6、许可，使用人不可增删硬盘上的应用程序和系统软件以及业 务数据。（4）严禁使用计算机进行个人娱乐活动。（5）计算机内的业务数据，由使用人及时进行备份。（6）公司计算机系统的数据资料列入保密范围。未经公司领导许可，严禁非相 关人员私自复制。（7）未经许可，任何私人的光盘、软盘不得在公司的计算机设备上使用。（8）使用人必须妥善保管好自己的用户名和密码，严防被窃取而导致泄密并自 行承担保管不慎的一切责任。2. 复印机、传真机的管理（1）复印机、传真机由运营部负责管理和维护。（2）复印或传真文件时，要严格遵守公司管理制度中的保密制度，为公司保守 秘密，维护公司权益。五、档案管理制度（一）、总则1. 本规

7、定所称的档案是指过去和现在公司各级部门及员工所从事业务、 经营、企 业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、 图表、 帐册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不 同形式的历史记录。2. 公司及各部门、员工有保护档案的义务。3. 档案管理工作实行统一管理，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。（二）、档案管理机构及其职责1. 档案工作由公司总经理统一领导， 运营部设专人负责接收、 整理、立册、保管， 并监督各部门定期向人力资源行政处移交，集中保管公司档案。2. 运营部应逐步完善管理档案的制度， 确保档案的安全， 以及合理使用， 采用科 学方法

8、、逐步实现档案管理现代化。（三）、档案的管理1. 保管期限：档案的保管期限分为永久、长期和短期，其基本原则是：（1）对公司有长远利用价值的档案应永久保存；（2）对公司在一定时间内有利用价值的档案分为长期保存和短期保存；（3）凡介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。2. 公司各部门应做好平时文件的收集、 整理、分类及立册等工作， 并在每月末将 本月需归档的立册文件整理成册移交运营部归档备案。3. 因工作需要借阅文档的， 应填好档案查阅单， 未经批准不得随意外带有关公司 重要的文件资料， 确因工作需要外带， 由部门经理报请总经理批准后， 方可带 出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善

9、保管，不得私自复制、调换、 涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。（四）、档案备份制度及归档制度1. 公司的各类证件、文件、报表、业务记录、各种合同协议等原件必须由运营部 保管和归档，各相关部门保存复印件备份。2. 各部门应尽量采用电脑管理， 便于业务资料的保存。 在工作中形成的具有何存 价值的文件资料、磁盘、照片、实物等，随时交运营部存档。（五）、处理条例有下列行为之一， 视为严重违反公司规章制度， 将按国家的有关规定追究有关 人员的责任：1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案；2. 擅自向外界提供、摘抄企业档案；3. 涂改、伪造档案；4. 未及时上报归档或管理不善造成损失的；5. 未按

10、手续借阅、外带者或越级查阅者。六、公文管理制度（一）、总则1. 公司运营部是公文处理的责任部门， 负责公司的公文处理工作。 运营部对公司 公文进行统一收发、编号、分办、传递、用印、立卷、存档。2. 公司所有外发公文函件都由运营部按公司对外发文流程统一办理。3. 公文处理的原则是及时、准确、安全。行文要简洁、准确、注重效用。（二）、公文种类依照公司实际情况，公文分为三类：1. 收文类1）各级政府部门及业务主管机关发布的对公司具有指示、指导和规范作用的政 策、法规性文件。2）公司股东会、监事会向公司发出的公文。3）与公司具有法律、经济关系或相关业务联系的单位向公司发出的公文。2. 发文类1）公司向

11、对公司具有业务指导关系的政府部门及其业务主管部门报送的请示、 报告等公文。2）公司向股东发出的报告、议案、请示、通知等公文。3）公司向与公司具有法律、 经济关系或相关业务联系的单位发出的通知、 通告、 公函等公文。4）公司内部发布的制度、规定、办法、通知、决定、通报、批复等具有规定性、 指令性、指示性、知照性的公文。5）公司内部部门间、公司内部与外部相关机构之间印发、传递的商洽性、证明 性、知照性的公函、证明信、说明及通知。3. 专项类1）法定代表人授权委托书。2）公司会议纪要。3）各部门组织的研讨会及专题会纪要。4）公司与外部合作方的合人协议、合同、纪要、往来信函等。（三）、公文处理责任1.

12、 公司各级领导的公文责任：1）审定、签发以公司、部门名义印发的重要公文并承担其法律和行政责任。2）阅处重要收文并指示处置原则与方法。3）直接承办最重要的收文。2. 运营部公文处理责任：1）审核各类综合性公文，并承担其相应的行政责任。2）拟办和承办重要的收文。3）解决公司内部公文处理中的一般随机事件。3. 其他部门负责人的公文处理责任：1）审核本部门分管业务范围内发出的公司公文，并承担相应的行政责任。2）阅处由本部门直接办理的收文并确定具体处置方案。3）拟办和承办重要收文。4）督导本部门的公文处理工作，保证其质量，确保工作效率，向公司领导或运 营部反映公文处理中的有关问题，解决本部门公文处理中的

13、矛盾和问题等。4. 专职人员的公文处理责任：1）分类集中承担公文处理作业，特别是其中具有管理性质的作业。2）组织公文的具体运转过程，初步审核公司的各类公文。3）辅助设计、制定公文处理的制度、标准和规程等。5. 一般业务人员的公文处理责任：1）按规定时限阅读处理公文，提供办理意见。2）具体承接办理公文，解决其中涉及的问题。3）起草和修改具体承办的公文。（四）、行文规则1. 必须按工作关系行文。具体要求是：上级向下级发出的指导性、质询性、规定 性的下行文件；下级只能以自已的名义向上级呈送陈述性、 呈请性的上行文件； 有平行关系和不相隶属关系的部门和单位之间只能相互发送商洽性、知照性、 证明性的平行

14、文件。2. 严格按照公司文件操作流程和公文规范格式行文。 一般不得越级行文。 公司内 部各部门之间传递时， 应按公司组织结构层次逐级上传下达文件。 报公司总经 理阅批的各类公文由运营部统一办理。3. 行文要对有关问题协商一致， 各部门行文， 如内容涉及公司其他部门分管的业 务和职权范围， 必须对其中的有关问题协商一致， 否则一律不得按自己的意见 各自行文。（五）、收文处理流程及管理方式1. 收文处理流程为：签收登记 拟 办 ,阅批 分办 一,归档2. 收文管理方式为：1）在领导审阅、批示后，如有对上级机关或其它主管单位的发文进行下发 批示，一律复印下发。2）各部门对接收到的文件，必须进行签收。

15、（六八发文处理及管理方式1. 对外发文的流程：由业务经办部拟稿，经部门经理及主管领导核稿、 定稿后，由经办人填写文件签发单，报总经理或主管领导批示、签发后，将 文件电子版及文件签发单提交运营部统一打印盖章。2. 发送与签收：由经办人将公文送达主送和抄送单位， 并需填写文件签收单，请公文收件人在签收单上签字。3. 归档：经办人应将外发公文与对应的 文件签收单提交运营部归档备案，以保障公司发文规程的严格执行。（七八专项类公文处理流程及管理方式1. 法定代表人授权书是法定代表人委托某人代表法定代表人与外单位签署有关合同、协议的授权文件。具体办理流程和管理方式如下：1）经办人到运营部领取法定代表人授权

16、书并填写相应授权项目。2）法定代表人本人签名授权，运营部办理用印等事项。3）交被授权人持授权书原件按授权范围和期限办理有关授权事项，复印件 归档。2. 会议纪要处理流程及管理方式如下：1）公司例会：由运营部行政秘书做会议记录，草拟会议纪要初稿，报总经 理或人力资源审阅、修改、签批后打印成稿，运营部按照总经理批准的 送发范围印发，原稿存档备查。2）各部门组织的研讨会及各种专题会：由会议召集人指定参会人员和会议 记录人，记录人整理会议纪要初稿，报会议召集人审阅、签批后，打印 成稿，发送相关部门及参会人员。3）重要会议纪要原稿存档备查，并呈送运营部备案，避免遗失、泄密。（八八公文建档及查询1. 建档

17、及保管：公文建档由运营部指派专人进行建档，建档要素：编号，名称，日期，最终 审核人，查询权限，有效期；公文由运营部指派专人进行保管。建档规则：A类文档按类别建档；B类及C类按时间建档；专项公文按项目进行建档。2. 查询：查询权限，A类一一副总以上，B类一一总监以上，C类一一所有人超越权限查询需进行审批。人事方面：一、人员招聘流程1. 用人部门提出招聘申请，详细填写人员需求计划表所列示的各项内容；2. 用人部门负责人签字；3. 运营部审核；4. 总经理/副总经理审批，确定招聘人数及工资待遇等相关问题，并在人员需求 表上签字确认；5. 运营部配合用人部门开始招聘， 发布招聘信息， 相关部门进行面试

18、、 复试等工 作；6. 经过筛选，确定被录用人员。二、新员工入职流程1. 运营部通知被录用员工报到时间、报到时需要带齐的资料等相关事项；2. 运营部为新员工配备电脑等必备的工作用品；3. 新员工报到，运营部核查各项证件及所应交齐的资料；4. 新员工依次详细填写员工档案简表 ；5. 运营部收集新员工中国建设银行储蓄卡卡号或通知新员工自行办理建行工资 卡，带领新员工熟悉公司相关部门并简要介绍，学习公司相关制度文件；6. 运营部记录考勤；7. 新员工领用日常所需办公用品；8. 签订劳动合同，新员工入职手续办理完毕，正式入职。三、人事异动流程（员工晋升、降职、调动、调薪时使用）1. 申请人依次详细填写

19、人事异动申请表 （员工转正直接填写员工转正审批 单）；2. 员工工作调动的，请调出部门负责人及调入部门负责人签字；3. 运营部审核；4. 总经理/副总经理审批；5. 人事异动申请表运营部备案并办理相关手续；6. 同时将复印件交留财务；7. 人事异动完成。四、离职办理流程1. 离职人员提前 30 天提出书面离职申请并获批准后，详细填写离职申请单2. 直属部门领导审批；3. 运营部审核；4. 总经理/副总经理审批；5. 审批获准后，开始清点物品，进行工作移交；6. 移交无误后，详细填写离职手续办理清单 ，移交及接收人签字确认；7. 经各相关部门负责人签字审批后将离职手续办理清单送交运营部；8. 运

20、营部核定考勤及其它有关事宜；9. 运营部核定借款等事宜；10. 解除劳动合同，离职手续办理完毕，人员离职。11. 离职人员工资不单独发放，当月工资随公司在职员工于每月发放工资时间统 一发放，且扣除相应公司垫付的支出等。五、加班申请流程1. 申请人填写加班申请单 ；2. 所属部门领导确认审批；3. 加班申请单交运营部备案、做考勤；4. 本公司加班不计发加班费，部门可视实际情况予以调休处理。关于加班调休 的详细规定见考勤管理制度 ； 注：视觉部根据具体情况由设计总监安排工作时间，不执行以上流程。六、请假申请流程1. 申请人填写请假申请单 ，如有特殊情况应在备注一栏写明情况；2. 直属部门领导审批；

21、3. 运营部审核；4. 副总经理审批（请假时间三天以上的须经总经理批准） ；5. 请假申请单交回运营部，存档，登记考勤，请假正式生效；6. 请病假需要有医院证明；7. 特殊情况来不及提前请假的， 应提前电话通知所在部门负责人及运营部， 事后 须补办请假手续，否则算作旷工；8. 关于调休制度： 1）、申请调休人员要提前与部门领导及运营部说明，并在 请假申请单上注明调休事项等；2）调休人员应在调休之前安排好工作交接；3）、特殊情况需总经理或副总经理审批。七、出差登记流程1. 员工因公出差前，必须填写员工出差登记表 ；2. 出差员工填写姓名、出差地点、出差起止时间；3. 出差返回之后填写本次出差合计天数并由本人签字；4. 直属领导签字；5. 如出差本人不填写员工出差登记表的，涉及到出差补助漏发的一律不予补发；6. 出差登记由运营部核准，存档。财务方面：一、