商务会议流程

1、商务会议流程一、沟通准备：就主办单位的总体构思和细节要求进行认真 沟通，全方位考虑，按时做出2种以上合适的方 案供选择。二、会议策划：根据主办单位的会议要求，提供会议所选酒 店情况、用餐地点、会场布置、交通工具、会务 接待、设备租赁、考察线路等详细描述。并对方 案进一步沟通，进行可行性分析，力求达到主办 单位的预期效果。三、实地考察：根据需要安排主办单位相关人员进行实地考 察，对会议酒店、会议场地、接待流程、其他事 项等进行考察商榷，对方案中的不完善部分进行 补充和调整，确认彼此的分工。四、合作确认：双方对方案和流程彼此都无疑义，按照约定 签订合作协议，以书面的形式确认双方的责任、 权利和义务

2、。五、协议执行：协议签订后双方严格按照约定执行，保证会 议各项工作的顺利进行。在协议签订后，如果主 办单位需要增加协议之外的服务视为协议的补需要再补签协议，补签协议是对原协议的扩都是有效协议，补充协议也是有效的结算凭六、会议结算：会议结束后，承办方财务将会议的相关单据 分类、自审，做出明细账目交主办单位的负责人 及财务审核确认，按照协议约定结清款项。商务会议策划一、会场预约充,展,据。我们将根据你的需要，为您具体分析各种 况作出最完美的策划;我们将根据会议的级别,为 您选择会议举办地;我们将根据会议对周边环境 的要求，为您确定具体举办地点;我们将根据会议 的具体情况， 确定是否将会议划分为几个

3、分会场， 选择分会场的地点，并提前为您预约。二、负责会场的布局，设备安装调试 我们将根据会议的具体情况，为您设计并安 排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节； 我们将根据您的需要，为您提供会议所需要的所 有设备， 并提前安放在指定位置； 我们将根据您 的需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确 保会议的顺利进行。三、印刷材料的设计制作 我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设 计、生产一条龙服务;我们将根据会议的具体需 求，设计印刷品的样式、内容、选择图案;我们将 会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷;我们将根据您的需要，提前把印刷品送到会场或 指定位置。四、参会者的接送我们将根据参加会议者

4、的具体情况以及人数 多少安定位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地 送到会场或下榻酒店。五、参会者的餐饮 我们将根据参会人员的喜好，为您预定各种 形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等;我 们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒 店的地点，为您推荐不同的用餐地点。六、参会者业余时间的安排 我们将根据参会人员的喜好，为您设计不同 的休闲方式;我们可以为您设计专门的旅游线路， 方便您的出行;我们将为您介绍下榻酒店附近的 娱乐设施，供你选择。商务会议方案根据参加会议的人数不同、会议接待的准备 工作的内容不同以及会议接待的方式不同，对会 议的组织方法，礼仪要求也不同。首先是会议的筹备工作。排相

5、应的车辆;我们的专车将会提前在指艮据会议规模，确定接待规格。发放会议通知和会议日程。会议通知必须写明召集人的姓名或组织、 位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议 、联系方式等内容。通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的 人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要 求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议 地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外 地人问路的许多麻烦。会议日程是会议活动在会期以内每一天的具 体安排的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以 随会议通知一起发放。选择会场。参加者、会务费、应带的材料,它是人们了解会议情况的重要依据。它选择会场，要根据参加会议的人数和会议的

6、 内容来综合考虑。最好是达到第一：大小要适中。会场太大，人数太少， 空下的座位太多，松松散散，给与会者一种不景 气的感觉；会场太小，人数过多，挤在一起，像 乡下人赶集，不仅显得小气，而且也根本无法把 会开好。所以，英国的首相丘吉尔曾说：绝对不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间第二：地点要合理。历史召集的会议，一两 个小时就散的，可以把会场定在与会人员较集中 的地方。超过一天的会议，应尽量把地点定的离 与会者住所较近一些，免得与会者来回奔波。第三：附属设施要齐全。会务人员一定要对 会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、 录音等进行检查，不能够因为 上次会议是从这里 开的，没出什么问题，”

7、就草率地认为 这回也会同 样顺利”。否则，可能会造成损失。二标准:第四：要有停车场。现代社会召集会议， 双草鞋一把伞 ”赶来开会的人已经不多了。轿车、 摩托车都要有停放处，会才能开得成。会场的布置。一般大型的会议，根据会议内容，在场内悬 挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内 摆放适当的轻松盆景、盆花； 为使会场更加庄严， 主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。 桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放 美观、统一。坐席的配置要是和会议的风格和气氛，讲究 礼宾次序，主要有以下几种配置方法：1圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐，从而消 除不平等的感觉

8、。另外，与会者能清楚地看到其 他人的面容，因而有利于互相交换意见。这种形 式适于1020人左右的会议。座次安排应注意来会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配 置。NIRNIR!1!1!宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做，来宾 的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业 最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线 相对而坐。2口字型。如果使用长形方桌。这种形式比 圆桌型更适用于较多人数的会议。3教室型。这是采用得最多的一种形式，它 适用于以传达情况、指示为目的的会议，这时与 会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、 交流意见。这种形式主席台与听众席相对而主席台的座次按人员的职务、社会的地位排

9、列。正中间的席位为上，其余按e备会议资料。会务组应该准备有关会议议题的必要资料, 这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者, 方便于与会者的阅读和做好发言准备。会议前的接待礼仪。主席的座位以第一扌 左为下右为上的原则依次排列。会前检查。这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的 地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等 是否准备齐全。提前进入接待岗位。接待人员应该在与会者到来之前提前进入各 自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分 以下几个岗位。签到。设一张签字台，配签到本应精致些，以便保存。如需要发放资料， 应礼貌地双手递上 者汇报到会人数。引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会

10、场就座。对重要领导应先引入休1-2名工作人员，如果是要求接待档次比较高，可以派礼仪小 姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客 人递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双 手递!1!。如果是毛笔，则应蘸好墨汁后再递。接待人员应经常向会议组织息室，由企业领导亲自作陪，会议开始前几分钟 再到主席台就座。接待。与会者坐下后，接待人员应递茶， 或递上毛巾、水果，热情向与会者解答各种问题, 满足各种要求，提供尽可能周到的服务。会议中的服务礼仪会议进行中的服务要做到稳重、 大方、敏捷、 及时。倒茶服务人员注意观察每一位与会者，以便 及时为期天茶水。 到谁是动作轻盈、快捷、规范。手指不能因在北口上， 一般

11、是左手拿开背盖， ，不能让茶 上的右上面。如果操作不慎，出了差错，应不动 声色地尽快处理，不能惊动其他人，不能慌慌张杯盖的内口不能接触桌面，不能发生杯盖碰撞的声音。右手吃水户，将热开水准确倒入杯里 水见到桌面上或与会者身。杯子放在与会者桌张，来回奔跑，将与会者的注意力引到自己身上, 否则，这将是极大的工作失误。典他服务会议按拟定的程序进行，应紧凑， 不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员 阵以待”，做好各项准备工作。女口，会议进行第一 项：全体起立、奏国歌。这是音响应立即播放岀 歌。又如，大会宣布办法荣誉证书，组织人员 应迅速将受奖人员排好队，礼仪小姐把领导从主1一一递上,如果与会者有电话或

12、有人要相告特别重要的 事，服务人员应走到他身边，轻声转告他。如果 要通知主席台上的领导，最好用字条传递通知， 避免无关人员在台上频繁走L、席坐席上引出来，另有礼仪小姐将证书由领导颁发给受奖者。为使会场上的活动有条不 紊，必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练, 避免会场上岀现混乱。动和耳语，分散与会 者注意力O做好会后服务的准备。会议进行之中，就应 为会后服务做好准备。女口，会后要照相，就应提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影的准 备。另外，会后的用车也应在会议结束前妥善安 排。会后服务会议结束后，全部接待人员应分工明确地做 好善后处理工作组织活动会议结束后，有时还会安排一些活 动。如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作 很繁琐，应有一位领导