档案目录格式规范

1、新文书档案目录格式（一）归档文件目录归 档 文 件 目 录年度：2008 类目：2 保管期限：永久 盒号：004件号文 号责任者文件材料题名日 期页数备注031大唐国际计2008XX号大唐国际关于下达大唐国际发电股份有限公司2008年第一批小型基建计划的通知2008.01.123032大唐国际计2008XX号大唐国际关于下达大唐国际发电股份有限公司2008年第二批小型基建计划的通知2008.04.124033大唐国际计2008XX号大唐国际关于下达大唐国际发电股份有限公司2008年第三批小型基建计划的通知2008.10.226一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边

2、15mm。以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。注：纵向目录表格格式均参照以上。（二）全引目录式样0-5大类档案全引目录索引 年度:2008年一级类目保管期限起止盒号起止件号文件所在

3、页号存放柜号党群工作（0类）永久1-2001-050125长期1-12001-1501830短期1-5001-0605038行政管理(1类)永久3-6001-100525长期13-15001-1983031短期6-7001-0907038经济管理(2类)永久7-9001-150825长期16-20001-2804031短期8-10001-1207539一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。一般地，索引表格至顶端纸边40mm。表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*1

4、0（mm）分布。一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。注：索引表格格式均参照以上。（三）新文书档案备考表式样备 考 表盒内文件情况说明： 整 理 人： 检 查 人： 整理日期: 年 月 日“盒内文件情况说明”不能为空，描述盒内文件数量、互见信息、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。一般地，备考表均距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm，至顶端纸边35mm。（四）新文书档案卷盒脊背 全宗号 年度一级类目名称保管期限起 （ ）止件 号 （ ）盒号 30

5、30303030603031010252525255025220全宗号年度一级类目名称保管期限起 （ ）止 件号 （ ）盒号 档案盒盒脊式样 档案盒底边式样 单位：mm(两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。下文中出现此“虚线框”符号，请依样处理。（五）新文书档案全引目录脊背 （以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）全引目录 年度文 书 档 案第 1/3 册全引目录 年度文 书 档 案全1册示例一 示例二 说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一； 2、文书档案分年度组织全引目录，一册

6、能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。科技档案目录格式（一） 案卷目录案 卷 目 录盒号档 号案 卷 题 名总页数保 管 期 限页号备 注(“页号”：为全引目录内每一个案卷的卷内目录首页所在的页码)各字段宽度从左至右依次是：10、30、70、15、15、10、20（mm），整表宽度为170mm。（二）卷内目录卷 内 目 录 保管期限： 盒号： 档号：序号文件编号责任者文 件 题 名日期页数（页号）备注(“页数”：为每件文件的页数；“页号”：适用于整卷装订成册的，为其中每件文件的首页所在的页码)以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（m

7、m），整表宽度为170mm。（三）科技档案全引目录805类档案全引目录索引 2号机分类号类目名称案卷目录所在页号卷内目录所在页号8050燃料设备管线施工安装文件118051锅炉设备管线施工安装文件1108052汽机设备管线施工安装文件3598053化水设备管线施工安装文件6698054暖通及其它系统设备管线施工安装文件8998055焊接记录、试验报告101108057材料出厂证书121358058设计变更、工程变更、材料代用单16160143190盒90号柜311340盒94号柜191250盒91号柜341360盒95号柜251280盒92号柜361391盒96号柜281310盒93号柜393

8、400盒97号柜以上字段从左至右依次保持宽度为25、80、25、25（mm）；下半部标示存放位置的部分，单元格宽度从左至右依次为39、38、39、38（mm）。整表宽度为155mm。上半部表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用N（行）*10（mm）分布。科技档案全引目录制作以每本目录册都要包括索引目录、案卷目录和卷内目录为宜，即索引目录制作的大小，以该册能够装下的数量为准。对盒号的起止范围不做具体要求，各自便宜确定即可，要有稳定合理的规律沿袭可循。- 15 -（四）科技档案案卷封面 档 号: 0201-8400-01 案卷题名立卷单位 起止日期 保管期限 密 级 “案卷题名”处请写明该案

9、卷实际题名，并普通一号宋体居中。其余文字空三号字体两格依样分布，三号宋体字加粗。“密级”分为“秘密、机密、绝密”，之前认定为“普通”密级的，密级置空不填。（五）科技档案备考表卷内备考表档号：互见号：说 明： 1、本卷有 件，共有 页，其中文字材料 页，图纸 张。2、其他。立 卷 人：立卷日期： 年 月 日检 查 人：检查日期： 年 月 日（六）科技档案卷盒脊背20D30202060310110保管期限档号案卷题名盒 号*D=10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm（可根据需要设定）注：“虚线框”含义同上；*表示是可选设置项。（七）科技档案全引目录脊背全引目录*类科 技 档 案

10、第 2/2 册全引目录*类科 技 档 案全 1 册全引目录*类科 技 档 案第 1/2 册示例一 示例二 图A7 全引目录脊背说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一； 2、科技档案分二级或三级类目组织全引目录。一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第X/N册”。会计档案目录格式（一）案卷目录会 计 档 案 案 卷 目 录 年度：2008 分类号：433盒号案 卷 题 名保管期限存放地点备注以上字段从左至右依次保持宽度为15、85、25、25、20（mm），整表宽度为170mm。（二）案卷目录会计档案全引目录索引年 度类 别案卷目录所在页号存放地点2006年会计

11、报表(430)150号柜会计账簿(431)260号柜工 资 单(432)370号柜会计凭证(433)480号柜2007年会计报表(430)950号柜会计账簿(431)1060号柜工 资 单(432)1171号柜会计凭证(433)1285号柜2008年会计报表(430)会计账簿(431)工 资 单(432)会计凭证(433)以上字段从左至右依次保持宽度为25、80、25、25（mm），整表宽度为155mm。（三）会计档案全引目录脊背全引目录年度会 计 档 案(注：照片、录音、录像、光盘、磁盘、实物档案全引目录与此基本相同)（四）会计档案封面小标签 (适用于账簿及报表) （20mm）（70mm）案

12、卷（30mm）题名（20mm）（30mm）（20mm）（10mm）保 管期 限案 卷 号（10mm）档 号（40mm）（50mm）照片档案目录格式（一）照片目录（1-7大类）照片档案目录 年度：2008 册号：02照片号档号照片题 名拍摄日期拍摄者/单位、部门页号备注0102008-1-01XXX在XX会上讲话2008.03.05何长江/新闻中心1011012（此目录格式用作照片册内目录，连续打印则可作全引目录。以上字段从左至右依次保持宽度为15、25、60、20、25、10、20（mm），整表宽度为170mm。（二）特殊的，工程档案照片目录（8、9大类）工程照片档案目录项目代号：0100 册

13、号：03 照片号档号照片题 名拍摄日期责任者/单位页号备注0210100-8035-01一次风机设备缺陷处理2008.03.10刘海洋/设备部1互见号：科档0100-8035-017022023（此目录格式用作照片册内目录，连续打印则可作全引目录。）以上字段从左至右依次保持宽度为15、25、60、20、25、10、20（mm），整表宽度为170mm。（三）照片档案卷盒脊背（根据选用照片册脊背大小而定）全 宗 号年度（项目代号）类 别保管期限照 片 号 号 号第 m/n 册（四）单张照片说明照片号档号题 名拍 摄时 间拍摄者文字说明：（如有互见信息，在说明之后另注明）“拍摄地点”不专门设置著录项

14、，请在“文字说明”中地点环境做准确说明。（注：“文字说明”应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、拍摄者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明版权、来源等。）光盘、磁带（数据、照片、录音、录像）档案目录格式（一）光盘（磁带）目录（1-7大类）光盘档案目录 年度：2008盘号档 号题 名日 期保 管 期 限备 注01第1册/25柜02（“责任者”为刻盘移交单位，“备注”填写光盘归档份数等信息。） 以上字段从左至右依次保持宽度为10、30、60、20、20、30（mm），整表宽度为170mm。（二

15、）特殊的，工程光盘（磁带）目录（8、9大类）同“光盘档案目录”（仅“年度”改为“项目代号”）。（三）光盘文件目录光盘档案文件目录 盘号：02 档号：2008-1-01序号责任者文 件 题 名日期备注互见号：科档0100-8035-017以上字段从左至右依次保持宽度为10、30、80、20、30（mm），整表宽度为170mm。- 41 -（四）光盘档案卷盒脊背（根据选用光盘册脊背大小而定）全 宗 号年度（项目代号）类 别保管期限光 盘 号 号 号第 册注：对于光盘的保存方式，推荐光盘统一入册保存。此脊背即为光盘档案册所用。（五）单张光盘说明盘 号档 号保 管期 限光盘名 称刻录人刻 录日 期备注

16、：（如有互见信息，在说明之后另注明）（注：“备注”应概括揭示光盘包含全部内容信息；或仅对光盘名称未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如光盘归属权不属于本单位的，应注明版权、来源等。）实物档案目录格式（一）实物目录实物档案目录年度：序号档 号责 任 者题 名载体形制日期存放地点备注0012008-1-001北京市政府北京市XXX先进单位锦旗2008.03.0515号柜002003 一般地，横向目录表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边27mm。以上字段从左至右依次保持宽度为15、25、40、80、20、 25、15、20（mm），整表宽度为240mm。 一般地，横向目录表格至顶端纸

17、边35mm。横向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用10（行）*15（mm）分布。注：上表中“序号”项为三位数字，取所有实物档案排序的大流水号；“档号”项中第三段的号也为三位数字，取同一年度内所有实物档案排序的流水号。（二）实物档案封面小标签 (规格大小由用户自定)序 号档 号责任者题 名资料目录格式资料 目 录 年度：2008 盒号档 号案 卷 题 名存放地点备注012008-1-01大唐国际2008年路演文件2号柜 以上字段从左至右依次保持宽度为15、30、80、25、20（mm），整表宽度为170mm。章格式（一）文书档案归档章式样： 168（全宗号）（年度）（室编件号）问题（保

18、管期限）（馆编件号）3×15单位：mm（二）档号章（科档）式样:1535档 号10序 号10单位：mm（三）竣工图章式样：编制单位 7 60竣 工 图13编制人技术负责人编制日期 10 10 监 理 单 位 名 称监理人 1010 25 25 30 80 单位：mm档案移交目录（一）文件移交目录文 件 移 交 目 录 年度： 类别： 序号责任者题 名文件形成日期页数备注移交单位： 接收单位：移交人： 接收人：移交日期： 接收日期： 此表可做为本目录格式未予专门规范的各载体档案的移交登记目录，对不同档案类型只需将“文件”二字改成对应类型即可，如“实物档案移交目录”等；对应字段也可以做相

19、应修改以贴合该档案类型实际，如对实物档案，“页数”可改为“载体形制”等。对文件移交目录，如确认接收，接收人需当移交人面对目录加盖骑缝章；仅一页的骑缝章盖于该页上，以确认移交表物一致。以上字段从左至右依次保持宽度为15、60、90、30、15、25（mm），整表宽度为240mm。（二）科技档案移交目录科 档 移 交 目 录 年度(或项目)：序号责任者案卷(文件)题名数量形成日期（起止）归档号备注移交单位： 接收单位： 移交人： 接收人： 移交日期： 接收日期： 如移交单位已按档案管理有关要求进行了分类组卷，可以将已经形成的“案卷目录”作为“移交目录”。对科档移交目录，如确认接收，接收人需当移交人

20、面对目录加盖骑缝章；仅一页的骑缝章盖于该页上，以确认移交表物一致。以上字段从左至右依次保持宽度为15、50、90、15、30、20、20（mm），整表宽度为240mm。（三）会计移交清册*年 度 会 计 档 案 移 交 清 册 凭 证 卷（册） 移交 账 簿 卷（册） 共计 卷（册） 报 表 卷（册）工资单 卷（册） 详细见附录 移交部门负责人（签名）： 移交人： 年 月 日接收部门负责人（签名）： 接收人： 年 月 日此页样式可作为会计档案移交清册的首页，可在条目输机录入后打印出相应目录附后，再由会计人员填写此页，签字确认即可。对会计档案移交目录，如确认接收，接收人需当移交人面对目录加盖骑缝

21、章；仅一页的骑缝章盖于该页上，以确认移交表物一致。（四）印章移交清册印章档案移交清册移交内容：××××明细：1、××××（枚）。2、××××（枚）。3、××××（枚）。 共××枚注：详见后附移交目录。移交单位： 接收单位：移 交 人： 接 收 人：移交时间： 接收时间：对会计档案移交目录，如确认接收，接收人需当移交人面对目录加盖骑缝章；仅一页的骑缝章盖于该页上，以确认移交表物一致。附录：印章移交目录（共×枚

22、）移交日期：2008年1月1日印章名××热电厂印模印章名印模印章名印模档案利用登记表格式档案利用（借阅）登记表类型： 档案 年度：借阅日期档 号档案文件名称利用目的及方式数 量借阅人审批人档案清退日 期签 收备注：“利用方式及目的”一栏中“利用方式”指复制、现场查阅、借出使用等，“目的”指各种利用方式下档案的用途。档案利用依年度、按不同档案类型分开登记，不要混杂。不归档文件目录格式(一)案卷目录 不归档案卷目录 盒号案 卷 题 名页号存放地点01大唐国际2008年不归档文件（总经理工作部）02大唐国际2008年不归档文件（思想政治工作部）(“页号”：为每一个案卷的卷内目录所

23、在的页号) 以上字段从左至右依次保持宽度为20、90、30、30（mm），整表宽度为170mm。(二)卷内目录2008年不归档文件（××部）目录 序号责任者文 号文 件 材 料 题 名日期页数01大唐国际办200112号关于举办XXX培训班的通知2008.02.0310 (“页数”：为每一份文件的总页数) 以上字段从左至右依次保持宽度为10、30、30、70、20、10（mm），整表宽度为170mm。 档案专题目录archival subject catalogue：（一） 制作专题是档案编研工作的一种，专题是档案编研工作较为基础和广泛的形式。专题的确定和编制角度的选取，均是由各企业结合自身实际需要而定。（二） 专题的命名：主题、事由范围等等统属性的题目。如公司内地上市专题、生产事故专题等等。（三） 专题的形制：所有专题均以组卷的形式进行组织，包括文档专题。档案专题目录格式(一)案卷目录专 题 目 录 盒号案 卷 题 名页号备 注0