档案管理制度

1、1 / 4档案管理制度QY/WJ-BGS-4一、档案库房管理制度 档案库房是保护档案最基本的物质条件，只有做好库房管理工作，才能为整个档案工作的进 行创造必要的条件。（一）档案库房必须坚固，安装铁门、双保险锁，库房通风良好，要和办公室、阅览室分开。（二）档案库房实行专人负责管理，借阅者和非管理人员需经库房人员许可才能入内。（三）档案库房应备有防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害生物、防尘、防水设备和 安全措施。（四）档案库房应保持适宜的温度即14-24C,相对湿度 4560%,库房备有温湿度计。（五）保持库房内整洁，库房内严禁烟火，不准将易燃、易爆、易腐蚀以及可食物品和雨具 等杂物带入库房。

2、（六）下班前档案室人员对库房的门、窗、电源等进行检查,关窗锁门,防患于未然。（七）定期对库存档案进行安全检查,并认真做好档案安全检查记录。二、档案借阅利用制度（一）借阅文书档案1、 各科室人员查阅本科室形成的文书档案,由本科室负责人批准；查阅其它科室形成的文书 档案,需经本科室负责人和办公室主任批准。矚慫润厲钐瘗睞枥庑赖賃軔。矚慫润厲钐瘗睞枥庑赖賃。2、 外单位人员利用文书档案,需持该单位介绍信,经档案主管领导、档案形成部门负责人和 办公室主任批准后方可查阅。3、利用文书档案需办理登记手续后在档案室查阅,如工作需要,经档案主管领导和办公 室主任批准后办理借阅手续方可借出, 期限为 5 天聞創沟

3、燴鐺險爱氇谴净祸測。聞創沟燴鐺險爱氇谴净祸。（二）借阅会计档案1 、会计档案利用对象是单位领导和财务审计人员,查阅者需经财务审计科负责人批准； 非上述人员借阅、复制会计档案时,必须通过档案主管领导和财务审计科负责人批准,并有 财务人员陪同,由档案人员负责监阅。2、利用会计档案只能在阅览室查阅,如确因工作需要借出档案原件,须经档案主管领导 和财务审计科负责人批准。（三）借阅科技档案残骛楼諍锩瀨濟溆塹籟婭骒。残骛楼諍锩瀨濟溆塹籟婭。1 、科技档案一般只限业务部门查阅,业务科室查阅科技档案需经本科室负责人批准。其它科 室查阅科技档案需经业务科室和办公室主任批准后方可查阅。2、 外单位查阅科技档案,需

4、凭该单位介绍信,经本单位业务主管领导、业务科室负责人 和办公室主任批准后方可查阅。3、 利用科技档案只能在阅览室查阅,业务科室如确因需要借出档案原件,需经业务主管领导、业务科室负责人和办公室主任批准后办理借阅手续方可借出,期限为15 天。酽锕极額閉镇桧猪訣锥顧荭。酽锕极額閉镇桧猪訣锥顧。（四）借阅档案室各类档案,要严格手续,一律详细填写档案借阅通知单及档案借阅 登记表。认真填写档案利用效果登记表 ,及时反馈利用档案的信息。彈贸摄尔霁毙攬砖卤庑诒 尔。彈贸摄尔霁毙攬砖卤庑诒。（五）借阅档案必须遵守保密制度,爱护档案,不准转借、损毁、污染、勾抹、涂改等,保 证档案完整无损。三、档案安全保密制度謀荞

5、抟箧飆鐸怼类蒋薔點鉍。謀荞抟箧飆鐸怼类蒋薔點。（一）档案室是机要部门,非本室人员未经许可不得入内。（二）凡利用档案人员,均要根据档案不同的密级,由不同范围的人员使用,不得擅自扩大范围。2 / 4（三）维护档案的实体和机密的完整安全，防止丢失和损坏。（四）查阅机密档案材料应经主管领导同意，严格借阅手续。（五）本单位人员外出需借秘密文件的，先填好申请单要经主管领导签字批准，并要有安全 措施。（六）摘抄和复制秘密档案材料必须经主管领导批准，在指定的地方复制或摘抄，并标明份 数， 对摘抄或复制的文件要同正式文件一样， 按机要档案管理制度进行管理。厦礴恳蹒骈時盡继價 骚卺癩。厦礴恳蹒骈時盡继價骚卺。（七

6、）外单位需查阅档案，必须持介绍信，要经主管领导批准方可查阅，不得抄、录、照等。（八）外单位由于工作需要摘录者，必须将摘录内容经主管档案的领导审查批准，原件一律 不得外借。（九）对违反本制度，造成失密、泄密者，视情节轻重给予批评教育或行政处分，触犯法律、 造成严重损失的，依法追究其法律责任。茕桢广鳓鯡选块网羈泪镀齐。茕桢广鳓鯡选块网羈泪镀。四、档案保管制度（一）档案室负责集中统一管理本单位文书、科技、会计、实物、声像等档案。（二）严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其 系统、完整和安全。（三）档案实行专库、专柜存放，专人管理，切实做好防火、防盗、防光、防高温、

7、防潮、 防有害生物、防尘、防水工作。鹅娅尽損鹌惨歷茏鴛賴縈诘。鹅娅尽損鹌惨歷茏鴛賴縈。（四）档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。（五）借出的档案须按时还，利用后的档案应随即放回原处。（六）对已破损、字迹褪化的档案，要及时修补、复制，最大限度地延长档案的寿命。（七）档案人员工作变动时，必须在离职前将所管档案进行清点，并办理交接手续。（八）做好库房温湿度的监控和登记工作。（九）每年对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。五、档案鉴定销毁制度（一）档案鉴定工作必须纳入机关档案管理制度中，使档案的鉴定工作按照标准和时间要求 正常进行。（二）成立档案鉴定销毁领导

8、小组，由主管领导负责，档案管理部门牵头，有关部门兼职档 案员组成，共同对所鉴定的材料进行审核和监销。籟丛妈羥为贍偾蛏练淨槠挞。籟丛妈羥为贍偾蛏练淨槠。（三）认真填写档案鉴定表，并由鉴定领导逐一审核，确认无误后，签署意见。（四）鉴定工作完成后，由档案管理和鉴定领导小组对所要销毁的档案写出鉴定小结和报告，请 求主管领导批准后同档案部门一同销毁。預頌圣鉉儐歲龈讶骅籴買闥。預頌圣鉉儐歲龈讶骅籴買。（五）派专人进行销毁，并委派监销人员。确认销毁后，在销毁清册上分别签名，留底备查。（六）鉴定表、销毁清单、销毁报告等有关文件材料应归档保管。（七）未经审批，任何人不得私自销毁档案材料。五、档案人员岗位责任制（

9、一）主管领导1、负责组织编写批准档案工作目标的确定及长远规划。2、负责将档案工作列入本单位长远规划。3、对档案主管部门的工作进行指导、监督、检查。4、协调管理处各部门档案工作。（二）档案室负责人1、负责档案管理的日常工作。2、负责各种档案材料的移交和接收工作。3、负责起草和修改本单位执行的各项档案规章制度。4、负责定期向主管领导汇报档案工作情况。3 / 4（三）档案专职人员职责1、认真贯彻执行档案工作的方针政策，完善各项规章制度。2、集中统一管理本单位形成的全部档案，对各门类档案负责接收、分类、编目、鉴定、统计、 保管、利用工作。3、查找档案迅速准确，做好各种记录统计。4、熟悉室藏档案内容，编

10、制必要的档案检索工具，积极主动地搞好档案的编研、利用工作。5、对所管单位的档案工作进行指导、监督和检查；积极、主动接受上级档案行政管理部门的 指导、监督和检查，不断改进工作。渗釤呛俨匀谔鱉调硯錦鋇絨。渗釤呛俨匀谔鱉调硯錦鋇。6、按规定及时准确的销毁过期档案。（四）档案兼职人员职责1、认真贯彻执行我单位的档案管理制度。2、熟悉掌握本部门的文件材料归档范围，做好各种文件、材料的形成、积累、整理、归档工 作并接受档案专职人员的业务指导。铙誅卧泻噦圣骋贶頂廡缝勵。铙誅卧泻噦圣骋贶頂廡缝。3、在次年二季度，将上年度的需归档的文件材料按要求进行分类整理立卷，移交档案室。4、负责记录每月发生的大事要事报档案

11、室，以便汇总编写大事记。六、档案统计制度（一）充分认识档案统计工作的重要性，档案人员必须以认真负责的工作态度，实事求是的 工作作风进行统计，做到及时、准确、连续。擁締凤袜备訊顎轮烂蔷報赢。擁締凤袜备訊顎轮烂蔷報。（二）确定专人负责，及时做好对各门类档案的收进、移出、借阅、利用、销毁等情况的登 记、统计工作（三）按规定向上级主管部门报送档案工作基本情况统计表。（四）做好档案的借阅、利用、登记和利用效果反馈登记。（五）对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施，进一步提高档案管理水 平。（六）遵守保密纪律，注意保守机密，一切统计数字未经领导批准，不得擅自对外提供。七、档案收集整理制度（一

12、）凡是本单位工作活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子等不同形式 和载体的属于归档范围的材料均需及时归档。贓熱俣阃歲匱阊邺镓騷鯛汉。贓熱俣阃歲匱阊邺镓騷鯛。（二）档案整理的原则是：遵循形成的自然规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值， 便于保管和利用。（三）归档的文件材料及相应的电子档案均应齐全完整；每份文件的正件与附件、印件与定 稿、转发文件与被转发文等必须分别作为一件进行归档，不得分开。坛摶乡囂忏蒌鍥铃氈淚跻馱。坛 摶乡囂忏蒌鍥铃氈淚跻。（四）业务档案由业务处理人员按要求整理归档，并于次年一季度前移交档案室。（五）会计、统计工作所形成的报表、帐簿、凭证由会计、统计人员装订成

13、册，在有关人员 处保存一年后移交档案室统一管理。蜡變黲癟報伥铉锚鈰赘籜葦。蜡變黲癟報伥铉锚鈰赘籜。（六）科技档案由经办人员按要求将形成的文件、图纸、资料等收集、整理后移交档案室统 一管理。（七）声像档案由经办人将在工作中形成的重要活动的照片、录音、录象等按要求收集、整理后移交档案室统一管理。買鲷鴯譖昙膚遙闫撷凄届嬌。買鲷鴯譖昙膚遙闫撷凄届。（八）文书档案分类整理采用保管期限 -年度 -组织机构的方法进行。八、档案人员 “四参加 ”制度（一）档案人员参加本单位重大活动和有关会议，及时掌握文件材料的形成、积累情况。（二）档案人员参加基建工程项目竣工验收会，审查工程管理、施工、竣工各阶段形成材料，

14、并提出审查意见和归档要求。綾镝鯛駕櫬鹕踪韦辚糴飙钪。綾镝鯛駕櫬鹕踪韦辚糴飙。3、档案人员参加重要设备到货开箱验收，督促文件材料及时整理归档。4 / 44、单位各部门重大活动或科研成果鉴定验收、基建工程竣工验收、重要设备开箱验收及时通 知档案人员参加，掌握文件材料形成整理情况，以便及时归档。驅踬髏彦浃绥譎饴憂锦諑琼。驅踬髏 彦浃绥譎饴憂锦諑。九、电子档案管理制度 （一）电子档案从形成到归档的管理过程，由各科室和档案部门负责。（二）电子档案应按制度严格要求，妥善保管，确保不散失、不损毁、不失真，从而保证电 子档案的完整、真实和有效利用。猫虿驢绘燈鮒诛髅貺庑献鵬。猫虿驢绘燈鮒诛髅貺庑献。（三）电子档

15、案实行集中统一管理，档案部门配备相应的计算机系统，使归档的电子文件能 有效地机读。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统的使用技能，积极主动提供服务， 充分发挥电子档案的作用。锹籁饗迳琐筆襖鸥娅薔嗚訝。锹籁饗迳琐筆襖鸥娅薔嗚。（四）电子档案要编制简要检索工具，其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号，每 份机读文件的位置、保管期限、硬件软件环境等著录内容，应符合国家档案著录规则基本要 求。構氽頑黉碩饨荠龈话骛門戲。構氽頑黉碩饨荠龈话骛門。（五）档案部门负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及档案检查、接收和验收后的统 一保管利用。做到外观完好整洁无损确保上机无病毒和百分之百的准确率。輒峄陽

16、檉簖疖網儂號泶 蛴镧。輒峄陽檉簖疖網儂號泶蛴。（六）入库的档案每两年要机读抽查一次，发现问题进行及时补救。保存电子档案的装具要有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备， 温度控制在 14C-24C,相对湿度控制在 45%-60%。尧侧閆繭絳闕绚勵蜆贅瀝纰。尧侧閆繭絳闕绚勵蜆贅瀝。（七） 封存的电子档案不外借， 利用时使用复制件， 联网利用要有安全保密防范措施和可靠 的监管保障。（八） 销毁电子档案须有本单位档案鉴定小组、分管领导批准，编制销毁清册，监销人、销 毁人签名盖章。十、档案库房定期检查制度 为了加强对各类档案的保管和管理，及时发现和解决档案管理中出现的不安全因素，保证档 案资料的安全和完整，特制定以下制度 :识饒鎂錕缢灩筧嚌俨淒侬减。识饒鎂錕缢灩筧嚌俨淒侬。（一） 档案人员负责检查档案室库房四角， 档案柜的四个角， 档案柜内所装档案资料的数量、排架次序、损害情况及其库房安全、防火、防虫、防