后勤公司公文管理制度样本

1、1后勤公司公文管理制度样本后勤公司公文管理制度样本为规范公司各类办公文件的管理，严格公文处理程序，提高工作效率，根据 国家行政机关公文管理办法有关规定，结合公司实际情况，特制定本管理制 度。一、 公文的定义及分类1、公文定义：是指公司在经营管理过程中，按严格 的、特定效力的、规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。2、公司公文分类：（1）公司规章制度及流程文件和表单类。（2）通知： 适用于转发上级机关公文、 送达有关部门周知和共同执行的事 项、发布规章制度以及任免或聘用干部等。（3）报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上 级机关的询问等。（4）请示：适用于向上级

2、机关请求指示工作、批准某种要求等。请求要一 事一报。（5）函：适用于不相隶属机关之间相互商洽合作、询问和答复问题、向主 管或相关部门报请确认事项等。（6）通报： 适用于表彰先进， 批评错误， 传达重要精神或情况（7）会议纪 要：适用于记载会议的基本情况、讨论和研究的问题、发言的内容、形成的决议 等。二、 公文处理原则1、公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规 范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报 告情况、交流经验的重要工具。2、 公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工 作。3、 公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确

3、、及时、安全、 保密。4、 综合管理部是公司公文处理的管理部门，负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。5、各部门负责人：负责审核本部门起草的公文。2三、管理规定1、起草公文要求。（1）起草必须使用办公室统一的文件格式。（见附件）（2）公文签发涉及公司全局性重要文件曲总经理签批，办公室下发。如涉及其他部门，以公司级文件 下发。（3）发出的公文，必须报办公室审核。审核的重点：是否需要行文，公文 内容、文字表达、文种使用、格式等是否符合本条例的有关规定。（4）传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。2、 收文管理（1）公文的收发、传阅登记制度由办公室统一制定，并随时抽

4、 查各部门执行情况（收文登记、文件编号、传阅追踪记录等）（2）公司收文的处理程序为：收文、分文、记录、传送、归档。（3）公司收文山综合管理部统一负责：收到发来文件后，应先做好归类、登记，根据文件的内容，分送有关领导阅示和主办部门处理后，收回归档。3、 发文管理（1）、公司发文由综合管理部统一编号、存档。有领导批示的，还应附批示件。（2）、 公司制度、 规定、 决定、 决议、 纪要、 任命以及向政府有关部门的请 示、报告等以红头文件印发，其他文件通常用普通纸印发。（3）、以公司名义制发的公文，由总经理审批后签发。（4）、 公文正式下发前， 综合管理部应当进行复核， 重点是： 审批、 签发手 续是

5、否完备，附加材料是否齐全，格式是否统一、规范等。（5）、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（6）、公司内部文件，各部门应妥善保管。4、 公文的存档与保管（1）、综合部档案管理员每年3月底以前将上年度的 公文整理归卷。对未及时归档的文件、资料，综合部档案人员负责向有关部门清 理搜集，各部门应予以支持配合，避免重要公文及资料的散失。对特殊时期形成 的档案资料全部收回归档。（2）、公文的销毁，山综合部档案管理人员编制需销毁的公文资料清单，报综合部负责人批准后按规定实施销毁。各部门、各单位要按上诉规定书写公文；凡上报公司的各类报告、请示等, 均需按上诉要求办理；凡各部门、各

6、单位在公司内部发布各类信息的文字材料均 按上诉规定3办理。XXX股份有限公司文件穗XX发【2021】第12号关于印发公文管理规定的通知公司各部门：为加强对本公司公文管理，做到规范、准确、及时有效地运用公文，结合公 司的实际情况，特制定本规定。一、公文的常见种类（-）规定：为处理某种事项、开展某种工作而提出的要求、规范。（二） 决定： 适用于对重要事项或者重大行动作出安排， 奖惩有关单位及人 员，变更或撤销下级部门不适当的决定事项。（三） 决议：适用于经过会议讨论通过并要求贯彻执行的重要事项。（四） 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。（五） 通知： 适用于批转各部门的公文， 转发

7、政府机关和不相隶属机关的公 文，传达要求各部门办理、周知或执行的事项，任免和聘用干部。（六） 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。（七） 报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（八） 请示：适用于向上级机关请示或批准的事项。（九） 批复：适用于答复下级单位请示的事项。（十）意见：适用于对重要问题提出建议和处理办法。（十一）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关 主管部门请求批准和答复审批事项。（十二）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。二、公文的收发和承转（-）公司公文分两类，一类是外来公文（即来自公司之外的各种文件、传 真

8、、信、函），另一类是公司各部门拟写的内部公文。4（二） 外来公文由前台统一收取，填写“收文登记表”，并在右上角表上流 水号。写明收件人姓名的，由前台直接交收件人签收，其余公文交办公室处理。（三） 各部门拟写的需经总经理签发、批办的公文，先交办公室，办公室根 据公文内容填写“文件呈批处理表”并标上流水号登记号，交总经理批办。如有 紧急公文送到，应立即交送有关部门，不得有任何搁置。三、公文的拟办和传阅公司内外公文，由其收文的各部门拟办，并根据公文内容送：（1）办公室呈总经理批办；（2）有关部门承办；（3）有关部门传阅。四、公文的批办和承办总经理批办的文件，由办公室根据批办的内容：（1）归总经理个人

9、档；（2）送有关部门承办；（3）送有关部门传阅。五、公文的催办和反馈（一） 公文的催办由送传单位向受文单位催办，一般不越级。由办公室送转 总经理的批办件，由办公室催办；送转公司办公室的批文件，由办公室催办。（二） 意见的反馈按逐级回转的原则办理。 承办单位逐级把意见反馈到批 （送）办单位（公司办公室或有关部门）。特殊情况下，可直接反馈到总经理本人。六、公文的办复、清缴和归档（-）公文的办复是指办公室处理完批办、转办或传阅的公文后，将承办结 果及时报告有关领导。（二） 总经理处理的公文，由办公室办复后清缴登记，并送档归档。如总经 理需自行留档，山办公室填留档表备案。（三） 其他由办公室或职能部门

10、承办的公文， 处理完后应及时交回办公室统 一整理、归档。有原稿的应将原稿连同文件归档。七、文稿的起草、审核和签发5（-）下发文件必须经过起草、审核和签发的程序。（二） 凡以公司“穗XX发”下发的各类文件，综合性的由办公室拟稿，专 题性的111各职能部门负责起草。（三） 以公司名义下发的公文，必须填写“XXX股份有限公司发文稿纸”，山公司领导签发后交办公室统一下发。（四） 各部门下发有关工作意见、规定、决定、通报等文件和信函证明、说 明等外部往来公函，均采用公司文件纸，一般的通知则不采用。（五） 各部门下发的文件须遵循本规定第八点规定，均需填写发文稿纸，由 各部门主要负责人审核，经公司主管领导签

11、发后由办公室按规定格式打印，发文 稿纸连同底稿和正式文件应交办公室存档。八、发文文号规定（-）公司对外行文的文号为：董事会行文：穗XX董发”【200X】第*号“穗XX董函”200 x】第XXX号公司名行文：“穗XX发”【200X】第XXX号“穗XX函”200 x】第xxx号（二）内外公函：“办公室”的文号为：穗XX办函”；“财务部”的文号为：“穗XX财函”；商务部”的文号为：穗XX商函”；“质量保证部”的文号为：“穗XX保函”；“生产部”的文号为：“穗XX生产函”；（三）各部门文号顺序山本部门自行记录编发,校样稿连同电子文档均须交办公室，曲办公室作文、格式校订，经公司主管领导签发后，办公室统一打印，以做到发文的规范、统一。九、公文的保密（一）公文拆启和传送III专人负责，办公室和各部门指定一人负责此项工作, 其他人不得私自拆启或横向传递。（二） 公文的阅读要限定范围，除各部门主要负责人外一般只限于责任人。需6传阅的文件，应按主管领导的批示传阅，其他人不得擅自阅读。（三） 注意公文的安全性。公文处理完