7礼品管理办法

1、Co.JLtci武汉凯迪控股投资有 限公司W uhan Kaicli Holding Investment礼品管理规定编 号：KDKG/PH-106版本： A/02009年 月 日发布2009年 月 日试行文件批准页批准:陈义龙审核:刘亚丽部门负责人:唐秀丽文件编写:唐秀丽目 录1目的12范围13定义14职责15程序15. 1原则15.2礼品的采购和制作15. 2礼品入库领用25.4礼品费用控制35.5礼品赠送35. 6组织纪律35.1礼品接受45.8礼品实物管理46相关文件47记录41目的为了加强对公司员工在经营活动中赠送和接受礼品的管理，树立良好的公司形象与风 气，减少开支，避免浪费，特制

2、订本规定。2范围本规定适用于武汉凯迪控股投资有限公司（以下简称控股公司）及其有实际控制权的凯 迪电力、凯迪运营、凯迪阳光、凯迪工程、中盈长江的等公司（以下简称系列公司）对外经 营活动中与礼品采购与制作、领用、赠送、收受相关的所有行为。其他有实际控制权的凯迪 系列公司参照执行。3定义本规定所称的礼品，是指山公司统一制作、采购的物品。4职责4.1控股公司总经理工作部：是礼品的归口管理部门。负责礼品的采购、接收、发放， 登记造册、保管、处理等项工作。负责在招标领导小组的领导下，进行礼品集中制作、釆购 招标工作。负责组织小批量、临时性使用礼品的采购。4.2成本控制与风险管理中心：负责按月度资金计划审核

3、礼品费用支出。4. 3融资及财务结算中心：负责办理礼品费的请款、借支、财务报销审核手续。4. 4招标及采购中心：负责礼品集中制作及采购时的采购工作，对本规定约定的礼品釆 购询价进行复核。5程序5.1原贝IJ5.1货真价实原则：价格公道合理，不能以次充好、以假乱真。5.2集体采购原则：参与采购人员不得低于2人。5.3集中制作原则：年度计划、专业设讣、集中制作和采购。5.2礼品的采购和制作5.2.1礼品集中制作与釆购：每年9月份控股公司总经理工作部组织召开控股及各系列 公司“礼品釆购计划会”，根据控股公司、各系列公司对礼品的需求计划，综合控股公司高 管及各系列公司高管对礼品的要求，山控股公司总经理

4、工作部和战备发展与公共关系部拟定 “全年礼品集中制作或采购方案”，包括：设计理念、图样（效果图），所用材料、规格、单 价、数量等，曲控股公司总经理工作部、成本控制与风险管理中心、招标与釆购中心三方人 员组成招标工作组，在公司招标工作小组(由公司高管担任组长)的领导下进行招标制作和 采购工作，费用需求计划分摊。5.2.2日常礼品釆购：各系列公司的日常采购山各公司自行办理。控股公司各部门因业 务需要领用礼品的，原则上领用公司库存礼品，如果库存礼品不能满足需要，审批后釆购金 额在3000元以内的，则根据会议(活动)礼品采购方案(PH10601)、礼品采购 申请单(PH106-02).礼品采购询价记录

5、表审批的内容，由总经理工作部行政主管 和接待主管负责组织采购，或者在审批授权后山使用单位、使用者自行采购；采购金额在 300050000元的，山总经理工作部行政主管、成本控制与风险管理中心费控主管、招标与 采购中心采购主管一同采购。金额在50000元以上的按本程序521款办理。5.2.3特殊礼品的购买制作：针对公司重要客户，由公司办公会批准或高管安排紧急的 重要礼品釆购，按照礼品采购申请单(PH-106-02)经过审批后由总经理工作部负责 采购落实，采购人员必须在2人以上。5.2.4日常礼品制作：公司举办各类活动使用的有纪念价值的礼品制作，可根据活动组 委会与总经理工作部共同组织设计、制作订购

6、。其审批流程按5.2.2流程审核控制。5. 2礼品入库领用5.3.1所有礼品采购回后山总经理工作部行政主管和接待主管共同验收入库，建立礼品 接收与放发台账，每半月盘点一次，盘点结果报财务部门。做到账账相符、账实相符。5.3.2价值在200元以下的礼品，按以下程序申领发放：a) 礼品使用人填写''礼品领用审批单”(PH10604),部门负责人审核后，报总经 理工作部审批；b) 总经理工作部审核此次赠送是否有重复交义现象，并根据存货对各部门间礼品的均 衡分配、种类调配等做出安排；c) “礼品领用审批单”(PH10604)由总经理工作部负责人批准后，总经理工作部 行政主管核对无误，将

7、礼品发出。5.3.3价值在201500元的礼品，应曲公司分管领导审批后，按上述程序执行。5.3.4外地、项目现场、应急性购买的礼品或特殊项目、特殊礼品，无论价值大小，统 一山分管领导或总经理批准，直接办理。经办单位或经办人及时到总经理工作部办理有关入 库、领取和登记手续，具体操作按上述程序执行。5.3.5公司批准组织的各类大型活动，包括各种会议、庆典活动、聚会、项H验收、技 术或市场推广会等，作为专项费用，山活动组委会在总经理丄作部领取发放，原则上使用库 存礼品，需要特别制作时，按本程序524执行。5. 4礼品费用控制5.4. 1各中心、各部门和项1_|部将全年的礼品资金计划报总经理工作部备案

8、.5.4.2礼品费用开支在各中心、各部门和项口部的全年资金预算中列支。公司批准集体 组织的各类大型活动，包括各种会议、庆典活动、聚会、项LI验收、技术或市场推广会等经 公司高管批准后申请专项资金，公司高管安排的会议(活动)礼品在高管专项资金中列支。5. 4. 3控股总经理工作部在年度预算额度范围内安排制作或釆购礼品的费用，山成本控 制与风险管理中心和财务部根据礼品采购方案和礼品入、出库单，分摊计入各中心、各部门 和项目部的管理费用中。5. 4. 4系列公司根据工作需要领用的礼品，山控股公司按所领取的礼品金额收取费用； 涉及集体活动需要系列公司分摊的礼品费，应分摊至系列公司。山总经理工作部负责向

9、系列 公司收取礼品领用与分摊费，财务部与计划经营部配合。5.4.5在审批额度范围内的礼品领用，总经理工作部即可同意发放。超过当月额度范围 的，按规定程序审批后执行。费用将要超过年度预算的，计划经营部提示费用预警，总经理 工作部负责人应在“礼品领用审批单” (PH-106-04)上明确批示后，在不超过年度预算 前提下，转报公司高管审核后方可办理领用手续。预期要超过年度预算的，应按年度预算增 补程序报审后执行。5.4.6费用实际发生时，根据本规定要求的各项审批单，作为费用实际发生的审核依据。5. 5礼品赠送5.5.1赠送对象的身份、个性以及赠送方式、地点要与礼品的特点相适宜；多人场合， 要注意区分

10、受赠人的不同职位，考虑选择不同档次、品种的礼品；重复赠送时，注意花样品 种的更换。5.5.2避免礼品的重复赠送或漏送。同一单位同一宾客在同一次赠送活动中，要避免公 司或部门多头赠送现象；或其相反，遗漏重要宾客。礼品使用单位和总经理工作部注意把关, 防止此类事情发生。5.5.3普通礼品赠送，目的是加强与宾客的沟通，给宾客留下公司良好的印象和记忆。 赠送礼品时，注意了解授赠人的个性特点，讲究品位、格调，釆取不同方式，做到既不铺张 浪费，又能收到实效。5. 6组织纪律5.6.1公司礼品是公司的财产，代表公司利益赠与宾客，不容许任何个人私自占有或转 赠他人；如有发生，视金额大小给与当事人经济或纪律处分

11、。5.6.2 "礼品领用审批单”(PH10604)、“礼品领用登记台帐” (PH10605)是 公司礼品发放工作内部组织管理的有效手段和对外公共关系的重要资料，有关人员必须妥善 保存，严禁复制、外传和对外泄漏，违犯者将严肃处理。5. 7礼品接受5.7.1公司员工在经营活动中，严禁公开索要或暗示对方赠送礼品。如遇对方赠送礼品 而不能谢绝的，可以接受，必要时酌情回赠公司礼品。5.7.2按市价折合人民币200元以上的礼品，自接受之日起10天内，填写“礼品上缴单” (PH106-06),由部门负责人签字后，将第二联与礼品转交总经理工作部。情况特殊时， 上缴人可直接到总经理工作部办理。5.7.

12、3按市价折合人民币200元以下的礼品，归受礼人本人或者受礼人本人所在单位所 有。5.7.4收受礼品一律不准在市场上出售。对已登记入册的礼品，有重复使用价值的，公 司可以转赠宾客，或者按市价5折内部处理。处理时，应优先照顾受礼人的需要，特殊情况 下，经公司分管领导批准，可少收或免收价款。礼品处理所得款项，一律入公司专门账户管 理使用。5. 8礼品实物管理581总经理工作部行政主管要本着对公司财产高度负责的精神，严格按本程序实行管 理。做到发放手续齐全，原始资料留存完备。严格履行办理礼品出、入库手续，建立礼品发 放及上缴台帐，统计各部门礼品使用费用。5.8.2库存礼品要摆放整洁，精心维护，防霉防盗

13、，并进行定期盘点，发现问题及时上 报处理，避免损失。6相关文件6. 1接待管理规定(KDKG/PH 105)6.2资金计划管理规定(KDKG/PC201)7记录7.1会议(活动)礼品釆购方案(PH10601)7.2礼品采购申请单(PH10602)7.3礼品釆购询价记录表(PH10603)7.4礼品领用审批单(PH10604)7.5礼品领用登记台帐(PH10605)7.6礼品上缴单(PH10606)7.7礼品上缴登记台帐(PH10607)会议（活动）名称：接待标准：时间要求：经办人：联系电话：事项内 容备注一、嘉宾情况：1、人数2、工作单位3、民族4、国籍5、个人爱好二、礼品数量三、品牌四、标准

14、五、费用总额编号：PH10601会议（活动）礼品采购方案序号:审批:经办部门:经办人:礼品釆购申请单申请内容序号礼品名称规格数量单价预算用途说明12345678合计申请人/时间采购人/时间总经部负责 人批准人/时间编号：PH10602序号:精品资料推荐礼品采购询价记录表编号：PH10603序号:报价厂商型号单价型号单价型号单价型号单价格总 价汇合计询价人意见总经理工作部 部长意见汁划经营部复 核招标与采购 中心复核总经理（或授权 人）审批农询价金额3000元，由总经理工作部部长审核执行：金额在3000元50000元的，由i 划经营部、总经理工作部、招标与采购中心共同复核；金额 50000元 的由总经理或授权人审批。礼品领用审批单申请部门申请时间领用礼品名称规格数量单价（