文书撰写工作规范

1、7文书撰写工作规范为进一步规范中心文书撰写工作质量，有效提高工作效率，现拟定中心工 作人员常用的工作计划、 工作总结、 调查报告、业务技术指导书及检验报告等文 书撰写规范， 请全体人员遵照使用， 并纳入年度科室工作质量考核和个人技术晋 升聘用考核内容。一、各类常用文书内容规范要求（一）工作计划 计划是行动的先导。工作计划则是工作之前用文字形式拟定的工作内容和 步骤。工作计划一经讨论通过， 一般作为通知的附件下发 （或科室作为材料上报 中心），对本部门或本科室的工作具有权威性和约束力。1. 计划种类 常见有规划、设想、计划和安排打算等等。 规划属于轮廓式的，时间跨度比较长，一般设定在三五年以上；

2、设想属于 粗线条的，非正式的计划；计划则比较深入和细致；同计划相比，安排、打算的 时限更短，内容更为集中和具体。2. 撰写规范 计划内容的表述形式主要有条文式和表格式两种。 常见条文式计划的写法规范为：（1）标题：通常包含单位（科室）名称、时限、内容、文种名称等四项。这 四项的顺序不能颠倒，时限应写全称，内容应简明，使之一目了然。如“合肥市 疾病预防控制中心二00六年工作计划”、“免疫规划科二00六年工作计划”。标题 字数过多的，标题中可考虑不写单位（科室）名称，但就必须在落款时书写单位 （科室）名称。（2）正文：内容繁简不同，但必须包括“做什么、怎样做、什么时候做完”等 三个要素。正文开头一

3、般应提出总的任务和要求，说明“做什么”（有的还要说明为什么 要这样做和能不能这样做，以加强执行计划的信心和决心） ，任务和要求必须具 体，能量化的必须量化。 。方法、提出总体任务和要求之后，就要分块或分条列项，把总体任务分解到有关 部门（小组）或人员，并且根据实际需要或详或略地交代完成任务的步骤、 政策精神，提出时间要求。 这就是谁去做、 怎样做、什么时候做完。（3）结尾：结尾有时要有几句概括认识、表示决心的话，有时意尽则止。计划末尾要有落款，写明制订计划的单位和时间（标题列入单位名称的可 直接落款时间）。3.撰写中应注意的问题常见有些计划虽然提出了任务，但没有将任务分解到具体的部门（小组）

4、有时只讲“群策群力、”“广泛发动干部群众”之类的套话；或者提出了任务，而没有 交代方法、步骤与时间要求，这样的计划往往容易落空。不解决“谁去做” 、“怎样 做”、“什么时候做完，”计划就会流于形式。(二) 工作总结 把工作总结仅仅理解为“回答”前期拟定的计划是否完成或完成得怎么样， 这 是不全面的。因为工作总结以及其他内容的总结是不同于“情况反映” 、“情况汇报” 的，它固然要回答计划是否完成或完成得怎么样， 但更重要的是要通过对工作过 程的矛盾分析，说明是怎么样完成的或为什么完成不了， 其间有什么经验、 体会、 问题、缺点，今后打算怎么办等等。简言之，只有把感性认识上升到理性认识， 才能使“

5、正确的获得推广，错误的不致重犯”。因而说，所谓工作总结，实质上是对以往工作实践的理性概括。总结通常 反映人们对工作的理性认识， 对决策具有一定的参考价值， 较计划相比， 文字上 可以写得比较生动活泼一些。1. 总结种类常见有综合性总结、专题性总结和个人总结三类。2. 结构形式与撰写要点 总结的种类不同，其撰写的结构形式不尽相同。(1) 综合性总结：单位和科室的年度工作总结属于这一类。 撰写的结构形式一般有分条式、分块式和三段式三类。 分条式撰写方式为每条有情况、有分析、有结论。分块式撰写方式为分门别类，自成章节。如“经济工作” 、“思想工作、”“班子建 设”、“今后设想”等等。三段式的结构形式

6、使用频率较高。三段分为：工作情况(归纳工作进展、 成绩和失误，不拘泥于时间顺序，而着眼于主次、轻重，表现为横式结构) ，经 验体会(提炼出的理性认识， 不是对工作情况中每一项内容的简单评说， 而是对 全面工作进行综合分析后概括出来的。其中讲到的发生发展过程，按时间顺序。 属于“横里藏纵，”但从总体上看，各条经验之间还是“横向联系”。)，今后打算。(2) 专题性总结： 特点就是“专，”内容专项，经验专门。 向上级汇报如何开展某项工作的总结，其结构形式一般为“概括收获 体会”。汇报工作进展的总结撰写时通常按时间顺序， 以纵式结构为主。用于先进经验或失误教训的工作总结，其撰写的结构形式多为“成绩或问

7、题 经验或教训不足之处或整改措施” 。开头可以采用“倒悬法”，用极简要文 字说明成绩问题， 随即引出几条经验或教训， 以横式结构为主。(3) 个人工作总结：应要求选择感受最深的一两点来写，交流工作过程、做法和措施等，只取 与感受有关的部分，其余略去，做到不记“流水帐”。3. 撰写中注意的问题 无论是哪一种结构形式，都少不了介绍情况，归纳经验。工作总结撰写中 表述情况和经验应注意一下几个问题：(1) 表述情况要清，切忌“记流水帐”。 由于往往专题总结时间跨度较短，如“艾滋病宣传周总结”等极易写成流水 帐，对此类专题总结可以写成归纳式， 要高度概括， 不要总觉得归纳会抹煞工作 成绩。将宣传周内的所

8、有宣传形式、印制的宣传品种类、数量、受教育的人数作 分别统计， 对宣传周期间创新的形式， 效果好的做法作详细阐述， 而不能把每一 项内容都大篇幅赘述。描述情况至少要注意三点： 点面结合， 突出重点；(既然要避免以点代面， 又要防止面面俱到) 交代一下环境和背景， 使人明白你的工作是在什么情况下 开展的；详略得体，容易明白的少写，有助于说明经验的多写。(2) 阐明经验要新，切忌“官话和套话”。 总结检验不是指蓄意“标新立异”，故弄花样，而是要求总结出一些新鲜、管止 步。用的经验，使本部门、本单位能够超越自我，前进(3) 常规工作有数字且对比，切忌“空洞无数据”。总结切记就事论事，总结的目的是发现

9、问题，总结经验和教训，所以总结的数据要有纵向比较， 使阅读者了解当前此项工作所处的水平， 工作是呈上升势 头还是下降趋势。(4) 语言内容宜朴实无浮华，切忌“溢美和护短”。总结内容的语言力求准确、 朴实，避免浮华。 在指导思想上要注意“不溢美、 不护短”，特别是总结中查摆问题应客观公正，避免“成绩都是自己努力获得的， 存在问题都是其他协作部门， 甚至外单位、 外环境造成的”。这样不利于对问题的 下一步纠正，甚至陷入整改问题的“死胡同”，同样失去总结应具有的“正确的获得 推广，错误的不致重犯”的重要意义。(三) 调查报告 调查报告是介乎工作总结和新闻通讯之间的一种边缘性文体。也是中心专 业技术人

10、员必备的技能。 它以记叙为主， 兼用说明、议论、描写等多种表达方式。 因此，它的表达方式灵活多样，可以写得比较生动活泼一些，甚至五光十色。1. 调查报告种类 调查报告一般分为综合性和专题性两种。 综合性调查报告的容量大，涉及面广，通常是分工合作去完成；专题性报 告一般是对某项工作(事件) ，某个问题或某人某事的调查，内容比较单纯，可 以单独执笔或一两个人合作写成。2. 调查报告的选题 无论哪种类型，调查报告的选题非常重要，题目选得比较恰当，调查与写 作就较为顺利。选题应考虑：(1) 考虑本系统、本单位、本部门比较突出的难题，目的是通过调查研究，寻找解决的办法与出路。(2) 选择本系统、本单位解

11、决得较好的问题，旨在总结新经验，推动面上的 工作。(3) 围绕领导班子在某段时间内试图解决的问题，以便为决策提供充分、有 力的依据，使调查报告“言当其时，切中时需”。(4) 针对干部、群众在某个时期内的情绪、愿望与心态选题，以帮助各级领 导机关及时调整政策， 做好工作，密切党和人民群众的联系。我中心业务技术人员多用于调查“公共卫生突发事件”采写的调查报告， 就属 于针对短期内急待解决的问题。调查报告撰写的质量直接关系到“反映对该突发 事件的理性认识，对上级领导决策具有重要的参考价值” ，重要意义无须赘述。3. 撰写规范调查报告的文体可以比较活泼，但不代表没有约束。撰写应注意以下几个 问题：(1

12、) 情况要清楚，观点要鲜明：调查情况与研究成果这两个概念是密切联系在一起的，就是说，既然作了 调查，就要把情况说清楚， 调查了什么？情况怎么样？你的基本看法如何？有什 么理由和根据？观点要鲜明，便于领导审阅和决策。切忌调查报告没有自己的观点，仅将调查事件情况简单罗列、数据胡乱堆 砌，无调查结论、 无基本看法， 或者结论无根据， 成为有调查无结果。(2) 开头应“艺术，”文体可活泼：主要表现手法有：设置悬念法：调查报告因其文体的特殊性，完全可以采用一上来就非常吸引人们“眼球” 的方式。但是至于用什么方式开头比较好，很难“一言以蔽之” 。简单说调查报告 的开头可以五光十色、 多种多样。好的开头应做

13、到“因文制宜”，“各得其所。”利用人们的好奇心、求知欲，用设问句开头，以吸引读者。揭示主体法：把基本观点或调查的结论在开头表述出来。 强调危机法 交代背景法突出成绩法即开头揭示事态严重性的方法。指交代调查的目的、对象、经过等。开头概述调查对象的显著成绩以引人入胜的方法。(3) 结构可随事，逻辑应严密： 撰写调查报告，其主体结构重在随事立体，合理安排，使之具有严密的逻 辑性。常见类型有： 按时间顺序写。特别是对某件事态发展始末的调查，常以时间为线索。这样写易于揭示因果关系，给人留下完整的印象。 按经验或问题写。围绕基本经验，概括几条具体经验、具体做法，有的 冠以小标题。这种写法眉目清楚，脉络发明

14、。 纵横交织写。例如先按事物发生、发展的顺序写，然后从中归纳出几条 经验、做法或有待进一步处理好的矛盾关系。 纵中有横，具体充实。以突发公共卫生事件调查报告为例，此类文种最常见。撰写的要求为： 总体概括 发现事件的时间、谁报告的、调查的时间、病例统计截止时 间、有无死亡。 详细叙述流行病学调查结果 病例出现的时间(传染病首发病例) ，病例 的三间分布和主要临床表现， 环境卫生状况， 事件发生地与事件分析有意义的其 他情况，如果系一起呼吸道爆发疫情，食品卫生、饮水卫生状况不必罗列其中。 总之，所有调查紧紧围绕着弄清事件性质而展开， 报告也应围绕着事件性质而分 析。检验结果报告等。 事件性质判断

15、事件性质很清楚时直接报告事件性质，如检验结果尚未 出来或一时难以明确，可以加上“疑似”二字。 已采取的措施和下一步工作打算将已采取的措施和下一步的处理打算交代清楚即可。(四) 业务技术指导书业务技术指导书是中心业务技术人员深入现场检查、 指导使用的专用文书， 该文书一式两份， 撰写后即现场交被指导单位一份， 具有直接的业务技术指导意 义。1. 指导书制作原则(1) 代表中心实施疾病预防控制工作督导，不代表个人意见和行为。(2)针对特定的被指导单位和事，在实施具体疾控指导行为时制作。(3) 指导意见的提出有法律法规及疾控工作规范要求作为依据。(4) 指导书主题明确，指导意见具体并具有可操作性。2

16、. 撰写规范要求(1) 填写完整性： 按照业务技术指导书的规定格式逐项逐栏填写，不空项不漏项，保持指导书的完整性。 同时， 完整性的要求还应包含其项目和栏目填写的准确与正确 如被指导单位名称应该使用全称) 。(2) 用语规范性： 业务技术指导书是一种实效性文书，从文体上讲属于一种应用文。除了要采用正确的遣词造句、正确的标点符号、保持文字精炼、做到言简意骇、切忌罗 嗦重复外，特别要强调运用法律法规政策，并使用疾病预防控制专业技术用语。不能使用方言、俗语、土语、缩写词和非规范化简化字，在文字描述上不 要使用模棱两可性词语，不使用不确切语言，在描述数量时不要含糊不清等。(3) 文字严谨性 : 严格由

17、事及理、由理而断的逻辑关系，充分运用、引用法律法规政策依据 和卫生技术规范要求， 对描述的属于违反上述要求的事实要明确详细， 不能使用 “不符合要求“”存在问题”等语句，详细提出改进意见。(4) 制作合法性 : 严格按照疾病预防控制工作的要求和管理范围进行业务技术指导书的制 作，按照职责范围进行业务技术指导。 同时，注意不超越职权范围提出其他意见。(5) 出具时效性 : 第一是制作和发出时间的时效，应在发现问题的第一时间予以提出指导意 见和要求； 第二是复查时间的限定， 对查出的问题提出整改期限， 并明确复查的 时间，强调对问题的整改时间要求， 以增强被指导单位迅速整改的迫切性。 要充 分体现

18、业务技术指导书的高效性及一定时间内的有效性， 并注意文书制作后被检 查单位陪同人员的签收。(五) 检验报告1.撰写规范要求 检验报告按照合肥市疾控中心国家实验室认可制定的程序文件中“检测 报告管理程序”要求进行编制，在此不再赘述。2.考核评定 中心质量管理科按照 作业文件 中“检测报告质量检查考核办法”的内容定 期进行抽查考核，年度考核依据质量管理科全年考核成绩予以评估。二、文书格式及相关通用要求(一)文书打印件排版要求此处要求主要针对工作计划、 工作总结和调查报告的打印件排版。业务技术指导书及检验报告有另行统一文本， 按文本要求执行。1.页面设置 为方便操作，也考虑到页面的美观，可直接选择“

19、 Microsoft Word ”默认值， 即页边距上下采用“2.54 ”厘米，左右采用“3.17 ”厘米即可。注意超过 2 页的内容 应设置页脚标注页码。除了标题居中外，正文各行开头均应空两个汉字距离，并采用“两端对齐” 设置(包括小标题)。2.字体选择 为统一规范，字体选择为： 标题一律采用“宋体，”正文采用“仿宋体。”3. 字号及行距选择为统一规范，同时考虑美观，字号选择为：标题为“二号、”正文用“四号”或“小四（号根”据内容多寡决定） 。行距固定值一般选用1923磅（四号字）或1822磅（小四号字）。行 距在此区间的多少磅的选择应根据正文页面控制， 尽量不要将最后一页仅留不到 半页的字数。（二）文书内容中数字用法要求1. 成文日期要用汉字书写，如“二00六年十二月二十日”而不能写成2006 年 12 月 20 日，更不能缩略成 2006.12.20 。2. 以下涉及数字用汉字书写： （1）由数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略词或具有修辞色彩的语