信函及公文礼仪

1、1.信头：（Letter head） 包括公司名称、象征、案徽、标识语句、电话号码、 电传号码、传真号码及以经营业务范围等。2.参考编号：（Reference Number）为便于归档， 可按部门、产品或客户加以分类。3.日期：（Date）“11 June ,2001”或：“June 11,2001”。4.封内地址：（Inside Address）应同信封的写法完全一样。5.称呼：（salutation）常用称呼列表：Dear Sirs（英式）英式）Gentleman（美式）美式）Dear sir or Madam 给公司给公司Dear sir 给一位不知姓名的男士Dear Madam 给一位

2、不知姓名的女士Dear Mr. Smith 给一位男士Dear Mrs.Smith 给一位女士Dear Miss Smith 给一位未婚女士Dear Ms.Smith 给一位不知婚否或要求如此称呼的女士Dear John 给一位朋友或很熟悉的人 6.标题（Subject line） 简要说明信的内容，全部大写或起首字母大写，底部划线引起对方注意，便于业务处理。7.信的正文：（Body of the leter）开头 说明为什么写此信。 主要内容。将来的打算和行动。 结束语。8.结尾礼词：（Complementary Close） 9.签名：（Signnature）10.识别记号：（Identi

3、fication mark） 执笔人或打字员姓名的第一个字母组成，以示负责或必要时查考，执笔人写左侧，打字员写右侧，如EK/SM。11.附件：（Enclosures） 目录册、价格单等。12.抄送：（Carbon copy 或 ec） 此符号表明要将此信抄送给另外的人，打在附件下方。13.附笔：（post cript） 业务书信中用于强调。 如：附笔：请立刻寄上报价单。（希望很快再见面）14.第二页：（continuation Page）第一页不够，加页。信纸尺寸、颜色与第一页相同，但不带信头。 折叠信封这样的小事，有时也会影响一个公司的形象。正确的折叠可以使信纸正好放进信封，收信人可以很方便

4、地取出，而且信纸打开后看上去很整齐，通常折叠的方法有两折法和三折法。 1.两折法： 2.三折法： 3.卡片、便条类： 若是卡片、便条之类形比较方的东西，把信件的正面朝向信封的背面插入，这样一打开信封就能读到内容。 1.清楚（dear） 句子短 前后连贯 避免商业陈词 2.简洁（concise） 3.完整（complete） 4.礼貌（courteous）礼貌是一种内心的态度，不仅仅停留在使用礼貌的词句上，它还表现在对收信人的理解、体谅上。这种礼貌的品质能使我们拒绝做某事而仍然与对方保持友谊，不扼杀今后继续做生意的希望。礼貌的体现之一是及时回信，这一点很重要。最好收到信当天就回信，如不能马上作答

5、，也应写信解释原因，这样有助于建立起信任和友谊。礼貌的体现之二是信的调子要正确，像说话的语气语调一样，书信也要有正确的语调，忽视这一点，信就有可能显得粗鲁、笨拙、草率、甚至还会冒犯收信人。 任何语法、标点、拼写的错误都会给人带来坏印象，所以，签暑一封信前，最好认真想一下这封信：是否清楚易懂； 是否自然真诚；语调是否正确； 信息、内容是否完整；细节是否精确无误； 是否简洁、有礼貌;是否有语法、标点、拼写错误； 段落布置是否合理；打印是否整洁、漂亮。一切核对无误，就可以签名发出了。 备忘录（Memorandum/Memo）是写给公司内部人员的信，有时像一张便条提醒某人注意某件事，有时也比较长。写备

6、忘录有很多形式，有的公司有印好的专门用来写备忘录的纸。通常包括下列内容： 1.To/For the attention of /FAO（写给谁） 2.From（谁写的） 3.Re/Ref/Subject/Concerning（关于什么） 4.Date（日期） 5.File No.（归档号） 通常用姓名、职务的起首字母代替全称，例如：（RS代替Robert Smith,MD代替Managing Director总经理。也不用（Dear.,Yours sincerely.等），行文直接了当。） 1.电传（Telet） To:收件人电传机号码、公司电传代码、国际代码 Fm:发件人电传机号码、公司电传

7、代码、国际代码 日期：2002年6月21日 收件人： 事由： 正文： 问候语： 发电人： 2.电子邮件（Email） From:发件人 To:收件人 正文 谨致问候 署名对于对方送礼，写封致谢信。提下礼物是什么，告诉送这份礼物的人你也很高兴也很感激告诉他或她你准备如何使用礼物解释为什么这份礼物很实用最后希望送礼人有一开能亲自来看看礼物的用途被邀请去别人家里，感谢信里可以陈述你愉快的经历对于派送的小礼物，写封信表示感谢一定会使收信人高兴，觉得你是有心人。有时候我们不能接受某件礼物，必须归还，措辞应当注意，需要解释清楚为什么不能收，但不能指责送礼人行为不当。业务交往中，即使是关于商品买卖，也不都是

8、干巴巴的，也能写出感谢、欣赏之情，信可以很短，但必须真诚热情，让读信人感受到这种真切之意，注意不要涉及非常的业务细节，否则别人会觉得你写感谢信的目的只是为了生意。 要使人产生好感，写封贺信是个好办法。 有很多事情值得庆贺：升职、获得荣誉、开创新事业、考试成功、结婚、生日等。信可以简短，也可以非正式，日常语体，注意不要插入坏消息，破坏整封信的高兴气氛. 收到祝贺信，有礼貌的做法是；回一封答谢信。 人的失业、生病、出车祸，一封真挚的慰问信是很好的安慰，有助于减轻精神上的痛苦和压力，不要光寄张安慰卡，卡片不及书信有情意，对收信人来说，书信更显体贴之意。 吊唁信虽说不太好写，但不能因为难写就不写，不论

9、你职位高低，不论失去亲人的是小职员或高层管理人员，不要犹豫，知道消息就应立刻写信表示吊唁，用词简单、热情、真诚、令人信服，另外，最好用手亲笔书写，更有人情味，通常的写法是： 1、说明听到消息后的心情非常难过 2、赞扬去世的人，说明你的怀念之情 3、提出帮忙，最好是具体的。 a. 引起兴趣：用你的资格、素质 b.令人信服：用你过去的学习、工作纪录和证明材料 c.导致行动：促使未来的老板采取行动，约你面谈， 最后给你工作。 关于个人信息：背景情况，资格、素质、教育程度、工作经历等，信中可不必要重复相同的内容，恰当地表达自己的才能，不要夸张，不要说求职的原因是对目前的工作感到厌倦，所给信息要具体，但不要罗嗦，除非特殊要求，求职信应该打印清楚，而不用手写体、整洁漂亮，给人留下好的印象。 即个人履历表，应该包括个人情况介绍、资格、教育、工作经历等，安排合理醒目，列栏说明，一目了然。 同事寻求新职位，或你的名字作为证明人列在求职信上 推荐信内