监理工程资料保存归档范围及保管期限规定

1、厶华联监理HEESC北京华联电力工程监理公司编号：MI-2-23生效日期：2011.09.01作业文件第1页共9页工程监理档案资料管理办法1目的为使建设项目(工程)监理档案完整、准确、安全保管并有效利用， 按照科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T11822-2000)、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(DA/T28-2002)，结合公司工程监理档案资料的实际情况，制定本办法。2适用范围2.1监理档案是指从工程中标后开始至监理工作结束全过程中形成的 按规定应当归档保存的文件资料。包括各种具有查证、参考和保存价值的 各种形式的原始记录、文函、会议纪要、签证资料、材料和设备证明、图 纸

2、、声像材料等。2.2电网工程按照国家电网公司三个标准化项目部手册执行。3职责3.1公司的监理档案工作实行公司技术负责人负责制；3.2运营管理处负责对档案资料形成过程进行指导；3.3事业部负责对所属监理部档案资料收集整理情况进行监督检查。3.4各项目监理部的监理档案工作由总监负责，总监办公室具体管理， 设专人专岗开展此项工作，各专业应积极配合并明确责任人；3.5工程竣工后监理部负责资料的归档工作，并在竣工1个月内向公司档案室移交归档资料。3.6向建设单位移交归档资料的工作，具体要求按建设单位的规定执 行。4资料保存、归档范围及保管期限规定4.1监理工程资料保存、归档范围及保管期限规定的说明厶华联

3、监理HEESC北京华联电力工程监理公司编号：MI-2-23生效日期：2011.09.01作业文件第2页共9页4.1.1本规定是以华联监表（A、B、C）为例进行编写的，因各事业部 以及各工程的建设单位要求不同，执行的资料管理标准不一，但资料的大 体内容相同，所以如不执行华联监表的工程，参照本规定要求执行。4.1.2本规定标题栏归档保存单位栏目中：监理部保存资料为施工过 程中监理部保存的过程资料，公司档案室保存资料为工程竣工后移交公司 档案室的工程档案。建设单位保存资料为工程竣工后移交建设单位的档 案，此栏目仅为参考，具体移交内容以建设单位要求为准。4.1.3需要移交电子文件的资料，资料的编审批页

4、和盖章页需扫描成 JPG格式图片文件。电子文件夹名称以附件 1中资料名称为准。一个文件 夹内含两类或多类文件时，文件夹内再分别按文件类别建立子文件夹。要 求监理部在工程建设过程中随工程资料形成及时进行扫描保存。4.3.4移交书、移交目录、卷内目录、移交电子资料、工程照片等刻 光盘移交。卷内目录整理成一个文件，在表格右上角注明卷册号。4.1.5案卷封面要求必须填写保管期限和档号一栏，保管期限按本规 定（附件1）中的保管期限一栏要求填写。档号从 001开始按流水号填写。 脊背在保管期限一栏填写保管期限，档号一栏填写工程档号，如案卷比较 薄，几卷可以合并装在一个档案盒内，在档号一栏标明，合并的案卷在

5、脊 背的案卷题名处要把各卷的案卷题名简明的全部列出。例如：003的案卷题名为朝阳500kV变电站工程协调会纪要、专题会纪要004的案卷题名为朝阳500kV变电站工程监理工作联系单、监理通知单及回复单005的案卷题名为朝阳500kV变电站工程监理月报三卷合并在一个档案盒内，则档号一栏填写003-005，案卷题名一栏填 写朝阳500kV变电站工程协调会、专题会纪要；工作联系单、通知单及回 复单；月报。（填写脊背案卷题名时一定要写出工程名称）。M华联监理 WHEESC北京华联电力工程监理公司编号：MI-2-23生效日期：2011.09.01作业文件第3页共9页4.1.6 一个档案盒内的资料保管期限应

6、相同。4.1.7卷内备考表监理部填写，其中检查人一栏空出，移交资料时公 司档案接收人填写。4.1.8不需归档的资料，如达标投产及创优迎检等资料，由监理部自行保存，待迎检用。4.2监理工程资料保存、归档范围及保管期限规定序 号类别资料名称监理部 保存资 料归档保存单位备注公司档案室建设 单位纸质电子保管期限 （年）1监理资料监理规划、监理创优规划VV长期V2监理资料监理实施细则、旁站方案VV长期V3监理资料监理月报VV长期V4监理资料监理周报V5监理资料监理协调会议纪要、专题会纪 要VV长期V6监理资料监理部及各专业组监理工作 日志VVV长期V7监理资料监理旁站记录表VVV长期V8监理资料工程质

7、量评估报告VV长期V9监理资料监理工作总结VV长期V10监理资料监理工程师通知单及回复单、 监理工作联系单VVV长期V11监理资料不合格材料退场通知书VVV长期V12监理资料工程暂停通知书及复工申请 表VVV长期V13监理资料合理化建议表VVV长期V14监理资料备忘录VVV长期V15监理资料安全施工隐患通知书及隐患 整改反馈单VVV5V16监理资料工程款支付证书VM华联监理 WHEESC北京华联电力工程监理公司编号：MI-2-23生效日期：2011.09.01作业文件第4页共9页监理部 保存资归档保存单位序 号类别资料名称公司档案室建设 单位备注料纸质电子保管期限 （年）17监理资料施工技术方

8、案、措施报审表及 报审资料VV518监理资料管理体系及管理制度申报表 及申报资料V19监理资料分包单位资质审查申报表及 申报资料VV520监理资料建筑、安装材料报验单及报验 资料VV10土建专业只归 档结构材料（钢 筋、水泥、混凝 土、钢材）安装 专业只归档特 殊材料、设备报 验不归档21监理资料施工计量器具、检测仪表报验 单及报验资料V22监理资料工程定位测量报验单及报验 资料VV523监理资料检验批、分项/分部工程报验检验单及监理工程师检验记 录及报验资料VV524监理资料单位工程竣工予验收报验单 监理工程师检验记录VV525监理资料质量事故报告VV长期26监理资料建筑工程交安报验单V27

9、监理资料年、季、月施工进度计划报审 表VV528监理资料工程动工报审表VV529监理资料工程款支付申请表VV530监理资料月工程进度款报审表VV531监理资料工程变更费用报审表及报审 资料VV532监理资料设备缺陷通知单及处理报验 表VVV5厶华联理£7 HEESC北京华联电力工程监理公司编号：MI-2-23生效日期：2011.09.01作业文件第5页共9页序 号类别资料名称监理部 保存资 料归档保存单位备注公司档案室建设 单位纸质电子保管期限 （年）33监理资料特殊工种证件报验单及报验 资料V34监理资料破坏工程成果申请表VV535监理资料监理合同、施工合同、设备买 卖合同V36监

10、理资料总监任命书VV37监理资料监理公司资质复印件、监理人 员资质复印件V38监理资料强制性条文执行计划及实施 情况VVV539施工资料见证取样和送检见证人备案 书VV40施工资料图纸会审记录VV5V41施工资料设计变更、变更设计、工程洽 商VV1042施工资料沉降观测记录VV543施工资料混凝土浇灌申请书V44调试资料调试报告VV546技经资料工程签证预算VV545启动委员会纪要VV长期46监检报告VV长期47竣工移交签证书VV长期48竣工报告VV长期49监理资料工程照片：主要收集有关检 查、会议、以及施工阶段影响 工程质量和施工安全的关键 部位、关键工序、重要及危险 作业环节以及工程全景的

11、数 码照片。VV长期注：移交建设单位资料以建设单位具体要求为准厶华联监理HEESC北京华联电力工程监理公司编号：MI-2-23生效日期：2011.09.01作业文件第6页共9页5监理档案资料的整理5.1监理档案资料整理的要求按照科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T11822-2000)、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(DA/T28-2002)及公司监 理工程资料保存、归档范围及保管期限规定的要求进行收集、组卷、编 目与装订。5.1.1组卷的要求(1) 案卷内文件材料要齐全、完整。(2) 案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能有热 敏纸，不能有红色墨水、纯蓝墨水、圆

12、珠笔、复写纸、铅笔等书写的字迹。(3) 案卷及卷内文件不重份。(4) 凡为易褪色(如复写纸、热敏纸等)形成的材料并需要永久和长 期保管的文件，应附一份复印件附在原件之后。5.1.2组卷方法及卷内文件的排列(1) 资料组卷按照资料类别分别组卷，管理性文件可以组成一卷或多 卷。管理性案卷卷内文件按问题、时间或重要程度排列。(2) 施工报审资料应按照专业、系统划分，每一专业、系统再按照资 料类别分别组卷。卷内文件排列：工程报验资料按照单位工程、子单位工 程、分部工程、子分部工程、分项工程、检验批排列。其它施工资料按照 时间顺序排列。5.1.3卷内文件材料页号的编写(1) 卷内文件有书写内容的页面均应

13、编写页号；(2) 页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在 右下角，背面在左下角。图样页号编写在标题栏外。厶华联监理HEESC北京华联电力工程监理公司编号：MI-2-23生效日期：2011.09.01作业文件第7页共9页(3) 成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代 替卷内目录，不必重新编写页号；与其它科技文件材料组成一卷的，应排 在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页 号，可在备注中注明总页数。(4) 卷内目录、卷内备考表不编写页号。5.1.4卷内目录的编制卷内目录包括的内容如下：序号，应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一

14、个文 件一个号；文件编号，应填写文件文号或文件编号；责任者，应填写签署意见的监理工程师姓名；文件题名，应填写文件标题全称；日期，应填写文件形成日期；页号，应填写每份文件尾页上标注的页号；备注(需要时填写)。5.1.5案卷封面和脊背的编制公司归档案卷采用案卷内封面形式，主要内容如下：案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目名 称、及其结构、阶段的名称、文件材料的名称等。案卷题名由立卷人填写。立卷单位，应填写文件组卷部门或项目负责部门；起止日期，应填写卷内文件形成的起止日期；保管期限，应按监理工程资料保存、归档范围及保管期限规定 中规定的期限填写；档号，从001开始按三位流水号填写；

15、厶华联监理HEESC北京华联电力工程监理公司编号：MI-2-23生效日期：2011.09.01作业文件第8页共9页案卷脊背，应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词（保管期 限、档号、案卷题名是黑体3号，填写内容是宋体4号加黑，档号填写是 3号加黑，双横线是1.5磅，单横线0.75磅，竖线是0.25磅）。5.1.6卷内备考表卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数、不同载体文件的数量，说明组卷情况。监理部填写立卷人和立卷时间。卷内备考表排列在卷内文件之后。5.2案卷装订要求5.2.1文字材料采用整卷装订形式。5.2.2文字材料必须用软卷皮装订成册， 做到右边和下边齐，无倒页， 不漏订，装订后装入档案

16、盒内存放。边界小的文件，在装订前要贴边，防 止遮挡字迹。5.2.3图纸材料原则不装订，散装在档案卷盒内存放。如有少量图纸 材料同文字一起装订成册，图纸应该留出装订位置。5.2.4装订时要剔出金属物、塑料夹，案卷左右薄厚不一时，应在装 订线一侧夹垫纸质物支托。5.2.5装订案卷用棉线在左侧三孔装订，棉线装订打结于正面。5.2.6装订长度为18cm上下两孔距中9cm装订结实、整齐、美观。5.2.7外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形 式。5.3档案装具规格及制成材料5.3.1案卷采用统一规格的卷盒装具。其外表规格为310mm： 220mm厚度分别为20mm 30mm 40mm 50

17、mn四种。用牛皮纸板双裱压制。5.3.2 案卷内封面、卷内目录、备考表的尺寸为A4纸（297m： 210mm。6档案资料的保管和移交厶华联监理HEESC北京华联电力工程监理公司编号：MI-2-23生效日期：2011.09.01作业文件第9页共9页6.1档案室在接收工程档案时要编制移交档案清册，与监理部办理交 接手续，要进行详细的点验，做到签署完备，并及时分类、登记、编号， 不得重复或遗漏。6.1.1工程档案入库时应检查帐、物是否相符。6.1.2档案室必须建立各类档案案卷目录、案卷目录登记簿、案卷数 统计簿等账册，定期进行清点核对，做好记录。6.2工程项目结束后一个月内，监理部将工程档案资料移交公司档案 室。6.3外单位查阅和复制监理档案资料时， 必须由公司技术负责人批准。6.4工程档案的销毁必须依照有关规定，经公司技术负责人审查批准 后方可进行，任何人员不得自行销毁。6.5档案资料的存放6.5.1档案管理人员应经常注意档案库房的安全，做到防盗、防火、 防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温，同