公文规范格式格式

1、公文规范第一章 总则第一条 为加强公司内部文件管理， 规范文件收发、 行文及管理程序， 特制本规 范。第二条 本规定适用于公司各部门、各分公司、大区。第三条 公司文件收发、综合处理由公司总部秘书处负责，公文处理必须及时、 准确、安全，保密。第二章 收文规范第四条 收文处理是指对公司外部文件的处理。第五条 外部文件指国家及省、 市各级机关、 组织及其下属机构、 相关单位发放 的与公司有关的各类文件。第六条 外部文件统一由总裁办秘书处查收、登记，其它部门收到外部文件后， 应送交总裁办秘书部。第七条 总裁办秘书处收到来文后进行登记并附文件处理表 （见附件 1 ）。第八条 各类来文由总裁办负责人初审，

2、 并根据文件内容提出处理意见， 由专人 提交各部门具体阅处、承办。第九条 承办人收到文件须办理签收， 及时阅处。 处理完毕的文件交还总裁办秘 书处存档。如有需要，可自行复印保存，原件交还总裁办秘书处。第十条 总裁办秘书处专人负责文件的收转、 催办，及时督促各阅办人处理文件。 第三章 发文规范第十一条 发文是指以公司总部及各部门、 分公司的名义行文并发至相关单位的 公文。第十二条 公文分类：以公司名称行文的文件、部门 / 大区文件及备忘（传真） 文件三类。第十三条 各级文件发文权限：1、代表公司立场的各类公文由总裁办行文发布。 其中涉及重大决策、 机构调整、 重要奖惩、传达重要精神等文件，以红头

3、文件形式发布。2、代表各部门、分公司立场的重要普发性决定、通知、通报、会议纪要等由各 部门、分公司以普通文件形式行文，总裁办审批发布。3、代表各部门、分公司立场的普通通知、请示、报告、函、会议纪要等由各部 门自行行文发布。4、人事任免等人事类公文由人力资源部行文，总裁办秘书处审核发布。5、各大区有关高级经理职别以上的人事类行文，需上报总部人力资源部知会。 第十四条 公文用纸：1、公司红头文件使用“深圳市天音通信发展有限公司文件”专用红头文件纸2、公司普通公文可使用自行打印的文件纸，参照公司VI 设计统一格式。第十五条 发文流程：1、公司级公文： 总裁办秘书处根据公司经理级会议精神拟定文件初稿或

4、由各部 门提交需公司行文的文件初稿，并填写发文审批单 （见附件 1 ），由总裁 办秘书处根据拟办意见，履行会签手续，经各级审批后签发，总裁办秘书处 发布。2、部门重要公文：各部门提交文件初稿，并填写发文审批单 ，由总裁办秘 书处根据拟办意见履行会签手续，经各级审批后签发，总裁办秘书处发布。3、部门普通公文：各部门自行拟制、审核、发布。第四章 行文规范第十六条 文件行文规范：（一）以公司名义行文的文件： 1、编号：公司所有红头文件由总裁办秘书处统一编号；部门重要公文、普通公 文由各部门自行编号。、涉及公司决策、行政、管理、规范等事务的公文编号为：深天音 200X第X 号。、涉及人事任免的文件编号

5、为：深天音干200X第X号。、涉及人员调整、岗位变动等的文件编号为：深天音人200X第X号。2、签发人：字体为四号楷体。、以公司名义编号下发的法规性文件、有关公司机构人事文件，某管理专业领 域的法规性文件经总裁主审后由董事长签发。、有关公司工作指令性文件和以公司名义向外单位报送的业务性文件资料，经秘书处审核后由总裁签发。、某个业务领域的管理类文件，由主管副总裁签发。3、秘级：字体为四号楷体。文件秘级为分：绝密、机密、秘密三类。如属保密文件，应标出该文件秘密等级。4、发文字号：字体为四号楷体，发文字号由单位代字 + 年份+顺序号组成（例： 深天音人字 2002 第 1 号）。5、标题：根据文件分

6、类及内容确定文件名称。如“关于发布 XX 管理规范的通 知”文件名称应主题明确、分类清晰，不可统称为“通知” 。字体为小二号宋 体加黑。6、文件抬头：字体为小四号 / 四号楷体。普发性文件抬头统一规范为：各大区、 部门、分公司；指定收文单位的抬头列清收文单位。7、文件正文：字体为小四号 / 四号楷体。8、文件落款：统一为“深圳市天音通信发展有限公司” ，禁止更改或缩略。9、发文日期：凡文件中涉及年份的小写及其它小写数字O的使用，除阿拉伯数 字外，请使用符号O,而不是数字0或字母0。中文小写年份须按“二OO二” 的标准书写，不得以“二 002 ”或“二零零二”的形式表述。10、文件主题词：字体为

7、四号楷体加黑，词间空一格。11 、抄报、送：字体为四号楷体加黑。12 、印制份数。字体为四号楷体。13 、附件：如有附件，应在文件落款后、主题词前以排序方式列明附件名称并将附件附后。（二）部门 / 大区文件：1、范围：公司各部门 / 大区日常管理文件和业务文件。该类文件由提案部门 /大 区总监（负责人）批准下发，并抄送给总裁办秘书处存档（销售管理部的市场通 告类日常业务文件不在此列） 。2、文件格式（见附件 4）文头部分：单位名称：字体为小二号黑体 部门名称：字体为小二号黑体加下划线 受文对象、发文单位、副本呈送、抄送存档、日期：字体为四号楷体 文号：字体为四号楷体，该号码由（部门 /大区简称

8、）（见附件 3）+年份+月份 + 顺序号构成（例如： （东）字 2002101 即代表东区 2002 年 10 月份第 1 号 文件）。文名：字体为四号楷体加黑行文部分：正文：字体为四号 / 小四号楷体附件：字体为四号 / 小四号楷体文尾部分：核准人：字体为四号黑体，该项由部门 /大区总监（负责人）核准 审核人：字体为四号黑体，原则上由二级部门负责人审核，如该岗位空缺，可 由该部门负责文件管理的人员统一审核。经办人：字体为四号黑体 页数记录：字体为五号楷体整篇文档页边距为：上下页边距 2-3CM，左右页边距2.5-3.2CM （若文档中含图表等内容，页边距可根据内容需要调整，但上下、左右页边距

9、最小不超过 1CM ）。（三）备忘类文件（传真文件） 1、范围：无需发件人上级核准的知会、备忘性质的日常传真文件。 2、文件格式（见附件 5）文头部分： 标志：为深圳市天音通信发展有限公司标志 公司地址、电话、传真：字体为小六号黑体 标题：字体为小一号黑体 收件人、发件人、传真、日期、抄送：字体为四号楷体 事项：字体为四号楷体加黑 紧急、请审阅、请批示、请答复、请传阅：字体为五号黑体 行文部分正文：字体为四号 / 小四号楷体文尾部分页码记录：字体为 5 号楷体整篇文档页边距为：上下页边距 2-3CM ;左右页边距2.5-3.2CM （若文档 中含图表等内容，页边距可根据内容需要调整，但周边页边

10、距最小不超过 1CM ）。第五章 文件的发放、保管、借阅及办理第十七条 总部将文件以送达信息平台的形式发放。 各大区、 部门、分公司应及 时查阅。在负责人出差情况下， 与本部密切相关的紧急文件内容应以 电话形式通知到负责人。第十八条 红头文件原件由总裁办秘书部专人进行分类存档，保证档案的齐全、 完整。个人不得擅自留存、销毁公文。第十九条 没有归档和保存价值的公文， 经过鉴别和总裁办负责人批准， 可以定 期销毁。 销毁时应使用碎纸机彻底销毁， 并要由两人监销， 保证文件 不丢失，不漏泄。第二十条 员工经部门主管许可，到总裁办秘书处文件保管员处查阅和复印文 件，原则上文件原件不予借出， 特殊情况必

11、须借出时， 应办理文件借 阅手续，定期归还。第二十一条 各部门领导必须保证文件精神在四个工作日内传达到每位员工， 并对员工们的任何疑问做好解释、分析工作。如不能解释的，应即 时与发文单位联系。如文件要求反馈意见，各员工应积极配合按要求做出反馈第二十二条 对公司发文具有承办任务的部门，部门负责人或指定的专人必须抓紧办理，不得延误、推诿。涉及与其它部门协作的，主办部门应主动与有关部门协商，协商有分歧的，由秘书处协调，共同解决。第六章附则第二十三条 本规定自颁布之日起实行，以前文件与此不符的，按此文件执行。第二十四条总裁办将不定期对各部的公文规范执行情况进行督导检查并通报。第二十五条本规定由总办秘书

12、处负责执行和解释。附件1 5:文件处理表、发文审批单、部门/大区简称表、部门/大 区文件格式备忘类文件格式。附件1 :深圳市天音通信发展有限公司文件处理表来文单位来文文号字第（）号来文名称/ 主题发文日期收文日期收文编号（天音收字）号内容摘要：拟办意见：送/退日期阅办人签名送/退日期阅办人签名承办意见：公司领导批示：办理结果：文件处理周期归档人签名附件2 :发文审批单签发CEO秘书处核稿C00会办核稿部门负责人拟稿人标题附件抄报抄送主送正文：附件3 :部门/大区简称表部门/大区简称总裁办办人力资源部人财务部财销售管理部销市场部推丿部市物流中心物审计部审大客户服务部服南区南东区东北区北新产品业务部新培训发展部培MOT产品业务部MOT信息管理部信采购部采运营商关