公司的采购与付款内部控制审计报告1

1、采购与付款循环内部控制的审计评估报告有限公司：按照年度审计计划，我们近期对公司采购与付款内部控制情况进 行了审计评估。通过评估该内部控制的风险和缺陷，提出审计建议， 旨在改善公司管理水平。审核的范围包括采购管理制度、业务操作流 程、采购工作机构和相关人员的职责，财务管理制度等方面。我们按照内部审计准则的规定计划和实施本项内部审计工作，并采用了我们认为合适、必要的审计程序。审计发现主要问题及相关审 计建议如下：一、材料采购实行年度招投标，招标组织机制不全，招标过程不 完善、决标结果执行不到位。根据了解，目前公司对铜包铝、铜包钢、铝箔、PE料、PVC合金丝和木盘等材料进行了年度招投标。我们抽查了铜

2、包钢、PVC料、铝箔、木盘等招投标相关资料，发现以下问题：1、招标小组组织成员构成单一，决策过于简单、集中。招标小 组由采购部2位人员和主管副总经理组成，总经理视情况参与。2、相关招标文件中没有明确采购数量及采购时间等内容。3、“招标决标单”中没有注明中标原因及各单位中标比例（中标单位一般都有 2-3家）。4、招投标结束后均不与中标单位签定供货合同。5、不能完全按招标结果执行，例如PVC料，在3月进行了年度的招标，但由 于市场价格波动，仍然采用询价方式采购。审计建议：1、公司建立由生产、采购、品质、财务等相关部门及分管领导组成的招标小组。2、根据计划期经营计划，制定计划期 材料采购预算，提出招

3、标数量，有利于投标方投标报价，充分提供招 标的竞标依据。3、由于招标小组评标时会综合考虑产品质量、生产 能力、合作情况等因素，因此决标报告应有中标理由说明。4、招投标结束后，应与中标的供货单位签订采购合同，以明确材料质量、交 货期等合同要约和违约条款。5、为了招标结果更有效，建议缩短招 标周期，由原来的年度招标改为季度或者月度招标。6、严格执行招标决标结果。如遇客观情况而未能执行招标决标结果时，应重启招标 或其它米购程序。二、公司铜轴车间材料采购缺少请购与审批内控环节， 采购部自 主决定采购物料类别、数量、和到货时间。公司铜轴车间的材料采购，由采购部门根据销售部门发送的“生 产任务单”中的的材

4、料标准耗量及仓库库存情况进行自主采购。 此种 操作，采购申请与审批、购买不相容岗位没有分离。审计建议：由生产部门根据销售订单计算出材料耗量标准， 结合 仓库库存情况，向采购部门提出采购申请（申请中应包括数量、质量 要求、到货时间等），采购部门根据此申请进行采购。采购部门也可 根据生产、库存情况核实采购申请是否合理，避免采购失误。三、采购方式和采购程序不完善，部分材料采购既未招标也未有 询价、议价等采购程序和记录。1、公司目前在铜、裸铝带等采购上主要根据上海有色金属网中间价来定购。铜的主要供货商是 公司，截止到2010年9月底，采购 台帐显示本年度已经从该单位采购万元。裸铝带主要供货商是 公司，

5、截止2010年9月底，采购台帐显示本年度已经从该单位采购万 丿元。2、公司五金用品采购定点单位为临安中策机电设备有限公司，办公和劳保用品采购定点单位为临安美花南杂日用品经营部，此状况已经持续三年左右。3、本次审计共计抽测了 24笔采购订单，涉及 个品种的材料， 其中 个品种的材料既不招标也无书面询价记录。审计建议：1、铜、铝等部分材料在有色金属网上的公开价格， 可以作为双方交易价格谈判的基础， 经过灵活而恰当的询比价后，选 择最低的供货价格，能够有效降低采购成本。2、五金、办公用品等零星物品因采购金额较低实行定点采购，虽然可以降低采购人力资源 成本，但长期按此操作，导致采购人员对市场行情不了解

6、，难以控制 采购材料成本。建议采购人员季度或半年度对市场价格做全面调查， 以选择合适的供应商。3、对询价情况予以记录，是采购人员对自己 工作的整理和记录，该价格信息可以为评估各供应商供货价格提供参 考，也是定单（合同）审核人员价格决策的重要依据。因此，公司应 要求采购人员在每一个定单（合同）报批时，注明定单（合同）价格 依据和来源。四、付款计划不详细，付款过程不可控。目前每月的用款总额由财务及相关领导控制， 详细的付款计划的安排上由采购部门自主确定。由于采购部没有在用款总额计划下制订 明细的付款计划表（应包含用款项目、收款单位、付款金额、该单位 应付帐款的时间及期末余款等资料），并将此计划表上

7、报给付款审批 和付款审核部门和领导。此种情况使得财务部无法更好的履行对采购 部付款情况的核对和监督，相关审批部门和领导无法了解应付款的支 付等情况，无法有效履行对付款申请的审批。审计建议：采购部在相关领导确定的货款支付总额下， 制订明细 的月度付款计划表，该计划表应包括的内容有：供应商、材料类别、 期初应付款金额、本期购入金额、累计已付款金额、本期末应付款余 额、应付款帐龄、本次申请支付金额等。该付款计划表应先提交财务 部核对后，报公司审批领导审核。经审批同意后，采购部在实际支付 应付帐款时据此执行，审批领导据此审批，财务部据此审核。五、备货决策和审批权限的设置不完善。目前公司在采购过程中，由

8、于市场价格波动的原因，会在市场低 价的情况下，做一些备库。在审计过程中，我们抽测到有两张订货通 知为备货订购的。这两张订货通知单均为订购PVC料。编号分别是100813-12、100813-13。在通知单上并没有明确标注备货的数量和理 由。审计建议：公司采购主管领导预期市场价格上涨， 对部分材料进 行适当的备货，是公司降低采购成本的方法之一。同时，也存在材料 价格下跌预期判断失误，而导致公司损失的风险。建议公司明确备货 的材料类别和金额审批权限，建立备货的决策机制和审批程序， 将备货采购风险降低在可接受的范围之内六、公司选择委外加工企业时缺少招标或询价、议价等合理公正 的采购程序和方法，未能充

9、分挖掘公司编织车间的生产能力。公司委外加工由生产部门提出申请， 报生产副总审批后，由生产 副总直接与受托单位签定合同。我们没有看到公司关于加工费方面的 测算分析或者询价资料，不清楚公司选择委外加工企业的标准和方 法。目前，公司委外加工业务主要为编织工序。 根据生产部门提供资 料，2010年1-9月公司编织产量为，委外加工为KM，合计编织为 KM。公司现有锭编织机台，锭编织机台，理论生产能力为 KM/ 月，1-9月实际利用率为，主要原因是机器闲置和工人不到位。财务K3显示，公司编织委外加工入库目前五家单位极其产量分 别为审计建议：1、公司管理层应充分考虑机器折旧、厂房租金等固 定成本，充分挖掘巳

10、有的生产能力，逐步减少编织委外加工业务。2、选择委外加工企业时，应以加工质量优、交货及时、加工费低等原则， 对符合公司要求的加工单位实行招标或以询价、议价等方式进行选择 确定，并予以书面记录。七、公司光缆材料扎纱采购存在关联交易。经调查，公司自07年10月开始运营至10年5月光缆原材料扎 纱均由 公司供应，公司财务K3显示采购总金额为。据了解，该单 位为公司采购部人员所办。10年6月份后，由于公司扎纱质量差且 价格高于市场同类产品价格，引入公司作为扎纱供应商之一。据了解, 公司领导对该采购部人员进行了相应处罚，即要求其对 2010年初至 6月份提供的扎纱供应价格降低（调减入库金额 1元）。至今

11、，公司 仍作为公司的材料供应商。审计建议：关联交易的定价和材料质量等，应遵循市场原则；与公司内部关联方有任何利益关系的人员应实行回避原则；根据客观的标准，判断该关联交易是否有利于公司为原则。八、合格供应商评定较形式化，重质量轻价格，部分材料合格供 方较少。审计抽查了部分合格供应商的评审资料。现有评审资料为供货商营业执照、税务登记证、质量保证书、检验报告、评审表。公司质 量体系文件WTX-C74-05供应商考核管理规范规定考核指标为： 检验（或抽检）合格率、交货及时率、售后服务及时率、规则遵守情 况、技术信息提供率。在考核表中无具体数据作为依托。另外在此考 核规范中未提到关于产品价格分析要求。部分材料合格供应商较少，基本为2-3家。例如： 3铜杆供 应商主要就是杭州伟业和南京溧水精诚； 聚乙烯的合格供方仅杭州方 兴塑料。审计建议：1、严格按照供应商评审规范执行，并完善评审中有关产品价格方面的分析要求。2、开拓、引进新的供应商，拓宽采购 渠道，以增加供方之间的竞争程度。事实证明，此种方法是降低采购 成本的有效手段。建议公司对采购人员加大开发、引进合格供应商及 降低采购成本等指标的绩效考核力度。综上所述，我们认为公司的采购与付