文 书 档 案 的 整 理

1、 文 书 档 案 的 整 理1、归档文件整理规则（DA/T22-2000） (2000年12月6日发布 2001年1月1日实施)2、陕西省归档文件整理实施细则 （陕档发200135号 2001年9月4号）一、什么是归档文件?二、归档文件整理的主要内容？三、归档文件的整理原则？四、归档文件的整理要求？五、归档文件的整理方法？ 一、 什 么 是 归 档 文 件 ?归档文件整理规则的表述是:“立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕的，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”就是归档文件。（基建档案、会计档案、产品档案、设备档案、特殊载体档案不包含在内）主要有三层含义：（一）什么是“立档单位”“立档单位

2、”是档案管理工作中经常出现的一个档案专业术语，档案学辞典解释：“构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人”是“立档单位”. “立档单位”就是“全宗构成者”或“档案全宗”。什么是“档案全宗”呢？档案学辞典解释：“档案全宗”是“一个国家机构、一个社会组织或一个人形成的具有有机联系的档案整体”就是“档案全宗（简称全宗）”。一个“立档单位”就是一个“档案全宗”简单说：一个“立档单位” 就是一个“全宗” “全宗”是档案馆(室)对所保管档案进行科学管理的基本单位，它是国家档案全宗的基本分类单位。对于企业来说,构成立档单位(全宗):(1) 具有企业法人资格;(2) 属于独立经营的经济核算实体;一个立档单位可能

3、只有一个全宗档案,也可能会形成多个全宗档案.一般情况下,一个企业的全部档案就是一个全宗,但当企业的生产关系或基本职能发生根本性变化,比如企业相互之间进行重组、企业改制等重大变化时，则应另立全宗，同时将变化前各自的企业档案保持不变，这时就会形成多个全宗。 还有一种情况，就是当上级企业接收下属单位档案时，也应为符合条件的下属单位另立全宗。构成一个“立档单位”或一个“全宗”，应满足以下3个基本条件： （1）这个国家机构、社会组织、企事业单位能够按照一定的法律权限、隶属关系独立行使职权，以自己的名义对外行文（俗成“发文权”）。 （2）这个机构或单位应是一个独立的预算会计单位或经济核算单位，可以独立编制

4、财务预算、决算或财务计划（俗成“财权”）。预算会计单位: “预算会计单位”是实行预算会计的机关、团体和事业单位的统称。预算会计是用来反映和监督上述单位的预算执行过程及其结果的一种专业会计，可分为总预算会计和单位预算会计。 经济核算单位： “经济核算单位”是实行经济核算企业的统称。“经济核算”是国家根据以收抵支、保证赢利的原则，该原则为企业确定了一种经营管理方式，也是国家对企业经营管理所提出的一项基本管理要求。 （3）这个机构或单位设有专门管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权（俗成“人权”）。应该说:一个机构、组织或单位具备了“发文权、财权、人权3权后”，基本就构成一个“立档单位”，一个“

5、立档单位”职能活动形成的全部档案就称其为一个“全宗”。 这点非常重要，因为档案管理工作的许多环节（收集、分类、整理、编目、移交、保管等）都是以“全宗”为单位进行，不熟悉“立档单位”或“全宗”概念，归档文件的整理几乎无法进行。 举例： 1、西安市公安局-碑林分局-和平路派出所 2、国家土地督察局西安局西安市公安局是一个具有“3权”的一个“立档单位”，是一个档案“全宗”；碑林分局也是一个可以独立行使职权，可以以自己的名义对外行文，有一定的“发文权”、同时也是独立的预算会计单位，有一定的“财权”，同时还具有一定的“人事任免权”,基本满足“3权”要求的“立档单位”，应该说也是一个档案“全宗”；而和平路

6、派出所却不具有“3权”，不是一个“立档单位”，也不能构成一个“全宗”，它只是碑林分局的一个派出机构，内设处室，因此,只能是一个“立卷单位”。 再例：国家土地督察局西安局是国家土地督察局派驻西部的全国的9个分局之一，可以独立行使职权，可以以自己的名义对外行文，有一定的“发文权”、同时也是独立的预算会计单位，有一定的“财权”，但没有“人事任免权”，仅具有2权，因而不是一个“立档单位”,不能构成一个“全宗”,只是一个“立卷单位”。（二）办理完毕： 再谈谈“归档文件”第二层含义，即立档单位在其职能活动中形成的，“办理完毕的”是什么意思？ 我们这里说的“办理完毕”是指立档单位在其职能活动中，形成文件的本

7、身其相应的文书处理程序、文件运行环节已经办理完成， （1）发文的登记、呈批、承印、校对、盖印和分发；（2）收文的收签、分阅、批办和催办；（3）机关领导者之间传阅文件的安排； （4）会议、汇报的记录和会议文件的处理等，而不是文件内容本身在实际工作中是否还在发挥其作用，还没有办理完毕。 这点，大家比较好理解，比如：省林业厅起草下发了一份“关于下达2009年全省退耕还林还草计划的意见”，只要这份文件的文书处理程序，如拟写、申请、校对、领导签发、登记挂号、盖印等文件运行环节已经办理完毕，这份文件的正文加定稿就应属归档文件，可以列入归档范围；至于这份文件本身有关下达各地的计划、指标、要求等等内容要求，则

8、不属于该份文件的归档范畴，而是另一份归档文件的内容范畴了。因此，我们说：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕的，只要文书处理程序已经进行完毕，就是归档文件，必须归档，不需考虑这份文件的内容是否还没有办理完毕、还在发挥其作用。（三）应作为文书档案保存的各种纸质文件材料： “归档文件”定义第三层含义，立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕的，“应作为文书档案保存的各种纸质文件材料” 的含义。我们说：归档文件整理规则对归档文件的类别、载体形式进行了限定，该标准只适用于应作为文书档案保管的各种纸质归档文件材料的整理；基建档案、专业档案、会计档案、产品档案、设备档案、特殊载体档案的整理应按照其他相关国

9、家标准要求进行。例如：科技档案案卷构成的一般要求 (GB/T11822-2008)科学技术研究课题档案管理规范 (DA/T2-1992)国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(DA/T28-2002)建设工程文件归档整理规范 (GB/T50328-2001)会计档案管理办法 (财会字199832号)照片档案管理规范 (GB/T11821-2002)印章档案整理规范 (DA/T402008)干部档案整理工作细则 (1991年3月29日)磁性载体档案管理与保护规范 (DA/T15-1995)电子文件归档与档案管理规范 (GB/T18894-2002)结论: 什么是“归档文件”？即：“立档单位在

10、其职能活动中形成的，办理完毕的，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”就是归档文件。陕西省归档文件整理实施细则适用于作为文书档案保存的各种纸质归档文件材料的整理。二、归档文件整理的主要内容将归档文件以“件”为单位进行分类、排列、装订、编号、编目、装盒，使之有序化的过程就是归档文件整理的主要内容。 “件”的概念：我们说：“件”是相对于过去传统意义上的“卷”来说的，一般来说：一份“正式文件加定（草）稿“就是一件。 （归档文件整理实施细则第4条有6点内容解释）（1）文件正文与定稿为一件。 （定稿过厚的，也可单独将定稿作为一件对待）（2）正文与附文为一件。 （附件数量较多或者太厚不易装订时，也可将其各

11、为一件）（3）文件附有文书处理单、拟办单或领导批示、签批条 的，应与文件同为一件。（4）原件与复制件为一件。（5）转发文与被转发文为一件。（6）来文与复文（指联系密切的来往性质的文件材料，如 请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等）都可为一件。 2000年以前文书档案的整理是按照文书档案案卷格式（GB9705-88）要求，以“卷”为单位进行分类、装订、排列、编目的；归档文件整理规则是国家为适应机关信息化、档案管理现代化的需要，本着“简化整理、深化检索”的原则，对归档文件整理方法进行的一次改革，好理解、好掌握。比如：归档文件整理实施细则 第4条，对“件”的概念界定上； 第7条，对档案的

12、装订方式上； 第8条，对档案的分类上； 第10条，对归档章项目内容的增加上只提出原则要求，不作硬性规定，非常具有普适、灵活性特点。因此，各单位在学习、贯彻、执行标准时，应根据各自单位、行业的实际，因地制宜，选择适用的整理方法。例如：全省电力系统全面采用无酸纸封袋，对归档文件不再进行装订；省发改委系统使用不锈钢夹和不锈钢针装订的方式对归档文件进行装订。三、归档文件的整理原则： 归档文件整理实施细则（第5条内容） 归档文件的整理与传统立卷的整理原则基本一致，区别不大，主要4句话：即“遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。第一句：遵循文件材料的形成规律

13、文件材料的形成规律实际上就是文件材料内容所反映问题或事件、阶段的自然过程和结果。比如说：一个基建项目形成的所有文件材料一定是遵循工程前期管理阶段、设计阶段、施工监理阶段、竣工验收阶段等自然过程规律形成的文件材料。第二句：保持文件材料之间的有机联系 则强调的是文件材料之间的内在联系，比如请示与批复、来文与复文等。第三句：区分不同价值，便于保管和利用则是针对文件材料内容所反映重要程度，按照不同保管期限区别对待，一般来说，有批复有结论的，可列为永久或长期保管；没有批复或结论的，一般事务性文件，通知、请示则可列为短期保管。四、归档文件的整理要求归档文件整理实施细则（第6条内容） （1）归档文件首先要齐

14、全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应采取字迹固定、恢复、复制等保护措施，超大纸张的应按标准折叠。 （2）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求，最大限度地保护文件原貌。五、归档文件的整理方法：（1）归档文件的收集、分类（2）归档文件的装订（3）归档文件的排列（4）对归档文件加盖归档章、编号（5）填写归档文件目录（6）归档文件的装盒（一）归档文件的收集分类 归档文件整理实施细则（第8条内容） 将一个立档单位一个年度内其职能活动中产生的，办理完毕的，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料收集齐全，并对其归档文件进行分类的过程。对归档文件分类可采用：年度-保

15、管期限-机构（问题）作为通用的分类方法。 同一个全宗内（立档单位）应保持分类方案的稳定、一致。文书档案的分类一般有4种方法：（1）按年度分类：即按其归档文件形成的年度分类，一个年度的归档文件放在一起，另一个年度的归档文件放在一起。（2）按机构分类：即按其归档文件形成或承办的机构分类，一个处、室一个处、室形成或承办的归档文件放在一起。（3）按问题分类：即按其归档文件所反映、涉及的内容、不同问题，一个问题一个问题的归档文件文件放在一起。（4）按保管期限分类：即按其归档文件划定的保管期限分类，一个保管期限的归档文件放在一起。 常用：年度-机构（问题）-保管期限复式分类法，单纯采用单一分类法的很少。在

16、采用复式分类法时，需注意： 年度、保管期限是必选项，机构（问题）可作为选择项。一般来说：基层单位或小机关，内设机构比较简单，每年形成的归档文件数量较少的，可以采用：年度-保管期限或保管期限-年度二级分类法即可。而省级机关或大、中型企事业单位，内设机构较多较复杂，每年形成的归档文件数量较多，内容较复杂时，可采用：年度-机构（问题）-保管期限或保管期限-年度-机构（问题）三级分类法进行分类。目前，我省大部分的省级、市级机关、企事业单位基本上都采用的是：年度-机构-保管期限三级分类法。但像省委办公厅、省政府办公厅、省发改委、省国防科工委等综合部门则大多采用：年度-机构-问题-保管期限四级分类法。这要

17、因单位而异，不要强调统一。（二）归档文件的装订： 归档文件整理实施细则（第7条内容） 对归档文件进行分类后，下一个环节就是对归档文件进行装订，怎样装订呢？简单说：就是对归档文件以“件”为单位进行装订。 归档文件整理实施细则第4条有6点内容：（1）文件正本与定稿为一件。（2）正文与附文为一件。（3）文件附有文书处理单、拟办单或领导批示、签批条的，应与文件同为一件。（4）原件与复制件作为一件。（5）转发文与被转发文为一件。（6）来文与复文为一件。另外：（1）对于划分为短期保管的档案，或已装订成套、成册、成书的不便于拆钉的刊物、书籍、文件等，可以保持文件原貌，不再拆钉重装（2）对零散文件装订时，其采

18、用的装订方式和用品应符合档案保护要求，对归档文件无损害，不影响档案的保存寿命的，装订方法可采用线装、胶装、不锈钢钉（夹）、燕尾夹、无酸纸封套等都可以。 在对归档文件进行装订时，还需将每件文件文件的顺序进行排列（序），一般应遵循8点原则，即：（1）正本在前，定稿在后；（2）正文在前，附件在后；（3）原文在前，复制件在后；（4）转发文在前，被转发文在后；（5）复文在前，来文在后；（6）汉文在前，少数民族文字在后；（7）中文本在前，外文本在后；（8）有文件处理单的，可放在文件之前作为首页。归档文件装订位置： 对归档文件进行装订时，应将文件的各页按一定方式对齐，采用左侧装订的，应对齐左边、下侧；采用左

19、上角装订的，应对齐左边、上侧。这与原来以“卷”为单位进行装订时，有着本质的不同，原来还要粘贴、加纸板等等。（三）归档文件的排列：归档文件整理实施细则（第9条内容） 归档文件经过分类、装订后，下一个环节就是对归档文件进行排列，对归档文件进行排列与归档文件整理原则基本一致：即在分类方案最低一级类目内，遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，按事由、结合文件材料的形成时间、重要程度进行排列。（1）事由可以是指一件具体的事，或是一个具体的问题，或一般较紧密工作的自然流程等。同一事由内的归档文件排列，按文件形成的时间先后顺序，或按文件的重要程度排列。（2）不同事由内的归档文件排列，按不同事由

20、办结时间的先后顺序排列，也可按事由的重要程度排列。即：将主要职能活动形成的文件排列在前面，其它工作形成的文件排在后面；或将综合性工作形成的文件排在前面，具体业务工作形成的文件排在后面；还可按责任者或承办部门集中排列；因故未及时归档的文件，可将其排列在相应的类别之后。（四）对归档文件加盖归档章、编号归档文件整理实施细则（第10条内容） 归档文件排列后，就可进行下一个环节的工作，对归档文件加盖归档章、编号。归档章要盖在每份归档文件首页的上端空白位置处，并填写相关内容，同时编号。 归档章内设有全宗号、年度、室编件号、机构或问题、保管期限、馆编件号6项内容。全 宗 号年 度室编件号机构或问题保管期限馆

21、编件号 归档章规格为:16×45各项内容必须按照规定位置填写，不得自行打乱各项内容的位置，如确需增加项目，可在归档章右边增加项目栏。一般来说：全宗号、年度、保管期限、件号是必须项，机构或问题、每件文件的总页数是选择项。全宗号： 是由国家综合档案馆对接收档案范围内各立档单位编制的代号，已经由国家综合档案馆给定全宗号的立档单位可以填写，没有全宗号的立档单位可将此项空留，待档案移交进馆给定全宗号后再补填。年度：指归档文件的形成年度，填写时要注意，采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示，如2006。保管期限： 填写由文书部门、业务部门或档案部门在整理归档文件时，按国家、行业有关标准、职能给归档文

22、件划定的保管期限。目前，文书档案保管期限划分为“永久”、“长期”、“短期”三种，简称“永、长、短”代码为“Y、C、D”，填写时可直接采用简称或代码。国家档案局2006年8号令后，文书档案保管期限划分改为“永久”、“定期”，“定期”又划分为30年和10年两段。件号：即文件的排列顺序号，包括室编件号和馆编件号，归档文件在分类、保管期限确定、排列后，就可在确定的分类方案最低一级类目内，按归档文件的排列顺序从“1”开始标注。例如： 采用“年度-机构-保管期限”三级分类方案的，其“保管期限”就是最低一级类目，室编件号就是： 2005年、 办公室、永久1，长期1，短期1， 业务处、永久1，长期1，短期1，

23、馆编件号可不编，等档案移交进馆时，按国家综合档案馆要求编写。这里需要强调的是：如果每件文件本身没有自编张页号的，应在每件文件内的右上角逐页编制每件文件的张页号，归档文件有自编张页号的，可不用再编。机构（问 题）：填写分类方案类目名称。如机构名称太长的可以填写通用简称，但不可随意简化。（五）填写归档文件目录归档文件整理实施细则（第11条内容） 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序逐件对每份文件填写归档文件目录。归 档 文 件 目 录件号责任者文号题 名日期页数备注 归档文件目录栏目有7项内容：（1）件号：即填写室编件号；（2）责任者：即文件的发文机关或署名者；填写时一般应填写全称或通用简称，联合

24、发文的，一般应填写所有责任者，责任者过多时，可适当省略，但立档单位是责任者时，必须抄录。（3）文号：即发文字号，照实填写；有些单位不填字头、年代，只填文件号是不对 的，如期刊、简报则要填写期刊、简报编号。（4）题名：即文件标题；一般应照实填写，有副标题或并列题名的文件，若正题名能够反映内容时，副标题可不抄录；并列题名是其它语言文字书写的题名时，要与正题名一并抄录；文件没有题名或题名字义不清，不能够揭示或不能全面揭示文件内容的，应补充拟定题名，并加 ；有些归档文件的附件独立性较强的，如正文仅仅是实施意见，附件则是具体的条文规定或是正文重要的补充和说明，在正文和附件作为一件时，可在正文题名后抄录附

25、件题名外加 。（5）日期：即文件的形成日期（落款日期），填写时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，单月前要加0，或将表示年、月、日的数字回行填写，如：2006年6月16日，可标注为20060616或2006 0616这与照片档案时间标注一样。（ 6）页数：要填写每件归档文件的总页数。凡有文字、图表的页面为一页，空白页可不计。来文与复文、正文与定稿等作为一件的，填写页数时，应将构成该件的各文件页数相加作为该件归档文件的页数。（7）备注：填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。需要说明的情况较多时，可在备注栏上标“*”，将具体内容填写卷盒内备考表中。归档文件目录采用A4国标型，各单位可根据实际采用横式或竖式都可以，目前，省级单位采用竖式的