高效会议管理技巧

1、【企业管理】高效会议管理技巧内容提要第一讲当今会议面面观第二讲会议效率不高的缘故及解决方案第三讲 开会前的预备工作第四讲 成功会议的五种策略第五讲 会议中的沟通与反馈技巧第六讲主持人的会议治理技巧第七讲 如何对待会议中的意外情形第八讲主持人与参会者的守则与责任第九讲会议记录会议的频率第十讲会后跟进会议成本的运算会议的要紧目的确实是解决咨询题，但由于开会技巧不佳或过于频繁， 不但无益于解决咨询题，反而使咨询题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是职员的梦魇；职员花太多时刻在无效率的会议上，不仅白费 公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有成效地解决咨 询题，是“高效会议治理

2、技巧”的中心议题会议的意义-曰P 揑准1、f 1会议是一个集思广益的渠道新点孑丙厶想 J图1-1集思广益图如上图1-1,会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的方法 汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意确实是开会 期间不同观念相互碰撞的产物。2.会议显示一个组织或一个部门的存在会议总是在大于一人的情形下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议门的，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部 存在价值。值就互芮前提图1-2组织或部门与会议3.会议是一种群体沟通的方式开会专门少是一对一的

3、沟通，绝大多数情形下差不多上一种群体沟通。 随着科技的迅猛进展，人们的沟通方式越来越多，现在人们能够通过E-mail、多媒体等种种形式进行沟通，然而，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直截了当、最直观，这种方式 最符合人类原本的沟通适应。虚ii矗讥、址直帝氏克幫漣紀匱打投刮意开展有效的沟通会议是一种多项交流，能够集思广益，实现有效沟通是会议的一个要紧 目的。传达资讯通过会议能够向职员通报一些决定及新决策，也确实是讲向职员传达来 自上级或其他部门的有关资讯。监督职员、和谐矛盾许多公司或部门的常规会议其要紧目的是为了监督、检查职员对工作任务的执行情形，了解职员

4、的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、 “面对面”的形式，来有效和谐上下级以及职员之间的矛盾。达成协议与解决咨询题达成协议与解决咨询题一样要经历以下 点明E 题齐寻题的轻 鶴出新J评说： 终实现协议的产生和咨询题的解决O点子K个步骤，通过这6个步骤，最确定行动掴领/图1-3达成协议与解决咨询题的6个步骤资源共享利用开会聚拢资源，以期相互关心，共同进步开发创意开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会 议，形成新的构思，同时论证新构思，使其具有可行性。鼓舞士气年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团 结一心，朝着一个方向共同努力。巩固主管地位经理或主管

5、为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会 召开一些上下和谐会议，以此来强化自己的地位。会议的种类会议能够按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一 个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的持续进 展紧密有关。表1-1会议的种类按人数分类按开会方式分类按开会目的分类团体会议 一对一会议面对面会议电话会议视频会议宣布人事安排、讲解政策的会议当众夸奖或批判不人的会议临时处理突发事件的会议固定的团队会议集思广益的会议会议的频率每种会议都有其合理的发生频率，只有把握了合理的会议发生频率，才 能更高效地利用各种会议解决咨询题、达到目的4.一对一会议1.呼豐加車：

6、亜歩月一水 江童卓頃：苹皑茅丰善阴一出,善対審揃胞!威掩沓曲苹 艮刘甌将罢罠的同记養在捲记加上.厦肪固一时疏 站成工作上的誠渤会议建议频率：随时註竞事顷，切忌衣頻鑿，否则会使员工感覺日日宥L境地建或疑率：按需宴注童事国：可叹拧需慕天无緩値長量3.处理突发事件的会议议成本分为时刻成本、直截了当会议成本和效率缺失成本 时间成本=门可观的一笔数目，咼关系到一家公司白等闲视成本对会者的旅布时间+会课耕书工作时间哙议 服务人丘工作肘同）汪意：如果时间咸爭不太直观，眇攒咸金茂成 1!会议的时刻成本整士豐呼時3种。会议勺得失成败，因此万万不可直接的僉段成本一空这没施租周弱会演场地務旅叢 令宿欝文件准备彗2.

7、直截了当的会议成本理效率强失皓3中憎况土评及时燼折董宴蓉卢的电话而撮失一大这有可能造成公司整体治确实是效率缺失成本。效率缺失成本包括以下3种情形:会议成本的运算【自检】请将下列有关选项用横线连接起来A、固定的部门会议至少每两月一次B、一对一会议随时C、处理突发事件的会议按需要D、全体会议至少每月一次见参考答案1-1【本讲总结】从某种角度而言，世界是一个时时处处充满会议的世界。高效的会议能 关心我们迅速解决实践中遇到的咨询题，然而低效率的会议却往往占据上 风，造成时刻成本、直截了当成本及效率成本的缺失。因此，每个人应从基础做起，深刻明白得会议的意义、目的、分类、合 理的发生频率以及如何运算会议的

8、成本，只有先把握了这些基础知识，才可 能使每一次会议都“行之有效”。【心得体会】第二讲会议效率不高的缘故及解决方案【本讲重点】 会议效率不高的缘故及预防性治理 高效会议的八大特点会议规范会议效率不高的缘故及预防性治理映了会议有自 们摸索。己的一些方法，他的方法反专门多公司往往由于以下缘故，开会效率低下：公司的主管都不明白何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在 周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。许多主管关于何时开会几乎都不征询职员的意见。这使得职员疲于奔 命，甚至得延后或舍弃参加其他会议。有些“必须到会”的职员，因为差不多与重要客户或政府官员有约在 先，全然不能出席，这使得会议讨论专

9、门难进行。而到场的人往往并非与议 题关系最紧密的人，因此预备不充分或者全然来不及预备。时下有一句专门流行的话 “最近比较烦”，对太多像小王一样的职 场人士来讲，这句话能够改为“开会比较烦”。开会之因此烦，用小王的话 来讲，确实是“会议常在毫无章法的状况下进行，甚至毫无意义地延长时 刻，即使有决议，质量也专门低”，简而言之，会议效率不高。因此，查找 致使会议效率不高的缘故就显得格外重要。2.会议效率不高的缘故效率不高通常由以下: 7种缘故造成。在这7种缘故中，有3种缘故 主持人的我能是会议的“致命伤”，需要格外小心。这 3种缘故是：主持人的技能、会议议的樓备工作主持人的疫能的地点以分克服了致使会

10、议效表2-1会议效率不高的缘故及具体表现项次缘故具体表现（1）时刻会议安排在立即午餐的时刻，每个人都饥 肠辘辘，无心开会。（2）地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频 繁打断，无法正常进行。（3）开会对象的选择必须岀席会议的人未到，通知来的是一些 可有可无的参加者。（4）主持人的技能会议主持人缺乏阻碍力、讲服力，被参会 者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。（5）参会者的技能参会者发言纷乱，既不知如何表意，又不 知如何引退，致使会议失败。（6）会议的预备工作开会前没有通知与会者有关事宜，致使会 议拖沓而无成效。（7）开会的缘故、目 的和结果开会的缘故、目的和结果在会议进行中突 然发觉皆不明确，致使

11、会议毫无意义、宣 告失败。/高效会议的八大特征高效会议的八大寺点拟订和分发了议程表遵守时间请了最有轻脸的和有才能的人出席高的种种不利因素。高效会议具有/ 8大特点 记录所有决定建i泪卩负责人率不与低效率会议相对的确实是髙效会议建议在正式召开会议之前，将高效会议的 8大特点 列出，并随时检 验，充分做好预防性治理，使立即召开的会议能够成为真正意义上的高效会 议。会议规范会议规范包含3个部分：会议时刻安排的规范、固定的会议流程规范以 及会议规范本身。会世討闸寒推時坝范： SAV3AM 岚盲的欲望没皱涣醴，不宜让场会耆对丸參風滅鞍业特令疔 9AM：OAM适嘗1对1金讷 也拴址行业势姿谀的 長悝旺机.

12、川ATjLHAM或.1FNI3?临 逋令集禺广帝口 3PM-5PMf不左排会议上午8-9点之间，正是职员从家到公司，预备开始一天工作的时候。 那个时候的职员，心绪尚且纷乱，还需一段时刻才能进入工作状态。因此， 试图在这一时刻段举行会议、试图让职员回应会议提议或进行业务分析，从 人的生理和心理角度来看，是不现实的。上午9-10点之间，职员差不多开始进入工作状态。在那个时刻段最适 合进行一对一的会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。上午10-12点或下午1-3点之间，最适合调动职员集思广益。大伙儿利 用头脑风暴，持续想出新点子、新方法。下午3-5点之间，最好不要安排会议。那个时段的职员开始进入一天

13、 当中的倦怠期，人人期望赶忙回家，在那个时段举行会议往往会事倍功半。2.会议规范本身会议规范是指大伙儿达成共识的会议守则。会议规范要紧包括以下条 款：所有与会者将每周工作安排时刻表交给会议安排人，以找出最适宜所 有参会人的开会时刻。超过1小时的会议应有书面通知、议程表及有关资料。所有与会者都要预备在会上发言。准时开始，准时终止。各业务单位负责人对决议能否达成负直截了当责任。所有与会者应明白爱护不人的威严，不在会中羞辱不人，这条规则最 重要，需专门注意。意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”会议终止2-3天后，所有与会者应拿到会议记录。必要时请第眞体时闫規童判虚3固定的会议流程规范

14、所有与会者应承担起对会议 三方监控，以保证会交俠倩邸户生主査/恤朋龙图2-1固定的会议规范流程固定的会议流程规范要紧包括一个中心、两个差不多点。(1) 一个中心一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括：会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程； 介绍时刻安排、有关规章制度；指定会议记录人。进行会议讨论，能够分为不同的议程，例如议程一、议程二、议程三 等。具体包括：分享话题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行 动；总结。终止会议，具体包括：总结；安排下次会议。(2) 两个差不多点两个差不多点是指会议的一头一尾，即会议开始前的预备和会议终止后 的跟踪，这两个差不多点是最容易被忽视的。然而，它们却是保证会议成败 的关键。因此，一个规范