案卷评定为扩大船舶生产提供动力

1、“案卷评定”为扩大船舶生产提供动力邹连海大连船舶重工集团有限公司 一、引言近几年，因国家经济政策的不断调整，国民生产总值每年都是以两位数字的增长速度向前发展。进出口贸易额不断增加，大型机械设备等高技术，高科技含量商品的出口正逐步取代轻纺、化纤、粮食、等传统出口项目。特别是“入世”以来变化更大，更突出。我国造船业的发展过程就是一个良好的例证。据世界造船业统计，我国年造船当今虽然仍排在世界造船第三位。但从质与量上看，与以往的第三却大不相同。以往的第三从质上看，低科技含量，低附加值的油轮，散货轮居多，经济效益不明显。从量上看，只占世界年造船总量的6%10%左右，年交造船仅300万吨左右，如今的第三，

2、从质上看，高科技含量，高附加值的第四代集装箱船、滚装船、为开采海上石油配备的大型油水处理船、以及30万吨超大型油轮居多。经济效益比较看好。从量上看，年交船达900万吨，占世界年造船总量的17%20%左右。随着“入世”与国际世贸组织交往的增多，国家各项优惠政策的出台，地方政府的全力支持，我们国家的船舶质量会越来越好，建造速度更是会突猛进的发展，逼近韩国、日本指日可待。以这样的发展速度，2020年必将取代他们，成为世界造船第一强国。二、档案在船舶建造过程中的作用大家知道，造船工业惯用的设计方法是母型船参考法。即企业在接受船东询价，接受新型船舶建造订单前，必须进行报价设计。根据船东提出的技术性能、参

3、数、机械配置的具体要求，参照以前自身设计、建造完工并交付使用的、相近船型的、全部归档了的技术资料来进行比对。经过充分论证和计算后,提出迅速报价，争取谈判时间。由此可见，大量的技术储备和准确.完整的档案资料在企业的生产、经营过程中的作用是相当重要的。举例说明。（1）、上世纪90年代末，受东南亚金融危机的影响，世界造船业整体滑坡，国外若干造船骨干强企纷纷破产。我国的船舶工业生产也受害沉重，部分国企因为长时间没有接到定单而停产关门。新船重工的经营形势也不乐观，连续17个月没有接到新定单，生产、经营形势相当严峻。当得知伊朗船东有意建造30万吨超大型原油轮的意向，并已经与日本、韩国造船强国频繁接触时。我

4、们做出快速反应,与专业技术人员一起昼夜奋战，在短短的时间里整理出100多卷包括完工交付使用的11万吨、15万吨（当时我们并没有建造过30万吨超大型油轮的经历，也没有相同船型技术资料的储备）等多种油轮的报价资料和反映企业造船能力的档案资料交付船东审查，为赢得船东信任，争取谈判的成功，提供了重要依据。在国家主要领导，相关部委的全力支持下，经过四轮交锋，一举成功地承接了5艘30万吨超大型出口油轮的建造定单，合同金额3.5亿美元，实现了我国船舶工业在建造超大型油轮方面零的突破。 (2)、1997年，世界一家著名船东拟在韩国订购11万吨级成品油轮，且已与建造商进行了接触。为了扩大市场，争取订单，公司主管

5、领导带着档案人员连夜整理为希腊、挪威两大航运公司设计并建造过的9.8万吨原油轮和11万吨成品油轮的档案资料，利用船东代表在我国某空港转机的机会去专程拜访。我们所提供人详实、完整的技术档案资料深深打动了船东代表的心，他们感慨地说：“真没想到，中国也有能够建造这种高技术船舶的造船厂”。于是主动退了机票，并延长了与公司领导会见的时间，双方提前进行了实质性的谈判。在对公司实地考察后，船东终于放弃了在韩国订船的计划，把3条11万吨成品油轮的建造订单交给了我们公司。此后又分三批追加了9条同类型船舶和5条30万吨超大型原油轮的建造订单。经过几年的合作，目前订购和建造两家公司已经结成合作伙伴关系。三、案卷评定

6、工作是提高档案准确度的基础档案在企业的生产，经营中被专业人员广泛的利用，源于日常的严格管理。档案管理从广义上说是档案工作的统称。是从文件、资料、图样的形成开始，经过归类、归档、整理、组卷、排序利用等等，十几道工序来完成。粗略一看没有什么，谁都能干，谁都会干。但是，要想干好，干的精细，让利用者用的放心，那就是另外一码事了。如案卷评定工作，就是归档这个小项目中的一个环节。抓住这个环节，归档的案卷准确率提高了，利用者才能放心大胆的利用，才能为企业的生产、经营、管理发挥巨大的作用，档案工作才会得到多数人的认可。前面提到的事例充分地证明了这个问题。那么，怎样才能做好呢？笔者认为：1、领导重视是做好档案案

7、卷评定工作的关键任何工作都是一样的，没有领导的支持将一事无成。多年的工作实践证明，企业的主管领导抓档案工作必须象抓生产、经营、安全工作那样严格认真，企业的档案管理工作才能做好。本单位档案的主管领导是副总经理兼总工程师，具有高级研究员职称。几十年在技术部门主管技术工作的经验使他深知完整、准确的档案在实际工作中的重要性。因此他在布置生产、设计工作的同时布置文件资料、技术图样的归档工作。并把归档案卷的准确率作为档案工作的首要任务来抓。他多次强调：“不准确的档案资料不如废纸，谁用害谁。档案人员更不能做这种事。”在他的严格要求下，各事业部的部门领导也是一样亲自挂帅，定期检查部门的归档工作，把档案管理工作

8、提到具体的议事日程。专.兼职档案人员得益于上级领导的重视，负责日常管理工作时，工作开展的更顺畅。这样一来，一个档案管理网络在企业内部基本形成。工作中实行每级负责制，一级抓一级,下级对上级负责。遇到问题及时报告,抓住细节决不放松。有布置、有检查、有总结、有评比。定期表彰先进的同时促进落后。从而保证了归档案卷的完整、准确。1996年以来，我们公司就是运用这种方法开展工作。既每年的年底，发通知给归档单位。部门主要领导、部门分管档案工作的领导、（有的部门是书记分管）项目负责人、以及档案人员参加的归档主题会议，根据各自的生产进度制定归档计划，注明归档时间。报档案管理中心，档案管理中心拟文于次年年初以公司

9、行政的名义下发文件。主管副总定时召集有部门分管领导，专、兼职档案人员参加的档案工作会议。会上总结.上一年档案工作情况，宣布评比结果。表彰、奖励先进:。同时，根据文件要求，提出新一年度档案归档要求。充分调动了基层、中层、高层三个层面的积极性，企业内部形成了一个良好的工作氛围。2、标准.制度是做好档案案卷评定工作的保障做什么工作,如果离开了一整套严格的规章制度去约束，规范，那将一事无成，档案工作也是一样。如何做好档案案卷的评定工作呢？首先是要对照标准，执行标准。因为只有对照标准才能判断、检验工作过程中的对与错。几十年来，国家档案局，船舶工业总公司已经制定、颁发了若干国家、行业的档案工作标准和规范，

10、供大家在日常工作中学习和执行。但是对于一个组建时间不长的企业档案部门和一批从事档案工作不久的职工群体，学习是相当重要的。部门领导订购了一些关于档案工作的国、部标准、规范。翻印了一批，分发给相关人员，组织大家学习，研究。要求她们严格按照国家，行业的标准.规范开展工作。但是，国家、行业标准、规范具有一定程度的指导意义，适用的范围比较宽，线条较粗。企业在执行过程和具体工作中会遇到一些特殊的问题。还需要我们在实际工作中根据企业档案工作的具体情况思考具体的工作思路，解决这些实际问题。所以我们组织一些有多年实践经验的老同志参照国、部标准，制订了既符合国、部标准要求，又能满足企业管理需求的二十六个企业档案内

11、部标准、文件,组成标准汇编在企业内部强制推行。(<归档质量评定及奖励办法管理规则>就是其中之一)保证了企业档案归档工作有法可依，有据可查，有章可循。本标准汇编是围绕企业内部档案工作编制的,因此比国、部标准更细致，更符合企业档案的需求，可操作性强。从而使企业档案的归档质量从标准、制度上得以充分的保障。3、档案管理人员是做好档案案卷评定工作的基础每一工作的开展都是靠基层人员从基础抓起的。档案的评定工作也是如此。即使有了领导的支持，有了制度的保证，还需要基层人员努力去工作。需要档案人员克服一切困难把案卷收积齐全、准确。大家知道，当今社会各行各业发展飞速，节奏很快，专业技术人员肩上的担子很

12、重，大部分人是支持档案工作的。但是也有那么一些人工作结束后不善于积累、总结、归档。或因工作繁重，一项任务完成又接受新的任务，没有时间整理归档。或者就是归档意识淡薄不愿意归档。或者是利益驱使，不给钱不给你归档。或者采取应付差事给你一些资料了事。如何保证案卷完整、准确、及时归档呢？这就需要档案人员发挥作用，同时需要档案人员具备良好的职业素养。那么什么是档案人员的素养呢？笔者认为：首先，要热爱档案事业，具有较强的事业心。因为档案工作与其他技术专业相比，产出的效益不明显，受重视的程度要差，因此在企业中，个人收入普遍较低，没有敬业精神不行。其次，要增强服务意识。改变过去那种等、靠、要的管理模式，主动出击

13、，走出去，扎下去，变被动接受为主动收集，登门服务收集档案，节省专业技术人员的时间。第三，要熟练掌握岗位知识，提高业务水平，清楚地解答归档人员提出的各种各样的问题，提高工作效率。第四，要熟悉专业工作。具有检查、鉴定归档资料是否完整、准确、发现问题及时提出改正意见，减少归档人员做重复劳动。第五，要公正，要平等的对待每一个人。因为企业每一年在档案工作会议上要对归档工作好的单位，个人给予表彰，奖励。对没有完成归档任务的单位，个人进行处罚。虽然奖励额度不是很大，处罚的人数并不太多，但是，这项工作的政策性较强，操作失误很容易挫伤对方的积极性，至使好的政策没能收到好的效果。综上所述，档案工作开展的好与差，与

14、档案人员的服务有很大关系，所以说，基层档案管理人员是企业开展和做好这一项工作的基础。四、档案案卷的评定方法及评分原则（1）评定方法归档质量的评定，采用按项目打分，按评定的单位记总分的方法。对若干部门共同承担的项目进行归档质量评定时，分别由承担部门将应归档的文件材料组成保管单位向档案部门归档，并对其分别进行归档质量评定。对于分阶段归档的项目进行归档质量评定时，可以分别对阶段的归档情况进行质量评定。对规模较大，案卷较多的项目进行档案质量评定时，可采取抽查的方法。抽查的比例分别为10%100%。归档质量评定项目和评定标准如下:评定项目 及时性 完整性 准确性 系统性 纸质与字迹 外观质量标准分数 1

15、 5 分 2 5 分 2 5 分 1 0 分 1 0 分 1 0 分 （2）评分原则1）、及时性:：是指按要求在归档时间内,完成归档任务的记15分。拖期1个月的扣5分。拖期3个月及以上的不得分。2）、完整性：是指文件材料的齐全程度，按照归档范围结合项目应形成文件材料的实际，检查其完整性。齐全的记25分不齐全的酌情扣分。对于严重缺项的和关键部位缺页的，不得分。3）、准确性：是指档案内容与其反映的实物或实际相符程度。按照图物相符，技术数据可靠，签字手续完备程度或与事实的出入程度检查其准确性，完全符合要求的记25分以后递减。直至返工不记分。4）、系统性：是指文件材料在案卷中排列规律的有机性、成套性、合理程度。对排列正确无差错的记10分，有不符之处又不能在限定时间内改正的则扣分。差错处之和等于或大于抽查卷数此项不记分。5）、纸质与字迹：是指档案载体材料的优劣，文件中字迹的耐久程度是否符合规定的要求，完全符合要求的记15分，若有不符之处，又不能在限定时间改正的则扣分，差错处等于，大于被抽查卷数的不得分。6）、外观质量：是指案卷的封面，脊背的填写及案卷的