上市公司采购价格管理规定

1、江苏XX股份有限公司文件编号Q/JD.G01013-2013制度名称 采购价格管理规定版 本A/1实施日期2013-5-1第4页 共17页采购价格管理规定编 制审 核批 准日 期日 期日 期1目的为了统筹发挥XX股份有限公司（以下简称“股份公司”）整体优势，兼顾下属事业部/子公司经营主体地位，规范采购物料调价行为，特制定本规定。2适用范围2.1涉及单元本规定适用于股份公司范围内主要事业部/子公司的采购物料，本规定将各事业部/子公司定义为A、B类公司。2.1.1 A类公司包括：单缸机事业部、多缸机事业部、汽油机事业部；2.1.2 B类公司包括：农装事业部、研究院、江动进出口公司。2.2物料范围2

2、.2.1采购物料包括：原料及主要材料、外购半成品(外购件或外协件)、柴/汽油机装机零部件及样机、农业装备装机零件及样机、辅助材料、燃料、包装材料、模具、备品备件、外协费用、维修费用等。2.2.2股份公司对采购物料实行分类管理，即A类、B类、C类物料。2.2.2.1 A类物料：是指A类公司中对股份公司生产经营影响重大、采购金额巨大、采购成本影响重大的物料。涉及范围暂定为：灰铁、球铁、铝合金锭、焦炭、废钢、机械生铁。2.2.2.2 B类物料：是指A类公司中柴油机、汽油机等批量装机用零部件和相关零件的外购半成品、毛坯，以及采购金额较大的物料，详细见附表一。2.2.2.3 C类物料：是指除A类与B类物

3、料外的一律暂称为C类物料，包括维修备件、辅材、劳保用品、外协费用、修理费用、模具、样机等，B类公司所有采购物料暂列为C类。2.3采购价格管理运用XX核价及动态BOM管理系统（以下简称核价系统）为基础手段，发票入账一律以核价系统中价格数据为准。3部门职责3.1财务管理部：采购价格管理的归口部门，负责原材料基准价格发布、采购价格的审核和备案、价格执行情况的检查；3.2会计核算部：依据核价系统的数据进行发票入账核定；事业部公司财务部：公司规定有权限核定发票入账的，价格要依据核价系统的数据；3.3物料采购部门：负责采购价格申请与价格执行，提供报价所需的基础数据与文件。包括事业部采购部和设备备品备件购买

4、部门以及其他含有采购职能的部门。3.4技术部门：提供各层级的技术支持；研究院给予采购物料相似性系数的确定、新品模具开发费用的传递和有关工艺方面有争议事业部不能解决的问题；事业部研究所提供事业部物料定价用的图纸与物料规格型号的确认以及理论重量的计算。3.5质量部门：股份公司质量部负责组织物料称重管理，并按称重细则要求传递书面签字确认的称重数据；事业部质量部负责采购物料称重。4 价格管理4.1 管理权限4.1.1 A类物料由股份公司统一管理，实行公司招标或议价，组织实施部门为督查审计部或财务管理部；4.1.2 B类物料各事业部负责价格谈判和审核，报股份公司财务管理部批准；4.1.3 C类物料各事业

5、部按照内部价格管理规定审批报股份公司财务管理部备案，股份公司财务管理部对所确定的价格抽查；4.2管理原则4.2.1同一物料，采购价格相同，特殊情况需备案说明原因。4.2.2同一家供应商，采购支付政策相同。4.2.3同一类物料，采购价格调整政策相同。4.3采购物料价格管理分为审核制和备案制两类。4.3.1审核制：采购物料价格至少必须经股份公司财务管理部签字确认后方可执行；4.3.2备案制：事业部按照内部价格审批程序执行，在发票入账前必须报股份公司备案。事业部应参照股份公司采购价格管理规定制定事业部价格管理细则。4.3.3 A类物料和B类物料实行价格审核制，C类物料实行备案制。4.3.4所有采购价

6、格均要求录入核价系统，采购发票的单价要求依据核价系统中数据进行核价，系统中无价格发票不得入账。4.4核价系统数据录入4.4.1录入方式分为：统一导入系统和自行录入系统。4.4.2统一导入系统：事业部内部审批后报财务管理部备案，要求附事业部书面签字文件和按照统一格式的excel电子文件，由财务管理部统一导入价格系统，财务管理部打印出价格申请表附书面备案文件经部门会签后归档。4.4.3统一导入系统的物料4.4.3.1 A类公司的C类物料中除辅料、备品备件及辅料外的采购物料，包括：外协费用、修理费用、模具等没有K3统一物料代码的费用项目。4.4.3.2 B类公司所有采购物料。4.4.4自行录入系统：

7、由申请者直接在价格系统中录入数据，打印出价格申请单，进行报批；4.4.5自行录入系统的物料：A类、B类物料和C类物料中统一导入系统物料中未涉及的物料。5 采购价格管理流程本文以下内容主要指A类公司的物料，B类公司要求参照本制度制定相关采购价格管理规定并执行。5.1物料代码申请的要求新增物料代码由需求单位提出，事业部产研所按照规则编制、研究院批准后，由事业部产研所负责添加；需求单位将书面审批记录报财务管理部备案后方给予价格系统相关审核，计划价由需求单位提供并保证合理性。采购物料必须要有可区别于其他物料的规格型号，除特殊统一规范性物料名称外，一律要有规格型号加以区别。5.2价格报批注意事项5.2.

8、1除直接降价、同一供应商同一物料不同帐套价格补录外，一律不接受不带附件的价格调整申请;5.2.2 招标定价的物料，要附有督察部开具的物资采购价格表；5.2.3 B类物料价格调整申请时要附有经批准的月度调价方案，特殊的价格调整申请月度调价方案要求附有事由和详细的分析说明；5.2.4询、议价的物料，价格调整申请要求附有询、议价记录，必要时附有实物照片和有特殊要求的相关技术文件；5.2.5新品定价要附有图纸、称重记录、零部件报价表、相关技术文件，直接外购件附实物照片并经事业部技术负责人签字盖章确认；图纸要有相关人员签字、部门盖章。5.2.6临时采购物料要有经批准的临时采购计划或销售订单；5.3 A类

9、物料5.3.1 每月25日前，由事业部采购部向财务管理部以书面形式报送经审批的次月采购计划汇总统计表。5.3.2 A类物料采购价格确定方式分为：分管领导谈判、财务管理部议价、督察部招标。5.3.2.1由股份公司价格分管领导谈判的物料：协商确定价格后，由财务管理部填报大宗物资价格备案表，报股份公司财务总监和总经理批准后执行，财务管理部直接录入核价系统。 5.3.2.2由财务管理部议价的物料：财务管理部根据采购计划组织相关部门与供应商协议定价，填报大宗物资价格备案表，报股份公司财务总监和总经理批准后执行，财务管理部直接录入核价系统。5.3.2.3督察部招标的物料：由督察部组织招标评标，确定采购价格

10、，填制采购物资评标表，由采购部门负责报批工作，完成后由督察部开具物资采购价格表到财务管理部备案执行，财务管理部直接录入核价系统。5.4 B类采购物料5.4.1细则5.4.1.1 事业部可根据生产需求确定物料采购的数量、方式，有供货比例协议的以书面形式报财务管理部备案；5.4.1.2 采购价格一般由事业部组织谈判，报股份公司审批后执行，必要时财务管理部参与或给予相关支持；5.4.1.3 B类物料采购价格确定方式可采用：规则调整、议价、招标、市场时价。5.5.1.4 采购部门必须在确认本月某类物料没有降价的情况下，方可将该类物料发票移交至发票审核部门；如基准价格尚未发布，经财务管理部确认该类物料没

11、有达到调价基数，可进行发票审核。5.4.2 规则调整类物料5.4.2.1 月度价格调整5.4.2.1.1月度调价方案：各事业部根据原材料基准价格或市场实际采购情况，对当月有价格调整需求的采购物料进行汇总分类，编制月度采购价格调整方案表（附表三）；5.4.2.1.2调价方案内容包括：各类物料采购价格具体调整方案，要求分别列出原基准价格、现基准价格、拟调整基准价格，对超出基准价格调整的要求说明其原因；5.4.2.1.3无调价方案或未经审批的调价方案时调价核价备案申报单的申请除直接降价外其他不予接受。5.4.2.1.4调价核价备案申报单中的采购物料的调价申请有下列情况的一律不予受理，如：无基准重量、

12、无主要原材料名称；无调价原则；无采购合同；5.4.1.2 价格调整的提交5.4.1.2.1 采购物料价格调整执行基准价格I的，月度调价方案要求在基准价格发布后7个工作日内提交审核，价格审批表要求在当月20日前提交；5.4.1.2.2 采购物料价格调整执行基准价格II的，月度调价方案要求在基准价格发布后3个工作日内提交审核，价格审批表要求在当月28日前提交；5.4.1.2.3 超出价格表审批截止期限的调价申请，原则上不予受理，特殊情况必须对不能及时的情况进行说明，且必须经股份公司财务总监同意后方给予受理。 5.4.1.2.4 采购物料的价格涨价调整一般只接受本月申请且不予追溯，特殊情况追溯调整需

13、股份公司财务总监和总经理审批。5.4.1.3 其他要求5.4.1.3.1 零部件非材料费用部分上涨的特殊调价方案，同一类物料每家供应商至少必须填报三个物料的零部件报价表（附表二）以及涨价具体说明，该类物料数量少于3个则至少填报一份零部件报价表 。5.4.1.3.2 特殊涨价的物料则一律将其原材料基准价调整为近期3个月最高价，如原基准价高于近期3个月最高价则不予调整。5.4.1.3.3 各事业部采购部门对原材料基准价格下降幅度达调整基数时必须及时提交降价申请；财务管理部可以根据发布的原材料基准价格指导各事业部采购部实行降价，采购部门要求在调价方案截止期限内给予书面回复。5.4.1.3.4 对于原

14、材料基准价格可能达到降幅的采购物料，财务管理部可以提前告知各采购部门与财务部门暂缓该类物料的入账。5.4.3招标类物料5.4.3.1督察部招标确定价格的物料：由督察部组织相关人员开标，开标完成采购价格确定后，采购部门完成报批手续后，由督察部开具物资采购价格表予财务管理部备案。5.4.3.2事业部自行招标确定价格的物料：事业部招标文件发出时同时报备财务管理部，必要时财务管理部安排人员参与，招标活动完成后将结果经股份公司审批后执行。5.4.3.3招标类物料价格调整可不在调价方案中提出，可直接走价格审批手续。5.4.4市场时价5.4.4.1 汽油、柴油等受国家调控的物料由采购部门根据国家或市场调整幅

15、度进行实时调整、报批。5.4.4.2电解铜等根据有色金属网站当日现货价格实时询价的物料在询价当日完成核价系统录入手续并进行价格报批。5.4.4.3 其他依据市场行情波动进行价格调整的物料，建立一定规则经审批并报财务管理部备案后按采购当日材料价格调整、报批。5.4.4.4 市场时价的物料可不在调价方案，根据实时价格调整单独报批；要求在下发订单或询价的当日在核价系统中将该份单据录入，不得补录；可采取阶段时间汇总向股份公司报批。5.5 C类物料的价格调整5.5.1 C类物料由事业部采购部门根据询价议价情况填报询价议价表，所有询价行为必须有书面文件或询价记录，询价供应商数量原则上不得低于2家，有规格型

16、号、品牌等特殊指定的需求时需提供书面审批文件。5.5.2 价格备案时需在备注中说明采购需求单位、用途、数量或采购总金额、支付方式。5.5.3 价格审批表由采购部门经理审核、生产需求部门确认、事业部总经理签字批准后报财务管理部备案。5.5.4 签订年度协议定价的采购物料，价格报备时需附已完成审批的采购协议。5.5.5 独家供应且经常性采购的物料，需以至少半年为一个周期汇总备案。5.5.6 采取备案制的物料，如新发生采购或费用，采购部门每个月28日前至少备案一次且每项费用自发生之日起2个月内要求完成备案。如果物料已采购暂未确定价格，由具体负责业务人员估算备注说明，确定价格后再正式备案并补录系统。5

17、.6新产品的定价管理5.6.1研究院试制产品5.6.1.1试制产品申请定价时要求提供相关基础资料，包括图纸、理论重量、开发协议、零部件报价表并提供试制产品相似性系数与基准物料。5.6.1.2试制产品说明加工方式、开发时间要求以及特殊要求。5.6.1.3图纸必须经研究院盖章签字确认。5.6.1.4直接从市场购买的样品、样机可简化报批资料，要求叙述说明并经研究院院长审批。5.6.2事业部新产品定价5.6.2.1新产品申请定价时要求提供相关基础资料，包括图纸或技术更改通知单、称重数据、零部件报价表等。5.6.2.2新产品批量采购入库后，要求在3个月内完成新产品定价报价申请。5.6.2.3新产品定价时

18、需确定其基准原材料、基准重量、基准价格。5.6.2.4图纸必须经研究所盖章签字确认，技术更改通知单要求为正式已下发的文件，复印件要由产研所所长签字确认。5.6.3新品开发模具费用5.6.3.1新产品开发需要支付模具费用的，开发协议中要求说明费用承担方式、分摊数量并向财务管理部报送备案，以便财务管理部跟踪。5.6.3.2模具费可采用到达一定采购数量返还或在采购价格中体现。5.6.3一次性处理的采购物料5.6.3.1对于年采购量在100只以内或采购物料超过1年以上未结算的采购物料，可采取一次性处理。5.6.3.2采购物料定价的原材料价格不得超过近一年平均价格的10%。5.7紧急采购物料的管理5.7

19、.1 因采购零件（主要是指B类物料临时采购、临时订单）的短缺对生产造成重大影响的情况下，采购部门可在获得事业部总经理确认下，直接非合格供方购买或由合格供方代购；5.7.2 购买行为发生后7天内必须补办相关审批手续；出报价单外附有临时订单相关资料；5.7.3 采购价格必须经事业部总经理批准；5.7.4 单批同一物料采购总金额超过10万元需由股份公司财务总监批准。5.8整机BOM定价5.8.1整机BOM定价适合于对于全新开发产品，未达成量产小批量试装机销售机型，以及特殊终端产品如发电机组；5.8.2事业部财务部必须对产品毛利率作出分析，确保合理利润的前提下，经事业部总经理批准方可报批；5.8.3对

20、非零星生产的整机BOM定价审批手续需经股份公司财务总监或总经理批准。6采购价格调整的审批流程6.1 A类物料采购价格调整审批：招标或议价且股份公司财务总监、总经理批准的，可不再事业部审批流程，由财务管理部价格管理人员直接录入价格系统报部门经理审核。6.2 B类物料采购价格调整审批6.2.1月度调价方案6.2.1.1月度调价方案调整幅度在原材料基准价格范围以内的，由事业部采购负责人、事业部财务总监、事业部总经理签字确认、财务管理部备案执行。6.2.1.2月度调价方案调整幅度超过原材料基准价格范围以外的，超过幅度在基准幅度30%以内的，由事业部采购负责人、事业部财务总监、事业部总经理签字确认、财务管理部经理审核、股份公司财务总监批准。6.2.1.3月度调价方案调整幅度超过原材料基准价格范围以外的，超过幅度在基准幅度30%以上的，由事业部采购负责