物业公司品质管理制度

1、物业公司品质治理制度1 .综合治理体系文件增/补发的治理制度根据综合治理体系的要求,为了保证公司体系工作有序的开展,使治理体系文件得到有效的限制,特制定本方法.1.1. 本方法适用范围：申请新增发文件或原有文件丧失、破损补发的情况1.2. 因工作需要增发文件时,由申领部门填写?文件增/补发登记表?,经部门经理签字,报主管领导审批后,报至公司品质治理部予以增发.1.3. 假设文件使用人将文件丧失时,应重新申请补发,由申领部门填写?文件增/补发登记表?,经部门经理签字,报主管领导审批后,由公司品质治理部予以补发.1.4. 假设文件发生严重破损而影响正常使用时,应将破损文件交回,申请补发新文件.1.

2、5.任何人未经批准不得擅自复制文件.1.6.文件使用人应妥善的保管使用文件.2 .综合治理体系文件编写规定2.1. 编写要求1) .综合治理体系文件的所有规定应与公司的其他治理规定相协调,各级体系文件之间也要相互协调2),综合治理体系文件编写时力求表达清楚、准确、全面、简单扼要,实现唯一理解,不能针对某一事项有相互矛盾的不同文件同时出现和使用.3),遵循现场、现实、现物的原那么编写各类文件.所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到,一旦发现文件不适用(合),应立即报拟制部门或人员按规定程序修改.2.2. 文件编写程序和格式1) .文件编写流程图2) .版面：一般采用 A4 竖版,便于保管和

3、使用.3) .单行本的编制i,单行本的内容应参照各中央相应的运作手册编写.ii.单份工作规程一般没有页面,(如需页面,参照 1.5,23)的格式)； 单行本应增加一页面、一目录页.4) .页面i,文件的内页一般按公司统一规定使用纸张,文件的每页均需有该文件的连续页码.ii,品质治理部根据总经理批准的修订意见,将全部受控的原综合治理体系文件统一上收实施文字处理,并填写综合治理体系文件修改状态表.综合治理体系文件的更改与换版均采用换页形式.对于修订引起的增加页采用后缀法标注页码,例如第 5 页增为两页,标注为第 51 页“和第 52 页“；对于减少页,保持该页格式和页码,并在首行注明“此页为空页.

4、5) .章节编号i.文件章节编写采用阿拉伯数字编排,如 0;0.1;0.1.1;0.1.1.1依次表示第一章；第一章第一节；第一章第一节第一ii .章节以下内容是并列关系时,可采用阿拉伯数字加半括号编排如 A、B、C表示.iii.在 A、BC中如仍需分段表达,那么用 a、b、c表示.6) .格式要求i.综合治理体系文件的编写应按品质治理部规定的统一格式.a.文件中所有文字均根据统一 WOR 模板要求.b.运作手册中流程图中文字均为宋体 5 号字.ii .所有综合治理体系文件中所涉及的表格应按统一规定的字体、字号进行制作.a.表格标题统一为黑体三号字加黑.b.表格中的文字为宋体小四号字.c.表格

5、的受控号应位于表格页角的右下方,为宋体五号字.7) .文件架构和内容i.综合治理手册：按选定的标准描述综合治理体系,章节与所依据的综合治理体系标准的要素一一对应,其结构如下：- -目录-范围- -治理者代表任命书-引用文件- -治理方针批准令-术语及缩略语- -综合治理手册发布令-综合治理体系要求- -前言ii .程序文件： 标题应说明开展活动的内容及其特点,一般由管理对象和业务特性两局部组成.如不合格品的限制程序,对象是不合格品,业务特性是“限制程序,具体形式可参照下例：1.0 目的：一般简要地说明为什么要开展这项活动即描述为什么要制定此程序.2.0 范围： 此程序适用于哪些范围的活动,指出

6、开展此项活动所涉及的有关部门、相关人员、产品等,必要时应说明禁止事项.3.0 责任：规定负责实施该项程序的部门或人员的责任和权限包括哪个部门协调配合.4.0 工作程序： 按活动开展的顺序一步一步地列出开展此项活动的具体步骤,明确规定 5W1HWhy 要到达什么效果；What:做什么；Who 由谁来执行：When 在什么时候做；Where 在什么地方做；How 具体怎样做；应采用的材料、设备、文件等；如何进行限制检查：应保存的记录；应注意的例外特殊情况.必要时辅以流程图5.0 相关/支持性文件：开展此项活动应形成的报告,必须应用的记录、表格等,可附上表样或只注明其编号和名称.iii.工作规程及部

7、门运作手册：是对程序文件的补充,编写时应坚持实际、有效的原那么,使其具有良好的可操作性,内容上应满足 5WIH 原那么,可用不同方式组织,实施“唯一理解,表达出：Where 在那里使用这份文件；Who 什么样的人使用该文件；What:此项工作的名称是什么；Why 此项工作的目的是什么；When 在什么时候做；How 如何按步骤完成作业.iv.运作手册总体结构组织结构和人员编制治理范围岗位责任操作规程规章制度/治理制度质量记录及表格v.运作手册中操作规程局部应包含目的范围责任操作规程相关文件相关记录2.3.文件编号规定各部门编写的综合治理体系文件在完成后,由文件治理员根据本规定的要求进行登记、编

8、号,每一份文件只允许有唯一的一个编号.1),公司与各中央代号XX 局物业治理-ZG-物业治理中央-HH国际金融物业治理中央-JRDD厦物业治理中央-KXFF 大厦物业治理中央-HS2),部门名称与部门代号公司内各部门代号从该部门名称中取两个汉语拼音字母来表示:3),北京公司工程事务部-BGS 财务部-BCW质量治理部-BZG 行政与人力资源部-BXR开展筹划部-BFZ 保洁中央-BBJ物配中央-BWP1.2.管中央物管部-WG 行政人事部-XR工程部-GC 安保部-AB2.4.体系文件编号方法1),?综合治理手册?的编号表达形式如下列图所示：CMPMC-BJ/ZH 口版本号(如AB)综合治理手

9、册拼音缩写北京招商局物管公司英文缩写2,?程序文件?的编号表达形式如下列图所示:CX4,-要素内程序文件序号版本号如 A、B目录号如 4,1、4.2程序文件拼音缩写3,?运作手册?的编号表达形式如下列图所示：YZ-/-部门拼音缩写如 WGGC各中央拼音缩写如 JR、HH版本号如AB运作手册拼音缩写4,?应急防护手册?编号表达形式如下列图所示:YJ-/口口各中央拼音缩写如 JR、HH版本号如AB应急防护手册拼音缩写5,单行本编号原那么DX-口/-序号必要时使用部门拼音缩写如 WGGC必要时使用公司/各中央拼音缩写如 JR、HH版本号(如 A、B)单行本拼音缩写2.5.记录表格的编号方法1) .程

10、序文件表格编号方法：CX4.-修改状态该程序的表格顺序号程序序号目录号程序文件拼音缩写2) .运作手册表格编号方法：YZ-/-FDD-D修改状态表格顺序号部门拼音缩写各中央拼音缩写运作手册拼音缩写3) .应急防护手册表格编号方法:YJ-/-F-修改状态表格顺序号各中央拼音缩写应急防护手册拼音缩写2.6.受控号编号原那么1) .文件序号：用阿拉伯数字表示： 1 代表综合治理手册； 2 代表程序文件； 3 代表运作手册；4 代表应急防护手册；5 代表单行本.2) .公司及各中央序号用阿拉伯数字表示：1 代表公司；2 代表金融；3 代表航华；4 代表华商；5代表凯旋3) .部门序号i.公司：1 为行政人事部、2 为品质治理部、3 为工程事务部、4 为财务部、5 为开展筹划部、6 为保洁中央、7 为物配中央.ii .中央：1 为行政人事部、2 为物业治理部、3 为工程部、4 为安保部、5为财务部.4) .受控号编写方法如下图：口口口口0口受控序号部门序号公司/中央序号版本号文件序号3.6.记录表格YZ-ZG/BZG-F01-01?文件增/补发登记表?CX4.2.3-01-F01-01?文件发放(回收)登记表?CX4