识别与采购物资风险分析要素

1、识别与采购物资风险分析要素2011 年识别与采购物资风险分析要素一、物资采购外因型风险分析1、意外风险：物资采购过程中由于自然、经济政策、价格变动等因素所造成的意外风险。2 、价格风险：一是由于供应商操纵投标环境，在投标前相互串通，有意抬高价格，使企业采购蒙受损失。二是当企业采购认为价格合理情况下，批量采购，但该种物资可能出现跌价而引起采购风险。3 、 采购质量风险： 一方面由于供应商提供的物资质量不符合要求，而导致加工产品未达到质量标准，或给用户造成经济、技术、人身安全、 企业声誉等方面造成损害。 另一方面因采购的原材料的质量有问题，直接影响到企业产品的整体质量、制造加工与交货期，降低企业信

2、誉和产品竞争力。4 、 技术进步风险： 一是企业的制造产品由于社会技术进步引起贬值， 无形损耗甚至被淘汰， 原有已采购原材料的积压或者因质量不符合要求而造成损失； 二是采购物资由于新项目开发周期缩短， 如计算机新型机不断出现， 更新周期愈来愈短， 刚刚购进了大批计算机设备， 但因信息技术发展， 所采购的设备已经被淘汰或使用效率低下。5、合同欺诈风险（ 1）以虚假的合同主体身份与他人订立合同，以伪造、假冒、作废的票据或其他虚假的产权证明作为合同担保；2）接受对方当事人给付的货款、预付款，担保财产后逃之夭夭。（ 3）签订空头合同，而供货方本身是“皮包公司”，将骗来的合同转手倒卖，从中谋利，而所需的

3、物资则无法保证。（ 4）供应商设置的合同陷阱，如供应商无故中止合同，违反合同规定等可能性及造成损失。二、物资采购内因型风险分析1 、计划风险：因市场需求发生变动，影响到采购计划的准确性；采购计划管理技术不适当或不科学，与目标发生较大偏离，导致采购中计划风险。2 、合同风险：一是合同条款模糊不清，盲目签约；违约责任约束简化，口头协议，君子协定；鉴证、公证合同比例过低等等。二是合同行为不正当。 卖方为了改变在市场竞争中的不利地位， 往往采取一系列不正当手段，如对采购人员行贿，套取企业采购标底；给予虚假优惠， 以某一些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣产品。 而有些采购人员则贪求蝇头小利，牺牲企业利益，不能

4、严格按规定签约。三是合同日常管理混乱。3、验收风险：在数量上缺斤少两；在质量上鱼目混珠，以次充好； 在品种规格上货不对路， 不合规定要求； 在价格上发生变形等等。4、存量风险：一是采购量不能及时供应生产之需要，生产中断造成缺货损失而引发的风险。二是物资过多，造成积压，大量资金沉淀于库存中，失去了资金的机会利润，形成存储损耗风险。三是物资采购时对市场行情估计不准，盲目进货，造成价格风险。5、责任风险：许多风险归根至底是一种人为风险。主要体现为责任风险。例如， 合同签约过程中，由于工作人员责任心不强未能把好合同关，造成合同纠纷。或是采购人员假公济私、收受回扣、谋取私利。三、防范物资采购风险的主要对

5、策1、应建立与完善企业内控制度，加强教育，提高素质应建立与完善内部控制制度与程序， 加强对职工尤其是采购业务人员的培训和教育，不断增强法律观念，重视职业道德建设，做到依法办事，培养企业团队精神，增强企业内部的风险防范能力，从根本上杜绝合同风险。2、加强对物资采购招标与签约监督（ 1）检查物资采购招标是否按照规范的程序进行，是否存在违反规定的行为发生。 采购经办部门和人员是否对供应商进行调查， 选 择合格供应商。是否每年对供应商进行一次复审评定。（ 2）加强签约监督。检查合同条款是否有悖于政策、法律，避免合同因内容违法、 当事人主体不合格或超越经营范围而无效； 通过资信调查，切实掌握对方的履约能

6、力；对那些不讲效益、舍近求远、进入情货等非正常情况严格审定； 审查合同条款是否齐全、 当事人权利义务是否明确、有否以单代约、手续是否具备、签章是否齐全。（ 、加强对物资采购全过程、全方位的监督全过程、全方位的物资采购是指从计划、审批、询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等所有环节的监督。重点是对计划制定、签订合同， 质量验收和结账付款四个关键控制点的监督， 以保证不弄虚作假。全方位的监督是指内控审计、财务审计、制度考核三管齐下。科学规范的采购机制， 不仅可以降低企业的物资采购价格， 提高物资采购质量，还可以保护采购人员和避免外部矛盾。(1) 加强对物料需求计划，物资采购计划的审计。审查企业

7、采购部门物料需求计划， 物资采购计划的编制依据是否科学； 调查预测是否存在偏离实际的情况；计划目标与实现目标是否一致；采购数量、采购目标、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划是否有保证措施。(2) 做好合同鉴证审计1 )审查签订经济合同当事人是否具有主体资格，是否具有民事权利能力和行为能力。2 )审查经济合同当事人意思表示是否真实。3 )审查经济合同主要条款是否符合国家的法律和行政法规的要求。4)审查经济合同主要条款是否完备，文字表述是否准确，合同签订是否符合法定程序。 通过审计鉴证， 可以及时发现和纠正在合同订立过程中出现的不合理、 不合法现象； 提请当事人对缺少的必备条款予以补充； 对显

8、失公平的内容予以修改； 对利用经济合同的违法活动予以制止，从而减少和避免经济合同纠纷的发生。(3) 做好对合同台帐、合同汇总及信息反馈的审计当前，合同纠纷日益增多， 如果合同丢失，那么在处理时会失去有利的地位而遭受风险。因此，建立合同台帐、做好合同汇总，运用先进管理手段，向相关部门提供及时准确、真实的反馈信息，也是加强合同管理，控制合同风险的一个重要方面。(4) 加强对物资采购合同执行中的审计1) 审查合同的内容和交货期执行情况， 是否做好物资到货验收工作和原始记录，是否严格按合同规定付款。2)审查物资验收工作执行情况，是否对物资进货、入库、发放过程中，都要对物资进行验收控制。3)对不合格品控制执行情况审计，发现不合格应及时记录，并采取措施。4) 重视对合同履行违约纠纷的处理。 合同履行过程中违约纠纷客观存在，若不及时处理， 不仅企业的合法权益得不到保护，而且有可能使合同风险严重化。5