附属中学声像载体类档案管理办法

1、附属中学声像载体类档案管理办法为了提高学校声像载体类档案（以下简称声像档案）工作的质量和管理水平， 有效地为学生、学校和社会服务，依据照片档案管理规范（GB/T11821-XX）、z省音像档案管理暂行规定等标准，结合学校的实际，特制订本管理 方法。一、声像档案归档范围及其保管期限划定凡反映学校从事教育、教学、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保 存价值的各种以音响、画面等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料均属声像 档案，具包括：照片、录音带、录像带、幻灯片、光盘等。（一）上级机关领导人到本校视察、检查工作期间形成的照片、录音、录像等 声像材料为永久。（二）学校历届校长、书记、省级教学

2、名师、在国内外具有一定影响的知名毕 业生的照片材料为永久。（三）学校召开的各类代表大会及重要会议，如：党代会、教代会、校庆庆祝 会、先进集体和个人表彰大会等照片、录音、录像等声像材料为永久。（四）本校组织或参加的重要外事活动的照片、录音、录像等声像材料为永 久。（五）记录本校重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的 照片、录音、录像等声像材料为永久。（六）记录本校地理概貌、重点工程的照片、录音、录像等声像材料为永久。（七）具有一定影响的学生社会实践活动、先进事迹报告会、奖学金发放仪 式、新生开学典礼、毕业生毕业典礼、历届毕业生合影留念等照片、录像和录音材 料为长期。（八）军训及文

3、体活动的照片材料为长期，包括:1 .校运会开幕、闭幕、比赛场面；校运动队参加省级以上运动会代表合影、比赛场面和破记录、获奖等；2 .兄弟院校代表队来访、表演、比赛等；3 .新生军训活动等材料。（九）校友会重要活动的照片、录像和录音材料为长期。（十）校级以上优秀课件的声像材料为长期。（十一）其他具有保存价值的照片、录音、录像、幻灯片、光盘等声像材料为长期。二、声像档案的归档要求（一）归档的声像材料必须附有文字说明，其内容包括事由、时间、地点、人物、背景、摄录者等要素。（二）归档的声像材料必须是原版、原件（历史原因除外），其声音、图像必须完整、清晰。（三）归档的音频电子文件必须以 MP3 或 WA

4、V 为通用格式，归档的视频电子文件必须以 MPEG 或 AVI 为通用格式。以光盘为载体存贮。（四）归档的音像文件材料必须是可读文件。必须在有关的设备上演示或检测，运转正常，无病毒，清洁，无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。（五）归档的声像材料由承办部门或摄录人员于工作结束后（ 30个工作日内）负责收集、整理，及时向档案室移交。（六）档案室应随时收集零散的、具有保存价值的声像资料。三、声像档案的整理（一）整理原则遵循声像档案的形成规律和特点，以有利于保持声像档案的有机联系，便于保管和利用为原则。（二）整理单位声像档案原则上以一盒（盘）、一张为一个整理单位即一件进行整理。（三）整理方法：1

5、.分年度先将声像材料按其形成或针对的年度分开，如一盒（盘）音像档案录制了两个以上内容的或跨年度的，整理时应以主要内容所形成的年度或最后一个年度作为归档年度。归档年度采用自然年度。2 .分二级类目（分问题）在每个年度下按问题分类，一级类目是声像档案实体分类的最高层位，标识为“SX：声像档案根据不同类型的载体，将其分为二级类目，其分类标识规定如下：二级类目名称 标识代号照片SX12录音带SX13录像带SX14幻灯片SX15磁盘SX16光盘SX173 .分保管期限在二级类目内划分保管期限，即将其分为永久（标识为 Y ）或长期（标识为C）。4 .排列在二级类目下同一保管期限内排列，同一活动或专题材料，

6、原则上整理时要集中排列，但如不同保管期限应分开排列。5 .编号声像档案按排列顺序逐盒（盘）、逐张编写其档号。6 .拟写文字说明与装册或装盒按照分类、排列、编号的结果填写声像档案的标签进而装册或装盒上架。对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。照片使用照片册装载，大幅照片采用单张照片盒子装载并贴签。填写标签项目如下图所示：7、编制声像档案归档文件目录声像档案应依据档号的顺序编制归档文件目录。其格式如下表：归档文件目录档号 题名 编制单位 日期 保管期限 备注四、声像档案的保管（一）专柜（库）保管、竖立存放、要避开30 奥斯特以上的磁场。（二）照片库房保持温度15 25，湿度55 65%。其他声像档案库房，应做到恒温、恒湿、清洁，温度宜1824，相对湿度宜35 45%，要有专用的设备和必