A物资管理办法(第二版)

1、目 录物资管理部构架及职责3第一章 总则5第二章 物资采购的流程及相关制度5第三章 计划管理11第四章 过程控制与现场管理13第五章 物资采购支付管理20第六章 账务核销22第七章 物资结算制度24第八章 成本管理中物资相关工作26第九章 物资部基础工作考评细则30第十章 纪律和奖惩32第十一章 附则32第十二章 相关附件及填表说明33物资附件-1 关于公司各级物资管理类别划分原则36物资附件-2 材料设备招议标计划书39物资附件-3 招标文件40物资附件-4 材料设备招标文件会签单(项目会签报OA流程附件)53物资附件-5 材料设备招标文件会签单（报公司OA流程用）54物资附件-6 招标文件

2、发售登记表55物资附件-7 投标文件登记表56物资附件-8 材料设备招标开标记录57物资附件-9 材料设备询标记录58物资附件-10 材料设备投标比价表59物资附件-11 工程物资买卖合同（范本）60物资附件-12 物资合同交底记录表64物资附件-13 委托付款协议65物资附件-14 项目部合同评审汇签单(项目会签报OA流程附件)66物资附件-15 物资采购合同评审表（报公司OA流程用）67物资附件-16 物资采购款支付审批表(项目会签报OA流程附件)68物资附件-17 物资采购款支付审批表（报公司OA流程用）69物资附件-18 废料处理审批表70物资附件-19 供应商能力调查评价表71物资附

3、件-20 物资标识牌72物资附件-21 物资采购结算协议书73物资附件-22 物资采购结算审批表(项目会签报OA流程附件)75物资附件-23 物资采购结算审批表（报公司OA流程用）76物资附件-24 物资采购合同台帐77物资附件-25 物资采购情况明细表78物资附件-26 物资计划、到货及发料情况明细表79物资附件-27 物资需用量计划80物资附件-28 物资领用计划81物资附件-29 月库房盘点报表82物资附件-30 物资效益情况分析表83物资附件-31 物资采购价格信息表84物资管理部构架及职责一、物资管理部职责l 负责建立健全公司物资管理体系及相关规章；l 负责公司物资管理系统的业务建设

4、，指导、监督、检查各项目部的物资管理工作；l 建立收集和掌握各项目所在地区物资采购价格信息，定期组织发布，建立公司物资市场价格体系，及时为各部物资采购给出市场指导价格；l 收集项目部供应商名录，建立供应商评价体系；l 负责各类物资报表的统计工作及材料结算资料的归档；l 负责落实物资采购招（议）标或比价采购，对各项目部物资采购情况进行监控；l 物资收集各项目部进行招议标或比价后的各种材料的价格信息，将中标价格和未中标价格在公司物资管理信息平台上公布，形成资源共享；l 负责各项目部物资付款的审批工作；l 负责工程物资采购合同的审核、签订及采购合同的履约监督；l 负责工程物资的验收入库、调拔出库、剩

5、余物资退库、项目废旧材料处置的审批及库存管理；l 按规定期限督促项目完成材料结算工作，并对完成的材料结算报表进行核实；l 督促现场物资管理人员对材料票据填写的管理，确保票据填写真实有效；l 负责组织公司物资管理人员的业务培训工作；l 审核送货单、入库单、出库单、需用计划、领用计划等原始单据，复核项目材料明细账务，日记账与原始录入单据逐一审核，核查日记账与月报表之间的链接公式，核查月报表账面库存和实际库存盘点准确、真实性；l 每月按时公布各项目部物资人员基础工作考核项，检查评定项目部物资人员物资管理基础工作考核情况；l 物资部各类审批资料的存档工作；l 完成领导交办的其他工作。二、物资部管理部岗

6、位设置及分工部门人员设置及分工一览表（目前部门科员的工作暂由部门经理兼任）：序号部门及人员设置主要工作及职责划分（描述）1部门经理负责本部门建设和部门间协调工作；负责部门人员工作分配、基础工作考核及绩效考核；对项目部相关工作的检查、督促、考核；重点负责物资采购招议标评审及批价的相关工作；对部门分管工作负总责。2部门科员负责部门经理分配的各项工作；协助部门经理完成分管工作中的各项管理资料的收集整理；负责与项目部相关工作的管理人员沟通与衔接；完成部门经理临时交办的工作。3项目材料负责人负责项目部各项物资管理工作实施、安排（重点工作是物资采购、合约、物资计划相关工作），负责项目部各项物资报表的编制整

7、理报送工作；完成部门及项目部临时交办的工作；对项目部物资工作负总责。4项目库管员负责项目部的库管管理各项工作（主要是物资到场验收发放，库房管理、物资台帐相关工作）；负责项目部相关物资报表的编制整理工作；完成部门及项目部临时交办的工作。第一章 总则第一条 为适应公司经营发展需要，强化工程项目标准化管理，确保施工生产需求， 根据公司项目管理规定结合实际情况制定本办法第二条 物资实行“归口管理、分级负责”。物资管理部门主要负责物资采购、检验、储存与消耗管理，按职责权限分类负责；公司物资管理部负责公司物资工作，对公司各项目部物资管理工作实施政策监督和业务指导；所属项目部物资部门负责本项目物资工作，履行

8、相应的职责，承担相应的责任。第三条 物资工作坚持“统筹组织、控制重点、权责一致、强化基础、服务现场”的原则，主要任务及要求：1、 保证各项工程物资供应；2、 降低物资采购成本、存储成本和消耗成本、提高经济效益；3、 保证权限内各类物资存储安全和资料完整、避免损毁和流失。第二章 物资采购的流程及相关制度第四条 物资采购工作流程(如图2.1)编制总材料计划编制比价表、拟定供应方询标、议标、考察编制材料招议标文件审核发放招议标文件递交标书、开标、评标报物资部批价签订物资采购合同材料到场验收、检验试验通知供应商按计划供货编制材料询价表材料询价议价编制材料领用量计划监督各级库房管理，按月、季度、年对各级

9、库房进行盘点物资保管、领用、发放材料堆码、标识编制材料需用量计划材料负责人执行申请支付物资采购款流程 （图2.1 物资采购工作流程图）第五条 采购权限1. 采购权限是根据项目部单项采购价值金额设定相应的审批权限。1.1项目部采购物资时单项采购金额在2万以下的，项目部自行组织招（议）标，将招（议）标比价表报公司物资管理部审议批价，待物资管理部审议批价后项目部组织合同会签最终签订物资采购合同；批价流程：项目部（编制、上报）物资部（批价）合同审批流程：项目部（拟定合同、合同会签、上报）物资部（审核）商务部（审核）财务部（审核）总经理（审批）1.2项目部采购物资时单项采购价值在2万以上的, 项目部组织

10、招（议）标采购，公司物资管理部审批招标文件及方案并参与议标谈判；在合同签订前，公司物资部将招（议）标比价表及合同会签单、合同样本报公司总经理审批后再签订物资采购合同。批价流程：项目部（编制、上报）物资部（审核）总经理（审批）合同审批流程：项目部（拟定合同、合同会签、上报）物资部（审核）商务部（审核）财务部（审核）总经理（审批）2. 招（议）标采购的计划性。要求项目部材料负责人在材料总计划编制完成后15天内编制该项目部大中型物资招（议）标总计划书，每月5日前向项目部及物资部报本月招标工作计划，此项工作的开展是为招（议）标活动的有序开展服务的，也方便招（议）标小组成员及物资部相关人员安排时间。3.

11、 招（议）标活动前置的意义及其可能性。在招（议）标活动能否提前进行的问题上，项目材料负责人必须要发挥其主导作用，项目部其它人员应积极配合；对于在签约之前部分材料的要求发生变化时，可通过询标的方式解决，必要时可重新组织招标。第六条 采购制度物资采购实行招标采购、议标采购和比价采购。对具备条件的必须采取招议标方式进行采购；对不具备招议标采购条件的采取比价方式采购；除零星采购的材料及钢材外（有条件的情况下，钢材也可以组织招议标订货），其他自购材料均需要组织招议标确定供应商；零星材料及钢材等未进行招议标的材料采购前需要做市场询价并编制比价表，相关的询价及报价记录须附在比价表之后。1、招议标制度项目部物

12、资招议标小组由项目经理担任组长、项目材料负责人担任副组长、项目技术负责人、商务负责人、施工经理（项目副经理）为组员，小组成员人数不得少于3人；物资招议标小组成立后，项目部材料负责人应及时把小组成员名单上报公司物资管理部备案；若因人事变动和其他原因小组成员发生变动时，项目部根据实际情况考虑新的人员进组或重新组织成立招议标小组；项目部其他人员需积极配合，项目材料负责人是材料管理工作的直接负责人，是各项工作的组织者。1.1物资招议标工作由项目部材料负责人组织，物资招议标小组参与开标与评标，参加开标与评标会议的小组成员不得少于3名，否则该活动无效；招议标组织者应提前通知小组成员相关招（议）标工作的时间

13、安排，以便小组成员安排时间参加；招议标小组成员不得故意找借口拒绝参加招议标活动，否则将给予相应处罚；招议标签署意见应坚持“谁签字，谁负责”的原则，强调签字的权限和责任；1.2物资招议标时应编制招标文件，并限时统一发放；招标文件应阐明招标标的物的名称、规格型号、数量、执行标准及其他特殊技术要求，并注明供货方式、供货周期、付款方式、结算方式以及开标时间与开标地点等要求，以便进行综合评标，必要时可提供相关招标图纸；标书发放应做好登记；1.3各厂商的投标文件应密封，递交投标文件也应做好登记；由物资招议标小组进行评标，并填写评标记录；开标后，招议标小组需安排时间对参加投标的厂商分别进行询标，询标内容包括

14、标书中的疑问、供货周期能否再压缩、价格能否再优惠等，询标过程可根据询标情况进行一轮或两轮，询标需填写询标记录；招议标小组须编制物资采购比价表，根据各家最终报价及其他综合情况，由招议标小组选定1-2家供货厂商为候选中标单位；1.4项目部材料负责人收集招议标过程的资料，包括招标文件及其汇签表、招标文件发放记录、投标文件递交登记表、各供应商的投标资料、答疑文件、询标记录、比价表、合同草拟稿及合同评审表等。材料负责人应及时将收集好的上述资料整理好（按照各单次招标活动整理），并装入档案袋，然后移交项目部资料室保管，双方应办理资料移交手续；1.5 公司物资管理部负责收集招议标及零星采购过程中项目部上报的原

15、始资料及部门审批批复的相关资料及书面意见具体要求如下：、工程竣工前，招议标资料由项目部保管，物资管理部检查监督；、招议标过程中因工作需要物资管理部收集到了项目部上报资料、物资管理部自行收集的或编制的其他资料由物资管理部分类别保管；、工程竣工验收之后，所有资料移交物资管理部保管。2零星采购制度零星采购指单批量采购不超过1万元以下的工程材料物资。2.1 200元以下的零星物资可直接进行采购；2.2 200至2000元的零星物资采购前需做市场询价,坚持质量第一、货比三家（最少选择三家厂商进行比价）的原则，选择性价比最高的物资设备进行采购。材料人员需在采购送货清单上注明供应商名称和联系方式；2.3 2

16、000至10000元的零星物资采购，采购前做市场询价并编制比价表（询价原则与第二条相同），由项目部评审拟定中标人后报物资部批价，报销时必须将比价表和送货单、入库单一起附在报销单后作为原始凭据。3 比价表的编制与管理3.1 比价表后需附上询价原始资料，如厂商的报价单、双方的谈判纪要等。对于10000元及10000元以下的物资报价单，如因厂商较远或其他原因不能提供书面报价表，而是通过电话报价时，由询价人（采购员）自己书写厂家的报价内容及报价时间，联系人及联系电话等记录资料作为询价资料；10000元以上的物资报价单必须提供厂家的原始报价资料（原件、传真件、电子邮件，其中电子邮件需注明邮件收到日期及收

17、件邮箱）；3.2 比价表中物资规格型号及其数量应与技术员所提供的需用量计划一致，比价表中的物资单价与数量应与送货单的单价与数量一致，如有差异，需及时在原始资料上注明原因；3.3 比价表的审核必须由项目经理、材料负责人、技术负责人及其他招议标小组成员共同签署；3.4 材料负责人应按照流水号对比价表进行编号，并按照编号顺序进行整理，每月向项目部资料室移交一次，由资料室负责比价资料存档与管理；材料负责人与资料员需办理相关的资料移交手续；3.5物资管理部应同步保存各项目部审批后的比价表作为批价核查依据。第七条 物资采购合约管理1所有招议标采购必须签订物资采购合同，零星采购是否需要签订合同，由项目部根据

18、实际情况决定。2物资采购合同签订前必须履行“物资采购合同评审汇签单”手续，相关责任人必须在“物资采购合同评审汇签单”上签字确认，汇签手续不齐全的物资采购合同视为无效合同，不能办理相关的货款支付手续。3物资采购合同内容应包括：物资名称、规格、型号、数量、单价、质量要求、检验标准、包装要求、交货期限、交货方式、验收办法、定金（若有）支付和结算方式、质保金、违约责任以及其他条款等。4合同签订时，根据合同标的物的具体要求，附上相关的“质量保证、验证方法协议书”等。5物资采购合同必须由取得公司授权的指定人员签订，如公司未授权指定人员，则由该项目部的项目经理及该项目部的材料负责人二人共同签订。6项目材料负

19、责人要及时采购、催货、提货、深入现场，了解施工进度，有必要时，项目材料负责人应有计划地调整交货日期，以满足施工进度要求。7项目材料负责人必须对到货物资进行综合考虑，既要满足施工进度要求，又要保持一个合适的库存水平，以此保证物资供应的经济性，加速资金周转，特别是特类物资，尽量避免库存；并要求供方提供化学品、易燃易爆品和危险品的性能说明资料；化学品、易燃、易爆品和危险品上应有“危险品”、“防火”、“防爆”、及“有害”等标识，或提供相关颜色或图案标识。8当受业主委托采购“甲供设备、材料”时，首先与业主签订“物资代购协议”，并对代购范围、质量要求、价格确定和结算办法等做出明确协议。9对于原合同范围内没

20、有相应规格型号产品价格的材料采购时，也必须遵循“询价比价”采购的原则确定供货单位，在保证质量优先、价格优惠的前提下原则上选定原合同供应商。10物资采购必须采用公司统一的工程物资买卖合同文本格式。11. 物资采购合同签订后3天内由项目采购负责人组织合同交底工作。12当合同买方与付款方不一致时应在采购合同签订的同时签订委托付款协议。13物资采购合同的两份原件由项目部与公司商务部各存一份，其中项目部原件存放于项目部资料室，由资料管理员复印一份交项目材料负责人，双方应该办理移交手续。另外一份原件由项目材料负责人负责递送到公司商务部，商务部负责登记及管理，同时应指派专人（目前暂由综合部负责）将合同扫描成

21、电子文档并发送到公司物资管理部及财务部邮箱。第八条 供方评价1供方评价遵循“谁组织采购、谁评价、谁公布”原则；项目部定期公布的合格供方名录需报公司物资管理部备案，并由公司物资管理部统一管理公布，资源共享。2公司和项目部负责组织采购物资应优先在公司公布的合格供方名录中选取，并纳入本项目物资合格供方名录管理，如供方名录无法满足需要，可评价增加合格供方，及时报公司物资管理部备案。3、对合格供方要求实行动态管理，按年度考核，按照供方评价标准，不合适的供方要及时从合格供方名录中剔除。4、关于供方能力考察：对属于下列情况的供货商都需进行实地考察，核实“供方能力调查及评价表”的登记情况。供方考察由项目部委派

22、相关人员参加，考察内容包括生产供货能力、产品质量/环保及安全性能、业绩情况、履约情况、生产经营许可证的有效性等。4.1合同金额在100万元人民币及其以上的供方；4.2合同金额在20万元人民币及其以上，并在工程所在省份的供方；4.3合同金额在3万元人民币及其以上，在工程所在地市县的供方；4.4委托加工并且对产品有特殊要求的供方；4.5需要支付定金或预付款的供方；4.6其他能够方便考察的供方。第九条 物资采购坚持“谁采购、谁负责”的原则，即项目部采购，项目部承担质量保障责任和降低采购成本责任。第十条 合同签订前应坚持“先比价，后签约”的原则，无论是采取招议标采购还是零星比价采购，都必须遵循物资采购

23、比价审批流程。第十一条 合同签订坚持“谁采购、谁签订”的原则，采购合同由组织项目部草拟和初定评审，公司复审通过后方可签订。第三章 计划管理第十二条 物资计划包括材料总计划、物资需用量计划、物资领用量计划。1项目技术员（专业工程师）负责编制总材料计划及材料需用量计划。计划须按物资部下发的关于公司各级物资管理类别划分的原则规范填写材料名称、规格型号、执行标准、技术参数或要求，准确填写需用时间、数量信息；项目技术负责人负责审核，项目材料负责人负责复核，项目经理负责审批；材料总计划必须在工程项目部成立一个月内完成，并在图纸会审记录回复后一周内修正材料总计划；作为物资采购工作的参考量；物资需用量计划作为

24、项目部材料分批次订货采购的依据，由项目技术员根据工程施工进度需要分批次提供，做到既要保证工程施工需要，又要避免材料过量积压。2材料负责人在收到物资需用量计划时应认真核对所需物资规格型号、产品参数，对规格型号、产品参数表述不清的物资需用量计划应及时与专业技术负责人（技术员）进行沟通协商，确保物资需用量计划详细准确，并查看计划中的物资是否在已签采购合同中，若不在合同中应重新比价并签订补充合同（或单价确认单），此前没有签订相应合同时，应执行物资招议标或比价的采购管理规定。3项目材料负责人根据材料总计划编制物资采购情况明细表，并张贴在项目部公告栏，以便项目部动态掌握现场材料的计划及到货情况，材料负责人

25、负责对超材料总计划的材料提前预警报告，超出总计划的材料由相关技术员提出对总计划的增补申请，申请上必须清楚说明增补原因，增补申请须项目技术负责人、材料负责人及项目经理的审批。4物资领用量计划由各作业班组负责人或书面授权委托人编制，由专业技术员（专业工程师）负责审核，项目材料负责人复核，然后交保管员按计划发放；对无领用计划或签字不全的作业班组，保管员不得发放材料；发放材料必须做到当批次计划当批次领用，严禁超领、存计划量。5物资计划、到货及发料情况明细表是在物资采购情况明细表上增加了发料明细，项目技术员根据项目审批后的物资需用量计划、物资到货明细（该项数据填写时应及时与材料负责人沟通）和其管辖区域劳

26、作队伍编制的物资领用量计划填制该表，该明细表详细反应了项目物资管理的动态情况，让技术员在编制需用计划时对现场物资情况做到心中有数，有效的将物资管理中需、供、发三个环节紧密联系在一起。6物资需用量计划、物资领用量计划编号规则按编制人员的名字全称加数字序号如张三，则是张三-001、002，编号按计划顺延使用并且必须连号保留。材料领用计划编号规则按分包方合同签订者(单位)简写加数字序号，如李四，则是李四-001、002，编号按计划顺延使用并且必须连号保留；当物资领用量计划的实际领用量少于审批的计划用量时，后补领剩余物资时需要重新填写领用计划，领用计划中的计划用量仍填写原计划中的数量，实际领用量按补领

27、的数量填写，领用单的编号在原计划的标号后加尾标，如“李四-001-1”，计划归档时将补领计划与原计划放在一起（注：若同一家队伍由两名技术员分项专管时，应在物资领用量计划编号时标明，如：李四（水）-001、李四（电）-001）。7物资需用量计划由技术员、材料负责人、资料员三方留存。物资领用量计划由库管员（材料负责人）、专业技术负责人、队伍领用人、资料员四方留存。物资需用量计划由项目部经理最终审批签字后交资料员，由资料员复印两份，一份交技术员，一份交材料负责人，原件由资料员保存；物资领用量计划由库管员发放材料后将签字齐全的计划交资料员，由资料员复印三份，一份交队伍，一份交专业负责人留底，一份交库管

28、员，原件由资料员保存，库管员每两天必须向资料员移交一次物资领用量计划。8各审批完毕的计划，任何人不得随意更改，在计划执行过程中需要更改计划，必须加注书面说明事由。9. 控制领料数量，建立材料使用限额领料制度。限额领料的意义在于有效的控制成本，避免造成材料浪费。限额领料是工程技术人员、材料管理人员必须建立的一种材料控制观念，是正确使用物资领用计划的一种表现。限额领料是针对某一具体施工区域对某种材料发放（领用）按照工程施工进度及材料供货及库存情况，分阶段按照一定数量进行材料领用的发、领料模式；如果分包队伍用料超过限领额度时，库管员有权停止发料，并通知相关技术员查核原因。实际耗用材料的数量，必须以计

29、算期内实际用量为准，不得以领代用，对超额领料应由相关负责人审核确认并注明超用原因，已领未用的材料，应及时办理退库手续；建立限额领料制度是有效控制材料用量的管理手段，限额领料的范围也不单单局限在某一种材料上，项目部可根据自身项目实际情况结合公司管理制度要求制定不同的限额领料办法来开展好此项工作。第四章 过程控制与现场管理第十三条 物资验收规定根据国家施工及验收规范或采购合同要求，对进货物资进行验证。验证方法主要为见证资料核查和实物核查。对于需要进行检验、试验的物资，应按质量计划规定的物资种类和检验项目进行。1进货物资的见证资料核查和实物核查由材料负责人负责。1.1资料核查：物资必须具备一项或多项

30、能证明其物资质量的“产品质量证明”资料，如产品合格证；材质化验单；检验、试验数据报告、过程控制记录等能证明其产品质量的资料，厂家的企业资料，当地政府职能部门要求的资料如：备案证等，以及图纸、操作手册、使用说明、技术文件等；1.2质量、规格、型号检查：凡能使用一般测试仪器检验出非首批次入场的物资质量时，可由项目材料负责人与库房管理人员自行检查入场物资外观质量是否符合规范，是否完整，标示是否清晰，有无损坏的验收工作。如非首批次入场或技术复杂、技术性高、重要设备以及出现争议的物资，项目材料负责人应主动邀请技术员（技术负责人）对本批次材料共同进行验收，以确保入场物资无任何质量事故发生；总之，验收原则是

31、“谁验收、谁负责”；1.3数量检验：核实送货单数量与实际供货数量是否一致：根据供货单位规定的计量方式进行数量清点，数量清点除规格划一、包装完整者可抽取5-15%外，其它应采取全验的方法，以确保入库出库物资数量的准确；核对实际供货数量是否与发给厂家的供货通知单一致：对于错供或少供的情况，除要求厂家尽快补供外，还应通知相关技术员，及时采取相关应对措施。对超供部分应视工程实际情况处理，对超供且在后续施工中可能不用的材料，应尽快由供应商将货物运离现场；对于随材料设备一起到场的配件、备件、附件等，均应该按实进行清点、验收，并应在送货清单上注明名称、规格型号、数量等信息，应该与其他材料一样办理入库、出库手

32、续；1.4金额检验：送货单的金额验收：对于材料入场验收，认真核对送货单单价、总金额，如发现金额有误，必须当场告知供应商修改、更换；严禁自行改正，以免引起不必要的经济纠纷；1.5对物资见证资料核查和实物核查的结果进行记录，填写材料入库单；1.6当送货单上的数量、金额、或其他信息与实际不符合时，如当场修改的应该请送货人（供应商指定）在修改处签字并在修改的内容上盖手印；如需更换时，应先留存在当场用笔更改并盖手印的送货单，待更改好的新送货单到后再替换原单据。项目部材料部门须留存送货单原件，任何情况下都不能出现收货后不保留送货单的情况；1.7送货单是物资到场并清点入库的重要资料，在实际工作中是做为供应商

33、向采购员交货以及采购员向库管员交货的重要凭证，因此送货单上应由我方技术人员、采购员及库管员共同签署；若由项目部其他管理人员代收时，代收人员应该在送货单上签字，事后未能参加收货的库管员或采购员也同样需要及时核对收货货物与送货单情况并补签字手续。2库管员对材料负责人确认合格的物资验收入库并进行标识，按“材料标识管理办法”执行；物资验收入库的验收依据包括：采购员提供的“入库单”或“进货物资验证单”；产品说明书及装箱清单、产品性能介绍、贮存注意事项。3物资验收前，待验收物资可暂时寄存于库中，除应有醒目的标记（牵拉带旗红线并竖立红牌）外，还应填写“待验收物资记录”，经验收合格的物资，在验收后若发现短缺、

34、残次、损坏、变质等情况，应立即通知材料负责人（或厂家）以便妥善处理。4库管员在验收时，详细核对实物、名称、型号、规格、材质、数量、外观、包装（有必要时核对检印章和检印号）确认无误后，接收“验收单”或“进货物资验证单”，库管员在验收时可用点数、检斤、检尺过磅等方法核对数量，不能流于形式，不能只“收”不“验”。5材料负责人验收物资的同时，应将随货物资的所有产品资料整理完善后，填写详细的移交清单，交由项目部资料员统一归档、保管，以便查询，待工程竣工时移交工程技术部门归档。6由材料责任工程师（专业技术负责人）确定抽样比例、复检项目、试验内容，由材料负责人负责材料的委托送检工作，按要求取样送有资格的检测

35、单位检测；我方人员必须参与材料的取样、封样、送检及取检验报告的各个环节，以保障检测过程的真实性。7材料部门在得到“检验、试验报告”后，报请材料责任工程师（专业技术人员）进行综合评审，如质量不合格，按“不合格控制程序”进行处置。8“检验、试验报告”（或鉴定技术文件）由材料负责人分类整理后移交资料员保管，资料移交时必须办理移交手续。9按照所在项目的业主、监理或总包要求办理其他进场手续。10业主供应物资：业主供应物资也必须按同样要求执行验证、入库保管、标识，但须区分甲供或乙供的“入库单”或“验证单”；甲供材料的领用及相关手续由项目部材料部门负责办理，其他管理人员不得单独办理甲供材料的领用手续，特别是

36、要杜绝劳务作业队以项目部的名义到业主材料主管部门领用甲供材料的现象。第十四条 库房管理制度项目部各库房是公司财产的重要组成部分，库房管理员需做好物资的管理工作，使库存物资达到数量准确、质量完好、收发迅速、摆放合理之目的。对于加强库房管理，结合公司各项目部实际情况，制定以下规定。1入库物资的保管由仓库保管员负责，管理内容与要求：1.1 验收入库的物资必须按类别、分规格型号进行存放保管；1.2 项目物资仓库及露天堆场根据施工现场总图规划合理设置，库房要求位置排列合理，门窗符合防盗要求，库房用途划分明确，货架统一采用DN50的焊管及脚手架扣件搭设，并排列整齐合理，露天堆场要求交通便利，地基牢固，场地

37、平整，排水通畅，根据所存物资的保管要求具有防潮、防晒等措施，堆场四周有围护，利于防盗；1.3 库房货架摆放物资按类别、规格、数量依次排列码垛，码垛要整齐科学，利于清点和美观；堆场堆放物资根据类别、规格型号、尺寸、发放便利、运输条件等因素合理依次堆放，堆放要求整齐平直，防止变形、倾覆、损坏；1.4 库房标识应注明物资名称、规格型号、材质（数量可不注明）；堆场标识按项目部统一要求印制的“物资标识牌”，并按要求填写，各种标识牌应清楚整洁，悬挂端正，整齐划一；1.5 需检验和试验物资的标识由材料负责人和保管员及时完成，并保持清晰整洁；1.6 配件要设置专门的配件库，并根据配件的属性做好相应的防潮、防霉

38、、防蛀、防腐、防锈等防护工作，配件的标识应标明数量、到货日期及所属具体设备名称，定期检查配件的保管状态，及时反映其异常情况，以便及时采取特殊防护措施，保证配件的正常使用；1.7 易燃、易爆、易损、易挥发及有毒物资，要专库保管，不许混放。并定期进行检查，关注其质量、数量等各方面的变化，严防安全隐患；1.8 贵重物资设专库保管，必要时派专人负责，并采取可靠的防盗及防护措施，严防贵重物资失窃及损坏；1.9 严格按要求验收和发放物资，及时做好各种物资质量记录，保管员对库存物资的数量要做到日清月结，定期盘点，及时反映库存物资动态，加强与项目各专业技术负责人的沟通，促进供应与现场施工工作的顺利进行；1.1

39、0 根据物资的保管要求，做好库房的温度、湿度的控制，保持库房的清洁卫生，维护文明施工现场的良好形象；1.11 仓库及堆场必须设置必要的消防防火设施，如灭火器、消防桶、消防沙、消防锹等，严防火患发生，维护国家和集体财产安全；1.12 设置库房及堆场夜间照明设施，保证充分的夜间照明。积极配合现场保卫人员，做好物资仓库及堆场的保卫防盗工作；1.13 特类物资在贮存过程中采取防挥发、防泄漏、防火防爆和防辐射等预防措施；Ø 强碱、强酸应密封存放、且存放处应稳固，不得过高；Ø 易发生化学反应的物品须隔离或分库存放，严禁互相接触或混装；Ø 化学品的包装不得有破损、残缺、变形、分

40、解等现象；Ø 易挥发、易燃、易爆品的库房须通风良好，远离高温和火源区，必要时采取降温措施；Ø 仓库内电源和照明均应采用防爆类型。1.14 保管员必须建立“料具保管台帐”,及时做帐，确保帐、物、表相符；1.15 应经常核对库存物资，及时反映消耗动态和结存情况，做到日清月结，确保“每月、年终料具盘点报表”准确无误；1.16 物资发生自然耗损及磅差时，保管员应以书面形式说明原因，经物资采购负责人审核确认，报项目领导共同商讨处理措施；1.17 因某种原因，造成物资变质、损坏、经材料检验员鉴定，确认不能使用时，出具证明，保管员填写“物资报废损坏申请单”，经物资采购负责人审核，报请项目

41、经理批准后报废，并对责任者视其情节轻重予以处置；1.18 对超3个月积压不动的材料及时进行预警，分析原因并制定相应的解决措施，避免造成材料的贬值、报废、折旧，避免库房空间的浪费，避免我方流动资金的损失等造成我方损失的情况。1.19 物资保管存放要做到：Ø 三清：材质清、规格清、数量清；Ø 三齐：堆放整齐、码垛整齐、排列整齐；Ø 标记清晰、明确、对号入座；Ø 同时还要做到有粉尘、飘洒物的材料要加以覆盖，防止环境污染；有渗透、挥发的要加以预防，避免造成大气、土地污染。1.20 对于需检验、试验合格的物资，必须在获得复试合格证后才能验收入库。2对队伍库房的监管

42、2.1 项目部材料部门应该加强对作业队伍的库房监督与管理；2.2 作业队伍库房材料的堆码必须按照项目部材料管理的要求进行；2.3 作业队伍的材料也需要按月、半年、年度、工程竣工时四个节点时间进行库房盘点；月度盘点情况要纳入队伍的月进度款支付，队伍月度盘点报表编制时间应与队伍编报进度量时间节点一致，队伍不提供盘点表或盘点情况不符合实际情况，将不能支付工程款；年度盘点情况将纳入跨年度结算，将与年终工程款支付直接联系；工程竣工材料盘点将进入队伍的决算，将按照劳务分包合同对材料盘点情况予以处理；2.4 要求队伍对班组进行按需发放材料，避免浪费。搬运到施工现场的材料每天施工完要进行及时清理与整理，尽量做

43、到工完场清，对材料乱堆乱放现象要坚决予以处罚；2.5 严格执行废料处理流程。所有施工废料的处理权均为项目部，劳务作业层及任何个人都无权处理废料；项目部材料部门负责废料的处理，处理前对废料要进行清理，能够重新利用的材料要尽量利用，处理废料所得款项须交项目部，由项目部转交公司财务及综合管理部；3 物资发放应做到先进先出、易损先发、井然有序。对于物资库存情况定期向材料负责人汇报，并时常保持与各技术员（技术负责人）对于材料库存量的沟通。3.1 发放物资时，分包合同签订人必须在项目部材料部签订一份材料领用授权委托书指定专人领取施工用料，施工队伍 “材料领用委托人”持项目部审批后物资领用量计划领取材料；发

44、放数量限制在审批量之内，如因包装容器限制或不可分割需要超发时，应在得到材料负责人同意后，调整领用计划数据，再行发放；物资发放必须做到“物资没验收、去向不明、白条子、手续不齐全”的物资不出库；3.2禁止各劳务分包单位之间私自借用材料，如因工程需要，要进行队伍间的材料调用时，项目部材料科应积极、主动、及时的与相关队伍办理材料退库或出库手续。4搬运：物资搬运前应对所有机具进行检查，如有损坏不得使用。特类物资的搬运要预见在搬运过程中可能发生的紧急情况，做好必要的应急准备，如随车备好容器和吸水性好的棉纱、布。包装完好、牢固，放置平稳，防止碰撞、摩擦，避免抛、洒、漏、滴、扬。装载合理，杜绝超高、超重。5.

45、防护：5.1原材料、设备、半成品等物资在验收后到发放出库的防护工作由仓库保管员负责，当班组领用后在施工现场的防护工作由班组负责人指派专人负责；5.2物资堆放的场地地基要平整、干净、牢固、干燥、排水通畅良好，无污染、运输方便；物资要分类、分规格堆放，防止变形、倾覆、损坏，并注意防霉、防锈；库房应根据物资保管的要求，做好温度、湿度控制，防雨、防晒、清洁卫生、安全防火、防盗等工作。第十五条 废旧物资处置规定为了加强公司废旧物资处置管理，防止资产流失，增强对废旧物资回收、处理等主要环节的监督管理力度，旨在规范废旧物资管理的业务程序，确保各类废旧物资妥善保管、杜绝流失、合理利用。1.1废旧物资是指经过使

46、用，本身已经残缺不堪或磨损过甚或已经超过其寿命年限，以至失去原有的使用价值的工程物资（包括物资外包装材料）；1.2废旧物资的管理：各项目材料负责人应对本项目的废旧物资及时进行清理，对尚可利用的材料，回收至库房或物资堆放指定地点，以便再次利用；不能回收利用的物资，应统一处理；1.3废旧物资处理流程( 如图4.1）：（图4.1 废旧物资处理流程图）第五章 物资采购支付管理第十六条 为了规范公司采购业务流程，降低采购业务风险，控制采购支出，保证公司正常生产经营活动，降低采购成本和付款风险，特制定本支付审批流程。1、 采购货款除2000元以下的零星采购外必须通过银行结算。2、 资金计划：项目部每月5日

47、前上报本月资金计划及支付情况表（祥见公司财务管理办法中“工程中的财务管理制度”第二章资金计划）。3、 材料款集中支付：公司财务部每月15日前受理审批结束后流转至财务部的所有材料款支付申请，逾期不予受理；在规定受理期内，材料款支付申请审批手续齐全者，财务部将在当月16日至19日集中支付；支付申请审批手续不齐全者，当月该材料款将不予支付，下月重新申报。4、 具体审批权限，需严格按照物资采购款支付审批表流程执行。5、 付款时需要通过报公司部门审批时应提前至少3个工作日上报物资采购款支付审批表。6、 材料负责人应按照流水号对支付审批表进行编号，并按照编号顺序进行整理、保存物资采购款支付审批表。7、物资

48、采购款的支付应具备以下条件：7.1根据公司物资采购管理办法的要求已签订采购合同的，项目部材料管理人员应严格按合同条款的约定，核对审查材料到货清单与实际供货数量品种规格是否一致，审核供货时间、质量标准、产品合格证等是否符合合同要求，并办理了材料验收手续；7.2财务管理部应对材料入库单进行审核，审核送货单、入库单是否有项目部材料验收人员（材料负责人、专业技术人员、库管员）签字确认；审核入库单内容是否和票据、合同内容一致（包括材料数量、质量、价格、规格、型号、厂家等）； 7.3供应商应在收到预付款或货款前必须提供材料销售发票，发票必须正规、合法；7.4材料出入库报销单及材料发票经经办人及项目经理审核

49、签字后，交由财务部门进行帐务处理；7.5如果是合同签订后的预付款在办理第一次请款时必须附物资采购合同，财务部门须认真对预付款条款进行核实；7.6供应商每月20日按时开具当月的物资采购及货款支付情况表。8、 财务管理部在审核物资采购款支付审批表时，审核材料入库单、发票、合同是否相符；在支付材料款时，一律按照材料款支付流程办理，在相关部门和公司领导签署同意付款意见后，才可支付，缺一环节，财务有权拒绝支付。9、甲供材料的采购，财务管理部应协助物资管理及商务管理部做好与乙方的结算，并在结算前全部扣回甲供材料款。10，签订了物资采购合同的材料款项必须支付到签订合同商家对公帐户，严禁现金支付，如过程中签订

50、合同的商家更换名称或帐号，在付款前必须出具委托付款函否则财务有权不予支付，2000元以下的零星材料可以以现金支付。11、材料款支付流程：项目部提出付款申请 物资管理部审批商务管理部审批财务管理部审批总经理审批12、财务部审核内容：物资采购款支付审批表、入库单、发票及明细附件、采购合同是否齐全，金额、数量、规格型号是否一致，是否按采购合同规定付款。13、 材料尾款支付的条件：13.1已完成与供应商的对账工作，甲乙双方已核对无误；13.2物资合同结算协议已办理完毕，各项扣款已结清；13.3供应商已开具货款完清确认函；13.4材料发票或收据已送达公司财务管理部或项目财务人员处办理手续。14、材料尾款

51、支付流程：项目部提出付款申请 物资管理部审批商务管理部审批财务管理部审批总经理审批15、财务部审核内容：物资采购款支付审批表、入库单、发票及明细附件、采购合同是否齐全，金额、数量、规格型号是否一致，是否按物资合同结算协议规定付款。16、材料款支付所需材料：项目部申请支付材料款时需上报资料如下：物资采购款支付审批表、材料发票、采购合同（第一次付款用）、结算协议（结算后付款用）、货款完清函（最后一次付款用），其他情况需要提供的资料。第六章 账务核销第十七条 财务核销相关要求1、入库单、出库单的填写必须按物资部下发的关于公司各级物资管理类别划分原则规范填写。2、入库单必须注明供应商家名称，库管员复核

52、签字，字迹清晰可见。入库单存根联必须连号保留，第二联交库管员保存，第三联附上相对应的送货单粘贴至材料入库报销单据（2000元以上的零星采购需附比价审批表）每星期日汇集送至项目部财务人员。3、出库单注明领用队伍，由领用人、库管员、材料负责人签字（签字缺一视为无效），字迹清晰可见；入库单存根联必须连号保留，第二联交队伍保存，第三联附上与之对应的材料领用计划每星期日将出库单汇集送至项目部财务人员。4、若未配备财务人员的项目部在每月25日前将手续完善的出入库单据移交项目经理审核，再由项目经理将其与其他费用单据一起封存统一寄送到至财务管理部或财务部指定的其他项目财务人员处。第十八条 台帐建立及报表上报要

53、求1项目材料负责人根据材料入库单据和往来供货商建立库存材料数量金额明细台账、供应商资金往来金额明细台帐；库管员应根据入库单据、出库单据做好材料收发数量金额明细台帐；现规定每月20日为当月材料各明细账扎帐时间，超过则进入次月的帐务核销；扎帐时材料员应与库管员就库存材料数量金额明细台账进行对账，检查帐务处理时入库数量、金额是否有误；检查无误后编制与之对应的库房材料日记账，月报表在每月30日前报送至物资管理部。2在每月20日材料各明细帐扎帐后项目材料负责人必须组织现场库房管理员对内外场库房进行实物盘点（盘点时现场人员必须是2人以上），并根据实际的盘盈亏情况填写（ ）月库房盘点报表，签字确认后在每月3

54、0日以前以扫描件形式发送物资管理部（此项工作为物资管理工作中最基础、也是最重要的核心工作、直接影响到公司物资管理制度推行步伐，直接关系到现场物资管理是否处于受控状态，所以请各位材料负责人及库管员必须引起高度的重视，不管在实际操作中遇到怎样的困难，也要坚决的贯彻执行）。3. 财务管理部根据项目部物资人员填制的入库单、出库单分品种建立材料明细账，并于每月25日前与项目部物资科核对材料的收、发、存情况；财务管理部每月底应会同物资管理部清理分包方领料情况，凡领取或借取材料超出合同约定物资供应范围的，一律从下月工程进度款中扣回超出部分材料款，原则上不允许我方代购辅材。第十九条 基础管理1物资台帐，建立健

55、全的物资基础台帐。各种帐卡单据填写要详细清楚，可追溯物资的来源、去向、用途、时间、单价、数量等。2入库单、出库单及其他物资管理资料的书写须按物资部下发的材料物资划分总则规范填写。3信息管理制度：对供方资料、招议标文件、采购比价表、买卖合同、物资质量证明及检验报告等及时整理保存。4.建立市场价格采购制度：项目部按季收集主要施工地区主要材料市场价格上报公司、负责收集和掌握市场物资指导价信息，物资管理部建立工程材料价格信息库组织发布。5.项目部材料负责人应积极组织实测实量工作，将实测实量的工程量与专业技术负责人（技术员）的计划量做对比，进一步加强对物资控制的准确性和力度。第七章 物资结算制度第二十条

56、 项目物资结算包括供应商的采购结算和分包方的领料结算。供应商的采购结算是指对项目物资采购总价合同、暂定总价合同、采购单价合同履行完毕前（通常是货物按合同约定已供清后）或因某原因双方终止合同前依据合同约定对供应商的结算工作，分包方的领料结算是指依据双方合同中物资供应相关条款对分包方在我方库房领料、退料及代购辅材等活动的结算工作。第二十一条 对供应商的按月结算：1、供应商每月20日开具当月的物资采购及货款支付情况表及供货明细清单交项目部对账确认。2、项目部材料负责人报销材料入库时应逐一审核物资送货清单、材料入库单、物资采购发票等原始单据数据是否有误，签字是否齐全；同时依据已签订的物资采购合同（或比价表）就材料规格型号、数量、单价与供方提供的供货明细清单进行核对，核对相符后，填写“材料入库报销单”，交项目财务人员处复核后报项目经理处审批。3、项目财务