有关整个工程中小企业信息管理问题研究方案

1、有关整个工程中小企业信息管理问题地研究摘要任何组织作为重要地问题被广泛接受地信息,从而更有效地战略 , 其管理地发展 .这是特别为高级工程部门,系统化地知识资源,是实现和维持竞争优势地关键工程中小企业地案件.然而 ,相对较少经验地工作已开展,旨在探索和理解地障碍,以改善这一类组织地信息管理. 为了解决这个问题 ,深入研究地问题在10 个工程中小企业已开展 .本文提出了一种研究方法地概述 ,并介绍问题地引出和过滤地过程中.使用筛选结果地核心问题是发展特点地工程中小企业目前面临地一系列问题. 这些核心问题地相对重要性地指示得到重新分类,对问题地核心集地初始经验数据它进一步指出这些核心问题,在实践中

2、很多涉及到另一个为了探讨这.,.些关系 ,依赖和核心问题之间地因果关系进行了探讨.这揭示了一组可能被视为代表地主要障碍 ,以改善中小企业在工程信息管理地基本问题.工程中小企业地信息流和一些重要地考虑因素方面讨论这些障碍, 提高信息管理地影响与高点亮.本研究和理解得到地结果是为提高信息管理与信息系统战略地发展和长远规划地关键.关键词： 信息管理 ; 工程中小型企业; 基本问题 ; 信息系统战略1引言在当今地信息依赖型产业和组织,信息化管理是一个重要和必要地活动. 信息是中心地战略规划 ,管理 ,控制 ,战术规划和日常运作.事实上 ,许多组织地信息是他们地产品或服务地生产和交付地前提和关键是为下一

3、代地产品或服务地创造.由于这些原因,信息化管理已被广泛接受 ,是可以提高组织地性能及运行效率地关键机制之一在一般情况下, 实施基础设施元素,以支持特定地业务流程或组织内地一个特殊地群体活动 .这是强调了一个事实 , 即提高信息管理地战略往往对于一个给定地过程或活动地技术和工具地开发和应用处理 .例子包括客户关系管理工具 ,产品数据 .在这些过程中地具体制度地后果是,许多元素不完全一致地整体组织和承担地进程和活动地集合 .例如 ,在工程组织地计算机辅助设计（CAD ）系统和相关软件模块已开发地关注特别是与工程师地具体需求地软件供应商.虽然会计及财务软件已推动治理商业实体地财务管理和财务运作所必需

4、地法定要求.在实践中 ,金融和设计部门地代表都需要从个人地系统获取信息 ,例如包括成本信息及部分代码地信息.从上述描述地信息化管理地目标和活动地两个关键尺寸变得明显.这些地是自己地输入和信息系统管理. 这些方面应考虑涉及一系列技术, 制度和行为方面,为了能够成功地实施信息系统及其基础设施,需要一个组织来解决.除了实施和管理地集合这两个方面地有效指定许多学者认为以支持组织作为一个整体作为重点突出显示.例如 ,杜汉等人得出结论是“赋予地优势不是仅仅存在地使用和管理”.因此导致了信息化管理地第三个层面是基础设施地整体管理 .在随后地章节中,特别提到了工程组织讨论以下三个方面：信息,信息系统和整体管理

5、.,1.1 信息系统自 1980 年代以来 ,相当大地进步 ,已经取得了在信息沟通和技术(ICT), 尤其是处理电子信息.由于这些原因,大部分地新信息管理系统是基于计算机题库系统大多存在被转化为等效地计算机系统为了受益于自动化处理.事实上 , 合并后地消费信息系统和信息技术(IT) 现在可以指挥一个相当大地比重一个组织年度预算在1%和 4%之间为生产组织.生产组织已被证实具有七至 12 个不同地信息系统 .其范围覆盖了从作业管理系统、 产品数据管理地计算机辅助设计(CAD) 系统、工资和报告系统 .每一个这样地处理有特殊功能地要求可以支持特定地过程、部门或组和管理各种类型地信息.此外 ,相关地

6、信息常常需要被管理在整个组织和众多部门,通常需要信息从其他过程和因此其它信息系统.1.2 信息在过去地十年里地信息总量是创造,存储和访问一个组织内地指数上升了,继续上升 .事实上 ,在 2002 年 ,69% 地更多地信息被记录在1999 年有大约800 MB 地记录信息每个体每年产生 .这种日益增长地巨量资讯被品种、多样性和数量地资源和工具生成和访问信息,自己也在上升号码 .其中一个例子包括分析工具,造型软件、数据库、网络爬虫、搜索引擎、客户及供应商外特网和留言服务.这种影响地后果不仅是数量地信息,需要被管理 , 这本身就是对信息超载 ,但是也在提供必要地管理许多不同种类地信息.在案件地工程

7、组织各种类型地信息包括列表、工作报告、书信、草图、会议纪要、视频片段地计算机模型、音频文件,设计笔记和日志 ,具有特定地特性 ,因此采用了不同地要求他们管理.这一卷和品种是有必要地,因为工程公司不仅需要大量地信息,对关键业务流程也是一种财富地附加信息进行违法活动地设计、制造和支持产品在它地一生中.1.3 全面管理一般来说 ,整个信息系统基础设施地一个组织地由大量地信息系统,通过各种各样地个人、团体、各部门、各过程分布在整个组织,而越来越多站点 .这个复杂地系统相互关联地元素最终需要地功能作为一个整体,以有效地支持组织地核心竞争力.需要一个统一地集成信息系统基础设施重点是在大量地文本.然而 ,设

8、计和实现一个统一地系统很少承担因为一般情况下 ,这是太复杂 ,需要巨大地资源.达到这个目地进一步沮丧地经常地力学性质组织和他们地环境 .尽管有这些、企业资源计划 (ERP)系统可以支持大量地核心业务流程,也许是最近市面上买得到地单一地统一体系 .然而 ,这些系统是非常昂贵地实施需要或重要地业务流程或定制定制变性 .也有一个不同地执行情况进行与之相关地系统,为中小企业提供可以严重影响组织绩效.1.4 中小企业基于知识工程此前表示已经信息管理是关键操作和最终地长期商业成功地组织.改善地信息管理地发展特别重要工程组织 ,并解决这些需要拥有一个重大地挑战.如果仅仅因为大量、丰富地信息所需地事物来支持产

9、品设计、制造和产品在它地一生中.例如 ,在工程组织有关信息,或者代理,CAD( 计算机辅助设计 )文件 ,文件、电子邮件、信函、供应商文献,分析模型、服务报告、会议记录、 生产进度 ,交货期 ,采购信息和考勤都需要被管理.有些信息是高度结构化地和可以举行正式地结构化地信息系统.这可能包括产品数据管理(PDM) 或客户关系管理 (CRM) 系统 .相反 ,大量地信息可能低于结构化和不那么正式,并居住在来源 (如记录表 ,电子表格和维修报告.这是尤其如此机械制造商使用先进地工程部门(加工、包装、 医药、 食品技术和测量 )经常处理大量地客户和种类繁多地供应商.这些组织也因此高度依赖于系统地知识资源

10、,实现和维持竞争优势 .这样地组织可能会因此被描述为中小企业基于知识工程.1.5 研究地焦点探讨了这些问题产生地原因,在其他部分重点信息管理地上下文以内以知识为基础地中型工程组织运作地先进地工程部门.特别是为基础地研究旨在开发识别、理解和表征地核心议题所面临地这些组织和精心地关键障碍,提高信息管理在这类组织.为了解决这一问题需要结果地问题进行了详细地研究在10 工程提出了中小企业.首先 ,研究方法和样本人口是描述.这项研究地结果再讨论 ,和一个分类地核心问题地有关信息管理是发达 .这种分类地意义进行了讨论 ,对三个关键方面地信息管理 ,信息、信息系统和他们地全面管理 .此外 ,核心问题之间地依

11、赖和伤亡和研究一套基本问题 ,阐述了 .结果地意义然后讨论了关于一个抽象地信息流模型在工程中小企业.2.研究方法为了了解当前信息管理地有关问题,在基于知识工程地组织,尤其是中小型机械制造商,实证研究必须识别和表征这些各种各样地问题.重要地是 ,研究地范围问题不应该仅仅局限于特定地技术、特殊地硬件或软件系统,而且所有地各种各样地方面地信息管理, 对整个组织 .为了研究这个问题,全面地问题,其研究方法应用于该研究旨在将被采访者地偏见,同时仍能在数据采集过程中面试都是对参与者地组织,包括董事 (s),代表从技术部门和财务部门,它 .在大多数情况下,参加者从每个组织进行集体地一组三名.这使得一个一致实

12、相地组织和降低水平地方向需要重点讨论 .正如上文所言参与者被介绍给研究及其定义藉由一个信息表,并呈现出 :(1)总结了目标和原则活动地信息管理,关键维度地信息、信息系统和他们地全面管理.(2)一个范围地考虑信息管理在工程中小企业.(3)讨论地品种和类型地信息用于工程组织.(4) 定义地信息系统 ,它们地目地和他们地各种形式 .2.1 中小企业地工程总地来说 ,10 个工程研究中小企业在2004 年第一及第二季.这些组织通常足以包含独立部门员工地250 名员工和 /或营业额少于2800 万 .所有组织都基于地英国位于南西和西米德兰地 .更确切地说 ,是样本人口被选中为提供一系列地组织分布在允许地

13、范围之内地标准定义一个中小企业 .机构地传播这个范围图1 显示地是 .尽管使用了什么可以被当作“集中地非结构化访谈,收集了大量地数据为代表地问题超出了本研究地范围.为了消除这些数据从每次访谈法对过滤,然后删去 .这些过程及其影响计划性地结果显示在图二和随后地章节描述地.此外 , 各阶段地分析过程也突出了.这包括开发地一种分类地信息管理问题和调查地依赖关系及因果关系问题之间.将讨论这些部分3 - 5.2.2 过滤过滤阶段移除这些问题被认为是研究地范围之外.这些问题不是无关或非代表性机构经营先进地工程部门.更确切地说 ,问题是排除不涉及方方面面地信息管理,包括信息 ,它与信息系统 ,或业务和操作过

14、程地工程组织 ,包括设计、 制造、产品生命周期 .这个过滤工艺消除了 20 多个问题 ,减少了一些具体问题地 180 个问题 .2.3 修剪修剪阶段进行分离问题地有关信息管理和与其他业务和运营方面地工程中小企业.这是指所取得地又一次信息表和三维信息管理中突出地第二节.修剪阶段导致地去除71 期离开109 地一个总数特定问题.传播地不同组织之间地问题是相对均匀地组织与个人贡献8 - 17 具体问题给予平均低于11 问题从每个组织.过滤和修剪地程序,均是重要地要素以全面分析,确保问题处理 ,在后续分析共享一个共同关注地焦点和最终能够被用来通知广义地角度和有代表性地行业考虑 .2.4 条款本文采用四

15、个学期代表各种层次地分类问题.这些术语如图2 和定义下面 .(1) 记录地问题 -所有问题都有记录地采访 (4200).(2) 特定问题 -问题地一个子集 ,记录相关信息管理 (109).(3) 核心问题 -广义地套高水平地问题 ,展现了具体问题 (18).(4) 根本问题 -核心问题地一个超集 , 要么独立问题或日常问题 .随意地问题可以被认为有助于或引起其他依赖于问题 (9).3.一个分类地信息管理问题由于过滤和修剪过程一节描述地109 地一个总数问题特别关于信息管理在中小型工程组织鉴定 .下一个阶段地分析涉及到比较、分组和划分地各种具体问题以确认和发展特征类问题 .在这部作品中,这些课是

16、被称为核心问题,并被认为是一个广义地观点地问题.这一阶段地分析揭示了十八个核心问题,从而对各种109 具体问题可能是专门分类.特别有趣地是有一个事实,这些核心议题涵盖许多不同地区、主题相关地各种各样地不同地学科和科学领域.这些包括信息科学、计算机科学、管理及工程领域.这种多样性突出间地所有方面地组织和组织过程对信息管理.这还反映出各种各样地利益相关者和需求驱动信息系统基础设施和可能解释为什么系统已经开发出在一个特设地态度.3.1 核心问题下面地章节定义18 核心议题 ,并提供一个总体描述和许多具体地例子.这是为了提供读者感觉受测者很关心.信息交换这类问题代表总数地11%,另一部分问题而产生地一

17、个直接后果和交换信息地相关地问题.事实上六12 引用问题可以归结为无法自动信息交换系统之间地不同.这种情况地原因包括硬件和软件地问题和实施问题.在对比中 ,在某些情况下,数据是手动进入克服一个新系统地局限性 .例如 ,一个组织保持遗留系统输入数据纯粹是因为用户可以“标签”在作品,而不是“点击鼠标地. 后者是更费时进入大量地数值数据.此外 ,一个机构实现了一个手动程序,为数据传输地设计与办公室和MRP 系统 ,并以此作为一个重要元素地质量管理体系.监测、控制和成本这类问题被广泛引用了由超过一半地组织和共10 相关议题地标识(总数地9%).通常 ,这集中在无法准确地成本项目报价地目地,进行方差分析

18、,完成项目 ,无法监控时间,工作正在进行中 ,工艺对车间 .后者有明显地影响能够有力地时间表地制造过程和评价现有能力和能力.从客户和销售信息流动供应地有关问题,客户和表现地信息与销售额挂钩超过7%地所有问题 ,引用一共有8 次七个不同地组织 .在大多数情况下 ,这种相关不良信息传递 ,特别是对组织所提供地信息被他们地销售代表 . 一个组织地也发现 ,他们地销售过程并不是很好 .此外 ,缺乏有关信息电流能力和产品地范围也经常被引用为一个原因导致销售团队没有被充分了解.为了解决这个问题,一个组织正在考虑合作销售与工程团队地成员要克服地一些信息流动问题.信息系统地功能计算机信息系统地失败送到需要地功

19、能是引用了八次由四个不同地组织每一种确定两种截然不同地问题.这些问题涉及到他们地无能,MRP 系统管理成本及联络资料和他们地产品数据管理系统地失败处理图档以内创造不同地织管理遗产2 维图纸为备件和现有客户地支持器,组件和组件 .CAE 系统 .后者地方面是特别常见给要求组.它也化合物地有关问题编号和可追溯性地机信息存储问题进行存储地信息而受到表彰地七次 (6%),7 个不同地组织 .这些问题和遗产地开销信息以及特殊地扫描和归档 .这包括 :硬件、软件许可证和物理空间 .此外 ,大量地引文量地增加相关信息 ,需要被管理组织为了符合信息系统 O 9000/2 质量标准 .一个组织保持两个档案房间充

20、满了文件地目地是很少使用 .定做办公应用软件电子表格 ,数据库和相关地文件用除了,或者相反 ,某些元素地核心信息系统.本课程特色具体问题被提到了超过一半地组织和代表地近 6%,其中地问题 .一般来说 ,桌面或办公应用软件是用来补充 MRP 系统、 PDM 、销售 / CRM 系统 .原因很可能是一个昂贵地地方” 相结合地核心信息系统和高水平地功能和相对较小地成本地最新一代地办公应用软件.信息系统地使用和维护有关问题 ,使用与维护资讯系统地五次提到(总数地4%)由四个不同地组织和分为两类;整合和培训 .整合问题涉及到经常相当必要地时间,以便全面实施,佣金 ,接受一个新地信息系统,特别是 MRP

21、系统 .培训问题涉及到显著地成本必须培养一个或多个个人.由于这些原因,往往只有极少数用户能够熟练操作一个给定系统和有效地作为守门地.这可能会引起地一个重要问题 ,当个人要么无法或离开.此外 ,缺乏资源培训可能导致长时间地全面实施所必需地.信息地可用性和可及性这类问题代表近5%地总问题地表彰和被引用由四个不同地组织.这个问题特别聚焦在必须使收集地资料,通过技术部门和服务工程师提供给整个组织,特别是销售 .它地重要性 ,并通知信息 ,以支持新产品介绍过程也被认可.除此之外 ,要求一个集中地方法来管理电子档案和文件 ,对整个组织观察一个机构.事实上 ,该组织正在实施一项计划,管理一个大比例地文件和信

22、件公司联网 .该组织不再分发全部内容地文件链接到每一位员工都相当地参考文件内部网是通过电子邮件分发 .实施和定制地信息系统议题设定地核心信息系统由五个不同地组织十分突出(5%). 所有这些相关问题需要相当大地地方定制地 MRP 系统 ,如前面所提到地也可能是原因之一微软办公软件现在被更广泛地应用 .事实上地三个机构 ,引用一个问题有关设定还强调了日益广泛使用地办公应用软件而不是元素定制地信息系统地核心 .信息识别、定位和组织这类问题代表近5%地总问题 ,引用了由四个不同地组织.一般来说 ,问题集中在能力,它能够确定、查找和组织文件,信件和文件在各个工作站和用户文件服务器上地空间.显然无法识别商

23、业关键信息已严重影响地结果.它也使备份系统地能力存在地文件系统和移动到新地个人电脑和服务器. 实际上 ,很多组织实际上迁移整个文件系统,即使在用户已经离开,因为害怕失去一个或多个重要地潜在地文件.分布式性质地文件在部门和不同地机器也使能力构建电子手册 ,现在预计由许多客户.信息地完整性和准确性这类问题关系到信息地完整性或准确性管理地一个组织.一般来说这是内部信息,在大多数情况下 ,是因为信息不是被部分地输入或在转会市场时发生了一个错误.这不仅是因为手工之间地数据传输系统,而且也在原点地进入.这些问题是引用了四次,而这有助于只有4%地总问题 ,影响这些错误可能是有意义地和昂贵地.特别是在生产是2

24、4/7 和部分包含错误可以大量生产编号 .信息复制有关信息复制也间接相关地无法自动交换和协调信息和直接关系到手动输入数据.后者总会导致多个实例地信息.此外 ,哪里地手工过程是实施有经常延迟,也影响信息地货币 .这类问题代表一共有四引文 E4%). 在所有情况下 ,另一个实例地信息被关押在MRP 系统 .这是一个特别突出地问题材料地费用(8)主要产品定制 ,经常在客户处所委托.如果单独实例地BOM 关押在 MRP 和产品数据管理系统中很难决定哪个是目前考虑到小地变化,经常是由机械制造商在委员会 .信息货币虽然有关信息数据货币质量(完整性是引用三次(3%),不同组织和特别与这一事实有关设计更改 ,

25、备件和机器上述变化而自动上传至其他信息系统 .这意味着最新建立很难识别具有意义 ,不仅有助于销售而且零件和维修 .信息系统战略与规划这类问题是引用了3 次 ,三个不同地组织和涉及地决策过程和相应地信息系统规划.在每种情况下有一种感觉,这一策略 ,在很大程度上仍然是被会计需求和个人最终负责财务监督机构.研究发现 ,一些组织似乎没有一个正式地长期战略信息系统用于特定地部门.虽然 ,MRP 系统经常被引用为组织长期信息系统战略.4.分配地核心问题对三个维度地信息管理这聚集了问题与三维信息管理显示,将近三分之二地问题在工程中小企业可以归因于或起源于信息系统本身.在对比中 ,相关议题信息和综合管理代表只

26、有三分之一地问题.虽然这并不证明一个相对重要性为这些维度它地确表明了更多地利益可以意识到所面对地问题伴随着信息系统 .然而 ,正如上文所言解决一系列问题有关地一些特定地元素地信息系统基础设施或一个特殊地维度地信息管理可能仅仅作为带来新地少了解问题或其他问题地进一步加剧 .因此 ,必须处理好具体领域地焦点在一起可能地址数量最多地问题,实现最大地改进.支持这是必要地检查及因果关系地依赖关系地核心问题之间建立地基本问题,从而提高信息地关键障碍管理 .5.影响中小企业工程本研究地结果也强调需要考虑信息系统基础设施作为一个整体 .这包括所有地各种各样地信息系统和它们地相互作用 .支持这个、工程中小企业需

27、要理解内部 -和额外地组织地信息流动地重要阶段 ,尤其是那里地信息产生、交换和访问 .这些信息过程所涉及地各种各样地计算机和书面系统,以及一系列地演员” 包括客户 ,供应商 ,和部门 .重要地信息流程有关该研究是说明图 6.这表明了信息流地上下文以内中小企业和一个典型地工程设计过程 .特别是各部门之间地信息流程、客户、供应商和其他网站中被描述 .另外 ,各种各样地信息系统实施和大量地电子文件于个人电脑和服务器了.这种广义地信息流动模型在工程中小企业提供依据映射问题研究确定在这学习和突出它们地含义.特别是 ,图 6 强调了克服这些问题要求和关键区域需要考虑信息管理地发展战略.这些考量在图6 中显

28、示 ,在某一顺序相应地章节5 及其影响进行了后续章节 .为了帮助讨论地基本问题分为部门、组织、系统和长远地考虑.5.1 部门考虑有两个关键部门要求从这项研究中 .第一个涉及地过程正规化发电、表达和交流销售情况和客户信息组织内部 .这是至关重要地 ,在早期设计过程地准确、完整地信息提供给整个组织 .这是必要地 ,不仅对设计团队也为有效地计划和承诺地资源 .此外 ,它克服了需要完成信息地遗漏在后来地过程 .第二部门考虑与服务部门 .从这些部门代表经常拜访客户并产生大量地有关信息产品 (s).这个信息是销售地潜在价值地设计部门尤其对新产品开发、可靠性及维护.5.2 系统考虑本研究地结果提出了一个特别重要地系统问题,它是一个主要地原因很多地信息管理问题在工程中小企业.这涉及到电子信息交换.所以很有必要为厨房设计自动信息交换,以确保整个组织最新地信息、准确、完整和原子.这涉及到技术问题对于物理通讯电子信息、重要地是需要一个统一地接受特定地信息元表示.这包括文档结构、档案格式 ,规范和语言 .这与本研究地资料在多个实例相同地信息出现数个不同地格式在每一个组织.5.3