qxx-14各部门管理制度与岗位职责

1、芜湖县野树林食用菌专业合作社部门管理制度及岗位职一、理事长岗位职责1. 围绕合作社生产经营目标和经营活动的开展工作， 制定合作社 发展计划和经营策略，并组织实施。2. 依据合作社章程，结合本社经营效益情况，负责拟定本社聘 用各类人员工资和奖金标准和合作社成员盈余分配方案。3. 负责制订各种形式的技术年度培训计划并组织实施， 并结合结 合员工和合作社成员表现进行考核。仓库管理规章制度1、目的：为了保障仓库货品保管安全、提高仓库工作效率和物流对 接规范，制定仓库管理制度，确保本合作社的物资储运安全。2、范围：针对物流部仓库和理货区。3、内容：1、严格遵守合作社和部门各项规章制度。2、严格按照合作社

2、规定的作息时间上下班，做到不迟到、不早退、 不旷工、不罢工、不代人打卡；上班时间内在各自岗位上尽职尽责， 不做与工作无关的事情。3、非本合作社员工不得进入仓库，因工作需要的其它人员经请示上 级同意后，在仓管员的陪同下方可进入仓库， 任何进入仓库的人员必 须遵守仓库管理制度。4、非物流部员工不得进入理货区，因工作需要的其它人员经请示上级同意后，在理货员的陪同下方可进入理货区； 物流部配送人员在进 入理货区后，及时完成各配送线路的包装箱交接清点和单据签收工 作，任何进入理货区的人员必须遵守仓库管理制度。5、任何人员不得在仓库和理货区内吸烟。6、服从上级的工作安排，并按时保质保量完成上级交待的任务。

3、7、严格执行仓库的货物保管制度。8、规范仓库货物管理。9、仓管员、理货员必须全面掌握仓库所有货物的贮存环境、堆层、 搬运等注意事项，以及货品配置、性能和一些故障及排除方法。11、理货员对所有入库货物的质量进行严格检查和控制。12、贮存在仓库的货物，按照货物的品牌、型号、规格、色号等分区 归类整洁摆放，在货架上作相应的标识，并制作一个仓库货物摆放 平面图，张贴仓库入口处。13、同类型的货物，不同批次入库要分开摆放，发放货物时，要按照 先进先出的顺序原则出库。14、严格遵照货物对仓库的贮存环境要求（如：温、湿度等）进行贮 存保管，定时对货物进行清洁和整理。15、保证仓库环境卫生、过道畅通，并做好防

4、火、防潮、防盗等安全 防范的工作，并学会使用灭火器等工具， 每天下班前必须检查各种电 器电源、门、窗、等安全情况。16、仓管员按照财务要求及时地记录好所有货物进出仓的账目情况， 每天做好盘点对数工作，保证账目和实物一致。17、仓管员、理货员不得挪用、转送仓库内的任何物品，其他人员需 要到仓库借用货物， 必须经过本部门负责人在借条上批准后才能让其 借走。18、仓库、理货区、包装箱及其它贵重物品的专柜锁匙由主管保管， 不得转借、转交他人保管和使用，更不得随意配制。19、严格执行货物进出仓库规程。20、严格执行仓库的货物进出仓的运作流程，确保仓库区域的货物的贮存安全。21 、仓管员在接到理货员入库通

5、知时，按照入库单与理货员做好货物清点交接工作，并在入库单上签字确认。22、仓管员在接到理货员出库通知时，按照调拨单与理货员做好货物清点交接工作，并在要求理货在调拨单上签字确认。23、仓管员、理货员必须按照进出仓流程做好各项交接工作。 仓库主管职责1. 负责仓库整体工作事务及工作日常管理，协调部门与各职能部门 之间的工作。2. 负责制定和修订仓库收发货、作业流程等管理制度，完善仓 库管理的各项流程和标准；建立规范、完整的物流仓储操作报表，及 时反馈仓储操作；3. 库房的合理化布局和管理，合理规划各分仓的储存空间及货 物的储存方式， 仓位调整；负责制定各仓库储位的规划、 标识、防火、 防盗、防潮及

6、物料的准确性管理标准；4. 制定仓库工作计划；制定部门每月工作计划、分析、总结部 门工作状况与下一步工作思路，带领督促员工完成目标任务，5. 负责分配仓库员工工作及日常工作监督；充分调动和带领仓 库工作人员完成日常工作，做到高效、准确、有序；、负责对仓库运 营效率、成本、人员管理、流程改善等方面进行统计、分析、改进。6. 负责对仓库进、出库，库存等操作进行审核与监督对各项工 作制度的执行情况进行跟踪，签收货仓各级文件和单据；7. 及时地反映仓库的库存状况，确保库房帐、卡、物数量一致； 确保库存数据的正确性。 数据统计分析能力； 完成业务数据的整理和 分析；8. 审订和修改货仓的工作规定和工作绩

7、效；检查和审核货仓各 级员工的工作进度和工作绩效；9. 监督各项管理制度的执行，制订质量改善计划，10. 负责仓库的货物、人员安全及防护，进行安全评估，不断改善 库存管理安全，确保仓储物资免受损失。仓库安全管理。仓库安全设施 的维护，指导仓库人员的安全行为及仓库的安全。 及时地定期回顾并 汇报仓库的安全及运行状况，采取预防措施，11. 组织仓库日常盘点。 报表账目实物之相符； 定期组织实物盘 存，做到帐实相符、帐卡相符。出具盘存及分析报告。12. 建立安全库存机制， 进行存量分析和控制， 采取有效措施控 制库存成本；13. 能够按照成本会计的要求提供物料消耗情况并进行有效控制；14. 督促各分

8、仓对各类报表的准时上呈及监督。 负责加强报表填 写准确性和分析管理， 参考分析结果提出改进建议并组织落实； 物料 数据管理和统计 ,15. 负责督促及时评估和处理不良物料及呆滞物料；16. 仓库人员工作指导、 业务知识培训和考核， 不断改善工作效率和工作质量；17. 负责落实执行品质安全政策的要求， 确保 ISO9001 得到有效 实施18. 按时按质地完成上级交办的工作任务。19. 负责库存盘点缺损率；收货及时率；发货及时率；收发货准确率；单据完整率；仓库管理工作流程产品进仓管理流程1 、根据已审核的采购订单内容准备产品收货。2 、厂家送货到达后，厂家提供送货单给收货仓库管理员，送货单应清晰

9、显示送货单位名称、送货单位印章或经手人签名、货品的名称、规格、数量、采购订单号。收货仓库管理员将 送货单和对应的采购订单相核对。相核不符者拒收。相符者仓库管理员以送货单和采购订单验收货品，收货量大于定购量时，仓库主管要通过营销部同意和取得营销部有权人的书面通知后才能超量收3 、仓库管理员收货无误后，在送货清单上签收，并加盖收货专用章，一联自留，另一联交对方。4、仓库管理员在电脑上开具采购单，并由仓库主管审核生效。 将采购单打印一式三联，经仓库主管和仓库管理员签字加盖收货 专用章后，第一联存根自留，第二联财务联连同送货单位的送货清 单交财务，第三联对方联同时交财务。5 、返修品回仓，以对应的采购

10、退货单为依据收货，仓库管理员核实货单无误后在电脑上开具采购退返单，注明原采购退 货单号，并经仓库主管审核生效。产品出仓管理流程1、仓库主管根据营销部传来的销售订单备货并作好记载， 将配好之货品清单交质检部验货。 质检部将合格产品装箱并在电脑上 填制装箱单，审核装箱单。在每个包装箱内放置一张装箱单。包 装好的产品分类放到相应的仓库存放区域。2 、质检部将装箱单汇总导出为未审核销售单，等待营销部总监审核发货。3 、仓库管理员根据客户持有的已盖章销售单和电脑里对应的出仓单（对于批发商）或转仓单（对于加盟商）发货。打 印出仓单或转仓单一式二份，由仓库管理员、仓库主管和客 户签字，一份交客户，一份仓库自

11、留。营销部业务流程1、营销部将客户传真来的销售订单输入电脑，并由营销部总监审核。查询当前仓库库存情况。 若需要向厂家订货的， 将销售订单 导出为采购订单并审核。若仓库有货不需要向厂家订货， 就将销 售订单传给仓库，由仓库检货装箱。2 、收到仓库传来的未审核销售单后，由营销部总监确认客户 货款余额的状况。若客户有足够的货款余额，则审核此销售单（已 审核销售单会自动生成出仓单，仓库凭此出仓单）。若客 户货款余额不足，则等待客户货款到帐后再审核销售单。3 、已审核销售单打印一式三联，并签名盖章。第一联存根自留，第二联财务联交财务，第三联对方联交客户。4 、营销部分析代理商库存状况，并向代理商提出补货

12、、调拨等建议。5 、分析自营专卖店的库存和销售情况，若需要补货，则开具转 仓单，将总合作社仓库的货品调拨到专卖店。若需要在专卖店之间 调拨货品，开具调拨单。营销部总监审核调拨单。经审核后 的调拨单自动生成一张进仓单和一张出仓单并传给相关 仓库。由相关仓库收货、发货。6 、营销部审核加盟商传回的销售出仓单，冲减代理商库存。7 、营销部审核代理商传回的 盘点单，调整代理商的仓库库存。8、营销部将货品资料传给代理商。仓库盘点流程1 、盘点准备仓库主管将还未有自编码的存货通知支援中心补编编码， 并通知 有关部门填制相关单据处理帐外物资。 财务部将盘点日前已经审核生 效的单据记账。仓库主管组织仓库人员对

13、货品进行分区摆放， 存货以产品区、退货区、 样板区、产品损坏区分别得出存货实存情况。2、盘点进行仓库主管组织仓库人员初盘存货， 对存货六大区域各指派 1 人担任 组长， 2 人配合。以盘点表记录初盘结果。仓库主管连同另外 4 名员工 组成复盘小组，对初盘结果进行复盘，出现差异仓库自查原因。仓库主管将初盘数据输入电脑， 将盘点单打印提供给财务部， 财务部组织合作社人员组成抽盘小组， 以 2 人为 1 组对各大区域进行 抽盘工作。发现差异由仓库主管重新盘点更正初盘资料。 仓库主管对该 区域货品进行重新全盘。经复盘通过的盘点单由财务部审核，并打 印一式二份，由仓库主管、财务主管签字，各持 1 份。3

14、、盘点后期工作仓库主管将已审核盘点单导出为进、出仓单，电脑自动生成 盘盈单和盘亏单。仓库主管查找盘盈盘亏的原因，并将库 存盘点汇总表和差异原因查找报告交财务主管复核上交总经理审批 后。财务部据审批结果审核盘盈单和盘亏单调整库存帐。4、盘点其他规定盘点工作规定每月进行一次，时间为月末最后 2 天。头天晚上 8 时 开始至次日中午完成初盘和复盘工作，下午进行抽盘工作。货品磅码、单位必须规范统参加盘点工作的人员必须认真负责，；名称、货号、规格必须明确；数量一定是实物数量，真实准确； 绝对不允许重盘和漏盘。 由于人为过失造成盘点数据不真实， 责任人 要负过失责任。对于盘点结果发现属于实物责任人不按货品

15、要求收发及保管财 物造成损失，实物责任人要承担经济赔偿责任。合作社财务管理制度一、 为加强合作社的财务工作，发挥财务在合作社经营管理和提高 经济效益中的作用，特制定本规定。二、 合作社财务部门的职能是：(1) 建立健全财务管理的各种规章制度，编制财务计划，加强经 营核算管理，反映、分析财务计划的执行情况，检查监督财务纪律。(2) 厉行节约，合理使用资金。(3) 合理分配合作社收入， 及时完成需要上交的税收及管理费用。(4) 对有关机构及财政、税务、银行部门了解，检查财务工作，主动 提供有关资料，如实反映情况。(5) 完成合作社交给的其他工作。三 、合作社财务部由总会计师、会计、出纳和审计工作人

16、员组 成。在没有专职总会计师之前，总会计师职责由会计兼任承担。四、 合作社各部门和职员办理财会事务，必须遵守本规定。 财务工作岗位职责总会计师负责组织本合作社的下列工作：1、编制和执行预算、财务收支计划，拟订资金筹措和使用方案，开辟财源，有效地使用资金；2、进行成本费用预测、计划、控制、核算、分析和考核，降低消耗、节约费用、提高经济效益；3、建立健全经济核算制度，利用财务会计资料进行经济活动分析：4、承办合作社领导交办的其他工作。会计的主要工作职责是：1、按照国家会计制度的规定、记账、复帐、报账做到手续完备，数 字准确，账目清楚，按期报账。2 、按照经济核算原则，定期检查，分析合作社财务、成本

17、和利润的 执行情况，挖掘增收节支潜力，考核资金使用效果，及时向总经理提 出合理化建议，当好合作社参谋。3、妥善保管会计凭证、会计帐薄、会计报表和其他会计资料。4、完成总经理或副总经理交付的其他工作。出纳的主要工作职责是：1 、认真执行现金管理制度。2、严格执行库存现金限额，超过部分必须及时送存银行，不坐支现 金，不认白条抵压现金。3、建立健全现金出纳各种账目，严格审核现金收付凭证。4、严格支票管理制度，编制支票使用手续，使用支票须经总经理签 字后，方可生效。5、配合银行做好对帐、报账工作6 、配合会计做好各种账目处理7 、完成总经理或主管副总经理交付的其他工作。8、认真贯彻执行有关审计管理制度

18、。9 、监督合作社财务计划的执行、决算、预算外资金收支与财务收支 有关的各项经济活动及其经济效益。10、详细核对合作社的各项与财务有关的数字、金额、期限、手续等 是否准确无误。11 、审阅合作社的计划资料、合同和其他有关经济资料，以便掌握 情况，发现问题，积累证据。12、纠正财务工作中的差错弊端，规范合作社的经济行为。13 、针对合作社财务工作中出现问题产生的原因提出改进建议 和措施。财务工作管理1、会计年度自一月一日起至十二月三十一日止。2、会计凭证、会计账本、会计报表和其他会计资料必须真实、准确、完整，并符合会计制度的规定。3、财务工作人员办理会计事项必须填制或取得原始凭证，并根据审核的原

19、始凭证编制记账凭证。会计、出纳员记账，都必须在记账凭证 上签字。4、财务工作人员应当会同总经理办公室专人定期进行财务清查，保 证账本记录与实物、款项相符。5、报表每月由会计编制并上报一次。会计报表须会计签名或盖章。6、财务工作人员对本合作社实行会计监督财务工作人员对不真实、不合法的原始凭证，不予受理；对记载不准确、不完整的原始凭证， 予以退回，要求更正、补充。7、 财务工作人员发现账本记录与实物、款项不符时，应及时向总经 理或副总经理书面报告，并请求查明原因，做出处理。 注：财务工作人员对上述事项无权自行做出处理。8、 财务工作应当建立内部稽核制度，并做好内部审计。出纳人员不得兼管稽核、会计档

20、案保管和收入、费用、债权和债务账目的登记 工作。9、财务审计每季一次。审计人员根据审计事项实行审计，并做出审 计报告，报送总经理。10、财务工作人员调动工作或者离职，必须与接管人员办清交接手续。 财务工作人员办理交接手续，由总经理和副总经理监交。支票管理11 、 支票由出纳员或总经理指定专人保管。支票使用时须有 " 支票领用单 " ，经总经理批准签字，然后将支票按批准金额封头，加盖印章、 填写日期、用途、登记号码，领用人在支票领用簿上签字备查。12、 支票付款后凭支票存根，发票由经手人签字、会计核对（ 购置物品由保管员签字 ） 、总经理审批。填写金额要无误，完成后交出纳人

21、员。出纳员统一编制凭证号，按规定登记银行帐号，原支票领用人在 "支票领用单 " 及登记簿上注销。13、 财务人员月底清帐时凭 " 支票领用单 " 转应收款，发工资时从领用工资内扣还，当月工资扣还不足，逐月延扣以后的工资，领用人完 善报账手续后再作补发工资处理。14 、 对于报销时短缺的金额，财务人员要及时催办，凡一周内收入款项累计超过 10000 元或现金收入超过 5000 元时，会计或出纳人员应文 字性报告总经理。 凡与合作社业务无关款项， 不分金额大小由承办人 文字性报告总经理。15、 凡 1000 元以上的款项进入银行账户两日内，会计或出纳人员应文

22、字性报告总经理。16 、 合作社财务人员支付 （ 包括公私借用 ） 每一笔款项，不论金额大小 均须总经理签字。 总经理外出应由财务人员设法通知， 同意后可先付 款后补签。现金管理1、职员工资、津贴、奖金；2、个人劳务报酬；3、出差人员必须携带的差旅费；4、结算起点以下的零星支出；5、合作社固定资产、办公用品、劳保、福利及其他工作用品必须采 取转账结算方式，不得使用现金。6、日常零星开支所需库存现金限额为 2000 元。超额部分应存入银行。7、财务人员支付现金，可以从合作社库存现金限额中支付或从银行 存款中提取，不得从现金收入中直接支付 （ 即坐支 ） 。 因特殊情况确 需坐支的，应事先报经总经

23、理批准，并写明用途8、财务人员从银行提取现金，应当填写现金领用单和金额，由总经理批准后提取。9 、合作社职员因工作需要借用现金，需填写借款单 ，经会计审 核；交总经理批准签字后方可借用。超过还款期限即转应收款，在当 月工资中扣还。10 、凭发票、工资单、差旅费单及合作社认可的有效报销或领款 凭证，经手人签字，会计审核，总经理批准后由出纳支付现金。11 、发票及报销单经总经理批准后，由会计审核，经手人签字，金 额数量无误，填制记账凭证。12、工资由财务人员依据总经理办公室及各部门每月提供的核发工资 资料代理编制职员工资表，交主管副总经理审核，总经理签字，财务 人员按时提款，当月发放工资，填制记账

24、凭证，进行账目处理。13 、 差旅费及各种补助单 （ 包括领款单 ） ，由部门主管签字，会计审 核时间、天数无误并报主管副总经理复核后，送总经理签字，填制凭 证，交出纳员付款，办理会计核算手续。14 、无论何种汇款，财务人员都须审核汇款通知单，分别由经手人、总经理签字。会计审核有关凭证。15、 出纳人员应当建立健全现金账目，逐笔记载现金支付。账目应 当日清月结，每日结算，账款相符。会计档案管理1、凡是本合作社的会计凭证、会计帐薄、会计报表、会计文件和其 他有保存价值的资料，均应归档。2、会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册，标明月份、季度、年 起止、号数、单据张数，由会计及有关人员签名盖章

25、( 包括制单、审核、 记账、主管 ) ，由总经理指定专人归档保存，归档前应加以装订。3、会计报表应分月、 季、年报、按时归档，由总经理指定专人保管， 并分类填制目录。4、会计档案不得携带外出，凡查阅、复制、摘录会计档案，须经总 经理批准。处罚办法1、出现下列情况之一的，对财务人员予以警告并扣发本人月薪1-3倍：(1) 超出规定范围、限额使用现金的或超出核定的库存现金金额留存 现金的；(2) 用不符合财务会计制度规定的凭证顶替银行存款或库存现金的；(3) 未经批准，擅自挪用或借用他人资金 ( 包括现金 ) 或支付款项的； 15/36(4) 利用账户替其他单位和个人套取现金的；(5) 未经批准坐支

26、或未按批准的坐支范围和限额坐支现金的；(6) 保留帐外款项或将合作社款项以财务人员个人储蓄方式存入银行的；(7) 违反本规定条款认定应予处罚的。2、出现下列情况之一的，财务人员应予解聘。(1) 违反财务制度，造成财务工作严重混乱的；(2) 拒绝提供或提供虚假的会计凭证、帐表、文件资料的；(3) 伪造、变造、谎报、毁灭、隐匿会计凭证、会计帐薄的；(4) 利用职务便利，非法占有或虚报冒领、骗取合作社财物的；(5) 弄虚作假、营私舞弊，非法谋私，泄露秘密及贪污挪用合作社款项的；(6) 在工作范围内发生严重失误或者由于玩忽职守致使合作社利益遭受损失的；(8) 有其他渎职行为和严重错误，应当予以辞退的。

27、本规定由总经理办公会负责解释。本规定自发布之日起生效。办公室管理条例第一章 总则为加强合作社管理，维护合作社良好形象，特制定本规范，明确 要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。第二章 细则服务规范：1. 仪表：合作社职员工应仪表整洁、大方；2. 微笑服务：在接待合作社内外人员的垂询、要求等任何场合，应注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方；3. 用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗；4. 现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包 括午餐时间）办公室内应保证有人接待；5. 电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话 人不能接听，离之最近的职员应主动

28、接听，重要电话作好接听记录， 严禁占用合作社电话时间太长。办公秩序1. 准时上班、不迟到、不早退，工作时间内不应无故离岗、串岗， 不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。2. 职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接 待室、总经理室） 或通过合作社内线电话联系，如需在个人工作区 域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外） 。3. 职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工 作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。4. 各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁， 合作社公共设 施则由办公室负责定期的清洁保养工作。5. 发现办公设备（包括通讯

29、、照明、影音、电脑等）损坏或发生 故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题6. 对自己分管的工作要认真负责，不推诿，不扯皮，对人态度和蔼， 一视同仁，树立良好的服务态度。7要注意办公室安全，下班前关好门窗，锁好办公桌和文件柜，关好水源、电源等。8. 全体办公室成员必须严格遵守该管理制度。第三章 责任本制度的检查、 监督部门为合作社办公室共同执行， 违反此规定 的人员，将给予 50-100 元的扣薪处理。办公室物资管理条例 为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特 制订本规定，此规定的执行部门为总经办。物资分类1. 合作社办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资

30、 产。2. 低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等3. 管制品：订书机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等4. 个人保管物品：个人使用保管的三百元以上并涉及今后的费用开 销的物资；5. 实物资产：物资价格达 300 元以上，如：计算机、摄像机、照相 机。办公用品物资采购1. 合作社办公用品物资的采购， 由办公室统一购买， 申请部门或 申请人向总经办提出申请并应填写物品申购单，总经办审核批准后，由 总经理签字。2. 物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式：1) 定点：合作社指定大型超市进行物品采购。2) 定时：每月月初进行物品采购。3) 定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性4) 特殊物品

31、：选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。物资领用管理1. 合作社根据物资分类，进行不同的领用方式：2. 低值易耗品：直接向办公室物品保管人员签字领用3. 管制品：直接向办公室物品保管人员签字领用4. 贵重物品：根据专立文件的领用程度来领用5. 实物资产：由办公室设立实物资产管理台帐， 以准确记录固定资 产的现状合作社物资借用1. 凡借用合作社办公器材， 需填写物资借用单， 并由部门主管签字认可2. 借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还3. 借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿附则1. 新进人员到职时有管理部门通知， 向办公室领用办公物品； 员离职时，必须向办公室办理办公物品归

32、还手续， 未经办公室认可的， 其它部门不得为其办理离职手续。2. 办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。3. 本办法由人事部解释、 补充、修改时亦同，经总经理批准颁行。 传真使用管理办法( 一 ) 、总则：为加强合作社传真使用管理，特制定本办法。（ 二 ） 、使用范围1. 本办法适用于合作社使用传真机的各种情况。2. 使用范围包括本地、国内、国际传真。传真的接收管理1. 传真件的接收纳入合作社收发管理办法范围内， 由收发员统一 接收。2. 传真件接收后，填写收件登记簿，并及时分发收件部门和人员。 涉及合作社事务的原件在人力资源部留存，业务部门留复印件。3. 合作社传真机应随时处地开机接收

33、状态。传真的发送管理1. 各部门和人员发送传真， 由收发员统一发送； 重要文件可由当事 人亲自发送。2. 传真发送，须经领导批准，填写发文登记簿表， 并及时发送出去； 因故不能发送，应及时通知有关当事人迅速另行处理。3. 传真原件留存人力资源部。附则传真电话不能被占为普通电话使用，以免延误传真收发。合作社值班管理条例一、总则：为保障合作社正常工作秩序不间断和财物安全，特制定 本制度。二、管理体制1. 员工值日：合作社依据自身情况，设立合作社或部门值日制度；2. 部门主管值班： 合作社依据自身情况， 设立合作社部门主管值 班制度。三、管理要点和内容( 一 ). 员工值日。1. 目的：维护合作社日

34、常工作秩序，及时联络、处理事务；2. 一般以工作时间为责任时间；3. 值班要点：1) . 巡察办公场所保洁情况；2) . 电话记录、处理、转送；3) . 领导交办任务。( 二 ). 部门主管值班1. 目的：以合作社业务工作为主；2. 一般以下班时间或节假日为值班时间；3. 值班要点：1) . 接待下班后来客；2) . 处理未完成工作；3) . 处置下班后的突发、紧急事件；4) . 值班人员接打值班电话，应记录来电时间、单位、授话人、主要内容；5) . 值班接待来宾要记录来访时间、单位、来访人、主要内容，提出处理意见；6) . 值班人员要按规定准确填写值班日志。四 . 值班规定1. 遵守值班纪律

35、，按时交接班，有事须先请假，以便安排临时代替人员；2. 值班时坚守岗位，不得聚众打牌、嗑睡；3. 在规定的时间做好防盗、 防火等工作， 尤其加强对重点部位的监 管；4. 接待来宾外松内紧、热情招呼，具有高度警惕性，善于鉴别来人 意图，要守口如瓶，不能随便乱说；5. 值班人员密切关注领导活动行踪，遇到紧急情况即能取得联系，须将公安、消防、医院、供水、供气、供电、通讯等部门及火车、飞 机、出租车的地址、电话、路线等信息置于明显处，以备应急需要；6. 遇到紧急事件，首先要冷静，敢于负责，一方面大胆采取应急 措施，以免贻误；另一方面及时汇报主管领导或和公安部门报警。五 . 接听值班电话应注意：1. 礼

36、貌相待：不论打进、接入，应主动通报合作社名称、 职务、姓名， 如对方未通报，应客气询问清楚；2. 使用语言文明，切忌粗声粗气；3. 对重要或较长的电话内容，可请对方复述一遍；4. 对要求打合作社领导的电话，首先问清对方的单位名称、职务、姓 名，然后婉转回答“请您稍等，我给您找一下”之类的话再处置；5. 对打听事情、咨询类态度和蔼、礼貌对待、恰到好处地回答；6. 除紧急情况随时报告外，一般将若干电话内容集中到一起，有条理地予以报告；7. 根据需要，可安排合作社单身职工多兼值班工作， 并给予适当的加班补贴。注：办公室的工作要遵循“迅速、准确、保密”的原则。1 、迅速。办公室工作要保证领导决策的形成

37、、贯彻、落实的高效率，要养成办事敏捷、及时高效、雷厉风行的好作风。2 、准确。具体地说是办文要准确，办事要稳妥，了解情况、反 映问题要真实。养成严肃认真细致的好作风。3 、保密。要切实做到：不该说的不说，不该问的不问。不该看 的不看，不该记的不记。第四章 档案管理总则合作社的文秘档案资料是合作社行政办公和经营活动中不可缺 少的要素。为了加强对文秘档案管理制度，理顺工作程序，明确工作 职责，杜绝资料流失，特制定本档案管理制度。管理职责一、总经办是管理部门， 负责文秘档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对业务领导和工作实务指导。其管理的主要职责为：1 制定或参与制定档案管理制度方面的规章制

38、度。2 对各职能部门文件资料归档管理的指导监督。3 负责对档案向有关档案机构的移交工作。4 总结经验，改善工作方法，提高档案管理制度技能和工作效率， 使合作社档案资料能够充分得到利用，产生收益。二、归档资料的范围、内容1 计划性文件资料 包括合作社战略规划、 经营计划、各职能部门的工作规划、 计划2 批示性文件材料 包括合作社各类标准、指标，如计划指标、考核标准等；合作社 管理层各类命令、工作指示、调度记录等。3 法规性文件 包括政府、行业、合作社制定和颁发的各种需合作社贯彻和执行 的规定、要求、 标准等文件；合作社内部档案管理制度的各类规章制 度。4 合作社的重大决议 包括由合作社总经理办公

39、会议及其他重要的行政办公会议所形 成的文件和会议材料、会议记录等。5 总结性文件 包括合作社经营活动中年度、季度、月度的工作总结；下属各部 门的工作总结及各种总结报告。6 凭证性材料 包括合作社各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭 证、台帐等。如售后记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材料 能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。7 汇报性材料 包括合作社的汇报材料、统计报表、财务报表等；合作社领导在 外部公共场所发言或发布的各类文书资料等8 劳资人事资料 包括合作社的人事任命、人事调整、认识考勤、人才引进和培训 考核、工资核定记录等相关资料。9 调研性资料 包括市场调

40、研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商 资料、合作社内部各策划方案的技术经济论证材料等。10 声像制品资料 包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外 单位提供的以声像形式记录下来的对合作社经营活动产生作用的各 种资料。11 证件性文书资料 包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、产品质量认 证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料。12 馈赠行资料书画、包括上级领导、 名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、 文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。三、文件资料的立卷归档档案的收集1 凡属本档案管理制度所涵盖的文件资料，均应归档统一管理，各部门应做好资料的分类立卷， 至次年元

41、月底整理归档； 会计归档类在年度终结后，由财务部门编造清册，每两年归档一次。2 银行票据由财务部立卷留存；各类报表（应收帐报表、销售报 表等）报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只财务部立卷留存。3 业务要货计划、往来函等业务传真、资料由业务部立卷留存。4 各类外来文件、资料由总经理办公室负责立卷留存；内部文件 原则上各部门传阅后，即由总经理办公室回收立卷留存。5 合作社员工应注意随时收集各种信息资料，并及时汇总到各部 门档案管理员，员工因公外出参观学习考察和参加个各种会议回到合 作社后，应将相关资料全部移交档案管理员。立卷归档的时间1 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内

42、递交办公室立卷归档。2 对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务单位的文件， 为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。立卷归档的要求1 各部门在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递 交立卷归档。2 移交档案要填写移交清单，移交清单一式两份，双方签字后各 执一份。3 归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须归在一起4 立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目 填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装 订整齐、牢固，然后还要填写备考表，注明保管期限。5 填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，

43、 字迹应清楚、准确。6 立卷应以本单位形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文 件间的历史联系， 适当照顾文件的保存价值， 使案卷能正确反映企业 生产活动状况和面貌。7 立卷应以同类问题为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联 系的文件组合在一起。 8 立卷应把上级文件于本合作社文件 （除 请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。 9 立卷归档后，发现 还有需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。10 文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统 地反映问题，做到查找方便。11 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈 赠品等）归档必须有条件，并保持其完好无损。12

44、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、 背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。档案的借阅1 部门的重要文件和有密级档案，须经合作社领导批准，方可借 阅。 2 文秘档案得借阅者应负责档案得完整 和完好，不得私自影印、复印、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加注标语，不得转借，如有违纪，酌情处罚3 对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采取复印、 照片、重印副本、摘录等方式。复制文件应仔细校对，与原稿无误后， 注明档案编号， 然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复 制件不会有误。4 必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔 细

45、校对审查， 加盖档案室印章后才有效。 档案室证明材料只能证明某 事在档案上有无记载， 而不能对某事下结论。 档案管理员不可擅自对 档案资料作解释或下结论。5 文秘档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外 借，最多为十天， 但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延期 借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。6 借阅文秘档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数 量报合作社领导批准后，责令其赔偿一切损失。文秘档案保密要求1 借阅利用档案的人员要树立高度责任心，加强保密意识，双方 共同做好保密工作。2 档案分一般档案和有密级档案两类。 档案密级分为绝密、 机密、 秘

46、密三级。3 有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室。有密级档案复 制时，需经合作社办公室主任或副总以上领导批准。4 有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或领导批准副总以上级5 对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密， 对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。6 外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。7 档案管理员丢失或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重， 给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。8 企业在职工工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形 成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后， 才能调离 档案管理员调离，应由办公室主

47、任监督办理，档案交接之后，方能调 离。本制度由人事部解释、补充，经总经理批准颁行。销售部管理制度一日常行为准则：1、严格遵守合作社一切规章制度，遵守职业道德；爱岗敬业，做好 自律。2、必须按照合作社的规定执行上下班制度，不得无故矿工、迟到、 早退，请假必须有书面请假条，经理签字后到总经办备案。3、服从合作社的统一指挥，听从合作社的安排，与个人意见有分歧 时，应局部服从整体，个人服从集体。4、做好合作社保密工作，不得向外透露合作社的管理情况和业务进 展情况。5、积极参加合作社的各项活动，努力完成自己的各项任务。6、诚实守信，遇事要及时向合作社反馈，不得隐瞒事实真相，发现违规行为，要及时劝阻或向合

48、作社汇报。7、乐于奉献，积极向合作社提成建设性建议和意见。8、敢于接受批评与自我批评，敢于接受别人的建议和意见，努力提 高自我。9、公私分明，未经合作社批准不准擅自利用公款开支。10、做出日工作计划表和月计划工作表，交经理批准后开始拜访客 户。11、填写拜访过客户的详细资料，一份交经理存档。12、业务人员在访问或开拓新客户时，应留意下列事项：a 透彻观察对方的需求及判定对方的意愿；b 利用谈话、对应技术来引导对方购买的意愿；c 针对对方的购买意识及对商品的认知程度，检讨与我方计划的合适 与否。13、业务人员应致力于商品知识、销售方法及市场知识的研究、同时 须勤于调查销售客户的状况，随时以预算、

49、效率化为基准、冷静且亲 切地致力于销售活动。14、对客户提示重要事项或表达意向时，须取得经理的认可后才能执行。15、对于各家客户须订明每月性的访问预定及收入预定，另外，对于 客户的新开拓商品也须拟定每个月的大概预定额， 根据这个来开拓新市场。16、不论老客户或新交易或预估的交易，都须私下迅速打听清楚，有 了充分的调查，才能尽早与对方进行交涉。17、对于同业者的预估内容及交货实绩，须经常调查探听清楚，如此 才能检讨自己在接受订货上的难易， 另外，以于自己在预估及交货上 的损失，应究明原因，以便修正制造技术及营业方面的缺陷。18、业务科应针对各方面的销售情况，进行广泛的调查，使销售活动 的资料备齐

50、，并传给各相关人员参考。19、与老客户应经常保持密切的联系，除了对订货情况及其他需求应探听清楚之外，尚须设法斡旋，使对方下单订货。为达成上述目的， 可于必要时邀集对方举行研究会或是恳谈会。20、开拓新交易通常经由已交易客户之手进行，或委托其斡旋，或要 求其持续过去曾经有过的交易来拓展业绩。21、客户的样板、门头、形象墙、内部装饰，业务员必须提供影像资 料，确认样板的数量，落实有效性。注：以上准则都记入个人绩效考核中。 勤奋好学，努力提高自己的业务和专业水平， 使自己更好的适应合作 社发展。二客户档案馆管理制度1. 客户档案是以客户原始资料 （ 以表单方式一家合作社使用一张 ） ， 式两份，一份

51、合作社备档，一份业务部使用。客户名册是合作社机密文 件，不得传阅合作社以外人员。2. 客户名册的保管和阅览：业务部在必要的时候， 可随时调阅常备的交易往来客户资料。 对于资 料的保管要十分留意，避免污损、破损、遗失等。3. 业务部应一年 2 次（2 月、8 月） 定期对交易往来客户作调查，如果有 变化的时候，在交易往来客户原簿及交易往来客户一览表里记入、订正。 业务部对于有关客户的记入事项的变化， 或有其他新的事项时，随时记 入之。4. 将客户的资料整理成卡片，并将下列几项事由记录下来经常做修 正：a. 客户合作社电话； E-MAIL 地址。b. 负责人联络方式（宅电；手机； E-MAIL ）c. 客户需求状况（需求明细；以及价格表）d. 客户的资金状况；店面面积；人员配备；e. 客户在当地的影响力；自身资源情况。三收款办法业务员不可向客户讲出自己的销售待遇。 每笔合同签订之日起， 客户 应付预付押金。对每一家客户都要养成 " 按期收款 " 的习惯，业务员的销售补贴在客户 余款结清后方能发放。四. 销售人员考核办法考核指标： 工作效率，工作纪律，职业素养，学习能力，创新能力，对合作社的 发展建议，主管能动性，团队意识。营销总监岗位职责管理、制定、策划、执行、协调、组织、监督、培训、目标达成。1、遵守合作社规章制度和服