存货管理内控手册

1、内蒙古航天亿久科技发展有限责任公司存货管理业务风险管理与内部控制手册2013年11月4日 第一章 总则1编制的目的、意义及原则为加强亿久公司的财务会计及存货管理工作，实现成本管理、存货核算的有效性，强化内部经营管理，为公司进行经济预测、决策、规划、控制和责任考核评价等提供基础信息，达到强化管理，提高公司经济效益的目的，特制定本手册。2、适用范围本手册适用于公司机关各部门3、手册编制依据文件3.1内部制度航天亿久公司库房管理办法内蒙古航天亿久科技发展有限责任公司成本、存货核算及管理规定第二章 内部环境1、控制目标加强亿久公司的财务会计及存货管理工作，实现成本管理、存货核算的有效性，强化内部经营管

2、理2、机构设置公司存货管理组织结构总经理主管领导审批库房（材料、产成品入、出库）采购部门主管领导审批请购部门申请物资3、组织职责3.1 财务部负责确定成本核算的方法，根据有关资料及时提供与成本相关的信息资料，对成本形成的过程实施必要监督和控制；根据预算计划执行过程中的实际与计划发生的偏差进行原因分析，及时采取措施进行调整、改进工作；按照公司发展目标和经营方针，有目的地预计和预测未来公司销售、利润、成本及资金的变动趋势和水平，为公司经营决策提供信息。3.2 科研生产部负责存货的集中采购、入库、材料及半成品出库、盘点、统计等实物管理。负责督促库房保管员按照规定建立相关账目，定期与财务进行账目核对。

3、负责向财务部移交应当入账的存货收发单据。负责采购环节的市场信息管理。负责存货统计分析工作并向有关单位提供统计分析信息。3.3 市场部负责存货的产成品出库及销售，市场价格信息、产品结构信息的反馈，销售政策中与成本相关的有关资料的收集与提供。3.4 仓库设立保管员一名，负责存货的取得、形成、发出等过程的实物管理和价值记录，按时提供有关报告，参与存货清查。保管员接受科研生产部的业务指导和管理。4、各部门、岗位职责存货管理涉及的采购、应收账款、收受、储存保管、存货盘点、安排生产、制造及发货等职责应由各部门来担任。在存货管理系统中，各部门职责如下：4.1 生产部负责发起或要求采购、拟定采购订单、跟进存货

4、盘点差异、运送货物、授权生产要求和原材料流转； 4.2 库房负责收受货物；存货保管；保存存货记录、执行独立的存货盘点4.3 财务部负责物资盘点检查、变更存货主文档、调整成本或数量；4.4 市场部负责向制造部门流转货物、向库房与相关部门提出成品出库需求等。4.5 各部门应设立专人负责上诉各部门中的每项职责，可一人担任多职。5、业务权限表存货管理业务权限表合同管理业务权限设置及审批程序流程名称业务类型申请初审复审批准存货管理部门或岗位部门或岗位采购请购部门请购部门采购部门主管领导入库库房主管领导物资领用领用部门领用部门领导主管领导产成品入、出库生产部门主管领导产品销售市场部总经理第三章 存货管理业

5、务风险评估1、主要风险1.1 入库物资数量与账目不符；1.2 物资领用不规范，产生浪费、重复领用，从而增加成本与工作时间；1.3 存货的产成品出库不及时，造成存货积压。2、业务风险评估标准评分12345描述极低低中等高极高标准110%以下10%（含） - 30%30%（含） - 70%70%（含） - 90%90%（含）以上标准2今后10年内发生的可能少于1次今后510年内可能发生1次今后25年内可能发生1次今后1年内可能发生1次今后1年内至少发生1次2.1发生的可能性评价标准2.2 影响程度评价标准评 分12345描 述极小小中等大极大标准市场风险：1、存货的增加要占用较多的资金,使企业付出

6、更大的持有成本,加大利息支出,而且会增加与存货有关的各项开支,如采购成本、仓储成本、管理成本等,影响企业获利能力的提高。2、相对于其他高存货的同行企业,由于企业库存量不大,不能从经济形势上涨中获利,这在企业的发展以及竞争中都将处于不利地位。轻微的财务损失较低的财务损失（1-5）。中等的财务损失（5-1%）。重大的财务损失（1%-2%）。极大的财务损失（2%以上）。第四章存货管理业务控制活动1、业务流程清单采购销售生产追加材料领用产成品销售物料采购是否付款？暂估报销材料领用半成品出库产成品入库后续作业追加材料领用产成品出库 见下图2、业务活动相关流程和控制点2.1、存货入库2.1.1 外购存货的

7、入库 存货入库验收须有采购员、质量管理员、库房保管员三方参加，对入库物资的数量、质量进行严格检验，做好相关记录。 所有物资入库前，由市场部物资采购中心组织相关人员按物资采购技术协议或质量标准要求执行验收，发现不合格产品应隔离、标识并做好记录，由市场部物资采购中心按不合格品处理程序进行处理。 物资到货数量短交，采购员须要求供方及时补足，物资到货数量出现超交，采购员要及时汇报，并做好情况记录。 物资验收质量不合格由市场部物资采购中心负责出具不合格品处置报告，经批准后与供方协商，按照合同规定办理退货索赔事宜。 对符合要求的合格产品，根据经采购员签字的送货清单、发票、实物验收报告填制入库单办理验收入库

8、。 2.2、做好物资收、发、存的登记工作 2.2.1 仓库保管员负责物资的收、发、存管理。 2.2.2 外购物资存货入库后，采购员持票到库房经保管员核对后，将入库单附后到计划财务部办理报销手续。 2.2.3 计划财务部进行相应的帐务处理。2.3 严格执行存货仓储保管工作规程 2.4 存货出库 2.4.1 原材料、标准件的出库管理流程。 经办人根据生产需要填写领用单，经部门负责人签字后，经办人凭出库单领料。 月末，仓库保管讲出库单及领料单胺库房类别整理后，传至计划财务部入账。2.4.2 生产急需物资可预先领用，领用人员须在领用单据上签字，并在三个工作日内补齐领料手续。2.4.3 销售商品出库流程

9、。 市场部按客户订单发货时间要求，去现场查库核实数量，并开具“发货通知单”； 市场部将“发货通知单”交仓库保管员签字，在审核“发货通知单”及有关单据后办理发货，并填写出库日报表。 门卫凭出门证并核实相关单据后放行。 产品出厂后“发货通知单”需要客户提货人签字，最后返回市场部。 2.5 存货盘点 日常分类盘点 物资保管部门根据存货的品种定期分类盘点存货，采取每月、季自行清查，并将清查的结果计划财务部的数据核对。如发现存货发生短缺、毁损、灭失，要及时汇报。 2.6 存货处置 2.6.1 盘盈、盘亏、毁损的存货的处置：公司对清查中发现的盘盈、盘亏、毁损的存货，由计划财务部和物资采购中心共同审核，提出

10、处置意见，报财务总监审批。2.6.2 报废物资的处置：报废物资包括公司生产、技改及各类项目过程中所产生的各类废旧物资等。2.7 存货核算 2.7.1 计划财务部审核存货增减变动原始凭单，符合审批权限且报账手续齐全的予以入账；不符合审批权限或手续不全的，由经办部门更正后入账，并在有效单据上加盖财务专用章。对在途存货、货到票未到的，月末暂估入账，下月初用红字冲回，财务负责人对帐表进行审核并签字。 2.7.2 计划财务部每半年根据存货盘点记录及生产、采购、营销部门提供的有关资料，对存货进行可变现净值与账面价值对比，计算存货跌价准备，经财务总监审核，报公司总经理办公会审批后，进行账务处理。 2.7.3

11、 计划财务部对存货处置的净损益,要纳入当年的损益。 2.7.4 计划财务部按照存货计价方法, 正确核算存货的实际成本，编制存货管理报表，由财务负责人审核存货成本的准确性并签字。存货计价办法变更由计划财务部上报总经理办公会审批，在下一年度实施。 存货管理流程描述表单编号流程步骤责任岗位/人员适用政策与制度流程步骤描述输出文档缺陷建议1采购生产部采购员内蒙古航天亿久科技发展有限责任公司物资采购管理办法1、大批量采购时，生产部根据工艺用量指定采购计划，签署完整后由采购部采购；2、零星采购时，生产部根据采购申请单及时购买。采购申请、采购清单、发票2物资入库、出库生产部库房管理内蒙古航天亿久科技发展有限

12、责任公司库房管理办法物资到货后，及时清点数量并依据发票完成入库物资入库单、物资出库单所有公司职工要严格遵守相关规章制度4产成品入库、出库生产部库房管理内蒙古航天亿久科技发展有限责任公司库房管理办法由生产部、财务部计算人工成本、材料成本等，库房管理员根据得出的总成本进行入库；之后根据销售金额完成铜产品的出库产成品入库单、产成品出库单有专人负责成本的控制5销售市场部根据制度编写合同，完成销售销售合同与客户保持沟通，保证良好的资金循环合同管理风险控制矩阵表单目标编号控制目标风险编号风险描述控制措施编号控制措施缺陷编号缺陷描述建议T01存货移库要经合理授权或确认R01手续不全，易造成物资丢失C01材料

13、发料须由车间填写领料单，由仓库管理员与其它相关负责人核对名称、数量等信息后签字确认。G01物资入库出库未办理相关手续1.查阅是否有仓库保管员和其它相关负责人签字确认；2.查阅取领料单的项目及数量是否已及时录入仓库台账内。T02及时、完整、准确的记录存货移库信息R02 存货信息不全，存在重复购买C02仓库保管员根据出入库单更新仓库台账，并每日复核一遍。G02存货信息不全 随时记录物资领用用途T03追加的材料要记录准确R03记录不全，造成产品成本不准确C03追加的材料要及时记录、出库，并明确标注材料用途与项目号G03原材料成本不准领用部门要及时与库房联系，不得私自搬动物资合同管理风险数据库表单风险

14、编号风险描述风险类别发生可能性（1-5）影响程度（1-5）风险等级对应关键控制编号战略风险财务风险市场风险营运风险合规风险R01物资丢失T212C01R02存货信息不全T 111C02R03产品成本不准确T131C03合同管理控制文档表单步骤编号流程步骤流程步骤类型（一般/关键）流程步骤描述权重控制类型（事前/事中/事后）控制方式控制频率（随时/日/季/年）控制措施编号控制措施1物资出、入库关键C01材料发料须由车间填写领料单，由仓库管理员与其它相关负责人核对名称、数量等信息后签字确认。40%事前手工随时2物资领用与产成品销售一般C02仓库保管员根据出入库单更新仓库台账，并每日复核一遍。30%

15、事后手工随时3材料追加关键追加的材料要及时记录、出库，并明确标注材料用途与项目号30%事前手工随时合同管理缺陷报告表单编号缺陷建议责任人缺陷是否符合实际情况不符合的依据是否采纳建议不采纳的依据反馈时间反馈结果尚需工作G01物资入库出库未办理相关手续1.查阅是否有仓库保管员和其它相关负责人签字确认；2.查阅取领料单的项目及数量是否已及时录入仓库台账内。物资领用部门、库房管理G02存货信息不全 随时记录物资领用用途库房管理员G03原材料成本不准领用部门要及时与库房联系，不得私自搬动物资物资领用部门、库房管理第五章存货管理业务信息沟通1相关文档列表存货管理文档明细表序号文档名称文档类型流程名称1采购

16、计划文本存货管理2物资采购申请表文本存货管理3物资入库单、出库单文本存货管理4产成品入库单、出库单文本存货管理5销售合同文本存货管理2信息系统列表存货业务信息系统使用情况表系统名称建设情况涉及流程名称无未建设说明：因实际存货流量较小，目前还没有建设存货信息系统，第六章 存货管理内部监督1日常检查活动列表存货管理风险管理日常检查计划表序号检查内容检查时间完成形式涉及流程检查人员1现场清理日常日常检查表存货管理库房管理26.2专项检查活动列表存货管理风险管理检查计划表序号检查内容检查时间完成形式涉及流程检查人员1存货盘点每月盘点表存货管理财务部2第七章 存货管理风险事件作为流动资产中的重要项目，存

17、货占用了企业大部分的流动资金，是企业财务管理的重要对象。存货的缺乏将导致企业无法正常组织生产和销售活动，但存货过多又会占用大量资金，使企业承担高额的资金成本，并会相应增加存货的采购成本、储存成本、管理成本等，从而 导致成本上升、利润空间缩小。存货管理的目标应当定位在更具广度和深度的战略层面上， 而不再由利润最大化等短期性的直接动因决定。从广度上看，已从企业内部的存货管理，发 展到供应链管理；从深度上看，已从传统的存货管理，发展到精益存货管理。存货管理的目 标是使存货在充分满足生产和销售需要的同时，达到最低数量，从而降低存货成本。但是， 由于市场环境的复杂多变以及企业自身存在的问题，风险存在于存

18、货管理的各个环节，使得 企业难以实现存货效益和存货成本的最佳结合。1存货管理的风险成因形成存货管理风险的几个主要因素有：1.1 经济的波动当国家经济高速发展时，受繁荣时期乐观情绪的鼓舞，扩充存货需要投入大 量资金。此时，银行和贷款人大多也愿意为盈利企业提供贷款，但经济过热必然造成利率上 升。同时，庞大数量的存货如不能有效管理，极易造成经营的混乱。如此情况下，一旦经济 收缩，随着销售额的减少，存货积滞于企业内，经营亏损很快会接踵而来，使企业遭受致命打击。1.2 市场的季节性变化一般来说，销售会有季节性变化。而企业的生产部门往往倾向于全年均衡生产，以充分利用设备和人工。因此，企业常会在销售旺季存货

19、不足，而在销售淡季存 货过剩。存货销售对季节性变化的快速反应导致产品生命周期变短，而这种反应应当足够快 速到当消费者需要时，总可以提供适当数量的产品，从而提高对于消费者的服务水平，同时也提高存货周转的抗风险能力。1.3 市场竞争价格竞争会对企业的存货管理造成压力。在竞争中获胜的一方多卖出产品，实际是靠牺牲别的企业的利益加快自己的存货周转。失败的一方，不但蒙受价格下降的损失，还受到销量减少的打击，存货积压使得资金流转严重失衡。但为了降低断货风险，大量存货 普遍存在于商业流通中。随着社会经济的发展，许多企业发现存货是成本的重要组成部分，它们更愿意将存货放在生产商处，使卖方管理存货成为存货管理的一个

20、趋势。增加新产品或 售后服务项目，用软办法竞争，会对企业的存货管理提出更高的要求。1.4 通货膨胀通货膨胀会使原材料价格上升，保持存货所需的资金增加。与此同时，企业若 不降低成本，就难以应对通货膨胀造成的财务困难，遭遇现金短缺的危机。这二者之间的矛 盾势必加剧存货管理的风险。1.5 企业的财务管理水平如果企业内部财务管理混乱，财务人员整体素质较低，无法准确把握经济政策、金融环境对于企业自身机制的影响，则存货管理不能适应现代企业管理的需要 ，更谈不上有什么技术手段可言。当企业的资金大量被存货占用且不能及时变现时，企业的财务风险加大，从这个意义上来说，存货是企业的负担，形成了企业的负资产。2规避存

21、货管理风险的财务应对2.1 建立完善的存货管理系统根据存货的业务流程，应当围绕采购、仓储、领用、盘存这四方面建立起一套完善的存货管理系统。2.1.1 存货采购管理按照存货采购业务计划，严格执行存货采购的审批手续和流程由采购部门根据企业生产经营的计划和材料请购单编制存货采购计划，经负责人审核采购目录后 报主管领导审批。保证存货采购在授权下按合同进行，采购人员按计划签订合同，签订合同 人员与询价人员的职能应该分离，签订合同的职能至少应该有两人共同履行。采购人员无权 在授权之外签订合同和变更合同的内容。财务部门应正确记录采购业务，做到账账、账表、 账实相符。2.1.2 存货仓储管理 存货验收应当设立

22、独立于采购部门和仓库的专门验收部门，保证存货的数量、质量、品种、规格符合合同要求，经验收合格方能办理入库。存货入库后，仓库应 及时通知财务部门承付货款。财务部门应审核合同的签订是否符合规定，验收单、入库单是否真实可靠，购货发票是否合法，是否与合同、验收单、入库单、付款通知单的品名、数量 和价格相符。审核无误并留存相关票据后，办理付款手续，进行存货采购支付结算。存货出 库时，应保证手续齐全，单据无误。2.1.3 存货领用管理 存货领用应制定定额，并经部门负责人审批签字。仓库管理员发货后应及时登记台账，财务部门根据发料汇总表按用途汇总分配，分摊材料成本差异，登记有关账务。内部稽核人员应审核领料单，

23、核对收发凭证和存货台账，检查收发记录和结存余额， 查看保管部门和财会部门的日常核算是否准确，各部门的数据是否相符，有无违反规定程序 和舞弊行为；还要对存货领用的内部控制进行评价，以保证存货安全。2.1.4 存货盘存管理 财务部门和仓库要对存货的购进、发出和库存进行日常核算，仓库应登记存货卡片，财务部门应及时汇总采购部门送交的收料单及生产部门送交的领料单，登记存货明细分类账及总账，定期与仓库核对。仓库管理员应定期盘点库存存货，编制存货盘点 表。财务人员年底应抽查存货盘点表，对于生产经营过程中足以证明无实用价值和转让价值 的存货，根据主管领导批准的处理意见，调整存货账务，以确保账实相符。内部审计人

24、员应 审查原始凭证、记账凭证、明细账以及总账是否符合企业会计准则和会计制度的规定，各方反映的数据是否相符，对于企图侵占存货资产、伪造会计记录的舞弊行为要保持高度警惕。2.2 运用供应链管理供应链管理在存货管理的方式、货物流、成本、信息流、风险、计划及组织间关系等方面比 传统的物流管理更具优势，是企业存货管理适应全球化竞争的一种有效途径。2.2.1 供应链管理有助于实现零存货管理 供应链管理可以降低存货采购成本和订单管理成本，节约采购人员的工资，供应商能够方便地取得存货采购信息，缩短交易时间，提高交易的透明度和信用，建立相互信任的伙伴关系。供应链的思想摈弃了狭隘的局部利益，它追求相关企业利益共享

25、，追求利益相关者的共赢。供应链管理可以最低限度 地控制存货水平。通过扩展组织边界，供应链上的各个企业成员建立战略合作关系，能够实时掌握存货信息组织生产和及时补充，通过快速反应降低存货水平，从而降低存货储存成本 和缺货成本。供应链管理可以减少交易成本及经营费用，扩大销售额，提高企业的存货周转率，为实施价廉物美的销售策略提供保证。成功实施供应链战略是一个复杂的系统工程，需要有输送、保管、流通加工、包装、装卸、信息等各个环节的协调配合为基础，存货管理虽只是供应链或传统的供货过程中一个常见的现象，但它涉及供应链的每个环节。2.2.2 供应链管理能帮助管理人员有效配置存货资源 由于供应链中的信息流、物流

26、和资金流进行了有效的规划和控制，可以最大限度提高效率和缩短工作周期，实现在适当的时间把适当的产品或服务送到适当的地方。供应链管理是在企业资源规（ERP）的基础上发展 起来的，它把公司的制造过程、库存系统和供应商数据进行整合，从统一的视角考虑产品制 造过程中的各种影响因素，以提高供应链中各成员的效率和效益为目标，成为一个严密的有机体。成功的战略联盟和战略合作伙伴关系是供应链成功的基础，而供应链间的协调对于存货管理尤为重要。每个企业可能涉及几条供应链，每一条都可能有不同的商业需求，在给不同的供应链分配使用一些共同的资源时，必要的协调应建立在供应链价值增值的基础上，其中最关键的因素是预测存货需求的能力。2.3 加强存货的内部会计控制针对企业存货的管理要求，内部会计控制应着重考虑以下几方面：2.3.1 企业的内部会计控制采取人工和自动化相结合的措施，保障存货管理系统的有效运行，确保资料的准确可靠和及时