浅谈加强项目档案管理的必要性

1、浅谈加强工程档案管理的必要性 浅谈加强工程档案管理的必要性 摘要：工程档案具有不可再生、很难办理、经手人员多、人员变化大以及是工程建后生产和维护的重要参考文件等特点，加强工程档案管理意义重大。本文阐述了工程档案管理的意义、现状及如何加强管理，对建设单位有一定的参考价值。 关键词：工程 档案 管理 河南煤化集团-公司自2021年进疆以来，开展迅速，在伊犁、准东、吐哈、库拜已形成四大产业基地，目前正有序的向克州和塔城地区拓展。产业涉及煤炭开采及洗选、煤化工产品开发、电力、物流贸易等。笔者在参与的130万吨/年焦化工程、20万吨/年焦炉煤气制甲醇工程、40亿立方米/年煤制天然气工程及2×1

2、000MW煤电一体化等十余个大工程的建设工程中，逐渐领悟到，加强工程档案管理，对于促进工程的健康开展的是非常必要的。 1、加强工程档案管理的意义 工程档案记录了工程建设的全过程，是工程建设的历史见证，是维护建设单位和各参建单位合法权益的重要凭证，同时工程档案也是工程建设后生产、管理、维修、维护、改建、扩建的重要参考文件；这不仅仅是建设单位单方面的工作，它从形成、收集、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理、设备供给与安装等参建单位共同来完成，具有不可再生，很难办理，经手人员多，人员变化大等特点。因此，加强工程档案管理，确保工程档案的齐全、完整、准确具有非常重要的意义。 2、工程档案管理的

3、现状 计算机的出现，不仅给生活带来的翻天覆地的变化，同时也给工程档案管理带来了极大的方便，运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，计算机的引入，是档案管理史上的一大飞跃。总体形势让人乐观，但是工程档案管理仍存在着不少问题，急需进行改良。 2.1 工程文件管理的职责混乱 各参建单位之间文件材料的收集整理分工不明确，对范围内应收集、归档的文件材料不清楚，没有正确地执行文件形成部门整理文件的规定。 2.2 工程档案管理人员流动性大 特别是工程建设处于初期阶段时，人员框架还未组建完善，专业技术人员调动频繁，资

4、料管理没有统一的流程，一般由临时指定的兼职档案管理人员保管各种会议文件及初期的审核或批复公文。待工程走上正轨时，工程档案已几经移手，难免有重要文件出现缺失遗漏。 2.3 工程文档资料收集不齐 建设工程前期文件缺失较多。如：工程委托书、重要的会议纪要等；建设工程设计文件不全，如：方案、设计等文件的优化方案；建设工程施工文件不全，如：质量监督检查报告、竣工报告及竣工签证书、设计变更通知单、竣工图纸等；建设工程监理文件不全，如：工程进度方案报审表、设计变更报审表、特殊工种资质报审表等；设备文件不完整，如：无设备开箱记录、无检验报告等。 2.4 存档文件不标准 文件格式不标准，文件材料没留装订线；签认

5、手续不完整、不真实；使用不耐久字迹材料记录文件；文件材料的内容自相矛盾；局部重要文件存在代签等现象。 2.5 文件材料整理编目不标准 文件的组卷不合理，如：施工文件中的安装记录文件与相关文件等分别组卷；案卷标题拟写不标准；案卷题名没有提示卷内文件的全部信息等。 2.6 建设工程文件整理归档不及时 平时对文件资料不注意收集，工程收尾临近工程达标投产验收时才突击整理，很难保证工程档案的齐全、完整与准确。 3、如何加强工程档案管理 随着河南煤化-公司工程开展的不断深入和壮大，在工作中形成的档案材料越来越多，对档案管理的要求越来越高，所以加强档案管理工作，使工程档案更好的效劳于工程开展显得尤为重要。

6、3.1 健全档案管理制度，提高档案管理意识 要从思想上认识到工程档案管理的重要性，切实增强档案管理的责任感，树立认真负责的工作态度。制定适合工程实际的制度，使档案资料的收集、整理、编制工作有切实可行的依据，在工程实施过程中明确工程各参与单位在档案管理工作中的所负的责任，使档案管理自始至终贯穿整个工程实施过程中，把档案管理作为工程管理工作的重点。 3.2 加强档案知识学习，提高档案管理人员的素质 工程档案管理是一项专业性较强的工作，要求档案管理人员人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和效劳意识。随着当今社会和经济生活的快速开展，对档案业务的管理、效劳等各项工作也提出了新的要求和挑

7、战，如果档案人员知识过于老化单一，面对新情况、新问题就很难提出解决的方法，因此档案人员要适应新形势，把学习作为工作生活中的第一需要，做到努力学习，不断提高自身综合技能，不仅要掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，还要熟悉所属工程工艺流程，实现由单一专业型向多样复合型的转变。 3.3 及时收集档案资料，合理分类归档 在工程建设与管理过程中及时收集、整理每个阶段形成的材料，严格把关，认真进行核查验证，剔除不真实不标准的材料，根据档案建设的要求及时催促有关建设单位在规定的时间内形成完整、标准的材料，杜绝后记、补记、伪造等现象的发生。在档案的整理过程中，要明确立卷归档材料的重点，区分不同类型，并按短

8、期、长期、永久三大保管期限准确把握立卷归档的时效性，及时做好资料的收集、审核、完善、整理、归档、移交等方面的工作。 3.4 档案工作现代化 计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录。用于特殊的档案工作工程，如编制大型索引、为档案的编研工作提供效劳以及档案统计等工作。运用计算机管理档案工作，须加速实现档案工作人员素质现代化，档案工作人员素质现代化的主要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。档案工作的性质决定了档案工作者既是专业型人才，又是管理型人才，只有拥有一批具有高素质的新型档案人才队伍，档案事业才能不断兴旺兴旺。 档案工作者肩负着历史的职责，有义务将接收的所有档案运用计算机管理，丰富科技信息资源，推动科研事业的开展。实践证明计算机管理档案既提高了科技档案的管理水平，也促进了管理工作进一步向科学化、系统化和标准化方向