业务支持部工作流程汇编

1、业务支持部工作流程汇编目录传真发送流程图1会议室、洽谈室工作流程2电话接听工作流程6发送信件工作流程1传真件收取流程图2来宾接待工作流程3名片制作流程图6生日礼品发放流程7信函收取工作流程2卫生、保洁管理流程7办公家具维修调整流程9办公区调整流程（办公区及公位）10电话维修流程11电力设施维护维修流程12员工午餐管理流程13安全保卫工作流程14购置流程15临时培训、开发环境搭建流程16绿化、饮水管理工作流程17外埠员工、客户住宿申办流程18办公家具申购流程19携物物出门审查流程20用电设施维护流程21传真发送流程图开始传真发急件！机密！送工作规CEO！定确认、分类确认后先发送市内长途长途登记按

2、来件顺登记序发送发送签字、确认原件是否保存YN保存/归还归还当事当事人人/销毁费用汇总、分摊、上报结束传真件收取流程图开始 传 真收 件 工作规定N收到传真，判断是否有收件人名。可根据内容判断YYN盖章、登记Y送 各 部急件门判别机密件分部门放置于文件分类架中CEO立刻！每 15 分钟一次N送相关部门接口人或当事人登记、编号说明情况签收存档费用统计、分摊、汇总上报结束发送信件工作流程需求发生发送登记本办理发送登记1、EMS1、本市件2、市内速递2、外埠件需求分类3、挂号函3、国际件4、平信5、包裹Y信件收发管理规定需求有误重新需求人确认填写N分检封装检查无误联系发送补充封装材料1、部门确认2、

3、每月 25 号汇每月分摊表留档费用统计总查看3、负责分摊表报费用核对员发送结束信函收取工作流程收发信件管理收取信件发生1、EMS2、市内速递分检3、挂号函规定核对Y4、包裹单5、汇款单1、收件地址2、收件人N有误办理退信手续检验无误分类登记投送收件登记本接收人签字收取结束 前 台接 听 程序规范无 人 接听 电 话记录电话接听工作流程来电发生前台接听辨别需求是否正当YN迅速转接被访问人暂离座位二次转接转接完成恢复待命礼貌谢绝1、 员工语音信箱2、 代为转达联系方式结束来宾接待工作流程来访需求保卫人员协助阻拦NY礼貌请其离去电话联系被需在休息区参观拍照需求会见访问者NY请示领导批准放需要进入办公

4、区行来宾登请来宾在休息区等候记本办理登记发办理登记发放来放来宾卡宾卡会见完毕目保卫人员视卡放行送客人离去保卫人员视卡放行访问结束访问结束有关部门员工全程跟随会议室、洽谈室工作流程开始部门申请、预定N通知申请部门暂时无法满足，建议重新安排会务登记：部门、时间、人数、所需服务布置会场，服务准备在会务情况一览板上标出“已预定”使用时间未延长时间延长通知会务人员在会务情况一览表上标出“使用”提前 30 分钟通知会务人员通知卫生人员清扫会务人员通知下一个单位更改会务登记在会务情况一览表上标出“空闲”重新安排会议预定结束名片制作流程图员工将人名及相关信息交至部门秘书秘书检查是否正确退回N更 改Y秘书将人名

5、及相关信息交至行政管理员管理员检查是否有误N传真至印刷厂N电话询问及确定时间底样分部门存档电告有关部门查收名片检查是否有误印方有误供稿有误退回重印N通知部门更改送达部门签收退回Y 更 改生日礼品发放流程登记员工生日协助购买或补充更改撰写生日卡领导签字送达员工手中 （科贸及希格玛）记录意见签字登记结束卫生、保洁管理流程开始每日检查有记录检查记录现场纠正当时不能现场解决问题立即通发现问题解决知保洁公司协商解决每月工作情况同保洁公司负责人交换意见经常出现问题，多次协商不能解决使办公区保洁用品带到公司整体要求更换保洁公司更换保洁员结束小修立即解决认可办公家具维修调整流程开始接到维修、调整申请现场检查并

6、对问题进行判断问题较大需专业修理回应解决方案及承诺时间部门确认方案和费用联系厂家或维修人员维修、调整到位部门验收结果满意费用分摊至使用部门追踪结果征求用户意见不认可不满意结束办公区调整流程（办公区及公位）开始部门提出需求，填写需求报告事业部总经理批准暂时无法解决物业支持部提出方案可以解决使用部门确认方案部门验收所发生费用分摊至部门一周内询查征求意见有意见无意见调整修改结束电话维修流程开始通讯维护定期检查巡视， 每天一次发现问题及时修理一天不能解决的问题须做出书面报告作分摊表部门签维修费用，公共部分摊字确认入所在区域部门，部门区域内摊入所在部门设备报废结果通知部门询查维修后效果通讯系统维护管理办

7、法员工报修当日给予答复， 小修当日解决提交报告未批准申请费用领导批准实施转资产管理部办理结束参照电力设施设备维修办法小修当日解决急修 24 小时解决小修当月分摊、部门专项费用一次记入部门、公共费用按所在办公区分摊电力设施维护维修流程开始每日巡检，发现问题或部门报修大修当日提出解决方案查找问题、确定方案部门需求24 小时内予以答复验收不合格合格通知有关人员验收、使用费用分摊至使用部门检查结果，跟踪使用情况结束员工午餐管理流程开始是否是新员工YYN科贸办公区希格玛办公区午餐时到前台领取餐卷领用餐卷领用餐卡填写领用申请报道时到业务到北图食堂就餐并领用支持部领取饭每月初对食堂费用审到地下餐厅用餐核结算

8、每月底将下月费用打入卡内每月底业务支持部为员工办理续卡工作费用根据登记分摊至使用部门结束安全保卫工作流程工作时间每小时巡查一次门口须有人值班向 来 宾客户进入办公介 绍 签N区须签字字要求Y符合要求每天巡查外部两次， 及时发现问题午餐时办公区巡视， 加强防范工作下班前准备好打卡机18： 00 时前开始检查各处死角、 纸篓，杜绝非正常火源开始 保 安保安员员 岗 位职责8 小时以外门口须有人值班作好巡查记录，携物得有出门条巡查：下班后1 小时加班需要签字备案，不得留宿任何人员门、窗检查关闭；财务室检查；电源、火源检查发现问题立即解决，重大问题迅速向主管上报切断电源，保留消防电源及照明早 7： 3

9、0 开门，准备好打卡机结束资产购置流程开始参照 IT 类N个人 固定资修改设备配置配置是否符合规定产领用标准Y是否有采购额度N提交额度增补报告YY企划办审批填写采购申请单N结束业务支持部按申请采购负责人：林鹏时间： 3 个工作日1、 填写固定资产收货单申请部门办理领用手续2、资产卡片上签字确认。结束参照部门剩余额度调整部门剩余额度临时培训、开发环境搭建流程面积家具设备电力不符合要求开始申请部门提交需求报告经部门总经理审核签字批准部门报汽化办总经理批准物业部接收申请核对需求落实需求配套方案交部门接口人确认后执行。1、不带装修一周完成2、简易装修两周完成3、整体装修30-40 天完成4、（电力增容

10、及外部因素具体商议）支付部门验收符合要求，投入使用追踪使用效果，记录反馈意见参加办公区装修申请执行 管理办法数量、品质时间、费用接口人完成时间费用标准配套设施结束参照绿化管理办法饮水管理办法绿化问题：发现后一周内解决。绿化解决不了提出警告三次后更换供应商绿化、饮水管理工作流程开始绿化每天检查一次饮水每小时巡查一次出现问题饮水：不断水、不空桶饮水断水一次后更换供应商水制检查：每半年一次，达到用水标准每周征求员工意见对合理要求，进行调整补充结束厂 家 按时 提 供水 源 验证证明外埠员工、客户住宿申办流程住 宿管理 办法公司支付费用的客户开始部门提出申请填写住宿申请表核查费用标准确认住宿饭店时间、天数是否符合条件符合条件，2 小时内反馈不符合条件员工入住费用自理总经理审批电话、传真通知协议单公司同意支付费用的，客户退房后统一办理结束办公家具申购流程开始提出正规提出需求申请书面申请申请部门总经理审批参照部门剩是否有采购额度余额度企划办审批神州集团相关部门审批资产管理员核低值易耗固定资产查归属范围办理固资申购手续资产管理员备案、采购通知申请部门签字提货，办理领用手续费用分摊至使用部门结束发现情况要求填写出门条核查物品、数量作好记录放行结束携物物出门审查流程开始保安员 24 小时值班无故不填写数量、物品不符重新填写出门条重新核查通过劝阻不得出门问题不清